Stosownie do art. 47a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) - dalej u.s.u.s., płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników, składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów:
1. poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z odpowiedniego oprogramowania (np. programu „Płatnik”), jeżeli rozliczają składki za więcej niż 5 osób,
2. w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z odpowiedniego oprogramowania, jeżeli rozliczają składki za nie więcej niż 5 osób.
Dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane przez płatnika składek w niewłaściwej formie nie są przyjmowane przez ZUS, a okoliczność ta traktowana jest na równi z nieprzekazaniem tych dokumentów.
Do 20 lipca 2008 r.
Aktualnie płatnicy składek, którzy zobowiązani są do przekazywania ww. dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, opatrują je podpisem elektronicznym, składanym przy wykorzystaniu certyfikatu niekwalifikowanego. Certyfikat niekwalifikowany od 1999 r. wydawany jest płatnikom składek przez ZUS na zasadach i w trybie określonym przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 lipca 2001 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych (Dz. U. Nr 73, poz. 774 z późn. zm.).
Od 21 lipca 2008 r.
Z dniem 21 lipca 2008 r. wchodzi w życie art. 47a ust. 2a u.s.u.s., zgodnie z którym dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane w formie elektronicznej będą musiały być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Przepis ten zostanie dodany do u.s.u.s. na mocy art. 40 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.).
Oznacza to, że po 20 lipca 2008 r. płatnicy składek, przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej, nie będą mogli opatrywać ich podpisem składanym przy wykorzystaniu otrzymanego dotąd od ZUS certyfikatu niekwalifikowanego. Dokumenty ubezpieczeniowe będą mogły być opatrywane tylko i wyłącznie podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego. Uzyskanie takiego certyfikatu wiąże się z poniesieniem określonych wydatków, które będą szczególnie dotkliwe dla małych płatników składek, którzy samodzielnie sporządzają i przekazują do ZUS w formie elektronicznej dokumenty ubezpieczeniowe. Wysokość opłaty za certyfikat określana jest przez podmiot świadczący tego rodzaju usługi (z reguły jest to kwota kilkuset złotych za wydanie certyfikatu). Jedną z okoliczności mających wpływ na jej wysokość jest okres ważności certyfikatu kwalifikowanego. Ponadto płatnik składek oprócz kosztów nabycia certyfikatu musi pamiętać o wydatkach, jakie wiążą się z nabyciem specjalnego czytnika kart z oprogramowaniem, za pomocą którego składany jest podpis elektroniczny.
Zasady uzyskiwania i posługiwania się podpisem elektronicznym, zostały określone w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), - dalej u.p.e. Z przepisów u.p.e. wynika, że:
1. podpis elektroniczny przypisany jest do określonej osoby i nie może być wykorzystywany przez inną osobę,
2. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone w u.p.e., jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu,
3. certyfikat kwalifikowany przy wykorzystaniu, którego podpis elektroniczny jest weryfikowany, wydawany jest odpłatnie przez niezależne od ZUS podmioty uprawnione do świadczenia usług certyfikacyjnych na terytorium Polski (są to tzw. centra certyfikacyjne, których lista opublikowana jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji Narodowego Banku Polskiego - www.nccert.pl),
4. wydanie certyfikatu kwalifikowanego następuje na podstawie umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych, która po rygorem nieważności powinna być zawarta w formie pisemnej.
Należy jednak zauważyć, że zgodnie z art. 47a ust. 3 u.s.u.s., w uzasadnionych przypadkach ZUS może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru, w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych (np. płyta CD), z odpowiedniego oprogramowania. Umotywowany wniosek w tym zakresie płatnik składek kieruje do właściwego ze względu na swoją siedzibę oddziału ZUS. Centrala ZUS w pismach z dnia 14 maja 2003 r. (znak: IK-077/166/03), oraz z dnia 4 lipca 2003 r. (znak: IK-077/217/03), dokonując interpretacji art. 47a ust. 3 u.s.u.s., wskazała, że rozpatrując tego rodzaju wniosek płatnika składek, terenowe jednostki organizacyjne ZUS powinny wziąć pod uwagę sytuację finansową płatnika składek (np. postawienia płatnika składek w stan upadłości), liczbę ubezpieczonych i sezonowość ich zatrudnienia (tj. duże wahania w liczbie ubezpieczonych w zależności od pory roku), rzetelność wykonywania przez płatnika obowiązków wobec ZUS, brak możliwości technicznych do przekazywania dokumentów ubezpieczonych poprzez teletransmisję danych (np. brak dostępu do internetu) oraz inne czynniki mające wpływ na formę przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Stąd też, jeżeli płatnik składek z przyczyn od siebie niezależnych, nie będzie mógł opatrywać dokumentów ubezpieczeniowych podpisem elektronicznym, może wystąpić do właściwego oddziału ZUS z wyżej opisanym wnioskiem.
Ponadto, dla potrzeb przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS, podpisu elektronicznego nie będą musieli uzyskiwać ci płatnicy składek, którzy zlecili obsługę w tym zakresie wyspecjalizowanemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu). Z uwagi na to, że w takim przypadku na mocy odpowiedniej umowy cywilnoprawnej, wyspecjalizowany podmiot występuje wobec ZUS w imieniu i na rzecz płatnika składek, przekazywane za płatnika w formie elektronicznej dokumenty ubezpieczeniowe będą mogły być opatrywane podpisem elektronicznym osoby zatrudnionej w tym podmiocie.
Płatnicy składek, którzy będą zobowiązani posługiwać się podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy wykorzystaniu certyfikatu kwalifikowanego, powinni wystąpić odpowiednio wcześniej do właściwego centrum certyfikacyjnego w celu jego nabycia. Obowiązek uzyskania takiego podpisu będzie bowiem spoczywał na bardzo licznej grupie płatników składek (ZUS szacuje, że takich płatników składek jest ok. 230.000). Niezależnie od tego płatnik składek powinien rozważyć, czy w przedmiotowy podpis nie powinno być wyposażonych kilku pracowników, na wypadek nieobecność jednego z nich w pracy, z uwagi na chorobę, urlop, czy też inne zdarzenia.
1. poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z odpowiedniego oprogramowania (np. programu „Płatnik”), jeżeli rozliczają składki za więcej niż 5 osób,
2. w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z odpowiedniego oprogramowania, jeżeli rozliczają składki za nie więcej niż 5 osób.
Dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane przez płatnika składek w niewłaściwej formie nie są przyjmowane przez ZUS, a okoliczność ta traktowana jest na równi z nieprzekazaniem tych dokumentów.
Do 20 lipca 2008 r.
Aktualnie płatnicy składek, którzy zobowiązani są do przekazywania ww. dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, opatrują je podpisem elektronicznym, składanym przy wykorzystaniu certyfikatu niekwalifikowanego. Certyfikat niekwalifikowany od 1999 r. wydawany jest płatnikom składek przez ZUS na zasadach i w trybie określonym przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 lipca 2001 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełnić płatnicy składek przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych (Dz. U. Nr 73, poz. 774 z późn. zm.).
Od 21 lipca 2008 r.
Z dniem 21 lipca 2008 r. wchodzi w życie art. 47a ust. 2a u.s.u.s., zgodnie z którym dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane w formie elektronicznej będą musiały być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Przepis ten zostanie dodany do u.s.u.s. na mocy art. 40 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.).
Oznacza to, że po 20 lipca 2008 r. płatnicy składek, przekazujący dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej, nie będą mogli opatrywać ich podpisem składanym przy wykorzystaniu otrzymanego dotąd od ZUS certyfikatu niekwalifikowanego. Dokumenty ubezpieczeniowe będą mogły być opatrywane tylko i wyłącznie podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego. Uzyskanie takiego certyfikatu wiąże się z poniesieniem określonych wydatków, które będą szczególnie dotkliwe dla małych płatników składek, którzy samodzielnie sporządzają i przekazują do ZUS w formie elektronicznej dokumenty ubezpieczeniowe. Wysokość opłaty za certyfikat określana jest przez podmiot świadczący tego rodzaju usługi (z reguły jest to kwota kilkuset złotych za wydanie certyfikatu). Jedną z okoliczności mających wpływ na jej wysokość jest okres ważności certyfikatu kwalifikowanego. Ponadto płatnik składek oprócz kosztów nabycia certyfikatu musi pamiętać o wydatkach, jakie wiążą się z nabyciem specjalnego czytnika kart z oprogramowaniem, za pomocą którego składany jest podpis elektroniczny.
Zasady uzyskiwania i posługiwania się podpisem elektronicznym, zostały określone w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), - dalej u.p.e. Z przepisów u.p.e. wynika, że:
1. podpis elektroniczny przypisany jest do określonej osoby i nie może być wykorzystywany przez inną osobę,
2. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu wywołuje skutki prawne określone w u.p.e., jeżeli został złożony w okresie ważności tego certyfikatu,
3. certyfikat kwalifikowany przy wykorzystaniu, którego podpis elektroniczny jest weryfikowany, wydawany jest odpłatnie przez niezależne od ZUS podmioty uprawnione do świadczenia usług certyfikacyjnych na terytorium Polski (są to tzw. centra certyfikacyjne, których lista opublikowana jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji Narodowego Banku Polskiego - www.nccert.pl),
4. wydanie certyfikatu kwalifikowanego następuje na podstawie umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych, która po rygorem nieważności powinna być zawarta w formie pisemnej.
Należy jednak zauważyć, że zgodnie z art. 47a ust. 3 u.s.u.s., w uzasadnionych przypadkach ZUS może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru, w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych (np. płyta CD), z odpowiedniego oprogramowania. Umotywowany wniosek w tym zakresie płatnik składek kieruje do właściwego ze względu na swoją siedzibę oddziału ZUS. Centrala ZUS w pismach z dnia 14 maja 2003 r. (znak: IK-077/166/03), oraz z dnia 4 lipca 2003 r. (znak: IK-077/217/03), dokonując interpretacji art. 47a ust. 3 u.s.u.s., wskazała, że rozpatrując tego rodzaju wniosek płatnika składek, terenowe jednostki organizacyjne ZUS powinny wziąć pod uwagę sytuację finansową płatnika składek (np. postawienia płatnika składek w stan upadłości), liczbę ubezpieczonych i sezonowość ich zatrudnienia (tj. duże wahania w liczbie ubezpieczonych w zależności od pory roku), rzetelność wykonywania przez płatnika obowiązków wobec ZUS, brak możliwości technicznych do przekazywania dokumentów ubezpieczonych poprzez teletransmisję danych (np. brak dostępu do internetu) oraz inne czynniki mające wpływ na formę przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Stąd też, jeżeli płatnik składek z przyczyn od siebie niezależnych, nie będzie mógł opatrywać dokumentów ubezpieczeniowych podpisem elektronicznym, może wystąpić do właściwego oddziału ZUS z wyżej opisanym wnioskiem.
Ponadto, dla potrzeb przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS, podpisu elektronicznego nie będą musieli uzyskiwać ci płatnicy składek, którzy zlecili obsługę w tym zakresie wyspecjalizowanemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu). Z uwagi na to, że w takim przypadku na mocy odpowiedniej umowy cywilnoprawnej, wyspecjalizowany podmiot występuje wobec ZUS w imieniu i na rzecz płatnika składek, przekazywane za płatnika w formie elektronicznej dokumenty ubezpieczeniowe będą mogły być opatrywane podpisem elektronicznym osoby zatrudnionej w tym podmiocie.
Płatnicy składek, którzy będą zobowiązani posługiwać się podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy wykorzystaniu certyfikatu kwalifikowanego, powinni wystąpić odpowiednio wcześniej do właściwego centrum certyfikacyjnego w celu jego nabycia. Obowiązek uzyskania takiego podpisu będzie bowiem spoczywał na bardzo licznej grupie płatników składek (ZUS szacuje, że takich płatników składek jest ok. 230.000). Niezależnie od tego płatnik składek powinien rozważyć, czy w przedmiotowy podpis nie powinno być wyposażonych kilku pracowników, na wypadek nieobecność jednego z nich w pracy, z uwagi na chorobę, urlop, czy też inne zdarzenia.