a także mając na uwadze, co następuje:(1) Rynek wewnętrzny jest jednym z najbardziej namacalnych osiągnięć Unii. Umożliwiając swobodny przepływ osób, towarów, usług i kapitału oferuje on nowe możliwości obywatelom i przedsiębiorstwom. Niniejsze rozporządzenie jest kluczowym elementem strategii jednolitego rynku określonej w komunikacie Komisji z dnia 28 października 2015 r. zatytułowanym "Usprawnianie jednolitego rynku: więcej możliwości dla obywateli i przedsiębiorstw". Celem tej strategii jest uwolnienie pełnego potencjału rynku wewnętrznego poprzez ułatwienie obywatelom i przedsiębiorstwom przemieszczania się w Unii oraz prowadzenia działalności handlowej, zakładania i rozwijania działalności gospodarczej w wymiarze transgranicznym.
(2) W komunikacie Komisji z dnia 6 maja 2015 r. zatytułowanym "Strategia jednolitego rynku cyfrowego dla Europy" uznano rolę, jaką internet i technologie cyfrowe odgrywają w zmienianiu naszego codziennego życia i sposobu, w jaki obywatele i przedsiębiorstwa uzyskują dostęp do informacji, zdobywają wiedzę, kupują towary i usługi, są uczestnikami rynku i pracownikami, co otwiera możliwości w zakresie innowacji, wzrostu i zatrudnienia. W komunikacie tym, a także w szeregu rezolucji przyjętych przez Parlament Europejski, uznano również, że potrzeby obywateli i przedsiębiorstw w ich własnym kraju oraz za granicą można by lepiej zaspokoić poprzez rozszerzenie i integrację istniejących na poziomie europejskim portali, stron internetowych, sieci, usług i systemów oraz poprzez połączenie ich z różnymi rozwiązaniami na poziomie krajowym, tworząc w ten sposób jednolity portal cyfrowy pełniący funkcję europejskiego punktu kompleksowej obsługi (zwany dalej "Portalem"). W komunikacie Komisji z dnia 19 kwietnia 2016 r. zatytułowanym "Plan działania UE na rzecz administracji elektronicznej na lata 2016-2020 - Przyspieszenie transformacji cyfrowej w administracji" wymieniono Portal jako jedno z działań Komisji przewidzianych na rok 2017. W sprawozdaniu Komisji z dnia 24 stycznia 2017 r. zatytułowanym "Wzmocnienie praw obywateli w Unii demokratycznych zmian. Sprawozdanie na temat obywatelstwa UE z 2017 r." uznano Portal za priorytet w zakresie praw obywateli w Unii.
(3) Parlament Europejski i Rada wielokrotnie apelowały o stworzenie bardziej kompleksowego i przyjaznego dla użytkownika pakietu informacji i wsparcia, aby pomóc obywatelom i przedsiębiorstwom poruszać się po rynku wewnętrznym oraz aby wzmocnić i usprawnić narzędzia rynku wewnętrznego w celu lepszego zaspokojenia potrzeb obywateli i przedsiębiorstw w zakresie ich działalności transgranicznej.
(4) Niniejsze rozporządzenie odpowiada na te apele, oferując obywatelom i przedsiębiorstwom łatwy dostęp do informacji, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów, potrzebnych im do celów korzystaniu z ich praw na rynku wewnętrznym. Portal mógłby przyczynić się do zwiększenia przejrzystości przepisów i regulacji dotyczących różnych zdarzeń gospodarczych i życiowych, w takich dziedzinach jak podróże, emerytury, edukacja, zatrudnienie, opieka zdrowotna, prawa konsumentów i prawo rodzinne. Ponadto mógłby on przyczynić się do zwiększenia zaufania konsumentów, rozwiązywania problemu braku wiedzy o przepisach dotyczących ochrony konsumentów i rynku wewnętrznego oraz obniżyć koszty przestrzegania przepisów dla przedsiębiorstw. W niniejszym rozporządzeniu ustanawia się przyjazny dla użytkownika, interaktywny Portal, który w oparciu o potrzeby użytkowników powinien im wskazać najbardziej odpowiednie usługi. W tym kontekście Komisja i państwa członkowskie powinny odgrywać ważną rolę w realizacji tych celów.
(5) Portal powinien ułatwiać kontakty między obywatelami i przedsiębiorstwami, z jednej strony, oraz właściwymi organami, z drugiej strony, dzięki zapewnieniu dostępu do rozwiązań internetowych, ułatwianiu codziennych działań obywateli i codziennej działalności przedsiębiorstw oraz minimalizowaniu przeszkód napotykanych na rynku wewnętrznym. Istnienie jednolitego portalu cyfrowego zapewniającego dostęp online do dokładnych i aktualnych informacji, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów mogłoby pomóc podnieść świadomość użytkowników na temat różnych istniejących usług online oraz zaoszczędzić im czasu i kosztów.
(6) Niniejsze rozporządzenie służy realizacji trzech celów, tj.: zmniejszeniu wszelkich dodatkowych obciążeń administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorstw, którzy korzystają lub chcą korzystać z praw przysługujących im na rynku wewnętrznym, w tym ze swobodnego przepływu obywateli, w pełnym poszanowaniu krajowych przepisów i procedur; eliminowaniu dyskryminacji oraz zapewnieniu funkcjonowania rynku wewnętrznego w zakresie zapewniania informacji, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów. Ponieważ niniejsze rozporządzenie obejmuje swoim zakresem stosowania swobodny przepływ obywateli, czego nie można uznać za mające jedynie charakter dodatkowy, podstawą niniejszego rozporządzenia powinny być art. 21 ust. 2 i art. 114 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).
(7) Aby obywatele Unii oraz unijni przedsiębiorcy mogli korzystać z przysługującego im prawa do swobodnego przepływu w ramach rynku wewnętrznego, Unia powinna przyjąć konkretne niedyskryminujące środki umożliwiające obywatelom i przedsiębiorstwom łatwy dostęp do wystarczająco kompleksowych i wiarygodnych informacji o ich prawach wynikających z prawa Unii oraz do informacji o mających zastosowanie przepisach i procedurach krajowych, których muszą przestrzegać w przypadku gdy przenoszą się do państwa członkowskiego innego niż własne, mieszkają tam lub studiują lub gdy zakładają lub prowadzą tam działalność gospodarczą. Informacje należy uznać za wystarczająco kompleksowe, jeżeli obejmują one wszystkie informacje niezbędne użytkownikom, aby zrozumieli oni swoje prawa i obowiązki oraz jeżeli informacje te wskazują przepisy mające zastosowanie do tych użytkowników w związku z działaniami, jakie chcą oni podejmować jako użytkownicy transgraniczni. Informacje te powinny być podane w jasny, zwięzły i zrozumiały sposób, powinny być funkcjonalne i dobrze dostosowane do docelowej grupy użytkowników. Informacje na temat procedur powinny obejmować wszystkie możliwe do przewidzenia kroki proceduralne, które mają znaczenie dla użytkowników. Ważne jest, aby obywatele i przedsiębiorstwa, mający do czynienia ze złożonym środowiskiem regulacyjnym, na przykład uczestniczący w handlu elektronicznym i gospodarce współpracy, mogli w łatwy sposób znaleźć mające zastosowanie przepisy oraz dowiedzieć się w jaki sposób przepisy te stosuje się do ich działań lub działalności. Łatwy i przyjazny dla użytkownika dostęp do informacji oznacza umożliwienie użytkownikom łatwego znalezienia informacji, łatwej identyfikacji elementów informacji mających znaczenie w ich konkretnej sytuacji, oraz łatwego zrozumienia odpowiednich informacji. Informacje, które mają być zapewniane na poziomie krajowym, powinny dotyczyć nie tylko przepisów krajowych wdrażających prawo Unii, ale również wszelkich innych przepisów krajowych, które mają zastosowanie zarówno do użytkowników nietransgranicznych, jak i do użytkowników transgranicznych.
(8) Zawarte w niniejszym rozporządzeniu przepisy dotyczące zapewniania informacji nie powinny mieć zastosowania do krajowych systemów wymiaru sprawiedliwości, ponieważ informacje z tej dziedziny mające znaczenie dla użytkowników transgranicznych są już zawarte w portalu "e-Sprawiedliwość". W niektórych sytuacjach objętych zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia sądy powinny być uznawane za właściwe organy, na przykład w przypadku gdy prowadzą one rejestry przedsiębiorstw. Ponadto zasada niedyskryminacji powinna mieć zastosowanie także do procedur online, które dają dostęp do postępowań sądowych.
(9) Oczywiste jest, że obywatele i przedsiębiorstwa z innych państw członkowskich mogą być w niekorzystnej sytuacji ze względu na swój brak znajomości krajowych przepisów i systemów administracyjnych, różnice językowe oraz geograficzne oddalenie od właściwych organów w państwach członkowskich innych niż ich własne. Najbardziej skutecznym sposobem zmniejszenia związanych z tym przeszkód w funkcjonowaniu rynku wewnętrznego jest umożliwienie użytkownikom transgranicznym i nietransgranicznym dostępu do informacji online w języku dla nich zrozumiałym w celu umożliwienia im przeprowadzenia procedur niezbędnych do przestrzegania przepisów krajowych w pełni online oraz udzielenie im wsparcia w przypadku gdy przepisy i procedury nie są wystarczająco jasne lub w przypadku gdy napotykają oni na przeszkody w korzystaniu ze swoich praw.
(10) W wielu aktach Unii próbowano znaleźć rozwiązanie poprzez utworzenie sektorowych punktów kompleksowej obsługi, w tym: pojedynczych punktów kontaktowych utworzonych na mocy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2006/123/WE 3 , oferujących informacje online, usługi wsparcia oraz dostęp do procedur dotyczących świadczenia usług; punktów kontaktowych ds. produktów utworzonych na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 764/2008 4 oraz punktów kontaktowych ds. wyrobów budowlanych utworzonych na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 305/2011 5 , zapewniających dostęp do przepisów technicznych dotyczących konkretnych produktów; a także krajowych ośrodków wsparcia ds. kwalifikacji zawodowych utworzonych na mocy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2005/36/WE 6 , wspierających specjalistów w zakresie mobilności transgranicznej. Ponadto utworzono sieci, takie jak Europejskie Centra Konsumenckie, w celu propagowania znajomości praw konsumentów Unii oraz wspierania w rozpatrywaniu skarg dotyczących zakupów dokonywanych w innych państwach członkowskich w ramach sieci, podczas podróży lub zakupów przez internet. Ponadto w ramach SOLVIT, o którym mowa w zaleceniu Komisji 2013/461/UE 7 , dąży się do znalezienia szybkich, skutecznych i nieformalnych rozwiązań dla osób fizycznych i przedsiębiorstw gdy ich prawa na rynku wewnętrznym nie są przestrzegane przez organy publiczne. Utworzono również szereg portali informacyjnych, takich jak "Twoja Europa", w obszarze rynku wewnętrznego, oraz portal "e-Sprawiedliwość", w obszarze sprawiedliwości, aby informować użytkowników o przepisach Unii i przepisach krajowych.
(11) Ze względu na sektorowy charakter tych aktów Unii zapewnianie informacji oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów online wraz z procedurami online dla obywateli i przedsiębiorstw jest obecnie bardzo rozdrobnione. Występują różnice w dostępności informacji i procedur online, jakość usług jest niska, a usługi informacyjne oraz usługi wsparcia i rozwiązywania problemów są mało znane. Użytkownicy transgraniczni napotykają również problemy odnajdywaniu tych usług i uzyskiwaniu do nich dostępu.
(12) W niniejszym rozporządzeniu należy utworzyć jednolity portal cyfrowy pełniący funkcję punktu kompleksowej usługi, za pośrednictwem którego obywatele i przedsiębiorstwa mogą mieć dostęp do informacji na temat przepisów i wymogów, których muszą przestrzegać na mocy prawa Unii lub prawa krajowego. Portal powinien uprościć kontakt obywateli i przedsiębiorstw z usługami wsparcia i rozwiązywania problemów na poziomie Unii lub na poziomie krajowym oraz zwiększyć skuteczność tego kontaktu. Portal powinien również ułatwić dostęp do procedur online i ich przeprowadzanie. Niniejsze rozporządzenie nie powinno w żaden sposób wpływać na istniejące prawa i obowiązki wynikające z prawa Unii lub prawa krajowego w tych obszarach polityki. W odniesieniu do procedur wymienionych w załączniku II do niniejszego rozporządzenia oraz procedur przewidzianych w dyrektywach 2005/36/WE i 2006/123/WE, a także w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/ UE 8 i 2014/25/UE 9 , niniejsze rozporządzenie powinno wspierać stosowanie zasady jednorazowości i powinno być w pełni zgodne z prawem podstawowym do ochrony danych osobowych, do celów wymiany dowodów między właściwymi organami w różnych państwach członkowskich.
(13) Portal oraz jego zawartość powinny być zorientowane na użytkownika i przyjazne dla użytkownika. Portal powinien mieć na celu unikanie powieleń oraz powinien zawierać linki do istniejących usług. Powinien umożliwiać obywatelom i przedsiębiorstwom kontaktowanie się z organami publicznymi na poziomie krajowym i na poziomie Unii poprzez zapewnianie im możliwości przekazywania informacji zwrotnych zarówno w odniesieniu do usług świadczonych za pośrednictwem Portalu, jak i ich doświadczeń związanych z funkcjonowaniem rynku wewnętrznego. Narzędzie do gromadzenia informacji zwrotnych powinno umożliwiać użytkownikowi zwrócenie uwagi, w sposób umożliwiający mu zachowanie anonimowości, na zauważone problemy, braki i potrzeby, aby zachęcać do ciągłej poprawy jakości usług.
(14) Sukces Portalu będzie zależał od wspólnego wysiłku Komisji i państw członkowskich. Portal powinien obejmować wspólny interfejs użytkownika, zintegrowany z istniejącym portalem "Twoja Europa", którym będzie zarządzać Komisja. Wspólny interfejs użytkownika powinien zawierać linki do informacji, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów dostępnych w portalach zarządzanych przez właściwe organy w państwach członkowskich oraz przez Komisję. W celu ułatwienia korzystania z Portalu wspólny interfejs użytkownika powinien być dostępny we wszystkich językach urzędowych instytucji Unii (zwanych dalej "językami urzędowymi Unii"). Istniejący portal "Twoja Europa" oraz strona internetowa zapewniająca główny dostęp do niego, przystosowane do wymogów Portalu, powinny utrzymać to wielojęzyczne podejście do zapewnianych informacji. Funkcjonowanie Portalu powinno opierać się na narzędziach technicznych opracowanych przez Komisję w ścisłej współpracy z państwami członkowskimi.
(15) W karcie elektronicznych pojedynczych punktów kontaktowych w ramach dyrektywy 2006/123/WE, która została zatwierdzona przez Radę w 2013 r., państwa członkowskie podjęły dobrowolne zobowiązanie do przyjęcia podejścia zorientowanego na użytkownika w zapewnianiu informacji za pośrednictwem pojedynczych punktów kontaktowych w celu uwzględnienia obszarów o szczególnym znaczeniu dla przedsiębiorstw, w tym VAT, podatków dochodowych, zabezpieczeń społecznych lub wymogów prawa pracy. W oparciu o kartę oraz w świetle doświadczeń z portalem "Twoja Europa" w informacjach tych należy również zawrzeć opis usług wsparcia i rozwiązywania problemów. Obywatele i przedsiębiorstwa powinny móc korzystać z takich usług w przypadku problemów ze zrozumieniem informacji, z zastosowaniem informacji do swojej sytuacji lub z przeprowadzeniem procedury.
(16) W niniejszym rozporządzeniu powinny zostać wymienione obszary informacji, które mają znaczenie dla obywateli i przedsiębiorstw korzystających ze swoich praw i wypełniających swoje obowiązki na rynku wewnętrznym. Dla tych obszarów na poziomie krajowym, w tym na poziomie regionalnym i lokalnym, oraz na poziomie Unii należy zapewnić wystarczająco kompleksowe informacje dotyczące mających zastosowanie przepisów i obowiązków oraz procedur, które obywatele i przedsiębiorstwa muszą przeprowadzić w celu zapewnienia zgodności z tymi przepisami i obowiązkami. W celu zapewnienia wysokiej jakości oferowanych usług informacje przekazywane za pośrednictwem Portalu powinny być jasne, dokładne i aktualne, stosowanie skomplikowanej terminologii powinno być ograniczone do minimum, a zastosowanie skrótowców powinno być ograniczone do tych, które oznaczają uproszczone i łatwe do zrozumienia terminy niewymagające wcześniejszej znajomości danego zagadnienia lub dziedziny prawa. Informacje te należy zapewniać w taki sposób, aby użytkownicy mogli łatwo zrozumieć podstawowe przepisy i wymogi mające zastosowanie do ich sytuacji w tych obszarach. Użytkownicy powinni być również informowani o braku, w niektórych państwach członkowskich, przepisów krajowych w obszarach informacji wymienionych w załączniku I, zwłaszcza w przypadku gdy obszary te podlegają przepisom krajowym w innych państwach członkowskich. Takie informacje o braku przepisów krajowych mogłyby zostać zawarte w portalu "Twoja Europa".
(17) Na tyle, na ile jest to możliwe, informacje zebrane już przez Komisję od państw członkowskich na podstawie obowiązującego prawa Unii lub dobrowolnych porozumień - takie jak informacje zebrane do celów portalu EURES, utworzonego na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/589 10 , portalu "e-Sprawiedliwość", utworzonego na mocy decyzji Rady 2001/470/WE 11 , lub bazy danych o zawodach regulowanych utworzonej na mocy dyrektywy 2005/36/WE - powinny być wykorzystane jako część informacji, które mają być udostępniane obywatelom i przedsiębiorstwom na poziomie Unii i na poziomie krajowym zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Państwa członkowskie nie powinny być zobowiązane do podawania na swoich krajowych stronach internetowych informacji, które są już dostępne w odpowiednich bazach danych zarządzanych przez Komisję. W przypadku gdy państwa członkowskie muszą już zapewniać informacje online zgodnie z innymi aktami Unii, takimi jak dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE 12 , wystarczające powinno być udostępnienie przez państwa członkowskie linków do istniejących informacji online. W przypadku gdy pewne obszary polityki zostały już w pełni zharmonizowane przez prawo Unii, na przykład prawa konsumentów, informacje zapewniane na poziomie Unii na ogół powinny być wystarczające, aby użytkownicy mogli zrozumieć swoje odpowiednie prawa lub obowiązki. W takich przypadkach państwa członkowskie powinny być zobowiązane jedynie do zapewnienia dodatkowych informacji dotyczących ich krajowych procedur administracyjnych i usług
wsparcia lub wszelkich innych krajowych przepisów administracyjnych, jeżeli informacje te mają znaczenie dla użytkowników. Na przykład, informacje dotyczące praw konsumentów nie powinny mieć wpływu na prawo umów, lecz raczej informować użytkowników o ich prawach wynikających z prawa Unii i prawa krajowego w kontekście transakcji handlowych.
(18) Niniejsze rozporządzenie powinno wzmacniać wymiar rynku wewnętrznego w procedurach online, tym samym przyczyniając się do cyfryzacji rynku wewnętrznego, poprzez utrzymywanie ogólnej zasady niedyskryminacji, między innymi w odniesieniu do dostępu obywateli lub przedsiębiorstw do procedur online już ustanowionych na poziomie krajowym na podstawie prawa Unii lub prawa krajowego oraz do procedur, które mają stać się w pełni dostępne online zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. W przypadku gdy użytkownik, w sytuacji ograniczonej wyłącznie do jednego państwa członkowskiego, może mieć dostęp do procedury online oraz przeprowadzić ją w tym państwie członkowskim w obszarze objętym zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia, użytkownik transgraniczny również powinien mieć możliwość dostępu do tej procedury online i przeprowadzenia jej za pośrednictwem tego samego rozwiązania technicznego albo alternatywnego, odrębnego technicznie rozwiązania prowadzącego do tego samego rezultatu, bez jakichkolwiek przeszkód o charakterze dyskryminacyjnym. Takie przeszkody mogą obejmować rozwiązania opracowane na poziomie krajowym, takie jak wykorzystywanie pól formularzy, w których należy podać krajowy numer telefonu, krajowe prefiksy numerów telefonu lub krajowe kody pocztowe, płatności, których można dokonać wyłącznie za pośrednictwem systemów nieobsługujących płatności transgranicznych, brak szczegółowych wyjaśnień w języku zrozumiałym dla użytkowników transgranicznych, brak możliwości elektronicznego przedłożenia dowodów pochodzących od organów z innych państw członkowskich oraz nieuznawanie elektronicznych środków identyfikacji wydanych w innych państwach członkowskich. Państwa członkowskie powinny zapewnić rozwiązania służące usunięciu takich przeszkód.
(19) Użytkownicy, przeprowadzając procedury online w wymiarze transgranicznym, powinni mieć możliwość otrzymania wszystkich istotnych wyjaśnień w języku urzędowym Unii, który jest powszechnie rozumiany przez możliwie największą liczbę użytkowników transgranicznych. Nie nakłada to na państwa członkowskie wymogu przetłumaczenia ich formularzy administracyjnych związanych z daną procedurą ani wyniku tej procedury na ten język. Państwa członkowskie zachęca się jednak do stosowania rozwiązań technicznych, które umożliwiałyby użytkownikom przeprowadzanie procedur, w możliwie największej liczbie przypadków, w tym języku, przy jednoczesnym poszanowaniu przepisów państw członkowskich dotyczących stosowania języków.
(20) To, które krajowe procedury online mają znaczenie dla użytkowników transgranicznych, aby umożliwić im korzystanie z ich praw na rynku wewnętrznym, zależy od tego, czy mają oni miejsce pobytu lub siedzibę w danym państwie członkowskim, czy też chcą skorzystać z procedur tego państwa członkowskiego, mając miejsce pobytu lub siedzibę w innym państwie członkowskim. Niniejsze rozporządzenie nie powinno uniemożliwiać państwom członkowskim wymagania od użytkowników transgranicznych mających miejsce pobytu lub siedzibę na ich terytorium, aby uzyskali oni krajowy numer identyfikacyjny w celu uzyskania dostępu do krajowych procedur online, pod warunkiem że nie będzie to pociągało za sobą nieuzasadnionych dodatkowych obciążeń lub kosztów dla tych użytkowników. W przypadku użytkowników transgranicznych, którzy nie mają miejsca pobytu lub siedziby w danym państwie członkowskim, krajowe procedury online, które nie mają znaczenia dla korzystania przez nich z praw na rynku wewnętrznym, na przykład zgłoszenie w celu korzystania z usług lokalnych, takich jak wywóz śmieci i pozwolenia na parkowanie, nie muszą być w pełni dostępne online.
(21) Niniejsze rozporządzenie powinno opierać się na rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 13 , które określa warunki uznawania przez państwa członkowskie niektórych środków identyfikacji elektronicznej osób fizycznych i prawnych, objętych notyfikowanym systemem identyfikacji elektronicznej innego państwa członkowskiego. W rozporządzeniu (UE) nr 910/2014 określono warunki, jakie muszą spełnić użytkownicy, aby móc korzystać ze swoich środków elektronicznej identyfikacji i uwierzytelniania elektronicznego w celu uzyskania dostępu do usług publicznych online w sytuacjach transgranicznych. Zachęca się instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii do akceptowania środków identyfikacji elektronicznej i uwierzytelniania elektronicznego w przypadku procedur, za które są odpowiedzialne.
(22) W szeregu sektorowych aktów Unii, na przykład w dyrektywach 2005/36/WE, 2006/123/WE, 2014/24/UE oraz 2014/25/UE, wymaga się pełnej dostępności procedur online. W niniejszym rozporządzeniu należy wprowadzić wymóg pełnego udostępnienia online szeregu innych procedur, które mają kluczowe znaczenie dla większości obywateli i przedsiębiorstw korzystających ze swoich praw oraz wypełniających swoje obowiązki w wymiarze transgranicznym.
(23) Aby umożliwić obywatelom i przedsiębiorstwom bezpośrednie korzystanie z dobrodziejstw rynku wewnętrznego bez zbędnych dodatkowych obciążeń administracyjnych, w niniejszym rozporządzeniu należy wprowadzić wymóg pełnej cyfryzacji interfejsu użytkownika niektórych kluczowych procedur dla użytkowników transgranicznych, które zostały wymienione w załączniku II do niniejszego rozporządzenia. W niniejszym rozporządzeniu należy również ustanowić kryteria określające sposób, w jaki te procedury uznaje się za będące w pełni online. Obowiązek udostępnienia takiej procedury w pełni online powinien mieć zastosowanie jedynie w przypadku gdy procedura ta została ustanowiona w danym państwie członkowskim. Niniejsze rozporządzenie nie powinno obejmować początkowej rejestracji działalności gospodarczej, procedur prowadzących do zakładania spółek lub firm będących podmiotami prawnymi ani też jakiegokolwiek późniejszego składania dokumentów przez takie spółki lub firmy, ponieważ procedury takie wymagają kompleksowego podejścia, którego celem są ułatwienia w zakresie rozwiązań cyfrowych w całym cyklu życia spółki. Przy zakładaniu działalności gospodarczej w innym państwie członkowskim od przedsiębiorstw wymaga się rejestracji w systemach zabezpieczenia społecznego i ubezpieczeń społecznych, aby móc rejestrować ich pracowników i opłacać składki w obu systemach. Przedsiębiorstwa mogłyby być zobowiązane do zgłoszenia swojej działalności gospodarczej, uzyskania zezwoleń lub rejestracji zmian w ich działalności gospodarczej. Procedury te są wspólne dla przedsiębiorstw prowadzących działalność w wielu sektorach gospodarki, w związku z czym należy wymagać, aby te procedury rejestracji były dostępne online.
(24) W niniejszym rozporządzeniu należy wyjaśnić, z czym wiąże się udostępnianie procedury w pełni online. Procedurę należy uznać za w pełni online, jeżeli użytkownik może podjąć wszystkie kroki - od uzyskania dostępu do niej do jej zakończenia - kontaktując się z właściwym organem, tzw. "działem obsługi klienta", elektronicznie, na odległość i za pośrednictwem usługi online. Ta usługa online powinna prowadzić użytkownika poprzez wykaz wszystkich wymogów, które należy spełnić, oraz wszystkich dowodów potwierdzających, które należy dostarczyć, powinna ona umożliwiać użytkownikowi dostarczanie informacji i potwierdzenia spełnienia wszystkich takich wymogów oraz powinna wydawać użytkownikowi automatyczne potwierdzenie odbioru, chyba że wynik tej procedury dostarczany jest natychmiast. Nie powinno to uniemożliwiać właściwym organom bezpośredniego kontaktu z użytkownikami, aby w razie potrzeby otrzymać dalsze wyjaśnienia potrzebne do celów procedury. Wynik procedury, jak określono w niniejszym rozporządzeniu, powinien być również przekazywany użytkownikowi przez właściwe organy drogą elektroniczną, w przypadkach gdy jest to możliwe na mocy mającego zastosowanie prawa Unii i prawa krajowego.
(25) Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć wpływu na istotę procedur wymienionych w załączniku II, które zostały ustanowione na poziomie krajowym, regionalnym lub lokalnym, oraz nie ustanawia przepisów materialnych lub proceduralnych w obszarach objętych zakresem stosowania załącznika II, w tym w obszarze opodatkowania. Celem niniejszego rozporządzenia jest ustanowienie wymogów technicznych z myślą o zapewnieniu, aby takie procedury, w przypadku gdy zostały one ustanowione w danym państwie członkowskim, były w pełni dostępne online.
(26) Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć wpływu na kompetencje organów krajowych w zakresie jakiejkolwiek procedury, w tym w zakresie weryfikacji dokładności i ważności przedłożonych informacji lub dowodów, a także weryfikacji autentyczności w przypadku złożenia dowodu za pośrednictwem środka innego niż system techniczny oparty na zasadzie jednorazowości. Niniejsze rozporządzenie nie powinno również mieć wpływu na przebieg procedury w ramach właściwych organów lub między właściwymi organami, tzw. "działami wewnętrznymi", niezależnie od tego, czy jest on cyfrowy, czy też nie. W razie potrzeby, w ramach niektórych procedur rejestrowania zmian w działalności gospodarczej, państwa członkowskie powinny nadal móc wymagać udziału notariuszy lub prawników, którzy mogliby chcieć stosować środki weryfikacji takie jak wideokonferencja lub inne środki online zapewniające połączenie audiowizualne w czasie rzeczywistym. Jednakże taki udział nie powinien uniemożliwiać przeprowadzenia procedury rejestracji takich zmian w całości online.
(27) W niektórych przypadkach użytkownicy mogliby być zobowiązani do przedstawienia dowodów w celu udowodnienia faktów, których nie można ustalić za pomocą środków elektronicznych. Takie dowody mogłyby obejmować zaświadczenia lekarskie, zaświadczenie o życiu, potwierdzenie zdatności do ruchu drogowego pojazdów silnikowych lub dowód kontroli numerów podwozia. O ile dowody takie mogą zostać przedłożone w formie elektronicznej, nie powinno to stanowić wyjątku od zasady, że procedura powinna być oferowana w pełni online. W innych przypadkach konieczne mogłoby być nadal, aby użytkownicy danej procedury stawiali się osobiście przed właściwym organem w ramach procedury online. Wszelkie takie wyjątki, inne niż wynikające z prawa Unii, powinny być ograniczone do sytuacji, które są uzasadnione nadrzędnym względem interesu publicznego w obszarach bezpieczeństwa publicznego, zdrowia publicznego lub zwalczania nadużyć finansowych. Aby zapewnić przejrzystość, państwa członkowskie powinny udostępniać Komisji i pozostałym państwom członkowskim informacje o takich wyjątkach oraz powody stosowania tych wyjątków oraz okoliczności, w których mogą one być stosowane. Państwa członkowskie nie powinny być zobowiązane do zgłaszania poszczególnych przypadków, w których, w drodze wyjątku, fizyczna obecność była wymagana, ale powinny raczej informować o przepisach krajowych, które przewidują takie przypadki. Najlepsze praktyki na poziomie krajowym oraz rozwój technologiczny pozwalający na dalszą cyfryzację w tym zakresie powinny być regularnie przedmiotem dyskusji na forum grupy koordynacyjnej Portalu.
(28) W sytuacjach transgranicznych procedura rejestracji zmiany adresu mogłaby składać się z dwóch odrębnych procedur - jednej w państwie członkowskim pochodzenia, aby zwrócić się o wyrejestrowanie ze starego adresu, oraz drugiej w państwie członkowskim przeznaczenia, aby zwrócić się o rejestrację pod nowym adresem. Obie procedury powinny być objęte zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia.
(29) Ponieważ cyfryzacja wymogów, procedur i formalności związanych z uznawaniem kwalifikacji zawodowych jest już objęta zakresem stosowania dyrektywy 2005/36/WE, niniejsze rozporządzenie powinno obejmować wyłącznie cyfryzację procedury występowania o akademickie uznawanie dyplomów, certyfikatów lub innych świadectw ukończenia kursów w przypadku osób, które chcą rozpocząć lub kontynuować studia, lub też używać tytułu naukowego - w zakresie nieobjętym formalnościami związanymi z uznawaniem kwalifikacji zawodowych.
(30) Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć wpływu na przepisy w zakresie koordynacji zabezpieczenia społecznego określone w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 14 oraz (WE) nr 987/2009 15 , które określają prawa i obowiązki ubezpieczonych i instytucji zabezpieczenia społecznego oraz procedury mające zastosowanie w dziedzinie koordynacji zabezpieczenia społecznego.
(31) Na poziomie Unii i na poziomie krajowym ustanowiono szereg sieci i usług, które mają wspierać obywateli i przedsiębiorstwa w działalności transgranicznej. Ważne jest, aby te usługi, w tym istniejące usługi wsparcia lub rozwiązywania problemów ustanowione na poziomie Unii, takie jak Europejskie Centra Konsumenckie, portal "Twoja Europa - Porady", SOLVIT, Punkt Informacyjny IPR, Europe Direct oraz sieć Enterprise Europe Network, stanowiły część Portalu w celu zapewnienia, aby potencjalni użytkownicy mogli je znaleźć. Usługi wymienione w załączniku III ustanowiono na mocy wiążących aktów Unii, podczas gdy inne usługi funkcjonują na zasadzie dobrowolności. Usługi ustanowione na mocy wiążących aktów Unii powinny podlegać wymogom jakości określonym w niniejszym rozporządzeniu. Usługi funkcjonujące na zasadzie dobrowolności powinny spełniać te wymogi jakości, jeżeli mają być one dostępne za pośrednictwem Portalu. Zakres i charakter tych usług, ich struktury zarządzania, obowiązujące terminy oraz dobrowolna, umowna lub inna podstawa ich funkcjonowania nie powinny być zmieniane niniejszym rozporządzeniem. Na przykład w przypadku gdy wsparcie udzielane za pośrednictwem tych usług ma charakter nieformalny, niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć skutku w postaci zmiany takiego wsparcia w doradztwo prawne o wiążącym charakterze.
(32) Ponadto państwa członkowskie i Komisja powinny mieć możliwość dodawania do Portalu innych krajowych usług wsparcia lub rozwiązywania problemów - świadczonych przez właściwe organy lub przez podmioty prywatne lub półprywatne, lub organy publiczne, takie jak izby handlowe - lub pozarządowych usług wsparcia dla obywateli, na warunkach określonych w niniejszym rozporządzeniu. Co do zasady właściwe organy powinny być odpowiedzialne za udzielanie pomocy obywatelom i przedsiębiorstwom w zakresie wszelkich zapytań dotyczących mających zastosowanie przepisów i procedur, na które nie można w pełni odpowiedzieć za pośrednictwem usług online. Jednakże w wysoko wyspecjalizowanych obszarach oraz w przypadku gdy usługa świadczona przez podmioty prywatne lub półprywatne spełnia potrzeby użytkowników, państwa członkowskie mogą zaproponować Komisji uwzględnienie takich usług w Portalu, o ile usługi te spełniają wszystkie warunki określone w niniejszym rozporządzeniu oraz nie powielają już uwzględnionych usług wsparcia lub rozwiązywania problemów.
(33) Aby pomóc użytkownikom w znalezieniu właściwej usługi niniejsze rozporządzenie powinno przewidywać wyszukiwarkę usług wsparcia, automatycznie kierującą użytkowników do właściwej usługi.
(34) Zasadnicze znaczenie dla powodzenia Portalu ma przestrzeganie minimalnego wykazu wymogów jakości, aby zapewnić rzetelność zapewnianych informacji i usług, ponieważ w przeciwnym razie wiarygodność Portalu jako całości byłaby poważnie zagrożona. Nadrzędnym celem osiągnięcia zgodności z przepisami jest zapewnienie, aby informacja lub usługa zostały przedstawione w sposób jasny i przyjazny dla użytkownika. Aby zrealizować ten cel, państwa członkowskie mają obowiązek określić w jaki sposób informacje będą prezentowane w przebiegu ścieżki użytkownika. Na przykład, choć otrzymanie, przed rozpoczęciem procedury, informacji o ogólnie dostępnych środkach odwoławczych dostępnych w przypadku negatywnego wyniku procedury jest dla użytkownika pomocne, dużo bardziej przyjazne dla użytkownika jest podawanie wszelkich konkretnych informacji na temat ewentualnych kolejnych kroków, które należy podjąć w takiej sytuacji, na końcu procedury.
(35) Dostępność informacji dla użytkowników transgranicznych może ulec znacznej poprawie, jeżeli informacje te będą dostępne w języku urzędowym Unii powszechnie rozumianym przez możliwie największą liczbę użytkowników transgranicznych. Język ten powinien być w większości przypadków językiem obcym, którego uczy się jak najwięcej użytkowników w całej Unii, ale w niektórych szczególnych przypadkach, w szczególności w przypadku gdy informacje mają być udostępniane na poziomie lokalnym przez małe gminy w pobliżu granicy państwa członkowskiego, najbardziej odpowiedni może być język używany jako pierwszy język użytkowników transgranicznych w sąsiednim państwie członkowskim. Tłumaczenie z języka urzędowego lub języków urzędowych danego państwa członkowskiego na ten inny język urzędowy Unii powinno dokładnie oddawać treść informacji przekazanych w języku lub językach oryginału. Tłumaczenie może być ograniczone do informacji, których użytkownicy potrzebują do zrozumienia podstawowych przepisów i wymogów mających zastosowanie do ich sytuacji. Chociaż należy zachęcać państwa członkowskie do przetłumaczenia możliwie jak największej ilości informacji na język urzędowy Unii, który jest powszechnie rozumiany przez możliwie największą liczbę użytkowników transgranicznych, ilość informacji, które mają być przetłumaczone zgodnie z niniejszym rozporządzeniem będzie zależeć od zasobów finansowych dostępnych na ten cel, w szczególności zasobów pochodzących z budżetu Unii. Komisja powinna dokonać odpowiednich ustaleń w celu zapewnienia sprawnego dostarczania tłumaczeń państwom członkowskim na ich wniosek. Grupa koordynacyjna Portalu powinna poddać dyskusji i opracować wytyczne dotyczące języka lub języków urzędowych Unii, na które takie informacje powinny zostać przetłumaczone.
(36) Zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2102 16 państwa członkowskie są zobowiązane do zapewnienia dostępu do stron internetowych swoich organów publicznych zgodnie z zasadami postrzegalności, funkcjonalności, zrozumiałości i integralności oraz zapewnienia, aby ich strony internetowe były zgodne z wymogami określonymi w tej dyrektywie. Komisja oraz państwa członkowskie powinny zapewnić zgodność z Konwencją Narodów Zjednoczonych o prawach osób niepełnosprawnych, w szczególności z jej art. 9 i 21, oraz w celu poprawy dostępu do informacji dla osób niepełnosprawnych intelektualnie, w jak największym stopniu i zgodnie z zasadą proporcjonalności, zapewnić alternatywne rozwiązania w łatwym do zrozumienia języku. Państwa członkowskie, poprzez ratyfikację tej konwencji, oraz Unia, poprzez jej zawarcie 17 zobowiązały się do podjęcia odpowiednich środków, aby zapewnić osobom niepełnosprawnym dostęp na równi z innymi osobami do nowych technologii informacyjno-komunikacyjnych (zwanych dalej "ICT") oraz systemów ICT, w tym internetu, poprzez ułatwienie dostępu do informacji dla osób niepełnosprawnych intelektualnie, zapewniając w jak największym stopniu i proporcjonalnie alternatywne rozwiązania w łatwym do zrozumienia języku.
(37) Dyrektywa (UE) 2016/2102 nie ma zastosowania do stron internetowych i aplikacji mobilnych instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii, jednak Komisja powinna zapewnić, aby wspólny interfejs użytkownika i strony internetowe, za które jest odpowiedzialna i które mają znaleźć się w Portalu, były dostępne dla osób niepełnosprawnych, co oznacza, że muszą one być postrzegalne, funkcjonalne, zrozumiałe i integralne. Postrzegalność oznacza, że informacje i elementy wspólnego interfejsu użytkownika muszą być przedstawiane użytkownikom w sposób, który potrafią oni dostrzec; funkcjonalność oznacza, że elementy wspólnego interfejsu użytkownika i nawigacja muszą być funkcjonalne; zrozumiałość oznacza, że informacje i obsługa wspólnego interfejsu użytkownika muszą być zrozumiałe; a integralność oznacza, że treści muszą być wystarczająco integralne, aby mogły być skutecznie interpretowane przez różnego rodzaju aplikacje klienckie, w tym technologie wspomagające. W odniesieniu do pojęć postrzegalności, funkcjonalności, zrozumiałości i integralności zachęca się Komisję do zapewnienia zgodności z odpowiednimi zharmonizowanymi normami.
(38) W celu ułatwienia uiszczania opłat wymaganych w ramach procedur online lub za korzystanie z usług wsparcia lub rozwiązywania problemów użytkownicy transgraniczni powinni mieć możliwość korzystania z poleceń przelewu lub poleceń zapłaty, zdefiniowanych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 260/2012 18 , lub innych powszechnie stosowanych środków płatności transgranicznych, w tym kart debetowych lub kredytowych.
(39) Przydatne jest, aby użytkownicy byli informowani o przewidywanym czasie trwania procedury. W związku z tym powinni być oni informowani o mających zastosowanie terminach lub ustaleniach dotyczących dorozumianego zatwierdzenia lub milczenia administracji lub - jeśli powyższe nie mają zastosowania - przynajmniej o średnim, szacowanym lub orientacyjnym czasie, jakiego dana procedura zwykle wymaga. Takie szacunki lub wskazania powinny jedynie pomagać użytkownikom w planowaniu ich działań lub wszelkich dalszych kroków administracyjnych i nie powinny wywierać skutków prawnych.
(40) W niniejszym rozporządzeniu należy również umożliwić weryfikację dowodów dostarczonych przez użytkowników w formie elektronicznej w przypadku gdy dowody te są przedkładane bez pieczęci lub certyfikacji elektronicznej właściwego organu wydającego, lub w przypadku gdy nie jest dostępne narzędzie techniczne utworzone na mocy niniejszego rozporządzenia lub inny system umożliwiający bezpośrednią wymianę lub weryfikację dowodów między właściwymi organami różnych państw członkowskich. W takich przypadkach niniejsze rozporządzenie powinno przewidywać skuteczny mechanizm współpracy administracyjnej między właściwymi organami państw członkowskich, oparty na systemie wymiany informacji na rynku wewnętrznym (zwanym dalej "IMI"), utworzonym na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1024/ 2012 19 . W takich przypadkach decyzja właściwego organu o zastosowaniu IMI powinna być dobrowolna, ale z chwilą gdy organ ten zwróci się z wnioskiem o przekazanie informacji lub o współpracę za pośrednictwem IMI, właściwy organ, do którego się zwrócono, powinien być zobowiązany do współpracy i do przekazania odpowiedzi. Wniosek można przesłać za pośrednictwem IMI do właściwego organu wydającego dany dowód albo do organu centralnego, który ma być wyznaczony przez państwa członkowskie zgodnie z ich własnymi przepisami administracyjnymi. Aby uniknąć niepotrzebnego powielania oraz z uwagi na fakt, że rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 20 obejmuje część dowodów mających znaczenie w procedurach objętych zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia, warunki współpracy w ramach IMI określone w rozporządzeniu (UE) 2016/1191 mogą być również stosowane w odniesieniu do innych dowodów wymaganych w procedurach objętych zakresem stosowania niniejszego rozporządzenia. Aby umożliwić organom i jednostkom organizacyjnym Unii uczestnictwo w IMI, należy zmienić rozporządzenie (UE) nr 1024/2012.
(41) Usługi online zapewniane przez właściwe organy mają kluczowe znaczenie dla poprawy jakości i bezpieczeństwa usług świadczonych na rzecz obywateli i przedsiębiorstw. Organy administracji publicznej w państwach członkowskich coraz częściej starają się ponownie korzystać z raz przedłożonych danych, odstępując od wymogu wielokrotnego przedkładania tych samych informacji przez obywateli i przedsiębiorstwa. Należy ułatwiać ponowne korzystanie z raz przedłożonych danych w odniesieniu do użytkowników transgranicznych w celu zmniejszenia obciążenia administracyjnego.
(42) Aby umożliwić zgodną z prawem transgraniczną wymianę dowodów i informacji poprzez zastosowanie zasady jednorazowości w całej Unii, niniejsze rozporządzenie oraz zasadę jednorazowości należy stosować zgodnie ze wszystkimi mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi ochrony danych, w tym zasadą minimalizacji danych, dokładności, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności, konieczności, proporcjonalności i ograniczenia celu. Należy je również wdrażać z zachowaniem pełnej zgodności z zasadami bezpieczeństwa i ochrony prywatności już w fazie projektowania oraz przestrzegając także praw podstawowych osób fizycznych, w tym praw dotyczących uczciwości i przejrzystości.
(43) Państwa członkowskie powinny zapewnić, aby użytkownicy procedur otrzymywali jasne informacje na temat sposobu przetwarzania danych osobowych, które ich dotyczą, zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 21 oraz art. 15 i 16 rozporządzenia (UE) 2018/1725 22 .
(44) W celu dalszego ułatwienia korzystania z procedur online, w niniejszym rozporządzeniu, zgodnie z zasadą jednorazowości, należy zapewnić podstawy do stworzenia i stosowania w pełni operacyjnego, bezpiecznego i zabezpieczonego systemu technicznego do zautomatyzowanej transgranicznej wymiany dowodów między podmiotami biorącymi udział w danej procedurze, w przypadku gdy obywatele i przedsiębiorstwa złożą w tym przedmiocie wyraźny wniosek. W przypadku gdy wymiana dowodów obejmuje dane osobowe, wniosek należy uznać za wyraźny, jeśli zawiera dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne wskazanie - w drodze oświadczenia albo w drodze działania potwierdzającego - że osoba fizyczna życzy sobie dokonania wymiany odpowiednich danych osobowych. Jeśli użytkownik nie jest osobą, której dotyczą dane, procedura online nie powinna mieć wpływu na prawa tej osoby wynikające z rozporządzenia (UE) 2016/679. Transgraniczne stosowanie zasady jednorazowości powinno skutkować tym, że obywatele i przedsiębiorstwa nie będą musieli przedkładać organom publicznym tych samych danych więcej niż raz oraz tym, że dane te będą mogły być również na wniosek użytkownika wykorzystywane do celów przeprowadzania transgranicznych procedur online dotyczących użytkowników transgranicznych. W odniesieniu do właściwego organu wydającego, obowiązek wykorzystania systemu technicznego zautomatyzowanej wymiany dowodów między różnymi państwami członkowskimi powinien mieć zastosowanie jedynie w przypadku, gdy organy zgodnie z prawem wydają w swoim państwie członkowskim dowody w formacie elektronicznym umożliwiającym taką zautomatyzowaną wymianę.
(45) Wszelka transgraniczna wymiana dowodów powinna mieć odpowiednią podstawę prawną, taką jak dyrektywa 2005/36/WE, 2006/123/WE, 2014/24/UE lub 2014/25/UE, lub - w przypadku procedur wymienionych w załączniku II - inne mające zastosowanie przepisy prawa Unii lub prawa krajowego.
(46) W niniejszym rozporządzeniu należy ustanowić ogólną zasadę, zgodnie z którą transgraniczna zautomatyzowana wymiana dowodów odbywa się na wyraźny wniosek użytkownika. Jednakże wymóg ten nie powinien mieć zastosowania w przypadku gdy odpowiednie przepisy prawa Unii lub prawa krajowego pozwalają na zautomatyzowaną transgraniczną wymianę danych bez wyraźnego wniosku użytkownika.
(47) Korzystanie z systemu technicznego utworzonego na mocy niniejszego rozporządzenia powinno pozostać dobrowolne, a użytkownik powinien mieć możliwość przedkładania dowodów za pomocą innych metod niż system techniczny. Użytkownik powinien mieć możliwość podglądu dowodów oraz prawo do podjęcia decyzji o nieprzeprowadzaniu wymiany dowodów w przypadku, gdy po skorzystaniu z możliwości podglądu dowodów, które mają być wymieniane, odkryje on, że informacje są nieścisłe, nieaktualne lub wykraczają poza to, co jest konieczne w kontekście danej procedury. Danych zawartych w podglądzie nie powinno się przechowywać dłużej niż jest to konieczne z technicznego punktu widzenia.
(48) Zabezpieczony system techniczny, który powinien powstać na potrzeby wymiany dowodów na mocy niniejszego rozporządzenia, powinien również dawać właściwym organom występującym z wnioskiem pewność, że dowody zostały dostarczone przez odpowiedni organ wydający. Przed przyjęciem informacji przekazanych przez użytkownika w kontekście danej procedury właściwy organ powinien móc zweryfikować informacje, w przypadku gdy budzą one wątpliwości, oraz potwierdzić ich dokładność.
(49) Istnieje już szereg modułów oferujących podstawowe możliwości, które można wykorzystać do utworzenia systemu technicznego, takich jak instrument "Łącząc Europę", ustanowiony na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1316/2013 23 , oraz moduły do elektronicznego dostarczania dokumentów i do potwierdzania tożsamości elektronicznej, które stanowią część tego instrumentu. Moduły te obejmują specyfikacje techniczne, przykładowe oprogramowanie i usługi wsparcia, oraz mają na celu zapewnienie interoperacyjności między systemami ICT istniejącymi w różnych państwach członkowskich, tak aby obywatele, przedsiębiorstwa i organy administracyjne, niezależnie od tego, gdzie znajdują się w Unii, mogły bezproblemowo korzystać z cyfrowych usług publicznych.
(50) System techniczny utworzony na mocy niniejszego rozporządzenia powinien być dostępny jako dodatkowy system względem innych systemów zapewniających mechanizmy współpracy między organami, takich jak IMI, oraz nie powinien mieć wpływu na inne systemy, w tym na system przewidziany rozporządzeniu (WE) nr 987/2009, jednolity europejski dokument zamówienia na podstawie dyrektywy 2014/24/UE, system elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego na podstawie rozporządzenia (WE) nr 987/2009, europejską legitymację zawodową na podstawie dyrektywy 2005/36/WE, integrację krajowych rejestrów oraz integrację rejestrów centralnych, handlowych i rejestrów spółek na podstawie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1132 24 oraz wzajemne połączenie rejestrów upadłości na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/848 25 .
(51) W celu zapewnienia jednolitych warunków wdrożenia systemu technicznego umożliwiającego zautomatyzowaną wymianę dowodów, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze do określenia, w szczególności, specyfikacji technicznych i operacyjnych systemu służącego do przetwarzania wniosku użytkownika o wymianę dowodów i do przekazywania takich dowodów, a także uprawnienia wykonawcze do ustanowienia przepisów niezbędnych do zapewnienia integralności i poufności takiego przekazywania. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 26 .
(52) Mając na uwadze zapewnienie, aby system techniczny zapewniał wysoki poziom bezpieczeństwa transgranicznego stosowania zasady jednorazowości, przy przyjmowaniu aktów wykonawczych określających specyfikacje takiego systemu technicznego, Komisja powinna należycie uwzględnić normy i specyfikacje techniczne opracowane przez europejskie i międzynarodowe organizacje i organy normalizacyjne, w szczególności przez Europejski Komitet
Normalizacyjny (CEN), Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych (ETSI), Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) oraz Międzynarodowy Związek Telekomunikacyjny (ITU), a także standardy bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 rozporządzenia (UE) 2016/679 i art. 22 rozporządzenia (UE) 2018/1725.
(53) W przypadku gdy jest to konieczne w celu zapewnienia opracowania, dostępności, utrzymania, nadzoru, monitorowania i zarządzania bezpieczeństwem części systemu technicznego, za które odpowiada Komisja, Komisja powinna zwrócić się o opinię Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.
(54) Właściwe organy oraz Komisja powinny zapewnić, aby informacje, procedury i usługi, za które odpowiadają, były zgodne z kryteriami jakości. Koordynatorzy krajowi wyznaczeni na podstawie niniejszego rozporządzenia oraz Komisja powinni w regularnych odstępach czasu nadzorować przestrzeganie kryteriów jakości i kryteriów bezpieczeństwa, odpowiednio na poziomie krajowym i na poziomie Unii, oraz rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy. Koordynatorzy krajowi powinni ponadto pomagać Komisji w monitorowaniu funkcjonowania systemu technicznego umożliwiającego transgraniczną wymianę dowodów. Niniejsze rozporządzenie powinno przyznawać Komisji wachlarz środków umożliwiających reakcję na pogorszenie jakości usług oferowanych za pośrednictwem Portalu, zależnie od wagi i utrzymywania się takiego pogorszenia jakości, z uwzględnieniem, w razie konieczności, udziału grupy koordynacyjnej Portalu. Powinno to pozostać bez uszczerbku dla ogólnej odpowiedzialności Komisji za monitorowanie przestrzegania niniejszego rozporządzenia.
(55) Niniejsze rozporządzenie powinno określać najważniejsze funkcje narzędzi technicznych wspomagających funkcjonowanie Portalu, w szczególności wspólnego interfejsu użytkownika, repozytorium linków oraz wspólnej wyszukiwarki usług wsparcia. Wspólny interfejs użytkownika powinien zapewniać, aby użytkownicy mogli łatwo znaleźć informacje, procedury oraz usługi wsparcia i rozwiązywania problemów na stronach internetowych na poziomie krajowym i na poziomie Unii. Państwa członkowskie oraz Komisja powinny dążyć do podawania linków do jednego źródła informacji wymaganych dla Portalu, aby uniknąć dezorientacji wśród użytkowników wynikającej z podania różnych lub całkowicie lub częściowo powielających się źródeł tych samych informacji. Nie powinno to uniemożliwiać podawania linków do tych samych informacji oferowanych przez lokalne lub regionalne właściwe organy, a dotyczących różnych obszarów geograficznych. Nie powinno to również uniemożliwiać powielania pewnych informacji, w przypadku gdy jest to nieuniknione lub pożądane, na przykład w przypadku gdy na krajowych stronach internetowych przypomina się lub opisuje niektóre unijne prawa, obowiązki i przepisy, aby poprawić łatwość obsługi. Aby zminimalizować ręczną obsługę przy aktualizacji linków, które mają być wykorzystywane przez wspólny interfejs użytkownika, należy tam, gdzie jest to technicznie możliwe, wprowadzić bezpośrednie połączenie między odpowiednimi systemami technicznymi państw członkowskich i repozytorium linków. Wspólne wspomagające narzędzia ICT mogłyby korzystać ze słownika podstawowych usług publicznych (zwanego dalej "CPSV"), aby ułatwić interoperacyjność z krajowymi katalogami usług i z semantyką krajową. Państwa członkowskie należy zachęcać do stosowania CPSV, ale mogą one zdecydować się na stosowanie rozwiązań krajowych. Informacje zawarte w repozytorium linków powinny być publicznie dostępne w otwartym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie danych, na przykład za pomocą interfejsów programowania aplikacji (API), aby umożliwić ich ponowne wykorzystanie.
(56) Wyszukiwarka we wspólnym interfejsie użytkownika powinna prowadzić użytkowników do informacji, których potrzebują, niezależnie od tego, czy znajdują się one na stronach internetowych na poziomie Unii, czy na poziomie krajowym. Ponadto, jako alternatywny sposób kierowania użytkowników do użytecznych informacji, nadal przydatne będzie tworzenie linków między istniejącymi i uzupełniającymi się witrynami lub stronami internetowymi, usprawniając i grupując je w możliwie największym stopniu, oraz tworzenie linków między stronami internetowymi i witrynami na poziomie Unii i na poziomie krajowym, zapewniającymi dostęp do usług i informacji online.
(57) Niniejsze rozporządzenie powinno również określać wymogi jakości w odniesieniu do wspólnego interfejsu użytkownika. Komisja powinna zapewniać, aby wspólny interfejs użytkownika spełniał te wymogi, a interfejs ten powinien w szczególności być dostępny i udostępniany online za pośrednictwem różnych kanałów, a także powinien być łatwy w obsłudze.
(58) W celu zapewnienia jednolitych warunków wdrożenia rozwiązań technicznych wspomagających Portal, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze do określania, w stosownych przypadkach, mających zastosowanie norm i wymogów dotyczących interoperacyjności w celu ułatwienia wyszukiwania informacji dotyczących przepisów i obowiązków, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów, za które odpowiadają państwa członkowskie oraz Komisja. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 182/2011.
(59) Niniejsze rozporządzenie powinno również jasno rozdzielać między Komisję i państwa członkowskie odpowiedzialność za opracowanie, dostępność, utrzymanie i bezpieczeństwo aplikacji ICT wspomagających Portal. W ramach wykonywania zadań związanych z utrzymaniem Portalu Komisja i państwa członkowskie powinny regularnie monitorować prawidłowość funkcjonowania tych aplikacji ICT.
(60) Aby rozwinąć pełny potencjał różnych obszarów informacji, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów, które powinny zostać uwzględnione w Portalu, należy znacząco poprawić świadomość odbiorców docelowych na temat ich istnienia i sposobu funkcjonowania. Uwzględnienie tych informacji, procedur i usług w Portalu powinno znacznie ułatwić użytkownikom wyszukiwanie potrzebnych im informacji, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów, nawet jeżeli nie wiedzą oni o istnieniu którychkolwiek z nich. Ponadto niezbędne będą skoordynowane działania promocyjne w celu zapewnienia, aby obywatele i przedsiębiorstwa w całej Unii dowiedzieli się o istnieniu Portalu i wynikających z niego korzyściach. Takie działania promocyjne powinny obejmować optymalizację wyszukiwarek oraz inne internetowe działania służące budowaniu świadomości, ponieważ właśnie one są najbardziej efektywne kosztowo oraz mają potencjał dotarcia do największej liczby odbiorców docelowych. Aby osiągnąć najwyższą skuteczność, należy skoordynować te działania promocyjne w ramach grupy koordynacyjnej Portalu, a państwa członkowskie powinny dopasować swoje działania promocyjne w taki sposób, aby we wszystkich mających znaczenie kontekstach pojawiała się wspólna marka z zachowaniem możliwości łączenia marki Portalu z inicjatywami krajowymi.
(61) Wszystkie instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii należy zachęcać do promowania Portalu poprzez umieszczanie jego logo i linków do niego na wszystkich odpowiednich stronach internetowych, za które odpowiadają.
(62) Nazwa, pod którą Portal ma być znany i promowany publicznie, powinna brzmieć "Your Europe". Wspólny interfejs użytkownika powinien być widoczny i łatwy do znalezienia, szczególnie na odpowiednich unijnych i krajowych stronach internetowych. Logo Portalu powinno być widoczne na odpowiednich unijnych i krajowych stronach internetowych.
(63) Aby uzyskać odpowiednie informacje umożliwiające pomiar i poprawę funkcjonowania Portalu, niniejsze rozporządzenie powinno wprowadzić wymóg, aby właściwe organy i Komisja gromadziły i analizowały dane dotyczące korzystania z różnych obszarów informacji, procedur i usług oferowanych za pośrednictwem Portalu. Gromadzenie danych statystycznych dotyczących użytkowników, takich jak dane dotyczące liczby odwiedzin na określonych stronach internetowych, liczby użytkowników w danym państwie członkowskim w porównaniu z liczbą użytkowników z innych państw członkowskich, terminów stosowanych przy wyszukiwaniu, najczęściej odwiedzanych stron internetowych, stron internetowych, z których pochodzą odesłania, lub liczby, miejsca pochodzenia i przedmiotu wniosków o wsparcie, powinno poprawić funkcjonowanie Portalu, pomagając w identyfikacji odbiorców, rozwoju działań promocyjnych oraz poprawie jakości oferowanych usług. Aby uniknąć powielania, gromadzenie takich danych powinno uwzględniać przeprowadzaną co roku przez Komisję analizę porównawczą dotyczącą administracji elektronicznej.
(64) W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszego rozporządzenia, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze do określenia jednolitych przepisów dotyczących metody gromadzenia i wymiany danych statystycznych dotyczących użytkowników. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 182/2011.
(65) Jakość Portalu zależy od jakości unijnych i krajowych usług zapewnianych za pośrednictwem Portalu. Dlatego jakość informacji, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów dostępnych za pośrednictwem Portalu należy również regularnie monitorować poprzez narzędzie do gromadzenia informacji zwrotnych od użytkowników, za pośrednictwem którego użytkownicy proszeni są o ocenę zakresu i jakości informacji, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów, z których skorzystali, oraz o przekazanie informacji zwrotnych na ten temat. Te informacje zwrotne powinny być gromadzone we wspólnym narzędziu, do którego dostęp powinny mieć Komisja, właściwe organy i koordynatorzy krajowi. W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszego rozporządzenia w odniesieniu do wspólnych funkcji narzędzi do gromadzenia informacji zwrotnych od użytkowników oraz szczegółowych ustaleń dotyczących gromadzenia i udostępniania informacji zwrotnych od użytkowników, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 182/2011. Komisja powinna publikować online, w zanonimizowanej formie, przegląd problemów wynikających z informacji, głównych danych statystycznych dotyczących użytkowników oraz głównych informacji zwrotnych od użytkowników, zgromadzonych zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.
(66) Ponadto, Portal powinien obejmować narzędzie do gromadzenia informacji zwrotnych, umożliwiające użytkownikom sygnalizowanie, dobrowolnie i anonimowo, wszelkich problemów i trudności napotkanych przez nich podczas korzystania z ich praw na rynku wewnętrznym. Narzędzie to powinno być traktowane jedynie jako uzupełnienie mechanizmów rozpatrywania skarg, ponieważ nie można w nim zapewnić spersonalizowanych odpowiedzi dla użytkowników. Otrzymane informacje powinny być połączone ze zagregowanymi informacjami pochodzącymi z usług wsparcia i rozwiązywania problemów na temat rozpatrywanych spraw w celu uzyskania oglądu rynku wewnętrznego, takiego jak jest on postrzegany przez użytkowników, oraz w celu określenia obszarów problematycznych wymagających podjęcia działań w przyszłości, aby poprawić funkcjonowanie rynku wewnętrznego. Ogląd ten powinien być powiązany z istniejącymi narzędziami sprawozdawczymi, takimi jak tabela wyników jednolitego rynku.
(67) Niniejsze rozporządzenie nie powinno mieć wpływu na prawo państw członkowskich do decydowania o tym, kto powinien pełnić rolę koordynatora krajowego. Państwa członkowskie powinny móc dostosowywać funkcje i obowiązki swoich koordynatorów krajowych związane z Portalem do swoich wewnętrznych struktur administracyjnych. Państwa członkowskie powinny móc wyznaczać dodatkowych koordynatorów krajowych do wykonywania - samodzielnie lub wspólnie z innymi - zadań wynikających z niniejszego rozporządzenia, odpowiedzialnych za dział administracji lub region geograficzny, lub w oparciu o inne kryteria. Państwa członkowskie powinny poinformować Komisję o tożsamości jednego koordynatora krajowego, który został przez nie wyznaczony do kontaktów z Komisją.
(68) Należy powołać grupę koordynacyjną Portalu złożoną z koordynatorów krajowych i pod przewodnictwem Komisji w celu ułatwienia stosowania niniejszego rozporządzenia, w szczególności poprzez wymianę najlepszych praktyk i współpracę na rzecz poprawy spójności prezentacji informacji wymaganych na mocy niniejszego rozporządzenia. Prace grupy koordynacyjnej Portalu powinny uwzględniać cele określone w rocznym programie prac, który Komisja powinna przedstawić tej grupie do rozpatrzenia. Roczny program prac powinien mieć formę wytycznych lub zaleceń, mających charakter niewiążący dla państw członkowskich. Na wniosek Parlamentu Europejskiego Komisja może podjąć decyzję, aby zwrócić się do Parlamentu o wysłanie ekspertów do udziału w posiedzeniach grupy koordynacyjnej Portalu.
(69) W niniejszym rozporządzeniu należy wyjaśnić, które części Portalu mają być finansowane z budżetu Unii, a za które będą odpowiadały państwa członkowskie. Komisja powinna pomagać państwom członkowskim w identyfikowaniu modułów ICT, które można ponownie wykorzystać, oraz w zakresie finansowania za pośrednictwem różnych funduszy i programów na poziomie Unii, które mogą wnieść wkład w pokrycie kosztów dostosowania i rozwoju ICT potrzebnego na poziomie krajowym do zapewnienia zgodności z niniejszym rozporządzeniem. Budżet niezbędny do wykonania niniejszego rozporządzenia powinien być zgodny z mającymi zastosowanie wieloletnimi ramami finansowymi.
(70) Państwa członkowskie zachęca się do większej koordynacji, wymiany i współpracy między sobą w celu zwiększenia ich możliwości strategicznych, operacyjnych, badawczych i rozwojowych w obszarze cyberbezpieczeństwa, w szczególności poprzez wdrożenie bezpieczeństwa sieci i informacji, o którym mowa w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1148 27 , aby wzmocnić bezpieczeństwo i odporność ich administracji publicznej i usług publicznych. Państwa członkowskie zachęca się do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji i do zapewnienia wystarczającego poziomu zaufania do środków elektronicznych poprzez skorzystanie z ram eIDAS określonych w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014, a w szczególności odpowiednich poziomów bezpieczeństwa. Państwa członkowskie mogą podejmować środki zgodnie z prawem Unii, aby zagwarantować cyberbezpieczeństwo oraz zapobiegać oszustwom dotyczącym tożsamości lub innym formom oszustw.
(71) W przypadku gdy stosowanie niniejszego rozporządzenia wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, powinno ono odbywać się zgodnie z prawem Unii dotyczącym ochrony danych osobowych, w szczególności z rozporządzeniem (UE) 2016/679 i rozporządzeniem (UE) 2018/1725. W kontekście niniejszego rozporządzenia zastosowanie powinna mieć również dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/680 28 . Jak przewidziano w rozporządzeniu (UE) 2016/679 państwa członkowskie mogą zachować lub wprowadzić dalsze warunki, w tym ograniczenia, w odniesieniu do przetwarzania danych dotyczących zdrowia, a także mogą przewidzieć bardziej szczegółowe przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników w kontekście zatrudnienia.
(72) Niniejsze rozporządzenie powinno promować i ułatwić usprawnienie struktur zarządzania dla usług objętych Portalem. W tym celu Komisja, w ścisłej współpracy z państwami członkowskimi, powinna dokonać przeglądu istniejących struktur zarządzania i w razie konieczności dostosować je, aby unikać powielania i niedociągnięć.
(73) Celem niniejszego rozporządzenia jest zapewnienie użytkownikom działającym w innych państwach członkowskich dostępu online do pełnych, wiarygodnych, przystępnych i zrozumiałych informacji unijnych i krajowych na temat praw, przepisów i obowiązków, do procedur online w pełni funkcjonalnych dla użytkowników transgranicznych oraz do usług wsparcia i rozwiązywania problemów. Ponieważ cel ten nie może zostać osiągnięty w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast ze względu na rozmiary i skutki niniejszego rozporządzenia, możliwe jest jego lepsze osiągnięcie na poziomie Unii, może ona podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule, niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tego celu.
(74) Aby państwa członkowskie i Komisja mogły opracować i wdrożyć narzędzia niezbędne do nadania skuteczności niniejszemu rozporządzeniu, stosowanie niektórych jego przepisów należy rozpocząć po upływie dwóch lat od jego wejścia w życie. Organom gminnym należy umożliwić wdrożenie wymogu udostępniania informacji dotyczących przepisów, procedur oraz usług wsparcia i rozwiązywania problemów, za które odpowiadają, w terminie czterech lat po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia. Przepisy niniejszego rozporządzenia dotyczące procedur, które mają być oferowane w pełni online, transgranicznego dostępu do procedur online oraz systemu technicznego służącego do zautomatyzowanej transgranicznej wymiany dowodów zgodnie z zasadą jednorazowości powinny zostać wdrożone w terminie najpóźniej przed upływem pięciu lat po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia.
(75) Niniejsze rozporządzenie nie narusza praw podstawowych i jest zgodne z zasadami uznanymi w szczególności w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej oraz powinno być wykonywane zgodnie z tymi prawami i zasadami.
(76) Zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady 29 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię w dniu 1 sierpnia 2017 r. 30 ,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
