Decyzja 2015/1691 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1691

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 2007/2004 z dnia 26 października 2004 r. ustanawiające Europejską Agencję Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej ⁵ , w szczególności jego art. 30,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0094/2015),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

	Martin SCHULZ Klaus WELLE
	Przewodniczący Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0094/2015),

A. mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (zwanej dalej "Agencją") jej ostateczny budżet na rok budżetowy 2013 wyniósł 93 950 000 EUR, co stanowi wzrost o 4,88 % w stosunku do roku 2012;

B. mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego Agencji wkład Unii do jej budżetu na rok 2013 wyniósł 85 500 000 EUR, co stanowi wzrost o 1,79 % w stosunku do roku 2012;

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne, lecz nie mógł uzyskać wystarczających i odpowiednich dowodów kontroli potwierdzających, że transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że w stosunku do czterech uwag zawartych w sprawozdaniu Trybunału za rok 2011 i oznaczonych jako "w trakcie realizacji" w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto działania naprawcze i jedna z tych kwestii została oznaczona w sprawozdaniu Trybunału za rok 2013 jako "zakończona", a pozostałe trzy są wciąż oznaczone jako "w trakcie realizacji"; odnotowuje ponadto, że w związku z sześcioma uwagami poczynionymi w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto działania naprawcze i trzy uwagi są teraz opatrzone adnotacją "zrealizowane", a pozostałe trzy - "w trakcie realizacji";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Agencji stwierdza, że:

- wprowadzono szereg działań dotyczących zarządzania sytuacjami wystąpienia konfliktu interesów i zapobiegania im, w tym dotyczących opracowania szczegółowej procedury dyscyplinarnej; wzywa Agencję, aby poinformowała organy udzielające absolutorium, czy zostanie przyjęta konkretna strategia zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w oparciu o wytyczne Komisji,

- na stronie internetowej Agencji udostępnia się do wiadomości publicznej informacje o wynikach prac Agencji i ich bezpośrednim wpływie na obywateli Unii, głównie za pomocą rocznego sprawozdania z działalności, ale również poprzez kontakty z mediami oraz organizacjami społeczeństwa obywatelskiego,

- w zbadanych procedurach rekrutacyjnych stwierdzono poważne niedociągnięcia w zakresie przejrzystości i równego traktowania kandydatów; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja wdrożyła procedury mające na celu ograniczenie tych niedociągnięć;

Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

3. ubolewa, że przez dwa lata z rzędu Trybunał nie uzyskał wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości transakcji Agencji; zauważa, że w celu zweryfikowania wydatków deklarowanych przez kraje współpracujące Agencja przed dokonaniem płatności przeprowadzała kontrole racjonalności wspólnych operacji powrotowych i wspólnych operacji dotyczących granic lądowych, morskich i powietrznych; wyraża głębokie zaniepokojenie faktem, że w odniesieniu do umów o udzielenie dotacji podpisanych przed czerwcem 2013 r. Agencja zazwyczaj nie zwracała się o dokumentację potwierdzającą uprawnienia krajów współpracujących; podkreśla potrzebę skutecznej analizy wykorzystywania funduszy unijnych we wspólnych operacjach dotyczących granic lądowych, morskich i powietrznych;

4. zauważa, że większość transakcji w 2013 r. była następstwem umów o udzielenie dotacji podpisanych przed czerwcem 2013 r.; zauważa ponadto, że transakcje dotyczące dotacji w 2013 r. nie były przedmiotem kontroli ex post, jako że tylko dotacje dotyczące transakcji z poprzednich lat podlegają takiej kontroli;

5. z niepokojem zauważa, że wobec braku wystarczających i odpowiednich dowodów na skuteczność kontroli ex ante i kontroli ex post transakcji dotyczących dotacji z 2013 r. Trybunał stwierdził, iż nie ma wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości przeprowadzonych w 2013 r. transakcji związanych z dotacjami dla operacji dotyczących granic lądowych, morskich i powietrznych;

6. z zadowoleniem przyjmuje wprowadzenie wzmocnionego i bardziej kompleksowego systemu kontroli ex ante, który dotyczy umów o udzielenie dotacji podpisanych po czerwcu 2013 r., co stwierdził Trybunał; na podstawie informacji uzyskanych od Agencji zauważa ponadto, że próba statystyczna, jaką zastosował Trybunał w kontroli dotyczącej roku 2013, nie obejmowała transakcji zaliczanych do wzmocnionego systemu kontroli ex ante; wzywa Agencję do przedstawienia organom udzielającym absolutorium sprawozdania na temat kontroli ex post przeprowadzonych w ramach udoskonalonego systemu kontroli, z podaniem szczegółowej analizy udoskonaleń wprowadzonych do systemu;

Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

7. zauważa, że zdaniem Trybunału, z wyjątkiem kwestii opisanych powyżej, transakcje leżące u podstaw sprawozdania finansowego za rok finansowy 2013 są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

Uwagi dotyczące wiarygodności rozliczeń

8. jest zaniepokojony tym, że według sprawozdania Trybunału uzgodnienie przedstawionych przez dostawców zestawień na koniec roku przysporzyło znacznych trudności; zauważa, że istnieje potrzeba bardziej regularnego monitorowania sald dostawców i wcześniejszego analizowania różnic;

9. na postawie informacji uzyskanych od Agencji zauważa jednak, że proces uzgadniania jest długotrwały i czasochłonny i wymaga obustronnej współpracy oraz zastosowania przez obie strony systemów informacji księgowych; przyjmuje ponadto do wiadomości, że większość podmiotów publicznych współpracujących z Agencją nie posiada scentralizowanych systemów księgowych ani nie stosuje rachunkowości memoriałowej; przyjmuje do wiadomości, że Agencja uruchomiła w 2014 r. dodatkowe działania w zakresie uzgadniania, aby podnieść jakość tego procesu;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi

10. ubolewa, że Agencja nie przyjęła jasnych, wszechstronnych i obiektywnych strategii zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi; przyznaje, że choć Agencja nie podpisała jeszcze porozumienia w sprawie siedziby, nie uniemożliwia to przyjęcia wewnętrznych przepisów, kodeksów i wytycznych ustanawiających niezbędne definicje, zasady i podstawowe wymogi dotyczące strategii z zakresu konfliktu interesów; wzywa ponadto Agencję do podjęcia konkretnych kroków prowadzących do rozwiązania przypadków konfliktu interesów i zarządzania nimi; wzywa Agencję do przyjęcia tych środków do końca września 2015 r. oraz do poinformowania organów udzielających absolutorium o konkretnych wynikach strategii dotyczącej konfliktu interesów;

11. odnotowuje, że Agencja prowadzi działalność od 2005 r., lecz nie opublikowano jeszcze żadnych życiorysów ani deklaracji o braku konfliktu interesów członków zarządu, personelu i ekspertów; podkreśla potrzebę publikacji tych dokumentów, które umożliwiłyby ustalenie i wykazanie prywatnych interesów mogących kolidować z pełnieniem funkcji urzędników;

12. wzywa Agencję do szybkiego, pełnego i szczegółowego ujawnienia życiorysów i deklaracji o braku konfliktu interesów do końca września 2015 r.;

13. zwraca się do Agencji, aby przyjęła kompleksowe strategie zarządzania sytuacjami konfliktu interesów, polegające np. na: zrzeczeniu się interesu przez urzędnika publicznego, odsunięciu urzędnika publicznego od procesu podejmowania decyzji, którego dotyczy konflikt, ograniczeniu urzędnikowi publicznemu, którego dotyczy konflikt, dostępu do określonych informacji, zmianie zakresu obowiązków urzędnika publicznego lub rezygnacji urzędnika publicznego ze sprawowania urzędu;

Zarządzanie budżetem i finansami

14. stwierdza, że starania w zakresie monitorowania budżetowego w roku budżetowym 2013 zaowocowały wskaźnikiem wykonania budżetu w wysokości 97,75 % i wskaźnikiem wykonania w odniesieniu do środków na płatności w wysokości 63,98 %;

Zobowiązania i przeniesienia

15. jest zaniepokojony faktem, że na 2014 r. przeniesiono 32 mln EUR czyli 35 % środków budżetowych, na które zaciągnięto zobowiązania w 2013 r.; na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że wieloletni charakter operacji Agencji i zwiększone ryzyko nieprzewidzianych zdarzeń stanowią szczególne wyzwanie przy planowaniu i wykonaniu budżetu rocznego, a późno zatwierdzane budżety korygujące pozostają poza kontrolą Agencji; zauważa jednak, że można jeszcze poprawić monitorowanie budżetowe, aby ograniczyć poziom przeniesień; zwraca się do Agencji o podjęcie sprawnych działań, aby poprawić kontrolę nad finansowaniem jej wieloletniej działalności operacyjnej;

16. zauważa, że przeniesienia dotyczą ogólnych zobowiązań na kwotę 5 200 000 EUR, która to kwota jest pozostałym saldem dodatkowej dotacji w wysokości 8 200 000 EUR; zauważa, że dotację tę władza budżetowa udostępniła pod koniec 2013 r. na potrzeby pilnych i nieprzewidzianych działań operacyjnych; zauważa, że w regulaminie finansowym Agencji nie przewidziano wyraźnej podstawy dla takich przeniesień, lecz zaciągnięto zobowiązanie globalne na pokrycie kosztów powiązanych operacji w 2014 r.; ubolewa, że nawet po przeglądzie w 2013 r. regulamin finansowy Agencji, dostosowany do zmienionego ramowego rozporządzenia finansowego, pozostaje w tej kwestii nieprecyzyjny;

Przesunięcia

17. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w 2013 r. dokonano 20 przesunięć budżetowych na kwotę 12 200 000 EUR; przyjmuje do wiadomości, że częściowo jest to spowodowane tym, że środki na prowadzenie działalności zostały przesunięte z innych pozycji budżetowych w oczekiwaniu na udostępnienie dodatkowych środków; przyjmuje ponadto do wiadomości, że w porównaniu z 2012 r. Agencja zmniejszyła liczbę przesunięć o 30 % i będzie dalej prowadzić działania w tym kierunku; zauważa, że przydzielanie środków do najbardziej niedofi-nansowanych pozycji budżetowych będzie nadal uzależnione od potrzeb operacyjnych;

Audyt wewnętrzny

18. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji nie przeprowadziła żadnego nowego audytu w Agencji w 2013 r.; zauważa ponadto, że Służba Audytu Wewnętrznego monitorowała stan wdrożenia zatwierdzonych zaleceń ze swojego audytu, które dotyczyły zarządzania dotacjami oraz planowania operacyjnego na podstawie wkładu wewnętrznych i zewnętrznych zainteresowanych stron; przyjmuje do wiadomości, że Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, iż spośród pięciu zaleceń opatrzonych adnotacją "gotowe do przeglądu" cztery są odpowiednio wdrożone, a status jednego zalecenia wynikającego z audytu dotyczącego zarządzania dotacjami (2009 r.) obniżono z "bardzo ważne" do "ważne";

Inne uwagi

19. zauważa, że choć Agencja rozpoczęła działalność już w 2005 r., funkcjonuje ona do tej pory na podstawie korespondencji i wymiany ustaleń z przyjmującym państwem członkowskim zamiast na podstawie kompleksowej umowy w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a państwem przyjmującym, której nigdy nie podpisano; zgadza się w tym kontekście z Trybunałem, że taka umowa przyczyniłaby się do dalszego zwiększenia przejrzystości warunków prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel; wzywa władze przyjmującego państwa członkowskiego do naprawienia tej sytuacji i wzywa Agencję do włączenia do następnego rocznego sprawozdania z działalności kwestii skutków braku tej umowy;

20. na podstawie informacji uzyskanych od Agencji przyjmuje do wiadomości, że jej wielokrotne wnioski skierowane do władz państwa przyjmującego były nieskuteczne, a wejście w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1168/2011 ⁸ w grudniu 2011 r. nie zmieniło sytuacji; na podstawie informacji uzyskanych od Agencji zauważa, że władze przyjmującego państwa członkowskiego niedawno wyraziły wolę do podjęcia negocjacji, oraz że trwa wymiana; wzywa Agencję, by powiadomiła organy udzielające absolutorium o aktualnym stanie zaawansowania tych negocjacji;

21. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁹ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 308.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 308.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 349 z 25.11.2004, s. 1.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1168/2011 z dnia 25 października 2011 r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 2007/2004 ustanawiające Europejską Agencję Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Dz.U. L 304 z 22.11.2011, s. 1).

9 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.356
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1691 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015