Bruksela, dnia 14 lipca 1983 roku Monsieur J. M. BISCHOFF,
Commission internationale de l'état civil,
faculté du droit et des sciences politiques,
place d'Athènes,
F-67084 Strasbourg.
Szanowny Panie,
W następstwie rozmów przeprowadzonych między przedstawicielami naszych dwóch organów w sprawie pożądanej formy wzajemnej współpracy, pragnąłbym zaproponować następujące uzgodnienia:
1. Międzynarodowa Komisja Stanu Cywilnego (zwana dalej "CIEC") będzie powiadamiać Komisję Wspólnot Europejskich (zwaną dalej "KWE") o wszystkich sprawach ujętych w porządku dziennym posiedzeń jej zgromadzenia ogólnego.
KWE może powiadomić CIEC o swoim potencjalnym zainteresowaniu jedną lub większą liczbą tych spraw i będzie w takim przypadku udzielać wsparcia w formie opinii lub informacji.
2. KWE będzie informować CIEC o wszystkich przekazanych jej sprawach, odnoszących się do stanu cywilnego, prawa osobowego i rodzinnego oraz ustalania obywatelstwa.
KWE umożliwi CIEC zajęcie się takimi sprawami. CIEC zbada te sprawy i poinformuje KWE o wynikach swojej pracy. Jeśli wyniki badań okażą się niekorzystne, KWE może sama zająć się tymi sprawami, a CIEC będzie udzielać pomocy w formie opinii i dostarczania danych technicznych.
3. KWE może zalecić Państwom Członkowskim Wspólnot Europejskich podpisanie i ratyfikowanie lub przystąpienie do konwencji sporządzonych przez CIEC w sprawach przedłożonych przez KWE.
CIEC może zalecić, aby KWE doradziła Państwom Członkowskim Wspólnot Europejskich podpisanie i ratyfikowanie albo przystąpienie do innych konwencji przyjętych przez CIEC.
4. CIEC może zalecić swoim członkom podpisanie i ratyfikowanie albo przystąpienie do sporządzonych przez Wspólnoty Europejskie konwencji dotyczących spraw, w których CIEC udzielała pomocy.
5. KWE będzie zapraszana do delegowania przedstawicieli na zgromadzenia ogólne CIEC poświęcone kwestiom, będącym przedmiotem zainteresowania KWE.
6. CIEC będzie zapraszana do delegowania przedstawicieli na posiedzenia komitetów zwoływane przez KWE, poświęcone kwestiom, będącym przedmiotem zainteresowania CIEC.
7. KWE i CIEC będą wzajemnie przekazywać sobie wszelkie dokumenty pozostające w sferze wspólnego zainteresowania, z zastrzeżeniem takich środków, jakie mogą być niezbędne w celu ochrony poufności niektórych dokumentów.
8. Niniejsza umowa, zawarta na okres pięciu lat, będzie automatycznie przedłużana na kolejne okresy pięcioletnie, z zastrzeżeniem prawa każdej z Umawiających się Stron do jej wypowiedzenia na koniec okresu pierwotnego lub każdego kolejnego okresu, w drodze pisemnego powiadomienia drugiej Strony, co najmniej na rok przed upływem danego okresu obowiązywania.
Będę wdzięczny za poinformowanie mnie, czy powyższe propozycje mogą, jak mam nadzieję, stanowić podstawę dla naszej przyszłej współpracy. Niniejszy list i Pańska odpowiedź zawierająca przyjęcie propozycji będą wówczas stanowić Umowę o współpracy między Europejską Wspólnotą Gospodarczą i Międzynarodową Komisją Stanu Cywilnego. Jeśli odpowiedź Pańska będzie potwierdzająca, Umowa ta wejdzie w życie niezwłocznie.
Z wyrazami szacunku
W imieniu Komisji
Wilhelm HAFERKAMP
