Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji

(2009/C 304/01)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2009 r.)

WSTĘP

1. Wspólnotowa Agencja Kontroli Rybołówstwa (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Vigo, została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 768/2005⁽¹⁾ z dnia 26 kwietnia 2005 r. Głównym zadaniem Agencji jest organizowanie operacyjnej koordynacji działań w zakresie kontroli i inspekcji połowów, prowadzonych przez państwa członkowskie w celu zapewnienia skutecznego i jednolitego stosowania wspólnej polityki rybołówstwa. Agencja uzyskała niezależność finansową dnia 11 listopada 2007 r.⁽²⁾.

2. Budżet Agencji na 2008 r. wyniósł 9,5 mln euro w porównaniu z 5 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 48 w porównaniu z 25 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Procedury sporządzania budżetu nie były wystarczająco rygorystyczne, co doprowadziło do dużej liczby przesunięć budżetowych⁽¹²⁾. Niektóre z tych przesunięć spowodowały następujące po sobie wzrosty i spadki w tych samych pozycjach budżetowych. Sytuacja ta świadczy o uchybieniach w programowaniu działań Agencji oraz stanowi naruszenie zasady specyfikacji. Wbrew obowiązującym przepisom nie zwrócono się do Zarządu o zatwierdzenie tych przesunięć, gdy było to wymagane⁽¹³⁾, ani też go o nich nie poinformowano.

14. W czterech przypadkach zaciągnięto zobowiązania prawne przed odpowiadającymi im zobowiązaniami budżetowymi⁽¹⁴⁾ i z końcem roku bez uzasadnienia przeniesiono 0,2 mln euro związane z zakończonymi operacjami. W siedmiu przypadkach zobowiązań prawnych nie pokrywały zobowiązania budżetowe⁽¹⁵⁾.

INNE KWESTIE

15. Agencja nie przygotowuje wieloletniego programu prac. Projekty wskaźników wykonania są ustalane co roku według ogólnego wzorca, mimo że Agencja określiła cele długoterminowe, które wymagają solidnego planowania zasobów zarówno budżetowych, jak i ludzkich w perspektywie kilkuletniej. Niezbędny jest dokument programowania wieloletniego, który pozwoliłby zorganizować realizację strategii i celów Agencji.

16. Cele Agencji na 2008 r. nie zostały ustalone precyzyjnie, a monitorowanie realizacji jej programu prac ma nadal niesformalizowany charakter. Wprowadzenie systemu budżetowania zadaniowego ułatwiłoby Agencji wyraźne powiązanie programu prac z prognozami finansowymi.

17. W 2008 r. nabór pracowników postępował o wiele szybciej niż początkowo przewidywano. Ponieważ takiej sytuacji nie uwzględniono w prognozach budżetowych, w budżecie na rok 2009⁽¹⁶⁾ zaniżono środki na wynagrodzenia o ponad 35 % (około 1,3 mln euro). Należy poprawić monitorowanie wykonania budżetu.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 8 października 2009 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 128 z 21.5.2005, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁸⁾ Art. 38 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości są określone w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 30 czerwca 2009 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 1 lipca 2009 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ono na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.cfca.europa.eu

⁽¹²⁾ W 2008 r. podjęto 28 decyzji o przesunięciu środków.

⁽¹³⁾ Zarząd nie zatwierdził na przykład przesunięcia kwoty przekraczającej 10 % środków na 2008 r.

⁽¹⁴⁾ Łączna wartość: 1,4 mln euro.

⁽¹⁵⁾ Łączna wartość: 76.000 euro.

⁽¹⁶⁾ Budżet na 2009 r., przyjęty w 2008 r., był oparty na założeniach z 2007 r., których nigdy nie skorygowano.

Tabela

Wspólnotowa Agencja Kontroli Rybołówstwa (Vigo)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu Rady (WE) nr 768/2005		Zarządzanie	Środki udostępnione Agencji w 2008 r.	Działania i usługi w 2008 r.
Artykuł 37 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską. Na mocy art. 28 rozporządzenia Rady (WE) nr 2371/ 2002 w sprawie ochrony i zrównoważonej eksploatacji zasobów rybołówstwa w ramach wspólnej polityki rybołówstwa, państwa członkowskie zobowiązane są do zapewniania skutecznej kontroli, inspekcji i egzekwowania zasad wspólnej polityki rybołówstwa oraz do współpracy w tym zakresie ze sobą oraz z państwami trzecimi. Rozporządzenie Rady (WE) nr 768/2005 ustanawiające Wspólnotową Agencję Kontroli Rybołówstwa oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2847/93 ustanawiające system kontroli mający zastosowanie do wspólnej polityki rybołówstwa.	Cele Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Wspólnotową Agencję Kontroli Rybołówstwa jej zadaniem jest organizowanie operacyjnej koordynacji działań w zakresie kontroli i inspekcji połowów prowadzonych przez państwa członkowskie oraz ułatwianie im współpracy w celu zapewnienia skutecznego i jednolitego stosowania wspólnej polityki rybołówstwa.	Misja i zadania Zadania (i) Koordynacja kontroli i inspekcji wynikających ze zobowiązań Wspólnoty; (ii) koordynacja rozmieszczenia krajowych środków kontroli i inspekcji, zmobilizowanych przez zainteresowane państwa członkowskie; (iii) pomoc państwom członkowskim w informowaniu o działalności połowowej i działaniach w zakresie kontroli i inspekcji; (iv) pomoc państwom członkowskim w wypełnianiu zadań i zobowiązań wynikających z zasad wspólnej polityki rybołówstwa; (v) pomoc państwom członkowskim i Komisji w harmonizowaniu stosowania wspólnej polityki rybołówstwa w całej Wspólnocie; (vi) uczestnictwo w pracach państw członkowskich i Komisji dotyczących badań i rozwoju technik kontroli i inspekcji; (vii) uczestnictwo w działaniach koordynacyjnych związanych ze szkoleniem inspektorów i wymianą doświadczeń między państwami członkowskimi; (viii) koordynacja działań mających na celu zwalczanie nielegalnych, niezgłaszanych i nieuregulowanych połowów zgodnie z przepisami wspólnotowymi.	1. Zarząd Skład: po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i sześciu przedstawicieli Komisji. 2. Dyrektor zarządzający Powoływany przez Zarząd z listy co najmniej dwóch kandydatów przedstawionych przez Komisję. 3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.	Budżet Tytuł I - 4,5 mln euro Tytuł II - 1,6 mln euro Tytuł III - 2,4 mln euro (w tym 1,2 mln euro dochodów przeznaczonych na określony cel) Zasoby kadrowe W dniu 31 grudnia 2007 r. Agencja zatrudniała 25 pracowników, których liczba stale rosła i pod koniec 2008 r. wynosiła 48 (40 pracowników czasowych i 8 pracowników kontraktowych).	Wspólne plany rozmieszczenia (JDP), mające na celu organizację operacyjnej koordynacji działań państw członkowskich w zakresie kontroli rybołówstwa, zostały zrealizowane na następujących łowiskach wspólnotowych: - łowisko dorsza na Morzu Północnym, - łowisko dorsza na Morzu Bałtyckim, - łowisko tuńczyka błękitnopłetwego na Morzu Śródziemnym i na wschodnim Atlantyku, - połowy zasobów regulowanych na międzynarodowych wodach północno-zachodniego Atlantyku (NAFO - Northwest Atlantic Fisheries Organization - Organizacja Rybołówstwa Północno-Zachodniego Atlantyku). Przeprowadzono szkolenie dla inspektorów z państw członkowskich, związane z działalnością operacyjną. Jego celem było zwiększenie skuteczności i ujednolicenie stosowania wspólnej polityki rybołówstwa na wszystkich obszarach objętych wspólnymi planami rozmieszczenia.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

13. Agencja dołoży starań w celu poprawy planowania i monitorowania budżetowego, jak również zmniejszenia liczby zmian w budżecie. Agencja pragnie podkreślić, że w związku ze zmianą ostatecznej siedziby CFCA rok 2008 okazał się szczególnie trudny pod względem planowania budżetu. W styczniu 2009 r. Agencja wdrożyła metodę sprawozdawczości ustrukturyzowanej, która pozwala na lepsze monitorowanie budżetu. Zarząd będzie na bieżąco informowany o przeniesieniach.

14. Agencja podejmie dodatkowe środki mające na celu wzmocnienie monitorowania zobowiązań budżetowych. Ponadto Agencja zdecentralizuje przepływ środków finansowych, przeprowadzi dodatkowe szkolenia dla kierowników projektów i innych pracowników na właściwych stanowiskach oraz będzie regularnie organizować spotkania dotyczące planowania i monitorowania budżetu.

15. Prace nad rocznym programem prac oraz wieloletnim programem prac będą nadal prowadzone, zgodnie ze średniookresową strategią zarządu i z uwzględnieniem wyniku debaty na szczeblu Rady o rozporządzeniu w sprawie monitorowania. CFCA prowadzi także prace nad systemem oceny działalności w oparciu o "kluczowe wskaźniki wyników", wprowadzone po raz pierwszy w programie prac na 2009 r.

16. Agencja rozpoczęła prace na rzecz rozwoju i wdrożenia systemu zarządzania zadaniowego, jednocześnie dokładając starań na rzecz lepszego planowania i monitorowania działań.

17. Agencja w dalszym ciągu usprawnia planowanie i monitorowanie budżetu. Mając to na uwadze, w 2009 r. wprowadzono nowe sprawozdania z zarządzania, które pozwalają na ciągłe monitorowanie wykonywania budżetu.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2009.304.1
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2008, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 08/10/2009
• Data ogłoszenia: 15/12/2009