Zwrot kosztów delegacji jest przychodem pracownika

Niemal w każdym przypadku, w którym pracownicy otrzymują przysporzenie uzyskują tym samym przychód podatkowy. Nie zawsze przychód ten uwzględniany jest w rachunku podatkowym. Niekiedy korzysta on ze zwolnienia od podatku dochodowego, w innym przypadku nie jest możliwym ustalenie jego wartości.

Kwestię zwrotu kosztów podróży służbowej w kontekście podatku dochodowego, podstawy jego naliczania oraz możliwości zwolnienia od tego podatku przedstawia Radosław Kowalski w komentarzu opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego.

Pracownik odbywający podróż służbową zmuszony jest często do ponoszenia dodatkowych wydatków (np. wyższy koszt wyżywania związany z koniecznością korzystania z usług gastronomicznych). Część tych wydatków finansuje pracodawca, nabywając usługi, z których korzysta pracownik lub zwracając pracownikowi poniesione przez niego wydatki. Tak w jednym, jak w drugim przypadku pracownik uzyskuje przychód podatkowy, który niekoniecznie musi być uwzględniony przy obliczaniu podstawy opodatkowania.

U pracownika, który odbywa podróż służbową i w związku z tym uzyskuje świadczenia, przychód osiągnięty z tego tytułu powinien być umiejscowiony w źródle stosunek pracy. To przesądza o tym, że przychód ten – co do zasady – powinien być uwzględniony przy obliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. W niektórych jednak przypadkach obowiązek taki nie powstanie.

Wskazać bowiem należy, że w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) jako niestanowiące podstawy wymiaru składek wymienione zostały diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Wyłączenie takie jest tożsame ze zwolnieniem od podatku dochodowego. Oznacza to, że jeżeli przychód korzysta ze zwolnienie od podatku dochodowego, jednocześnie nie stanowi podstawy naliczania składek.

Więcej na ten temat w Vademecum Głównego Księgowego w komentarzu Radosława Kowalskiego „Zwrot kosztów podróży służbowej - przychód pracownika”