W którym momencie ująć koszt podatkowy udokumentowany duplikatem faktury?

Jeśli podatnik otrzymuje w 2013 r. duplikat faktury w 2013 r., który dotyczy faktury wystawionej w latach poprzednich, lecz nigdy przez podatnika nieotrzymanej, to wówczas datą poniesienia kosztu dla tego podatnika jest data wystawienia duplikatu faktury. W konsekwencji powinien on potrącić koszt uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym wystawiono duplikat.

Pytanie

Czy koszty z tytułu zakupu wyposażenia lokalu gastronomicznego mogą być zaksięgowane w roku, w którym został wystawiony duplikat faktury dokumentującej ww. wydatki?
Oryginału faktury nigdy nie otrzymano.
Czy też koszty te powinny zostać zaliczone do roku, w którym wystawiona była faktura pierwotna na zakup tego wyposażenia?
Duplikat faktury otrzymano po zamknięciu księgi podatkowej i sporządzeniu zeznania podatkowego.

Odpowiedź

Jeśli podatnik otrzymuje duplikat faktury w 2013 r. (z datą wystawienia duplikatu w 2013 r.), który to duplikat dotyczy faktury wystawionej w latach poprzednich, lecz nigdy przez podatnika nieotrzymanej, to wówczas datą poniesienia kosztu dla tego podatnika jest data wystawienia duplikatu faktury. W konsekwencji powinien on potrącić koszt uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym wystawiono duplikat.

Uzasadnienie

Na początku zastrzegam, że nie wnikam w to, czy wydatki powyższe istotnie mają charakter kosztów uzyskania przychodów, czy też być może powinny być potraktowane (w zależności od okoliczności – tego, czy lokal jest własny, czy też cudzy) odpowiednio jako ulepszenie środka trwałego, bądź inwestycja w obcym środku trwałym. Przyjmuję zatem – w ślad za pytaniem – że przedmiotowe wydatki mają charakter kosztów uzyskania przychodów (mogą być potrącone jako koszty uzyskania przychodów).

Z pytania wynika, że prowadzicie Państwo podatkową księgę przychodów i rozchodów, przy czym nie ma żadnych podstaw do tego, aby przyjmować, że jest ona prowadzona w sposób określony w art. 22 ust. 6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., tzn. w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów uzyskania przychodów odnoszących się tylko do danego roku podatkowego.

W związku z powyższym – w odniesieniu do Was zastosowanie – jeśli chodzi o moment potrącania w czasie kosztów uzyskania przychodów - ma tylko i wyłącznie reguła określona w art. 22 ust. 4 u.p.d.o.f.

Stanowi ona, że koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.
Jednocześnie przepis art. 22 ust. 6B u.p.d.o.f. precyzuje, jaki moment jest momentem poniesienia kosztu u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zgodnie z powołanym przepisem za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów u tych podatników uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W tym przypadku zatem koszty powinny być ujęte w tej dacie (w tym roku), w której wystawiono dokument stanowiący podstawę do zaliczenia wydatków w koszty uzyskania przychodów.
Powstaje problem praktyczny – czy dokumentem będącym podstawą do ujęcia (zaksięgowania) kosztów uzyskania przychodów jest faktura, czy też duplikat faktury.

Przyjmuje się raczej, że w przypadku, gdy podatnik nie otrzymał faktury pierwotnie wystawionej, zaś otrzymuje po raz pierwszy duplikat, to wówczas momentem poniesienia kosztu jest data wystawienia duplikatu faktury. To jest bowiem dokument, na podstawie którego podatnik dokonuje zaliczenia wydatku w koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym uważam, że jeśli podatnik otrzymuje duplikat faktury w 2013 r. (z datą wystawienia duplikatu w 2013 r.), który to duplikat dotyczy faktury wystawionej w latach poprzednich, lecz nigdy przez podatnika nie otrzymanej, to wówczas datą poniesienia kosztu dla tego podatnika jest data wystawienia duplikatu faktury. W konsekwencji powinien on potrącić koszt uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym wystawiono duplikat.

Przy czym w przypadku podatnika prowadzącego (nie w sposób memoriałowy) podatkową księgę przychodów i rozchodów okoliczność, że w danym momencie (otrzymania duplikatu) księga jest już "zamknięta", zaś zeznanie roczne za dany rok – złożone, nie ma żadnego znaczenia. Są to okoliczności mające pewne znaczenie przy potrącaniu kosztów bezpośrednio związanych z przychodami u podatników prowadzących księgi handlowe. Tutaj akurat – największe znaczenie praktyczne ma to, czy podatnik otrzymał (i później zagubił), czy też w ogóle nie otrzymał faktury pierwotnej, której dotyczy wystawiony duplikat.

Zob. także interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 26 marca 2010 r., IBPBI/2/423-52/10/AP (dotyczącą wprawdzie podatników prowadzących księgi handlowe; lecz z uwagi na to, że interpretacja dotyczyła kosztów pośrednich u tych podatników, ma ona odpowiednie zastosowanie także do sytuacji przedstawionej w pytaniu).

Uwagi

Podkreślić przy tym należy, że gdyby podatnik otrzymał fakturę w roku jej wystawienia, zaś później by ją zagubił i teraz otrzymał duplikat, to koszt byłby oczywiście potrącalny w roku otrzymania faktury pierwotnej. Zob. interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 sierpnia 2009 r., IPPB5/423-290/09-2/AM: "stanowisko Wnioskodawcy, iż duplikaty faktur kosztowych za lata poprzednie (usługi zrealizowane w poprzednich latach finansowych, w przypadku których wpływ dokumentów do działu księgowości nastąpił w roku bieżącym) będą stanowiły koszty uzyskania przychodów roku bieżącego jest nieprawidłowe".