Pytanie

Jak rozliczyć w kosztach ubezpieczenie samochodu. Auto jest środkiem trwałym firmy (PKPiR). Okres obowiązywania ubezpieczenia trwa od lutego 2012 r. do stycznia 2013 r.?
Czy można całą kwotę zaliczyć do 2012 r. czy też należy rozliczyć ją proporcjonalnie?

Odpowiedź

Jeżeli podatnik nie stosuje zasady memoriału to wydatek będzie kosztem w dacie poniesienia czyli wystawienia faktury. Jeżeli natomiast podatnik stosuje zasadę memoriału, wówczas powinien podzielić koszt na dwie części 11/12 rozliczyć w 2012, a 1/12 w 2013 r.

Uzasadnienie

Już na wstępie odpowiedzi na pytanie czytelnika należy wskazać, że niestety nie wynika z niego w sposób jednoznaczny i bezsprzeczny jaką metodę rozliczania kosztów w czasie podatnik stosuje: kasową czy memoriałową (nie stanowi rozstrzygnięcia informacja: faktury są księgowane w dacie otrzymania). Stąd muszę wskazać na dwa rozwiązania.

1. Jeżeli podatnik stosuje metodę kasową, wówczas wydatki uwzględniane są w rachunku podatkowym w dacie poniesienia. Obecnie, tak jak to było w poprzednich latach, ustawodawca podatkowy nie wskazuje wprost, w jakim momencie winien być uznany za poniesiony koszt, który rozlicza podatnik stosujący metodę kasową. W praktyce przyjmuje się, że podobnie jak u podatników stosujących memoriał (ale PKPiR), podatnicy rozliczający koszty kasowo, uznają koszt za poniesiony w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Ważnym przy tym jest to, że podatnicy stosujący metodę kasową nie rozliczają w czasie kosztów pośrednich związanych z okresem dłuższym niż rok. W takiej sytuacji koszty ubezpieczenia będą kosztem podatkowym jednorazowo w dacie poniesienia.,

2. Gdyby podatnik rozliczał koszty stosując zasadę memoriału, wówczas musiałby dokonać rozstrzygnięcia czy przedmiotowe wydatki mają charakter kosztów bezpośrednich czy pośrednich - zapewne w analizowanym przypadku mamy do czynienia z kosztami pośrednimi, czyli takimi, które nie mogą być przyporządkowane do konkretnych przychodów. Tego rodzaju koszty winny one być uwzględniane w rachunku podatkowym w dacie poniesienia (czyli jak w pkt 1 w dacie wystawienia faktury lub innego dokumentu) a jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Skoro więc w analizowanej sytuacji koszt dotyczy okresu na przełomie lat podatkowych: 11 miesięcy 2012 r. i 1 miesiąca 2013 r., to należy podzielić koszt na dwie części 11/12 rozliczyć w 2012 a 1/12 w 2013 r.

Pytanie pochodzi z publikacji: Vademecum Głównego Księgowego