Czy koszty obiadu w restauracji z klientem lub potencjalnym klientem i koszty zakupionego prezentu, przekazanego na takim spotkaniu, były dla firmy kosztem w 2008 r. i są w 2009 r.?

Czy paragony poświadczające wypływ środków z konta lub kasy firmy mogą być ujęte w kosztach firmy?


 

Wydatki na obiad z klientem oraz przekazany prezent są kosztem pod warunkiem, że mają one związek z działalnością wykonywaną przez tą spółkę.

Paragon spełniający warunki dla uznania go za dowód księgowy jest podstawą do ujęcia kosztów w księgach rachunkowych.


 

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dalej u.o.r., w przeciwieństwie do ustaw o podatku dochodowym, nie zawiera wyraźnej wskazówki, jakie wydatki stanowią koszt jednostki. Wnioski można wyciągać wyłącznie poprzez łączną analizę kilku przepisów.

W myśl art. 3 ust. 1 pkt 31 u.o.r. koszty są to uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli. Przez pozostałe koszty operacyjne rozumie się koszty związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 32 u.o.r.).

Dodatkowo przy analizie należy uwzględnić art. 4 ust. 1 u.o.r., w którym ustawodawca nakazuje jednostkom zobowiązanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Biorąc pod uwagę brzmienie przytoczonych wyżej przepisów można stwierdzić, że na gruncie prawa bilansowego jedynym warunkiem uznania danego wydatku za koszt jest jego związek z działalnością jednostki. W związku z tym, wracając do operacji gospodarczych przedstawionych w treści pytania, wydatki na obiad z klientem oraz przekazany prezent można zaewidencjonować w księgach rachunkowych spółki z o.o. jako koszt pod warunkiem, że mają one związek z działalnością wykonywaną przez tą spółkę. Ostatnia nowelizacja u.o.r. z 2009 r. nie przyniosła żadnych zmian w tym zakresie.

Odnosząc się do kwestii ujęcia paragonów w księgach rachunkowych spółki z o.o., należy zwrócić uwagę na treść art. 20 ust. 2 u.o.r., który mówi, że podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Z kolei art. 21 u.o.r. wymienia elementy, które pozwalają na uznanie danego dokumentu za dowód księgowy. Na paragonie odnajdujemy większość tych danych, jednak nie zawiera on określenia nabywcy oraz podpisów wystawcy i osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów. O ile pierwszy z braków można w prosty sposób uzupełnić poprzez ostemplowanie pieczątką nabywcy lub ręczne dopisanie danych, o tyle trudno jest uzyskać podpis wystawcy paragonu. Nie znajdzie tu również zastosowania art. 21 ust. 1a u.o.r. tego artykułu, ponieważ podpis wystawcy i odbiorcy nie jest wymagany wyłącznie w przypadku faktur VAT oraz innych dokumentów uznanych za faktury na podstawie § 17 i § 18 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).

W tej sytuacji rozwiązaniem może być księgowy dowód zastępczy, wystawiony zgodnie z art. 20 ust. 4 u.o.r. Co prawda ustawodawca zastrzega brak takiej możliwości w przypadku zakupów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, jednak moim zdaniem chodzi tu o fakt, iż dowód zastępczy nie stanowi podstawy do odliczenia podatku naliczonego.