Pytanie

Jestem osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą związaną z organizowaniem wycieczek dla kontrahentów. Działalność jest opodatkowana podatkiem dochodowym wg skali podatkowej oraz podatkiem od towarów i usług (prowadzę PKPiR). W ramach działalności organizując wycieczki dla swoich kontrahentów zaopatruję się w bony od Coffee Heaven. W późniejszym terminie moi kontrahenci za wyżej wymienione bony zakupują kawę w Coffee Heaven. Jednakże Coffee Heaven nie chce wystawić faktury VAT na bony a jedynie notę obciążeniową.

Czy nota obciążeniowa wystawiana przez Coffee Heaven stanowi dla mojej firmy koszt uzyskania przychodów?

Odpowiedź

W mojej opinii, na podstawie otrzymanej noty obciążeniowej przedsiębiorca może rozpoznać koszt podatkowy i zaksięgować wydatek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Uzasadnienie

Zasady ewidencjonowania kosztów reguluje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f. W art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. czytamy, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

U podatników rozliczających koszty wg tzw. metody uproszczonej za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Ustawa nie ogranicza więc, że kosztami mogą być tylko wydatki udokumentowane np. fakturą VAT.

Dowody stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej

W sposób szczegółowy kwestię dokumentowania wydatków reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). Przepisy rozporządzenia w § 12 ust. 3 pkt 2 stanowią, że podstawą zapisu w księdze mogą być "inne dowody", wymienione § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Jeżeli otrzymana przez podatnika nota zawiera wszystkie ww. dane, to będzie stanowiła dokument będący "innym dowodem", na podstawie § 13 pkt 5 rozporządzenia. Dokument taki, stanowi podstawę do ujęcia wydatku w podatkowej księdze.

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego