Prowadzenie firmy w mieszkaniu korzystne podatkowo, ale nie zawsze

Z powodu koronawirusa wiele osób cały czas pracuje z domu. Swoje usługi zdalnie świadczą także prowadzący działalność gospodarczą. Najnowsze interpretacje podatkowe potwierdzają, że fiskus zaczyna łagodniej patrzeć na rozliczanie wydatków na biuro w domu w kosztach uzyskania przychodów i odliczanie VAT. Ale na pewne nakłady cały czas trzeba jednak uważać.

Wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze, ale również działających w formie spółek, często decyduje się na prowadzenie działalności w swoich nieruchomościach (domach, mieszkaniach, lokalach) prywatnych. Takie rozwiązanie pozwala na ograniczenie kosztów związanych z wynajmem biura, a obecnie w okresie pandemii może stać się wręcz konieczne dla możliwości sprawnego i bezpiecznego prowadzenia firmy. Nie wszyscy zdają sobie jednak sprawę z tego, że decyzja o prowadzeniu działalności z domu może być korzystna nie tylko z punktu widzenia ogólnego obniżenia kosztów, lecz może ona również przynieść określone korzyści podatkowe zarówno w zakresie kosztów w podatkach dochodowych, jak i możliwości odliczenia podatku od towarów i usług.

Czytaj w LEX: Marketingowe znaczenie lokalizacji firmy >

Wydatki przedsiębiorcy w kosztach uzyskania przychodów

- W zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z kosztami eksploatacji mieszkania, w którym podatnik prowadzi również działalność gospodarczą, stanowisko skarbówki uległo w ostatnim czasie zmianie – zwraca uwagę Monika Brzostowska, doradca podatkowy w kancelarii KiB. Ekspertka podkreśla, że wcześniej, aby takie wydatki mogły być kosztem, należało fizycznie wydzielić pomieszczenie w mieszkaniu lub domu, które było przeznaczone do działalności. Odliczeniu podlegały tylko koszty proporcjonalnie ustalone do procentowej wielkości tego pomieszczenia w całej nieruchomości. Jednakże to stanowisko uległo zmianie na korzyść podatników. Nie trzeba już wydzielać pomieszczenia do prowadzenia działalności gospodarczej. Dyrektor KIS stoi też na stanowisku, że ustawa o PIT nie wymienia jako kosztów niestanowiących kosztu uzyskania przychodów wydatków podatnika poniesionych na eksploatację mieszkania, w którym oprócz zamieszkiwania prowadzi działalność gospodarczą.

Zobacz również:
Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej >>
Przedsiębiorca nie kupi okularów na koszt firmy >>
 

Konieczne określenie części nieruchomości wykorzystywanej w firmie

- Organy podatkowe podkreślają, że ustawa o PIT nie uzależnia możliwości zaliczenia poniesionych przez przedsiębiorcę wydatków od dosłownego wyodrębnienia pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza – potwierdza Marcin Rozbicki, junior associate w Kancelarii Ożóg Tomczykowski. Ekspert przypomina jednak, aby określić, w jakiej części (w jakim zakresie) lokal taki (jak również przedmioty w nim się znajdujące) jest wykorzystywany na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Jego zdaniem, można z tego wywnioskować, że przedsiębiorca ma prawo uwzględnić koszty bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, jak również koszty pośrednie. Z wypowiedzi Marcina Rozbickiego wynika także, że organy podatkowe potwierdzają prawo do ujęcia w kosztach podatkowych takich wydatków jak: koszty remontu, wymianę mebli (komplet wypoczynkowy ze stolikiem kawowym) oraz urządzeń (laptop, ekspres do kawy) wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej. Wynika to m.in. z interpretacji nr 0113-KDIPT2-1.4011.144.2018.2.MD.

Czytaj w LEX: Wykorzystywanie mieszkania w działalności gospodarczej >

Odliczyć można też koszty czynszu, energii elektrycznej, wody, ogrzewania, jak również niektórych sprzętów, mebli oraz urządzeń znajdujących się w lokalu (zlewozmywarka, ekspresu do kawy, blatu roboczego, biurka, komputera, fotela, półek na dokumenty, umywalki, WC). W tym zakresie należy zwrócić uwagę w szczególności na interpretację nr 0115-KDIT2-3.4011.509.2019.1.MK.  

- Najnowsza interpretacja skarbówki pozwala także na rozliczenie kosztów związanych z wywozem śmieci, centralnym ogrzewaniem, eksploatacją budynku i energią elektryczną (interpretacja nr 0114-KDIP3-1.4011.263.2020.2.LZ) – dodaje Marcin Rozbicki.

Czytaj w LEX: Działalność gospodarcza prowadzona w mieszkaniu >

Kawa i odkurzacz też mogą być kosztem

Nierzadko przedsiębiorcy próbują także zaliczać do kosztów podatkowych wydatki na chociażby zakup wody, herbaty czy ekspresu do kawy. Zdaniem Moniki Brzostowskiej, takie wydatki można odliczyć, jeżeli mają one choć pośredni związek z działalnością gospodarczą. Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, przyjmuje klientów, a w dobrym zwyczaju jest zaproponowanie kawy, to jak najbardziej, i kawa, i ekspres mogą stanowić koszt.

- Biuro w mieszkaniu wymaga również sprzątania zatem wydatki na odkurzacz, środki czystości mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, należy jedynie pamiętać o ewentualnym wyliczeniu proporcji. Wydatek ma wypełniać definicję kosztu z ustawy o PIT – podkreśla ekspertka.

Zobacz procedurę w LEX: Wydatki na poczęstunek dla kontrahentów jako koszty uzyskania przychodów >

Kosztem może być też zakup mieszkania na firmę

Warto też zauważyć, że jeśli podatnik zamierza nabyć nieruchomość (mieszkanie, dom lub lokal), którą będzie wykorzystywać na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, możliwe będzie zaliczenie do kosztów podatkowych (oraz odliczenie VAT), zarówno wydatków na nabycie samej nieruchomości (poprzez odpisy amortyzacyjne), jak również odsetek od ewentualnego kredytu przeznaczonego na jej zakup. Stanowisko to zostało potwierdzone w jednej z najnowszych interpretacji podatkowych (nr  0114-KDIP3-1.4011.109.2020.1.AC).

- O ile jednak organy nie kwestionują możliwości rozliczenia wydatków na nabycie nieruchomości, o tyle problematyczne może być zaliczenie do kosztów (i odliczenie VAT) wydatków na prace wykończeniowe z nią związane (stanowisko takie zaprezentował m.in. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji nr 0113-KDIPT1-3.4012.504.2019.3.JM) – zwraca uwagę Marcin Zarzycki, doradca podatkowy, partner w kancelarii LTCA.  

Czytaj w LEX: Wydatki prywatne w kosztach firmy - krok po kroku >

Nasz rozmówca podkreśla jednak, że z takim podejściem trudno się zgodzić. Tłumaczy, że skoro nieruchomość będzie wykorzystywana również na potrzeby firmowe, to wykończenie również będzie częściowo dotyczyć prowadzonej działalności. Niemniej jednak, z uwagi na negatywne podejście organów, podatnicy którzy chcieliby wywieść koszty podatkowe z takich wydatków, powinni uzyskać swoje indywidualne interpretacje podatkowe.

Koszty i odliczenie VAT tylko proporcjonalne

Interpretacje podatkowe pozwalają też na zaliczenie do kosztów opłat związanych z samą nieruchomością. Chodzi tu m.in. o podatek od nieruchomości czy ubezpieczenie. Wydatki na media, w tym w szczególności opłaty za gaz, wodę czy energię elektryczną oraz telefon stacjonarny czy tez internet też mogą być kosztem. Można też odliczyć od nich VAT. Takie podejście jest szeroko prezentowane przez organy podatkowe (m.in. nr DPP7.8220.20.2018.CRS).

- Podatnicy, co do zasady, nie będą jednak uprawnieni do zaliczenia wszystkich wskazanych wyżej wydatków do kosztów podatkowych, jak również nie będzie im przysługiwało prawo do odliczenia VAT od całości ponoszonych wydatków – przestrzega Marcin Zarzycki.

Czytaj w LEX: Rozliczanie podatku VAT w kosztach podatkowych na przykładach >

Ekspert zwraca uwagę, że we wszystkich stanowiskach organów podatkowych i sądów administracyjnych, wskazuje się, że zaliczenie do kosztów podatkowych (jak i odliczenie VAT) wydatków związanych z nieruchomością wykorzystywaną częściowo do celów prowadzenia działalności gospodarczej jest możliwe dopiero po spełnieniu dwóch warunków. Po pierwsze - wydatek jest związany z działalnością (tj. jest niezbędny lub przynajmniej potrzebny do prowadzenia działalności). Trzeba też wykazać, że wydatek ten jest racjonalny (co wyklucza zakupy w postaci np. wanny z hydromasażem czy sprzętu do ćwiczeń). Dodatkowo, każdy koszt musi być właściwie udokumentowany. Na każdy wydatek podatnik powinien posiadać fakturę wystawioną na jego działalność. Drugim i najważniejszym warunkiem jest natomiast wykazanie, w jakiej części nieruchomość będzie wykorzystywana.

Zobacz procedurę w LEX: Koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej >

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.