W księgach handlowych podatnika będącego osobą fizyczną koszty związane z towarami księgowane są w momencie ich sprzedaży.

Kiedy należy księgować faktury dotyczące kosztów pozostałych, takie jak dzierżawa za marzec, na którą fakturę wystawiono na początku kwietnia?
Podatnik powinien ujmować kwoty kosztów innych jako koszt uzyskania przychodu w miesiącu, którego one dotyczą, niezależnie od daty wystawienia faktury.
 

Zgodnie z nomenklaturą ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p., koszty pozostałe, o których mowa w pytaniu, są to koszty inne niż bezpośrednio związane z danym przychodem. Przepisy ustawy nie definiują pojęcia "kosztów uzyskania przychodów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami", niemniej zgodnie z obowiązującą linią orzecznictwa rozumie się przez nie wydatki niezwiązane bezpośrednio z konkretnymi przychodami, w szczególności dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem jego przedsiębiorstwa (por. decyzja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 13 grudnia 2007 r., sygn. 1401/PP-I/4210-13/07/KS, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 25 kwietnia 2008 r., sygn. IBPB3/423-151/08/CzP, publ.: http://sip.mf.gov.pl/sip). Tym samym są one potrącalne w dacie ich poniesienia (art. 15 ust. 4d u.p.d.o.p.)

Jak stwierdził podatnik wnioskujący o wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego, a Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja indywidualna z dnia 30 maja 2008 r., sygn. IBPB3/423-449/08/AK, publ.: http://sip.mf.gov.pl/sip) przychylił się do jego argumentacji, "zgodnie z art. 15 ust. 4e u.p.d.o.p. za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Oznacza to, że dla celów podatkowych koszt należy rozpoznać w oparciu o uregulowania wynikające z rachunkowości. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 4 i 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) - dalej u.o.r. podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, który powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji oraz stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja). A zapis księgowy powinien zawierać m.in. datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się od daty dokonania operacji, kwotę i datę zapisu (art. 23 ust. 2 u.o.r.). Zatem o zadekretowaniu dokumentu do danego miesiąca decyduje data dokonania operacji gospodarczej. Dekret na fakturze powinien wskazywać jako datę ujęcia w kosztach właśnie ten miesiąc, na który przypada data dokonania operacji. Data zapisu księgowego jest tylko datą techniczną wprowadzenia informacji do systemu.

Reasumując, zarówno w przypadku, gdy Spółka otrzymuje faktury z tytułu czynszu i usług magazynowania:

- na koniec roku podatkowego - czyli w grudniu,

- a także po zakończeniu roku podatkowego - czyli w styczniu,

- a opis faktury wskazuje jednoznacznie, że dotyczy ona miesiąca grudnia, Spółka powinna ująć ww. koszty w księgach rachunkowych miesiąca grudnia".

Biorąc pod uwagę powyższe stanowisko podatnik powinien ujmować kwoty kosztów innych jako koszt uzyskania przychodu w miesiącu, którego one dotyczą, niezależnie od daty wystawienia faktury.