Jak rozliczać w kosztach podatkowych wydatki na ogrzewanie oraz energię, jeśli działalność gospodarcza wykonywana jest w części domu mieszkalnego?

Dokonując rozliczenia kosztów związanych z eksploatacją części domu zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej podatniczka może zastosować np. kryterium udziału powierzchni zajętej na potrzeby działalności w całej powierzchni domu.

Pytanie

Kupiłam dom jednorodzinny, w którym jeden pokój przeznaczyłam na działalność gospodarczą. Dom ogrzewam olejem opałowym.
Jak mogę rozliczać ogrzewanie, energię elektryczną pokoju przeznaczonego na działalność gospodarczą?
Czy mam obowiązek zarejestrować się do podatku od nieruchomości w związku przeznaczenia jednego pokoju na działalność?

Odpowiedź

Dokonując rozliczenia kosztów związanych z eksploatacją części domu zajętej na prowadzenie działalności gospodarczej podatniczka może zastosować np. kryterium udziału powierzchni zajętej na potrzeby działalności w całej powierzchni domu. Jeżeli część domu jest zajęta wyłącznie na działalność gospodarczą to od tej powierzchni należy płacić podatek od nieruchomości wyznaczany według wyższej stawki; fakt takiego wykorzystania części domu winien być zgłoszony organowi podatkowemu właściwemu dla podatku od nieruchomości.

Uzasadnienie

Zgodnie z dyspozycją przepisu art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., do podatkowych kosztów uzyskania przychodu mogą być zaliczone te wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu, albo zachowania lub zabezpieczenia przychodu a które z puli kosztów nie zostały wyłączone przez samego ustawodawcę (wymienione w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.).

Niewątpliwie wydatki, które podatnik ponosi w związku z bieżącą eksploatacją lokalu (w tym pokoju nie będącego wyodrębnionym lokalem), w którym wykonuje działalność gospodarczą, chociaż nie są bezpośrednio powiązane z konkretnym przychodem (same w sobie nie generują przychodu), mogą być uznane za celowe (poniesione w celu uzyskania przychodu). Wydatki takie nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f., co przesądza o tym, że generalnie tego rodzaju wydatki mogą być zaliczane do podatkowych kosztów uzyskania przychodu.

W analizowanym przypadku problemem może się wydawać to, że miejsce wykonywania przez podatnika działalności znajduje się w jego "prywatnym" domu mieszkalnym.

Skoro jednak podatnik wydzielił część domu (jeden pokój) na potrzeby prowadzonej działalności, to fakt iż cały dom jest mieszkalnym i w pozostałej części służy mieszkaniu, nie stanowi przeszkody przy klasyfikacji wydatków związanych z jego eksploatacją jako stanowiących lub niestanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodu.

Oczywiście w takiej sytuacji kosztem podatkowym nie mogą być całe opłaty za energię, czynsz, ogrzewanie itp. ponoszone przez podatnika. Z uwagi bowiem na to, że na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej wykorzystywana jest tylko część lokalu (wydzielona), podatnik powinien ustalić jaki jest udział powierzchni służącej wykonywaniu działalności gospodarczej w całej powierzchni lokalu. Tak wyznaczony współczynnik musi być wykorzystywany przy obliczaniu części opłat eksploatacyjnych stanowiących koszty podatkowe.

Rzecz jasna w taki sposób definiowane są jedynie te koszty, których nie można bezpośrednio przypisać wyłącznie mieszkalnej lub "niemieszkalnej" części lokalu. Jeżeli bowiem wydatki można było przypisać poszczególnym częściom domu (gdyby była taka możliwość), wówczas odpowiednio stanowiłyby koszt podatkowy (dotyczące części zajmowanej na prowadzone przedsiębiorstwo) lub byłyby obojętne podatkowo (dotyczące części mieszkalnej).

Wszystkie jednak te opłaty, które naliczane są wspólnie dla całego domu, dotyczą całego domu i nie można precyzyjnie wydzielić jaka ich część przypada na jego poszczególne części mogą być kosztem podatkowym przedsiębiorcy ale jedynie w tej części, w jaka równa jest udziałowi części domu wykorzystywanej w działalności gospodarczej w całym domu.

Odnosząc się do części pytania dotyczącego podatku od nieruchomości należy wskazać, że zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn.: z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.) - dalej u.p.o.l. opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości podlegają budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Jednak w analizowanej sytuacji istotnym jest to, że w art. 5 ust. 1 pkt 2 u.p.o.l. wyraźnie zostało wskazane, iż wyższe stawki podatku od nieruchomości stosowane są w sytuacji, w której część budynku mieszkalnego jest ZAJĘTA na prowadzenie działalności gospodarczej. Co ważne, w przypadku nieruchomości mieszkalnej istotnym jest to, iż nie wystarczy że jest związana z działalnością gospodarczą a musi być na taką zajęta. Informacja o takim wykorzystaniu części domu musi być przekazana organowi podatkowemu w trybie art. 6 u.p.o.l.

Uwagi

Gdyby, z uwagi na rodzaj prowadzonej działalności, podatnik wykorzystywał np. energię elektryczną w dużych ilościach na potrzeby prowadzonej działalności, wówczas należy rozważyć czy nie byłoby zasadnym zamontowanie podlicznika i za jego pomocą zaliczenie do kosztów tej części opłaty, która faktycznie przypada na działalność gospodarczą (rozwiązanie takie jest opcjonalne i podatnik nie ma takiego obowiązku).

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy Podatkowego