Jak przygotować się do współpracy z firmą marketingową lub agencją PR?

Decydując się na powierzenie promocji kancelarii lub biura wyspecjalizowanej firmie od samego początku współpracy musimy nastawić się na aktywny udział w planowanych działaniach. Tylko właściciel lub osoba zarządzająca kancelarią lub biurem ma wiedzę, która stanie się fundamentem działań promocyjnych. Rolą firmy marketingowej lub PR-wej jest zaproponowanie narzędzi i realizacja działań, które pozwolą osiągnąć założony cel.

Przystępując do współpracy zwykle otrzymujemy do wypełnienia tzw. brief, czyli kwestionariusz do uzupełnienia, w którym podajemy informacje dotyczące kancelarii/biura, niezbędne do zaplanowania działań promocyjnych. Aby pomóc klientowi, przy wypełnieniu briefu mogą uczestniczyć przedstawiciele firmy marketingowej/PR-owej. Ich klienci często są zaskoczeni szczegółowością zagadnień, do których trzeba odnieść się w briefie i mają wrażenie, że tę wiedzę powinna posiadać firma zajmująca się promocją. Warto jednak mieć świadomość, że nawet jeśli taka firma specjalizuje się w obsłudze podmiotów z określonej branży, to jednak każda kancelaria jest inna. Informacje na temat klienta są podstawą planowania marketingowego, stąd tak istotna jest wiedza o rzeczywistej sytuacji kancelarii/biura – zwłaszcza wtedy, gdy nie przedstawia się ona zadowalająco. Trzeba pamiętać, że działania promocyjne czy PR-owe nie rozwiążą problemów tkwiących w samej firmie. Ich zasadniczym celem jest poinformowanie otoczenia (szczególnie potencjalnych klientów) o ofercie i zaprezentowanie korzyści płynących ze skorzystania z niej.

Tak więc na wstępie konieczne będzie ustalenie sytuacji wyjściowej, czyli określenie problemu, z jakim zmaga się kancelaria/biuro lub ustalenie celu, jaki chce osiągnąć. Aby to stwierdzić, należy zbadać czynniki wewnętrzne, a więc leżące po stronie kancelarii/biura, jej pracowników, dotyczące oferty, lokalizacji, zakresu świadczonych usług itp. Następnie trzeba przeanalizować czynniki zewnętrzne związane z konkurencją, klientami. Firma marketingowa na pewno zapyta o działania promocyjne podejmowane dotychczas i o efekty, jakie przyniosły. Przedmiotem szczegółowej analizy będzie oferta (usługi) kancelarii/biura. Jeśli nie zostało to wcześniej ustalone, konieczne będzie określenie cech oferty i korzyści dla klienta. Aby działania promocyjne przyniosły mierzalny rezultat, należy podać konkretny efekt, jaki chcemy osiągnąć w określonym czasie (np. zwiększenie liczby klientów o X% w ciągu Y czasu). Istotny będzie zasięg działań (czy będą prowadzone lokalnie, na terenie województwa czy może w całym kraju). Następnie określone zostaną kanały komunikacji, czyli media, z uwzględnieniem dotychczasowych doświadczeń oraz kosztów (np. reklama prasowa, banery informacyjne, ulotki, obecność w internecie itd.). Klient firmy marketingowej jest też proszony o podanie swoich wymagań i rekomendacji, czyli kwestii, które koniecznie trzeba lub należy uwzględnić w czasie realizacji projektu (np. w przypadku kancelarii podatkowych będą to ograniczenia wynikające z kodeksu etyki zawodowej). Kolejną kwestią będą przewidywane (możliwe) przeszkody w realizacji planowanych działań (zarówno zewnętrzne, jak i leżące po stronie kancelarii/biura). Istotnym czynnikiem planowanych działań będzie ustalenie grupy docelowej, czyli do kogo będzie kierowany komunikat – chodzi tu o charakterystykę psychologiczną i demograficzną (np. wiek, miejsce zamieszkania, status materialny, styl życia itp.) oraz zachowania zakupowe (lojalność, częstotliwość korzystania z usług, znajomość marki itp.). Wreszcie ważnym zagadnieniem będzie określenie silnych i słabych stron najbliższej konkurencji w zakresie pozycji na rynku, oferty, ale także działań marketingowych, jakie podejmuje oraz ich skutków.

Im pełniejsze będą informacje podane przez kancelarię/biuro w briefie, tym większa szansa na dokładne poznanie jej specyfiki i co za tym idzie - na skuteczną realizację planu promocji przez firmę marketingową/agencję PR-ową.