Jak postępować z dokumentacją klienta kancelarii podatkowej?

Zarówno przepisy ustawy o doradztwie podatkowym jak i zasady etyki zawodowej określają zasady dotyczące sporządzania, przechowywania i wydawania dokumentów klienta kancelarii podatkowej.

Firma na każdym piśmie
Doradca podatkowy jest obowiązany umieszczać na wszystkich pismach sporządzonych w związku z wykonywaniem doradztwa podatkowego firmę (nazwę), pod jaką doradztwo to wykonuje, oraz miejsce jego wykonywania, podpis oraz numer wpisu na listę doradców podatkowych. Obowiązek ten dotyczy również zeznań i deklaracji podatkowych sporządzonych przez doradcę podatkowego w imieniu i na rzecz podatnika.
Przepisy art. 40 Udp precyzują, co należy rozumieć pod pojęciem „firma” (nazwa): jest to imię i nazwisko doradcy podatkowego oraz ustawowe określenie zawodu „doradca podatkowy”, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej – imiona i nazwiska wszystkich wspólników oraz ustawowe określenie zawodu „doradca podatkowy”.
Tytuły służbowe lub inne godności i tytuły, z wyjątkiem stopni i tytułów naukowych, nie mogą być zamieszczone w oznaczeniu firmy (nazwy).

Tajemnica zawodowa a dokumenty klienta
Obowiązek zachowania tajemnicy obejmuje wszystkie uzyskane przez doradcę podatkowego informacje, w szczególności zawarte w materiałach utrwalonych w jakiejkolwiek formie (papierowej, elektronicznej, magnetycznej lub innej), niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Doradca powinien stosować procedury chroniące dane w każdej postaci, w tym również elektronicznej, przed zniszczeniem, zmianą lub dostępem osób niepowołanych (art. 6 i 7 zasad etyki doradztwa podatkowego).

Zwrot dokumentów
Doradca podatkowy ma obowiązek bez zbędnej zwłoki zwrócić klientowi na jego żądanie dokumenty klienta w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Co istotne, nie wolno uzależnić wydania dokumentów klienta od uprzedniego uregulowania przez niego należnego wynagrodzenia. Jeżeli jednak w związku z wydaniem dokumentów klientowi powstaje konieczność sporządzenia ich kopii dla potrzeb archiwizacji określonych w odrębnych przepisach, doradca podatkowy ma prawo żądać zwrotu uzasadnionych kosztów (art. 13 zasad etyki doradztwa podatkowego).

Okres przechowywania dokumentów
Doradca podatkowy jest obowiązany przechowywać przez okres 5 lat kopie sporządzanych na piśmie opinii, wystąpień w imieniu klientów (podatników, płatników, inkasentów oraz osób, o których mowa w art. 2 ust. 1a Udp), w sprawach obowiązków podatkowych, a także udzielonych im porad. Po tym okresie doradca jest zobowiązany zniszczyć dokumenty (art. 39 Udp).