Pytanie
Pracownik używa samochodu firmowego w pracy, ale również do celów prywatnych tj. jedzie nim do domu, ewentualnie robi kilka dodatkowych kilometrów.
Jak ustalić opłatę pracownika za takie używanie samochodu firmowego, aby nie zapłacił podatku i aby pracodawca miał wszystko uregulowane, tak żeby było to korzystne dla pracownika i pracodawcy (spółki z o.o.)?
Czy wystarczy, że pracownik będzie sam płacił faktury za paliwo, które wyjeździ po pracy?
Czy można potrącać z wypłaty stałą opłatę za używanie samochodu służbowego np. w wysokości 50 zł?
Jaki obowiązek rodzi to dla pracodawcy i pracownika?
Jak najlepiej rozwiązać tą kwestię?
Tak samo jest z telefonem służbowym czy laptopem - czy pobierać za to jakaś opłatę od pracownika? Wiem że jest to przychód dla pracownika, jak więc to rozwiązać i jak obliczyć kwotę, którą pracownik powinien zapłacić?
Odpowiedź
Jeżeli pracownik korzysta ze samochodu służbowego na potrzeby prywatne to powinien dokonać zapłaty lub wartość takiego świadczenia powinna być doliczona do przychodu pracownika. Tak w jednym jak i w drugim przypadku decydujące znaczenie ma wartość rynkowa świadczenia. Niestety, nie wystarczy aby pracownik samodzielnie ponosił koszty paliwa. Analogicznie, również w przypadku korzystania przez pracownika na potrzeby prywatne z telefonu czy laptopa należy odwołać się do wartości rynkowych świadczeń.
Uzasadnienie
Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. - o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f., o ile ustawodawca nie postanowił inaczej, przychodami osoby fizycznej są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Jednocześnie w art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. zostało doprecyzowane, że za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Ze względu na to, że polski ustawodawca nie wprowadził szczególnej metody wyznaczania kwoty przychodu z tytułu korzystania z samochodów służbowych na potrzeby prywatne należy odwołać się do zasad ogólnych zapisanych w art. 11 ust. 2a pkt 1,2 lub 4 u.p.d.o.f. Zgodnie z tymi przepisami wartość pieniężną świadczeń nieodpłatnych, innych niż polegających na przekazaniu rzeczy lub prawa ustala się:
- jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców,
- jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu,
- w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Jeżeli pracownik korzysta z samochodu będącego własnością pracodawcy lub używanego na podstawie umowy leasingu, wówczas zastosować należy trzecią metodę, tj. odwołać się do wartości rynkowej świadczenia; oczywiście należy wziąć pod uwagę najem takiego samego samochodu (lub zbliżonego do niego, klasa, marka standard) z jakiego korzysta pracownik. Według mnie, na podstawie takiej umowy należy zdefiniować stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu (poprzez odniesienie maksymalnej opłaty rocznej od maksymalnej ilości kilometrów przejechanych w roku – w niemal każdej umowie najmu długoterminowego wprowadzone są stawki opłaty jakie korzystający płaci w przypadku gdy samochód nie przejedzie w roku większej ilości kilometrów niż wyznaczone w umowie). Po ustaleniu stawki za jeden kilometr wystarczy już tylko (np. w miesiącu używania) określić ile kilometrów pracownik przejechał samochodem w celach prywatnych (informacja taka może wynikać np. z oświadczenia lub z ewidencji prowadzonej przez pracownika); posiadając taką informację kwotę przychód pracownika wyznacza się jako iloczyn ilości przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr. Gdyby pracownik wykorzystywał w każdym miesiącu samochód w podobnym zakresie, wówczas ilości przejechanych kilometrów a co za tym idzie i kwota miesięcznego przychodu byłaby stała lub bardzo zbliżona.
Moim zdaniem wystarczy oświadczenie o ilości kilometrów przejechanych prywatnie – nie zachodzi potrzeba prowadzenia ewidencji jazd prywatnych. Oczywiście gdyby pracodawca finansował pracownikowi paliwo (tzn. pracownik nie jeździ na "prywatnym" paliwie), kwota przychodu winna uwzględniać wartość zużytego paliwa (na podstawie przebiegu i ilości paliwa zużywanego na 100 km).
Jeżeli pracownik miałby płacić za wykorzystanie samochodu na potrzeby prywatne, wówczas w dokładni taki sam sposób byłaby definiowana kwota do zapłaty.
Jeżeli pracownik korzysta ze samochodu służbowego na potrzeby prywatne to powinien dokonać zapłaty lub wartość takiego świadczenia powinna być doliczona do przychodu pracownika. Tak w jednej jak i w drugiej sytuacji decydujące znaczenie ma wartość rynkowa świadczenia. Niestety, nie wystarczy aby pracownik samodzielnie ponosił koszty paliwa.
W przypadku korzystania przez pracownika na potrzeby prywatne z telefonu czy laptopa należy wyznaczyć u niego przychód podatkowy odwołując się do wartości rynkowych świadczeń.
Zobacz też: Użytkowanie służbowych aut będzie opodatkowane ryczałtem >>
Wraca pomysł z ryczałtem od korzystania z samochodów służbowych >>
Pytanie pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego