Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązuje jako rozwiązanie fakultatywne od 1 stycznia 2022 r. Od 1 lipca 2024 r. będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT czynnych, a od 1 stycznia 2025 r. również dla podatników VAT zwolnionych.

Zdaniem doradców podatkowych ważne jest wczesne rozpoczęcie procesu integracji z KSeF, co może przynieść wiele korzyści, a przede wszystkim pozwoli na oszczędności przy wdrażaniu tego rozwiązania oraz może zapobiec uniknięciu błędów. Zatem, im wcześniej podatnicy rozpoczną proces integracji, tym więcej czasu będą mieli na wypracowanie wygodnych i efektywnych kosztowo rozwiązań.

Faktury ustrukturyzowane są jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych oraz dotychczas stosowanych faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów - Krajowego Systemu e-Faktur 

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jest ona wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Wzór e-faktury jest udostępniany przez Ministra Finansów na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. 29 czerwca 2023 r. MF opublikowało zaktualizowaną wersję wzoru struktury FA(2) (tj. schemy faktury ustrukturyzowanej). Wzór jest dostępny w CRWDE pod numerem wzoru 2023/06/29/12648. Dnia 1 września 2023 r. MF udostępniło środowisko produkcyjne dla schemy w wersji 2.0. i tylko przy użyciu tej schemy możemy obecnie wystawiać e-faktury.

Data wystawienia faktury i określenie kursu walut

Krajowy System E-Faktur stanie się elementem wymagającym jeszcze większej roli doradztwa podatkowego niż wcześniej, a dodatkowo z wysokim zaangażowaniem obu stron to jest przedsiębiorcy i doradcy podatkowego. Pojawi się bowiem wiele elementów, które będą wymagały dogłębnej analizy skutków podatkowych, już nie tylko w odniesieniu do samej dokonanej czynności, dla której wystawiana będzie faktura ustrukturyzowana, ale także związanej z technicznymi aspektami wystawiania faktur.

Jednym z takich elementów stanie się bowiem chociażby ustalenie daty wystawienia lub określenia po jakim kursie należy przeliczyć podatek od towarów i usług dla celów sporządzenia deklaracji VAT. Wydawać by się jednak mogło, że data wystawienia faktury nie powinna być zbyt skomplikowana dla podatników po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Jak się jednak okazuje, dotychczas data wystawienia faktury była samodzielnie przez podatników. Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF datą wystawienia będzie data jej przesłania do KSeF. To oznacza, że dla podatników wystawiających faktury walutowe pojawi się kilka aspektów, które będą wpływały na to jakiego kursu użyć dla celów przeliczenia podatku od towarów i usług. Jeśli podatnik używa kursu z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego to problem, kiedy faktura zostanie faktycznie przesłana do KSeF nie będzie miał znaczenia z punktu widzenia użytego kursu. Jeśli jednak podatnik wystawia fakturę dla której obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, to kluczowe będzie w jakiej dacie faktura zostanie wystawiona, czyli przesłana do KSeF. Wyobrazić sobie możemy bowiem sytuację, że podatnik we wtorek wystawia „technicznie” fakturę, ale jej nie przesyła do KSeF i zrobi to dopiero w piątek. Oznacza to, że jeśli wystawiając technicznie użył kursu z poniedziałku, czyli dnia poprzedzającego „techniczne” wystawianie faktury, to przesłanie faktury do KSeF dopiero w piątek powoduje, że użyty kurs jest nieprawidłowy. Wszystko za sprawą tego, że w związku z KSeF dodano art. 31a ust. 1a wskazujący, iż w przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik może dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, pod warunkiem że faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia po dniu jej wystawienia.  Tym samym, jeśli podatnik przesłałby do KSeF fakturę we wtorek lub środę kurs byłby prawidłowy, ale przesłanie jej w piątek stanie się już problemem dla podatnika. Zgoła odmienne sytuacje będą, jeśli system nie będzie działał prawidłowo w wyniku awarii, niedostępności lub brakiem możliwości połączenia się leżących po stronie podatnika. Takich problemów związanych z KSeF jest wiele i zdecydowanie widać jak wielką rolę w życiu biznesowym przedsiębiorcy będzie pełnił doradca podatkowy i jakie znaczenie będzie miała ścisła współpraca pomiędzy dwoma stronami, aby rozwiązywać wszystkie problemy na bieżąco.

Przygotowując się do wdrożenia obligatoryjnego fakturowania w ramach KSeF trzeba przewidzieć również taką sytuację, w której KSeF nie działa lub też KSeF co prawda działa, ale podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po jego stronie. W tej sytuacji trzeba mieć na uwadze różne stany faktycznie przewidziane przez ustawodawcę, których prawidłowe zastosowanie uchroni podatnika przed negatywnymi konsekwencjami jakimi są kary przewidziane w przepisach ustawy o VAT.

Czytaj również: Czasu na KSeF coraz mniej, a objaśnień brak >>

Rola doradcy podatkowego przy wdrożeniu KSeF

Samo wdrożenie KSeF wymaga przygotowania i zaangażowania, bowiem ustawodawca przewiduje kary pieniężne wobec podatników, którzy wbrew obowiązkowi nie wystawią faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. Kara o charakterze administracyjnym będzie mogła zostać nałożona w przypadku wystawienia faktury w nieprawidłowym formacie, jak również w przypadku braku przesłania wystawionej faktury do tego systemu. Samo wygenerowanie faktury, bez jej przeslania do KSeF (np. po ustąpieniu awarii w trakcie której wystawiona została faktura w trybie offline) traktowane będzie jako niewystawienie faktury.

Podsumowując, od 1 lipca 2024 r. KSeF stanie się wyłącznym narzędziem do dokumentowania zdarzeń gospodarczych za pomocą faktur. Z tego względu, dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane w rozumieniu przepisów prawa za fakturę. Zatem wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w szczególności w dużych przedsiębiorstwach wymaga podejścia całościowego, a także zaangażowania różnych osób, w tym doradców podatkowych. Umiejętności doradców podatkowych potwierdzone są państwowym egzaminem obejmującym, a ich wiedza i doświadczenie w obszarze prawa podatkowego, rachunkowości oraz innych dziedzin prawa z pewnością pozwolą na szybszą i efektywną pomoc przy wdrożeniu KSeF.

Iwona Biernat-Baran, doradca podatkowy

Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.