Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Dla małych i średnich firm zwolnionych korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe później - od 1 stycznia 2025 r.
- Do wdrożenia obowiązkowego KSeF pozostało niecałe 10 miesięcy i nie jest to dużo czasu, zwłaszcza dla dużych organizacji, gdzie funkcjonuje wiele procesów sprzedażowych i zakupowych, różne systemy i typy faktur. Nie wszyscy zdają sobie sprawę z tego, że wyzwanie leży nie tylko w zapewnieniu odpowiednich narzędzi informatycznych do komunikacji z KSeF, ale również w dostosowaniu wewnętrznych procesów i procedur w firmie, dostosowaniu umów, regulaminów i ustaleń z kontrahentami, czy biurami rachunkowymi. Już dzisiaj należy rozpocząć przygotowania, z jednej strony w zakresie wypracowania optymalnej koncepcji integracji z KSeF od strony technicznej, poprzez odpowiednie zmodyfikowanie własnych systemów, bądź skorzystanie z narzędzia zewnętrznego oferowanego na rynku - mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP.
Przedsiębiorcy wciąż czekają na wyjaśnienia
Jednocześnie wciąż jeszcze pozostaje wiele niewiadomych. Według Anny Słomińskiej-Wernik, eksperta Departamentu Podatkowego Konfederacji Lewiatan, Ministerstwo Finansów powinno niezwłocznie wydać wyjaśnienia w kwestiach, które nie zostały uregulowane w ustawie a wciąż budzą wątpliwości dla biznesu. Takim przykładem jest wprowadzenie jasnych kryteriów odróżnienia transakcji B2B od B2C, czyli sprzedaży na rzecz przedsiębiorców od sprzedaży na rzecz konsumentów.
Przypomnijmy, że z KSeF zostały wyłączone faktury wystawiane na rzecz nabywcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, czyli tzw. transakcje B2C. W efekcie powstają wątpliwość jakie przyjąć kryteria, według których miała by się odbywać weryfikacja statusu nabywcy.
Na ten problem zwraca uwagę również Janina Fornalik. I wskazuje też kolejne.
- Niestety nie wszystkie przepisy są już znane, jak choćby szczegóły techniczne dotyczące bardzo skomplikowanych procedur awaryjnych, czy zapowiadane przez MF zmiany w JPK_VAT. Ponadto, wiele kwestii budzi wątpliwości w praktyce i brak jasnych wytycznych uniemożliwia przyjęcie jednoznacznych założeń w procesie wdrożenia KSeF. Przykładowo nie jest jasne, jak podchodzić do kwestii oceny czy podmiot zagraniczny posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i czy powinien wystawić faktury w KSeF, jak identyfikować klientów B2B i B2C, aby zastosować właściwy sposób fakturowania, jak wystawiać faktury w procedurze samofakturowania w relacji z podmiotem zagranicznym. Pożądane byłoby zatem udzielanie przez MF wyjaśnień w ramach spotkań informacyjnych dotyczących KSeF, ale również jak najszybsze wydanie przez MF objaśnień podatkowych, na których można by się bezpiecznie oprzeć wdrażając zmiany informatyczne i procesowe pod kątem wymagań KSeF - wyjaśnia Janina Fornalik.
Czytaj w LEX: Należyta staranność w biurze rachunkowym >
Ministerstwo Finansów zapowiadało wcześniej, m.in. w odpowiedzi na pytanie Prawo.pl, że planuje wyjaśnia po zakończeniu procesu legislacyjnego, który - przypomnijmy - zakończył się w lipcu. Na razie jednak nic takiego się nie dzieje.
- Osobiście nie zauważyłem by w sprawie obligatoryjnego KSeF ruszyła jakaś szersza kampania informacyjna skierowana do podatników. Straciliśmy kolejne cenne tygodnie. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce cały czas deklaruje włączenie się w kampanię informacyjną, musimy jednak najpierw otrzymać z ministerstwa odpowiednie materiały i MF musi być zainteresowane naszą pomocą - mówi Leszek Lewandowicz, sekretarz Zarządu Głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, doradca podatkowy.
Zobacz też w LEX: Nowy Klient w biurze rachunkowym - szkolenie od A do Z >
Przeczytaj również: Po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF biura rachunkowe będą musiały zmienić umowy >>
Co przedsiębiorcy muszą zrobić już teraz
Brak informacji ze strony MF nie oznacza jednak, że przedsiębiorcy mogą spokojnie czekać.
Jak wyjaśnia Leszek Lewandowicz, podatnicy, a także księgowi, powinni w pierwszej kolejności zapoznać się z nowymi przepisami i starać się zrozumieć czym jest KSeF i jak będzie działać. Następnie należy rozpoznać w firmie kluczowe procesy związane z fakturami (z wystawianiem ale także z odbieraniem faktur) oraz dokonać oceny obecnych systemów księgowych pod względem dostosowania do KSeF.
Czytaj też w LEX: Jak zdobywać klientów z polecenia do biura rachunkowego? >
Również Janina Fornalik zaleca przeprowadzenie szczegółowej analizy biznesowej funkcjonujących w firmie procesów w zakresie wystawiania, odbioru i obiegu faktur. Chodzi o to, by zidentyfikować obszary wymagające zmian i ewentualne ryzyka, takie jak choćby związane z brakiem odpowiednich pól w systemie firmy na wprowadzenie numeru KSeF faktury.
- Innym przykładem praktycznych problemów, którymi trzeba zarządzić, jest procesowanie wysyłki załączników do faktur, których nie będzie można przesyłać razem z fakturą w KSeF, obliczanie terminów płatności, gdyż termin wystawienia faktury będzie determinowany jej skutecznym przesłaniem do KSeF, czy przyporządkowanie faktur zakupowych z jednego zbioru do odpowiednich komórek w ramach firmy, a w szczególności rozliczanie wydatków pracowniczych, gdy pracownik nie otrzyma faktury w sklepie, ponieważ zostanie ona dostarczona poprzez KSeF. Wypracowanie właściwych rozwiązań wymaga wielu dyskusji i spotkań zespołu projektowego, w konsultacji z obszarami biznesowymi, komunikacji z klientami - mówi ekspertka MDDP.
Czytaj w LEX:
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w praktyce – studia przypadku >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
