Czy można skorygować paragon bez NIP nabywcy

Od 2020 r., aby można było wystawić fakturę do paragonu bez NIP dla nabywcy będącego podatnikiem VAT, to paragon powinien zawierać NIP nabywcy będącego podatnikiem. Wyjątkiem są tu usługi taksówkowe. W praktyce mogą wystąpić przypadki, gdy sprzedaż na rzecz nabywcy będącego podatnikiem (np. firmy) zostanie pomyłkowo wcześniej zaewidencjonowana na kasie rejestrującej, bez NIP, zamiast od razu być udokumentowana wyłącznie fakturą. Pojawia się pytanie, czy w takim przypadku sprzedawca może skorygować błędnie wybity paragon poprzez wpis w ewidencji oczywistych omyłek i skorygowanie wystawionego paragonu do zera, a następnie wystawienie dla kontrahenta faktury VAT zawierającej NIP kontrahenta?

Jak postąpić w razie pomyłki

Na wstępie należy wskazać, że przez pamięć fiskalną rozumie się urządzenie trwale zawarte w kasie, zawierające elektroniczny nośnik danych, umożliwiające jednokrotny i niezmienialny zapis danych pod bezpośrednią kontrolą programu pracy kasy, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia, oraz wielokrotny odczyt tych danych (zob. par. 2 pkt 14 rozporządzenia). Ta cecha pamięci fiskalnej powoduje brak możliwości skorygowania zapisów paragonu fiskalnego.

Skoro kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta taka powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić odrębną ewidencję korekt kasowych (zob. par. 3 ust. 3 - 5 rozporządzenia).

W interesującym nas zakresie myśl par. 3 ust. 4 rozporządzenia, w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:

błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego);
krótkiego opisu przyczyny i okoliczności wystąpienia oczywistej pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której wystąpiła oczywista pomyłka, a w przypadku gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon fiskalny w postaci elektronicznej - podanie numeru tego paragonu oraz numeru unikatowego.

Podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (zob. par. 3 ust. 5 rozporządzenia).

W pierwszej kolejności oceny wymaga, czy błąd dotyczący zaewidencjonowania sprzedaży dokonywanej na rzecz nabywcy, będącego VAT przy zastosowaniu kasy rejestrującej zakończony wystawieniem paragonu fiskalnego bez NIP może stanowić oczywistą omyłkę, o której mowa w par. 3 ust. 4 rozporządzenia.

Należy podkreślić, że ewidencja odrębnych korekt kasowych z powodu oczywistych pomyłek dotyczy błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży, tj. wartości sprzedaży brutto i wysokości podatku należnego, co wynika wprost z par. 3 ust. 4 pkt 1 rozporządzenia i wymaga ponownego zaewidencjonowania sprzedaży w prawidłowej wysokości - par. 3 ust. 5 rozporządzenia.

Przedsprzedaż

-15%

Przedsprzedaż

Prawo finansów publicznych i prawo podatkowe [PRZEDSPRZEDAŻ]

Elżbieta Chojna-Duch, Hanna Elżbieta Litwińczuk, Elżbieta Kornberger-Sokołowska

Sprawdź

Cena promocyjna: 84.16 zł

Cena regularna: 99 zł

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 74.26 zł

Czy można skorygować paragon

Kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących). To oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Jednakże zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu). Dotyczy to zarówno kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, jak i kas fiskalnych online.

Przez oczywistą pomyłkę należy rozumieć taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. O oczywistej pomyłce można mówić również w sytuacji, gdy sprzedawca zaewidencjonuje na kasie sprzedaż towarów, której nie było. Za oczywistą pomyłkę należy uznać również przypadek, w którym sprzedawca zamiast zaewidencjonować na kasie stawkę podatku w wysokości np. 8% naliczy stawkę 80 proc., a zatem stawkę, która nie jest przewidziana w obowiązujących przepisach, stawkę nieistniejącą. Wyłącznie pomyłka, która jest łatwa do zauważenia i nie wymaga dodatkowych ustaleń, dokumentów może zostać nazwana oczywistą omyłką.

W analizowanej sytuacji sprzedaż na rzecz podatnika (np. firmy) została błędnie udokumentowana paragonem fiskalnym bez numeru NIP nabywcy, zamiast fakturą. Nie można zatem mówić o wystąpieniu oczywistej omyłki. Oczywistą omyłką dotyczącą numeru NIP nabywcy może być błąd polegający np. na braku jednej cyfry, przestawieniu cyfr bądź pomyłka w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego numeru NIP na paragonie fiskalnym czy zmianą numeru NIP na innego podatnika. Brak numeru NIP nabywcy na paragonie fiskalnym nie stanowi zatem oczywistej omyłki, o której mowa w par. 3 ust. 4 rozporządzenia, która mogłaby być ujęta w ewidencji korekt kasowych z powodu oczywistych pomyłek, o której mowa w par. 3 ust. 3 rozporządzenia. Ewidencja ta dotyczy zatem oczywistych pomyłek, które odnoszą się do wartości i przedmiotu sprzedaży. Nie można przyjąć, że korygowanie numeru NIP poprzez jego „uzupełnienie” (wobec braku tego numeru na paragonie) stanowi „oczywistą omyłkę” w zakresie wartości i przedmiotu sprzedaży, którą można zniwelować poprzez ujęcie w tej ewidencji korekt kasowych i ponowne zewidencjonowanie na kasie rejestrującej, a więc udokumentowanie kolejnym paragonem fiskalnym.

Skoro paragon nie zawierał numeru NIP nabywcy będącego podatnikiem to godnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, sprzedawca nie ma prawa do wystawienia do paragonu bez NIP nabywcy, faktury zawierającej ten NIP (wyjątkiem są tu usługi taksówkowe).

Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (interpretacja indywidualna Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 25 października 2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.572.2024.2.PRM).

Czytaj również: PKPiR trzeba będzie prowadzić elektronicznie - jest projekt

Autor: Marcin Szymankiewicz, doradca podatkowy

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.