Czy ustne polecenie pracodawcy wystarczy dla udowodnienia odbycia podróży służbowej?

Zdarza się, że pracownicy otrzymują od swojego pracodawcy ustne polecenie wyjazdu służbowego. Czy wystarcza to do uznania, że pracownik odbył podrż służbową i jak wygląda kwestia sfinansowania takiego wyjazdu służbowego przez pracodawcę na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osb fizycznych?

Dobrym przykładem dla zilustrowania tej kwestii może być wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z dnia 26 stycznia 2007 r., sygn. akt I SA/Wr 1332/06. W sprawie będącej przedmiotem rozpoznania sądu spółka przeprowadziła program sprzedaży premiowej pod hasłem „Na Mistrzostwa Świata w Korei 2002 r.”. Program ten był skierowany do wszystkich klientów - partnerów spółki, którzy w okresie trwania promocji przekroczyli określony próg zakupów towarów, oferowanych przez spółkę w danej kategorii. Jako nagrodę główną spółka ufundowała zwycięzcom 10-dniowe wyjazdy na Mistrzostwa Świata w Piłce Nożnej organizowane w 2002 r. w Korei. W wyniku realizacji programu sprzedaży premiowej, do Korei pojechało 120 osób, w tym 12 pracowników spółki. Zdaniem organów podatkowych pracownicy ci nie byli związani z realizacją programu. W ocenie organów podatkowych spółka nie przedstawiła żadnych dowodów potwierdzających, że pracownicy uczestniczyli w wyjeździe w ramach pełnionych przez nich obowiązków. Zabrakło pisemnych poleceń wyjazdu służbowego dla pracowników biorących udział w tej imprezie, które potwierdziłyby cel wyjazdu, jak również jego służbowy charakter. Wyjazd 12 pracowników miał nastąpić jedynie na podstawie ustnego polecenia.

W konsekwencji sfinansowania przez pracodawcę wyjazdu i pobytu w Korei podczas Mistrzostw Świata Piłki Nożnej organy podatkowe uznały, że po stronie pracowników powstał przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia zaliczonego do przychodów ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). W rezultacie organy podatkowe orzekły o odpowiedzialności podatkowej płatnika – spółki z tytułu niepobrania w terminie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznej w prawidłowej wysokości.

Spółka niezadowolona z decyzji izby skarbowej złożyła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu. Argumentowała w niej, że wyjazdy pracowników spółki były wyjazdami służbowymi. Wyjazd pracowników do Korei był realizacją polecenia służbowego pracodawcy i był spowodowany, oprócz zapewnienia należytej opieki, obsługi w zakresie kontaktów z tłumaczami i organizatorami wyjazdu, także potrzebą podtrzymywania należytych stosunków handlowych i ich pogłębianiem z klientami – twierdziła spółka. Podróż pracowników była podróżą służbową, nie mogła być zatem nieodpłatnym świadczeniem, jak uznały organy podatkowe.

Sąd uznał skargę podatnika za niezasadną i ją oddalił. W uzasadnieniu wyroku sąd podkreślił, że podstawową zasadą opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest objęcie nim wszelkiego rodzaju dochodów osób fizycznych, z wyjątkiem dochodów zwolnionych na podstawie odpowiednich przepisów (art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Przychodem są wszelkie przysporzenia w majątku podatnika.

Zdaniem sądu, w omawianej sprawie niewątpliwie doszło do przysporzenia majątkowego na rzecz pracowników spółki. Jedyną możliwością zwolnienia takiego przychodu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych była możliwość zakwalifikowania go do kategorii przychodów zwolnionych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT, tj. diet z tytułu podróży służbowych. Sąd podzielił stanowisko organów podatkowych, że powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania, co w omawianej sprawie nie miało miejsca. Takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja).

W żadnym razie fakt odbycia podróży służbowej przez pracowników nie może być ustalany przez organy podatkowe na podstawie ustnego polecenia wyjazdu służbowego – podsumował sąd.

 Reasumując stwierdzić należy, że powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania; takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja). W żadnym razie fakt ten nie może być ustalony przez organy podatkowe na podstawie ustnego polecenia wyjazdu służbowego. Dlatego też sfinansowanie przez pracodawcę wyjazdu za granicę dla pracowników na podstawie ustnego polecenia powoduje, że po stronie pracowników powstaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia, opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych.