Czy odpłatność za samochody służbowe wykorzystywane prywatnie powoduje, że przychód po stronie pracowników nie powstaje?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy PodatkowegoSpółka posiada regulamin przyznawania i użytkowania samochodów służbowych przez pracowników. Dopuszcza on użytkowanie samochodu służbowego przez pracownika na cele prywatne. Spółka zawarła w tym celu z pracownikami umowy cywilnoprawne, które określają wysokość wynagrodzenia należnego pracodawcy za to, że udostępnia pracownikowi samochód w celach prywatnych. Opłaty są następujące: 250 zł brutto (w tym VAT) miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3 i 400 zł miesięcznie brutto (w tym VAT) dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3 - bez względu na ilość przejechanych kilometrów. Od 2015 r. do ustawy o PIT wchodzi zapis o ryczałcie od prywatnego użytku aut służbowych w celach prywatnych.Czy w przypadku pozostawienia dotychczasowych regulacji wewnętrznych bez zmian na 2015 r. spółka nie będzie zobowiązana do dodatkowego opodatkowania pracowników?Czy dokonując oceny pod kątem wymagań nowej ustawy możemy stwierdzić, że opłata pobierana przez spółkę obecnie odpowiada poziomowi ryczałtu w 2015 r. i w związku z tym żadne dodatkowe działania ze strony spółki nie są wymagane, aby wypełnić wymagania nowych przepisów?Chodzi o fakt, że opłata pobierana od pracownika to 400 zł lub 250 zł brutto - (z podatkiem VAT).Czy powinna to być kwota 400 zł i 250 zł netto, aby opłata odpowiadała wymaganiom nowej ustawy i nie trzeba było doliczać pracownikowi podatku?

Odpowiedź:

Skoro kwoty płacone przez pracowników odpowiadają wartościom przychodów zryczałtowanych definiowanych przez prawodawcę to od 2015 r. pracownicy nie uzyskują przychodu.

Uzasadnienie:

Od 1 stycznia 2015 zmodyfikowana jest treść art. 12 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f. Na podstawie nowo dodanego ust. 2a, pracownik, który korzysta z samochodu służbowego na potrzeby prywatne uzyskuje przychód podatkowy w kwocie, odpowiednio:
- 250 zł miesięczne jeżeli pojemność silnika samochodu nie przekroczy 1600 cm3,
- 400 zł miesięcznie gdy będzie korzystał z samochodu o pojemności wyższej niż 1600 cm3.
Dodatkowo prawodawca zastrzegł, że w przypadku gdy pracownik korzysta z pojazdu częściowo odpłatnie przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością przychodu z nieodpłatnego świadczenia a kwotą płaconą przez pracownika. To oznacza, że skoro kwoty płacone przez pracowników odpowiadają wartościom przychodów zryczałtowanych definiowanych przez prawodawcę to od 2015 r. pracownicy nie uzyskują przychodu.
Należy wskazać, że prawodawca nie precyzuje czy "wykorzystywanie" pojazdu obejmuje koszty paliwa zużywanego na potrzeby prywatne pracownika.
Tak jak zostało wskazane powyżej, prawodawca nie precyzuje co oznacza pojęcie "wykorzystywane", tzn. czy obejmuje koszty paliwa. Biorąc jednak pod uwagę to, że cena najmu samochodu nie obejmuje paliwa zużywanego do takiego pojazdu, jak również ze względu na to, że większość pracodawców nie godzi się na to by pracownik w nieograniczony sposób korzystał z paliwa nabywanego przez pracodawcę na potrzeby prywatne, moim zdaniem należy przyjąć, że pojęcie "wykorzystywanie" nie obejmuje paliwa.
Tak długo, jak długo zapłacona pracodawcy przez pracownika kwota przekracza przychód zdefiniowany w art. 12 u.p.d.o.f. (z uwzględnieniem zasad wyznaczania przychodu z tytułu wykorzystania pojazdu tylko w niektórych dniach: 1/30 kwoty z art. 12 ust. 2a u.p.d.o.f. za każdy dzień wykorzystywania) pracownikowi nie rozpoznaje się przychodu podatkowego i nie potrąca podatku.
Jeżeli pracodawca finansuje również paliwo zużywane przez pracownika na potrzeby jazd prywatnych, wówczas doliczenie jego wartości do przychodu może być dokonywane na podstawie tego samego tytułu co przychód rozpoznawany w związku z wykorzystywaniem pojazdu (powinno z niego to wynikać); pamiętać trzeba, że jeżeli podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT przy nabyciu paliwa (np. dla samochodów N1 a od lipca 2015 r. również do samochodów osobowych) to jego zużycie na potrzeby osobiste pracownika podlega opodatkowaniu VAT i musi być zarejestrowane w kasie fiskalnej (pomimo, że dotyczy pracownika).
Jeżeli pracownicy mają doliczaną do przychodów odpowiednio 250/400 zł i samodzielnie płacą za paliwo wykorzystywane na potrzeby prywatne to absolutnie nie istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (oczywiście automatycznie przyjąłem, że samochody nie były zgłoszone VAT-26).
Jeżeli pracownik płaci pracodawcy za korzystanie z samochodu służbowego na potrzeby prywatne (nie chodzi o paliwo a o zapłatę za wykorzystywanie pojazdu), to w przypadku gdy zapłata nie jest niższa niż 250/400 zł a przy wykorzystaniu przez część miesiąca nie jest niższa niż wynik działania: ilość dni korzystania x 1/30 z 250 lub 400 zł. pracownik nie uzyskuje żadnego przychodu, który byłby rozliczany w PIT i ZUS. Jednym słowem, jeżeli pracownik korzysta z samochodu przez część miesiąca wynagrodzenie może być odpowiednio niższe niż 250/400 zł i nie rodzi to dodatkowych obciążeń w PIT i ZUS.

Radosław Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego

Odpowiedzi udzielono 13 lutego 2015 r.