Czy w sytuacji gdy program finansowy nie przewiduje daty dokonania operacji gospodarczej, księgowanie bez tej daty będzie zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości?
Z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) wynika konieczność wprowadzania do ksiąg rachunkowych zapisów księgowych w określony sposób - w tym także określono, jakie daty należy wprowadzać do ksiąg rachunkowych.
Z art. 23 ust. 2 u.o.r. wynika, że zapis księgowy powinien zawierać co najmniej:
- datę dokonania operacji gospodarczej,
- określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz także jego datę, jeżeli data ta różni się od daty dokonania operacji,
- zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
- kwotę i datę zapisu,
- oznaczenie kont, których dotyczy.
Zapis księgowy wprowadzany do ksiąg rachunkowych może, zatem posiadać nawet trzy daty związane z konkretną operacją gospodarczą. Są to:
- data operacji gospodarczej - i według tej daty ujmuje się to zdarzenie do okresu sprawozdawczego, w którym wystąpiło to zdarzenie np. data operacji gospodarczej to data sprzedaży - 5 marca 2009 r.,
- data dowodu księgowego, jeżeli różni się ona od daty dokonania tej operacji, - np. data wystawienia dowodu - faktury VAT - dokumentującego dokonanie operacji gospodarczej w dniu 5 marca 2009 - 12 marca 2009 r. oraz
- data zapisu księgowego - otrzymaną fakturę VAT wprowadzono do ksiąg rachunkowych w dniu 30 marca 2009 r.
Jeśli jednostka stosuje komputerową ewidencję zapisów księgowych to program komputerowy służący do tego celu musi spełniać warunki przewidziane u.o.r. także w zakresie elementów zapisu księgowego. Stosowanie programu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, którego funkcjonalność nie realizuje przepisów ustawy niezgodny naraża jednostkę na zarzut uznania ksiąg rachunkowych za błędne, nierzetelne i niesprawdzalne.
Uwagi:
Z treści pytania wynika, że stosowany w jednostce program komputerowy obsługuje tylko jedną datę, a musi obsługiwać trzy daty. Jeśli w żaden sposób nie można wprowadzić do zapisu księgowego wszystkich trzech dat, jednostka powinna zaprzestać stosowania programu komputerowego nie spełniającego przepisów u.o.r.. Jeśli wymagane daty można wprowadzić np. w polu opis można stwierdzić, że program jest zgodny z u.o.r., gdyż u.o.r. nie stanowi o sposobie wprowadzania tych dat. Trzeba jednak pamiętać, że według art. 14 ust. 1 u.o.r. zdarzenia jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym muszą zostać chronologicznie - według daty zapisu - ujęte w dzienniku, czyli program księgowy musi w odpowiedni sposób przetwarzać datę zapisu dowodu księgowego - co będzie raczej niemożliwe, jeśli ta data będzie wprowadzona w polu dotyczącym opisu.