Zamawiający – a więc podmioty dysponujące środkami publicznymi – nie mogą wyłaniać wykonawców, którzy będą realizować na ich rzecz różnego rodzaju dostawy, usługi czy roboty budowlane abstrahując od formalnych uwarunkowań rządzących poszukiwanie wykonawców. Oczywiście nie zawsze są one mocno sformalizowane, jednak przeważnie wymagają zastosowania określonej procedury. Na gruncie prawa zamówień publicznych może uprościć te formalności sięgając po umowę ramową. Czym ona jest?

Czytaj też: Lepiej od razu przyznać się do błędu, niż zostać wykluczonym z postępowania

Umowa ramowa – co to jest?

Zgodnie z art. 7 pkt 26 prawa zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320) umowa ramowa stanowi umowę zawartą między zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości. Dlatego dla zamawiającego umowa ramowa jest bardzo wygodnym rozwiązaniem, pozwalającym ogólnie zabezpieczyć realizację jego potrzeb, ale bez nakładania na siebie wiążących zobowiązań. Te pojawiają się wówczas, gdy zamawiający zdecyduje się zawrzeć „szczegółową” umowę, do czego jednak nie jest zobowiązany.

Jak słusznie zauważyła KIO w wyroku z  22 lutego 2022 roku (sygn. akt 330/22, LEX nr 3367836) wykonawcy, przystępując do umowy ramowej, podejmują ryzyko gospodarcze wynikające z konieczności pozostawania w gotowości do świadczenia zamówienia na warunkach określonych w zawartej przez obie strony umowie ramowej. W praktyce chodzi tu zwłaszcza o cenę, która jest ustalona z góry w umowie ramowej, a nie przed realizacją jednostkowego zamówienia. Ustawodawca nie dopuszcza, aby udzielając zamówienia zamawiający dokonywał istotnych zmian warunków zamówienia zdefiniowanych w umowie ramowej (art. 312 ust. 2).

Czytaj w LEX: Umowa ramowa w europejskim prawie zamówień publicznych – orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości oraz sądów skandynawskich jako wytyczne dla polskiej praktyki >

 

Cena promocyjna: 179.1 zł

|

Cena regularna: 199 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 149.25 zł


Nie bez formalności

Umowa ramowa nigdy nie może służyć ograniczaniu konkurencji (art. 311 ust. 4). Ryzyko w tym zakresie pojawia się zarówno wraz z wyborem tego sposobu udzielania zamówień, jak i np. przekroczenia limitu zamówień wskazanego w umowie ramowej czy w ogóle niepodania takiego limitu przez zamawiającego. Ponadto tego rodzaju umowy nie powinny być zawierane na okres dłuższy niż cztery lata. Przekroczenie tego terminu dopuszczalne jest jedynie ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego (art. 311 ust. 3). Warto podkreślić, że wartością takiej umowy jest łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w okresie obowiązywania umowy ramowej (art. 32 ust. 2). Jest to oczywiście kwestia decydująca o tym, jaki tryb należy zastosować przed podpisaniem umowy ramowej.

Sprawdź w LEX: Czy zawierając umowę wykonawczą w ramach umowy ramowej, zamawiający musi czekać 5 lub 10 dni na ewentualne wniesienie odwołania na wybór oferty wykonawczej? >

Tryb postępowania przy umowie ramowej

Aby zawrzeć umowę ramową zamawiający musi przeprowadzić postępowanie. W przypadku gdy wartość zamówienia klasycznego jest równa lub przekracza progi unijne do umów ramowych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące trybu przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego lub partnerstwa innowacyjnego. Natomiast do umów ramowych o wartości poniżej progów unijnych w sposób odpowiedni stosuje się przepisy odnoszące się do trybu podstawowego lub partnerstwa innowacyjnego.

Dalsze postępowanie zależy od tego, ilu potencjalnych wykonawców poszczególnych zamówień zostało wyłonionych. Natomiast bez względu na to, zasadą jest, że wykonawca może zostać wyłoniony spośród stron umowy ramowej (art. 312 ust. 1). Jeżeli została ona zawarta tylko z jednym wykonawcą, zamawiający – jeżeli podejmie taką decyzję – udziela mu zamówienia stosując warunki z umowy ramowej (art. 313 ust. 1). Jeżeli natomiast potencjalnych wykonawców jest więcej, dodatkowe postępowanie jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy w samej umowie ramowej określono wszystkie warunki wykonania robót budowlanych, usług lub dostaw, oraz warunki wyboru wykonawców, którzy wykonają zamówienie (art. 314 ust. 1 pkt 1). Dlatego w praktyce im bardziej szczegółowa umowa ramowa, tym lepiej – zwłaszcza dla zamawiającego, który dzięki temu jest w stanie oszczędzić sporo czasu i zasobów niezbędnych do wyłonienia wykonawcy.