Sezon urlopowy sprzyja popełnianiu błędów, także przez wykonawców przy składaniu ofert. Niektóre omyłki wydają się oczywiste, inne mniej. Dla tych pierwszych ustawa z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako: p.z.p.) przewiduje stosunkowo prosty sposób poprawy. I choć prostowanie oczywistych omyłek jest z pozoru nieskomplikowane, to wciąż stwarza problemy. Stanowi też spory odsetek spraw trafiających do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Nierzadko wykonawcy, mimo wykrytego błędu, mają szansę na skuteczną obronę swojej oferty.
Czytaj też: Awaria platformy zamówieniowej grozi odwołaniem przetargu
KIO na ratunek
To, co wydaje się startującemu w przetargu wykonawcy omyłką oczywistą, dla konkurentów może stanowić szansę na wygranie skazanego już na przegraną postępowania. Zgubna dla wykonawcy może okazać się zarówno rutyna, jak i brak doświadczenia, a nawet niestaranne przekopiowanie kilku liter i cyfr. Czasem jednak z opresji udaje się wybrnąć.
Przykładem może być rozprawa przed KIO z 23 maja 2024 r. (sygn. akt 1497/24). Zamawiający jednoznacznie narzucił w specyfikacji sztywny termin wykonania inwestycji - w ciągu 240 dni i zastrzegł bardzo wyraźnie, że odrzuci ofertę każdego wykonawcy, który zaproponuje dłuższy. Było to drugie postępowanie na tę inwestycję, w poprzednim termin wykonania wynosił 270 dni, a nie zostało ono rozstrzygnięte z powodu braku środków finansowych.
Gdy pieniądze się pojawiły, zamawiający ogłosił nowy przetarg, przygotował formularz z nowym terminem, jednak wykonawca, by uprościć sobie wypełnianie (specyfikacja była jednym olbrzymim plikiem) – przesłał zaktualizowany dokument z 270-dniowym terminem. Zamawiający ofertę odrzucił, choć była najkorzystniejsza i wybrał innego wykonawcę.
- KIO uznała, że decyzja zamawiającego była pochopna. Niedostatecznie rozważył on okoliczności podania takiego terminu. Zwłaszcza, że jeszcze przed rozstrzygnięciem przetargu wykonawca sam zauważył swój błąd i poinformował o tym zamawiającego – relacjonuje Artur Wawryło, prawnik prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych.
I tłumaczy, ze izba uznała, że był to zwykły ludzki błąd, brak zachowania należytej staranności przy wysyłaniu formularza ofertowego. Zwłaszcza że w oświadczeniu woli zawartym w ofercie, wykonawca wyraźnie oświadczył, iż przyjmuje wszystkie warunki zamawiającego, zgodnie z wzorem umowy. A we wzorze zawarty był 240-dniowy termin. Jak wyjaśniła KIO, sprzeczność zamawiający powinien (mógł) wyjaśnić, pytając wykonawcę o rozbieżność w terminach. Bowiem omyłką jest nie tylko taka, która wynika z treści formularza ofertowego, ale również taka, którą można zidentyfikować na podstawie porównania pozostałych dokumentów stanowiących treść oferty. Dlatego jedynym wytłumaczeniem w tym przypadku była niezamierzona omyłka wykonawcy.
Zobacz też linię orzeczniczą: Wskazanie przez wykonawcę błędnej stawki podatku VAT w ofercie >
Izba nakazała unieważnienie wyboru wykonawcy, wpisanie w odpowiednim miejscu oferty cyfry 240 zamiast 270 i uzgodnienie tego punktu z wzorem umowy. W tym celu został wyznaczony termin na uzgodnienie umowy.
Ekspert zastrzega jednak, że spotkał się też z przeciwnym wyrokiem KIO w podobnej kwestii. Wówczas izba uznała, że skoro termin był kluczowy, to nie jest to omyłka oczywista i nie można tego poprawić.
Czytaj też w LEX: Poprawianie omyłek w ofertach wykonawców >
Definicji nie ma, ale...
Definicja oczywistej omyłki nie istnieje, natomiast sądy zdroworozsądkowo uważają, że oczywistą omyłkę pisarską, rachunkową czy jakąś inną powinno być widać na pierwszy rzut oka.
- Wiadomo, jak ma być, a napisane jest inaczej. Da się ją poprawić zgodnie z pewną logiką, zdrowym rozsądkiem na jeden sposób, przepisy zakazują negocjacji zmian treści oferty – mówi dr hab. Włodzimierz Dzierżanowski, prokurent w Grupie Doradczej Sienna, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych.
I doprecyzowuje, że jeśli coś można poprawić, to już o oczywistej omyłce nie ma mowy. Ekspert podaje następujący przykład: zamawiający w sporym zamówieniu na roboty budowlane zażądał, by wskazać dla różnych obiektów roboty związane z infrastrukturą wodną – studnie, kanały, infrastrukturę. Trzeba było też podać rodzaj rodzaj betonu, który będzie używany przy poszczególnych obiektach. Wykonawca przy wszystkich studniach wskazał taki sam, a przy jednej inny. Tymczasem zamawiający w specyfikacji wpisał, że przy jednym typie obiektów ma być taki sam beton. Dlatego zamawiający uznał omyłkę za oczywistą, bo ten symbol betonu pojawił się tylko w jednym miejscu. Postąpił prawidłowo.
Zobacz linie orzecznicze w LEX:
Dopuszczalność omyłki w ofercie w zakresie terminu oferowanej gwarancji >
Włodzimierz Dzierżanowski zwraca jednak uwagę, że zanim ktoś przystąpi do prostowania omyłki, musi się upewnić, czy z taką ma do czynienia, czy wykonawca nie zrobił tego specjalnie. Możliwość taką daje art. 223 ust. 1 p.z.p., który mówi że w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców m.in. wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest natomiast prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty. W sytuacji gdy wykonawca zauważy swoją omyłkę, powinien to zgłosić zamawiającemu, a zamawiający, jeśli uzna, że ma do czynienia z oczywistą – sam ją poprawia. Dopiero jak tego nie zrobi, pozostaje droga odwoławcza i ewentualnie sądowa.
Zobacz też linię orzeczniczą: Korygowanie kosztorysów ofertowych >
Skąd tyle błędów
- Wielu oczywistym omyłkom sprzyjają wakacje - ktoś spieszy się przed urlopem i nie wszystko sprawdzi, albo zostawi dokończenie wypełniania dokumentacji osobie, która go zastępuje i nie bardzo zna się na rzeczy – mówi Włodzimierz Dzierżanowski.
Jakie oczywiste błędy zdarzają się najczęściej? Przykładowo dotyczące numerów katalogowych przy przetargach na tonery, które mają długie kody cyfrowe; na dostawy sprzętu informatycznego albo podczas podawania kodów produktowych na artykuły biurowe, gdzie łatwo jest przestawić cyfrę czy literę. Pojawiają się nawet przy dość powszechnym przeklejaniu numerów, bo zabraknie pierwszej czy ostatniej cyfry. Albo dwa razy wklejony zostanie ten sam kod, zamiast innego.
Artur Wawryło wspomina też o omyłce polegającej na dwukrotnym ubruttowieniu oferty netto. A także takiej, w której w opisie warstwy izolującej uciekło jedno zero (ale w kosztorysie była ich prawidłowa liczba). W takich przypadkach KIO często uznawała, że doszło do oczywistej omyłki pisarskiej, względnie innej nieistotnej, o której mowa w art. 223 ust 2 pkt 3 p.z.p. Zwłaszcza, jeśli wynikało to z innej części oferty. - Skoro jest sprzeczność, trzeba to wyjaśnić – mówi prawnik.
Zobacz też wzór dokumentu w LEX: Zawiadomienie przez zamawiającego o poprawieniu oczywistych omyłek rachunkowych >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
