Decyzja 2018/1409 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2016

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1409

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2016 wraz z odpowiedzią Agencji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2016 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 20 lutego 2018 r. w sprawie udzielenia Agencji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2016 (05941/2018 - C8-0088/2018),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1077/2011 z dnia 25 października 2011 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości ⁴ , w szczególności jego art. 33,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0111/2018),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2016;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2018/1410

z dnia 18 kwietnia 2018 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2016

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2016,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0111/2018),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

B. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ⁶  ostateczny budżet Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (zwanej dalej "Agencją") na rok 2016 wyniósł 82 267 949 EUR, co stanowi wzrost o 21,77 % w porównaniu z rokiem 2015, wynikający z nowej procedury udzielania zamówień w przypadku wizowego systemu informacyjnego oraz systemu porównywania danych biometrycznych; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi głównie z budżetu Unii;

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2016 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za lata 2013 i 2015

1. z zaniepokojeniem odnotowuje liczbę nierozstrzygniętych kwestii oraz bieżących środków naprawczych podjętych w odpowiedzi na uwagi Trybunału z 2013 i 2015 r. i związanych z umową ramową o udzielanie zamówień na usługi oraz relacjami między Agencją a państwami stowarzyszonymi w ramach Schengen; wzywa Agencję do niezwłocznego podjęcia działań naprawczych;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości operacji

2. potępia fakt, że Agencja otrzymała i zaakceptowała dostawy o wartości 2 800 000 EUR bez wcześniejszego zaciągnięcia zobowiązań budżetowych i prawnych (podpisania umów); zauważa, że zobowiązania prawne ustanowiono z mocą wsteczną w celu uregulowania zakupów; zauważa ponadto, że według Agencji zakupów dokonano w ten sposób, aby poradzić sobie z pilnymi wymogami operacyjnymi, a także w odpowiedzi na szybko rosnące potrzeby państw członkowskich w zakresie przechowywania danych; apeluje do Agencji o znaczne usprawnienie planowania i wykonywania budżetu; jest zdania, że rosnące potrzeby państw członkowskich w zakresie przechowywania danych Agencja mogła przewidzieć; jest zdania, że unijne przepisy dotyczące zamówień publicznych dopuszczają tryb pilny, a co za tym idzie, podpisywanie umów z mocą wsteczną w sprawie pilnych zakupów jest niezgodne z prawem Unii;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2016 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 97,9 % oraz że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 97,6 %;

4. zauważa, że w czerwcu 2015 r. Agencja podpisała umowę o budowę siedziby w Strasburgu na kwotę 21 500 000 EUR; zauważa ponadto, że jako główną metodę płatności uzgodniono płatności ratalne; zauważa z zaniepokojeniem, że w lipcu 2015 r. Agencja zmieniła umowę, wybierając zaliczki jako podstawową metodę płatności, by w ten sposób zwiększyć wykorzystanie budżetu; wyraża głębokie zaniepokojenie faktem, że do listopada 2016 r. Agencja wypłaciła pełną kwotę umowy, mimo że ukończono mniej niż połowę prac; zauważa, że według odpowiedzi Agencji płatności zaliczkowe były powiązane z odpowiednim zabezpieczeniem finansowym i zabezpieczeniem należytego wykonania umowy w wysokości 5 %; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wykonaniu tej umowy;

Zobowiązania i przeniesienia

5. stwierdza, że według sprawozdania Trybunału kwota środków przeniesionych w tytule II (wydatki administracyjne) wyniosła 5 000 000 EUR, czyli 63 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania (podczas gdy w 2015 r. było to 9 000 000 EUR, czyli 50 %); przypomina, że przeniesienia były głównie związane z utrzymaniem budynków i usługami doradczymi, które miały zostać zrealizowane w 2017 r.;

6. zauważa, że według odpowiedzi Agencji przeniesienia środków na potrzeby tytułu I i II są ciągle poddawane przeglądowi i planowane z zamiarem ich ograniczania na przestrzeni czasu do ścisłego i koniecznego minimum oraz że z 19,5 mln EUR środków niezróżnicowanych przeniesionych na 2016 r. tylko 474 000 EUR zostało anulowanych, co stanowi 2,42 %;

7. odnotowuje, że przeniesienia często mogą być w części lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Agencję z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Zamówienia publiczne i polityka kadrowa

8. zauważa z niepokojem, że Trybunał odnotował zamówienia, w przypadku których Agencja nie sprawdziła, czy chodzi o najbardziej opłacalne rozwiązanie, gdyż nie sprawdziła, czy wykonawca umowy ramowej znalazł najkorzystniejszą cenę; apeluje do Agencji o poważne potraktowanie zasady oszczędności i opłacalności i podjęcie wszelkich niezbędnych środków, aby sytuacja ta nie powtórzyła się w przyszłości;

9. stwierdza, że w maju 2016 r. Agencja podpisała umowę ramową z konsorcjum na kwotę 194 000 000 EUR w sprawie dalszego rozwoju i utrzymania wizowego systemu informacyjnego (VIS) oraz systemu porównywania danych biometrycznych (BMS) przez okres maksymalnie sześciu lat; zauważa, że zamówienia tego udzielono w drodze procedury udzielania zamówień publicznych; zauważa również, że jednym z głównych warunków przystąpienia do przetargu było posiadanie komercyjnego dostępu do technologii BMS; wyraża obawy co do potencjalnego zagrożenia konkurencyjności procedury; zauważa, że według odpowiedzi Agencji zakup stałych licencji wiąże się z ich późniejszym utrzymaniem i w dłuższej perspektywie pozwolił na znaczne oszczędności, szacowane na 402 243,22 EUR w okresie czterech lat; zwraca uwagę, że w art. I.19.1 specjalnych warunków umowy ramowej mowa o najbardziej uprzywilejowanym kliencie, co w jeszcze większym stopniu chroni interesy finansowe Agencji przy zamawianiu sprzętu lub oprogramowania od wykonawcy;

10. zauważa na podstawie planu zatrudnienia Agencji, że na dzień 31 grudnia 2016 r. obsadzonych było 114 stanowisk (z 118 stanowisk zatwierdzonych w ramach budżetu Unii) w porównaniu ze 117 w 2015 r.; zauważa, że Agencja zatrudniała ponadto 26 pracowników kontraktowych, 47 pracowników tymczasowych i 6 oddelegowanych ekspertów krajowych;

11. wyraża zaniepokojenie z powodu rosnącego ryzyka operacyjnego grożącego funkcjonowaniu Agencji i związanego z brakami kadrowymi w Agencji, gdzie przy ciągłym wzroście powierzanych zadań nastąpiło jednoczesne obniżenie poziomu zatrudnienia w odpowiedzi na wymóg redukcji personelu o 5 %; zauważa, że w Agencji istnieje szereg funkcji, które albo cierpią na braki kadrowe, albo nie mają zapewnionej ciągłości działania (tylko jeden pracownik wykonuje zadania i posiada wiedzę operacyjną); zauważa z zaniepokojeniem, że ograniczenie liczby pracowników i outsourcing prac zwiększa ryzyko efektu "drzwi obrotowych" i wycieków informacji; zauważa z zadowoleniem, że Agencja opublikowała w swoim kodeksie etycznego zachowania i postępowania ogólne zasady dotyczące obowiązków po opuszczeniu służby;

12. zauważa, że Agencja jest w coraz większym stopniu uzależniona od personelu zewnętrznego, którego zatrudnienie jest często droższe niż personelu wewnętrznego i nieodłącznie może wiązać się z ryzykiem dotyczącym utrzymania wiedzy i zdolności w Agencji oraz stabilności jej działań;

13. z zadowoleniem przyjmuje strategię Agencji w zakresie zatrzymywania pracowników, wdrażaną przez zarząd, która to strategia przewiduje, że pracownicy zatrudnieni na czas określony pod koniec okresu obowiązywania pierwszej umowy o pracę mogą otrzymać umowę na czas nieokreślony, dzięki czemu Agencja może zatrzymać w swoich strukturach pracowników posiadających wiedzę i kwalifikacje o kluczowym znaczeniu;

14. odnotowuje z zaniepokojeniem brak równowagi płci w obsadzeniu stanowisk na dzień 31 grudnia 2016 r., kiedy to stosunek kobiet do mężczyzn wynosił 28 % do 72 %; ubolewa, że jeszcze większy brak równowagi występuje w składzie zarządu, gdzie stosunek kobiet do mężczyzn wynosi 11 % do 89 %; wzywa Agencję, aby zwracała większą uwagę na równowagę płci wśród swoich pracowników;

15. ubolewa, że nie podjęto szczególnych działań w celu wyeliminowania braku równowagi płci wśród członków zarządu Agencji; wzywa państwa członkowskie do zapewnienia równowagi płci przy nominowaniu członków zarządu Agencji i ich zastępców; wzywa Agencję, by aktywnie przypominała państwom członkowskim o znaczeniu równowagi płci;

16. z zadowoleniem odnotowuje fakt, że w 2016 r. do Agencji nie wpłynęły skargi, nie wszczęto procesów ani nie zgłoszono przypadków związanych z zatrudnianiem lub zwalnianiem personelu;

17. zauważa, że w 2016 r. pracownicy Agencji przebywali na zwolnieniu chorobowym średnio 10,7 dnia; odnotowuje, że według odpowiedzi Agencji liczba dni spędzonych w 2016 r. na zajęciach poświęconych poprawie dobrostanu przypadających na jednego pracownika wyniosła od dwóch do trzech; zauważa, że Agencja zorganizowała szereg zajęć integracyjnych, przy czym więcej dni przypadało na pracowników operacyjnych, a mniej na pracowników administracyjnych; wzywa Agencję, aby zasięgnęła opinii służby medycznej w sprawie sposobów ograniczenia nieobecności związanych ze zwolnieniami chorobowymi;

18. zauważa, że w 2015 r. Agencja przyjęła politykę w zakresie ochrony godności osoby i zapobiegania nękaniu psychicznemu i molestowaniu seksualnemu i że informacje o przepisach wykonawczych stanowią część programu wprowadzającego dla nowych pracowników; zauważa, że dział Agencji ds. zasobów ludzkich i szkoleń udziela pracownikom odpowiedzi i informacji na ten temat; odnotowuje, że w 2016 r. zostały złożone dwie skargi, sprawy zbadano, zakończono i wydano zalecenia, nie wszczęto natomiast żadnego postępowania sądowego;

19. zauważa, że Agencja nie posiada żadnych pojazdów służbowych;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość i demokracja

20. stwierdza, że w dniu 23 maja 2016 r. komitet zarządzający Agencji zatwierdził jej wytyczne w zakresie informowania o nieprawidłowościach i że Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) pozytywnie zaopiniował dokument; zauważa jednak, że nie spotkał się on z aprobatą Dyrekcji Generalnej Komisji ds. Zasobów Ludzkich, która poinformowała Agencję, że Komisja pracuje nad nowymi wytycznymi; odnotowuje z zadowoleniem, że w międzyczasie Agencja opublikowała ogólne zasady dotyczące informowania o nieprawidłowościach w kodeksie postępowania zamieszczonym na jej stronie internetowej; ponownie podkreśla, że przejrzystość ma kluczowe znaczenie dla nawiązania i utrzymania opartej na zaufaniu relacji między obywatelami a Unią i jej instytucjami;

21. zauważa, że wszyscy członkowie zarządu są zobowiązani co roku pisemnie przedstawiać publiczne deklaracje o braku konfliktu interesów, które są publikowane na stronie internetowej Agencji; zauważa, że publikowane i aktualizowane są również życiorysy dyrektora wykonawczego i przewodniczącego zarządu; zauważa, że Agencja przygotowuje nowe przepisy dotyczące zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi; ubolewa, że członkowie zarządu i grupy doradczej opublikowali deklaracje "braku konfliktu interesów", a nie deklaracje interesów, gdyż to nie członkowie powinni deklarować brak konfliktu interesów, tylko strony trzecie powinny dokonywać niezależnej weryfikacji deklaracji interesów; wzywa członków zarządu i grupy doradczej do opublikowania deklaracji interesów wymieniających członkostwo we wszelkich innych organizacjach; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o tej kwestii do końca lipca 2018 r.;

22. zwraca uwagę, że pierwsze roczne sprawozdanie monitorujące z wdrażania strategii Agencji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych (kwiecień 2016 r.) wykazało niski poziom wykonania bliski 60 %, natomiast kolejne sprawozdanie monitorujące (listopad 2017 r.) wskazywało na wykonanie ilościowe na poziomie co najmniej 80 %; zwraca uwagę na poczynione w tym względzie postępy; wzywa Agencję, by stale usprawniała proces wdrażania strategii zwalczania nadużyć finansowych;

23. z zadowoleniem zauważa, że Agencja przygotowuje przegląd strategii zwalczania nadużyć finansowych; wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o przyjęciu i wdrożeniu nowych przepisów;

24. odnotowuje, że Agencja poinformowała Parlament, iż nie ma kontaktu z lobbystami;

25. odnotowuje, że w 2016 r. Agencja otrzymała jedenaście wniosków o dostęp do dokumentów i że w dziewięciu przypadkach udzieliła pełnego dostępu, a w dwóch przypadkach odmówiła dostępu ze względu na ochronę interesów handlowych oraz ochronę dla celów inspekcji, dochodzeń i kontroli; oczekuje, że podejmując decyzję o ograniczeniu dostępu do dokumentów ze względu na ochronę interesów handlowych, Agencja z powagą potraktuje również interesy obywateli i zobowiązanie Unii do większej przejrzystości, uwzględniając wszelkie mające zastosowanie przepisy i regulacje;

26. zauważa, że w jednym z przypadków odmowy dostępu do dokumentów sprawa została przekazana Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich, który zbadał ją między końcem 2016 r. a początkiem 2017 r. i zakończył w marcu 2017 r., sporządzając sprawozdanie podpisane w dniu 3 marca 2017 r.; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o decyzji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, a w stosownym przypadku, o dalszym postępowaniu;

Główne osiągnięcia

27. z zadowoleniem przyjmuje trzy główne osiągnięcia wskazane przez Agencję w 2016 r., a mianowicie:

- wdrożenie systemu zarządzania jakością w organizacji,

- zapewnienie stabilnego i ciągłego działania powierzonych jej systemów, a jednocześnie udzielanie Komisji szerokiego wsparcia w przygotowywaniu szeregu kluczowych wniosków ustawodawczych,

- odegranie kluczowej roli we wszystkich przedsięwzięciach związanych z interoperacyjnością między systemami informatycznymi w dziedzinie sprawiedliwości i spraw wewnętrznych oraz wniesienie istotnego wkładu we wspieranie i ułatwianie pracy grupy ekspertów wysokiego szczebla ds. systemów informacyjnych i interoperacyjności kierowanej przez Komisję;

28. odnotowuje, że według sprawozdania Trybunału w okresie od marca do grudnia 2015 r. przeprowadzono w imieniu Komisji zewnętrzną ocenę Agencji, a jej wyniki przedstawiono w marcu 2016 r.; zauważa, że w wyniku oceny stwierdzono, iż Agencja wnosi wkład w zarządzanie operacyjne wielkoskalowymi systemami informatycznymi w przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości i należycie wypełnia swoje obowiązki; zauważa ponadto, że w celu dalszego usprawnienia zarządzania operacyjnego oceniający sformułowali 64 zalecenia, z których 7 uznano za kluczowe, a 11 za bardzo ważne; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja opracowała plan mający na celu wdrożenie zaleceń i że jest on właśnie realizowany; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o realizacji tego planu;

29. z zadowoleniem przyjmuje nieprzerwaną współpracę Agencji z innymi agencjami działającymi w dziedzinie sprawiedliwości i spraw wewnętrznych; zauważa, że według rocznego sprawozdania sieci agencji unijnych w 2016 r. Agencja była zaangażowana w większą liczbę wspólnych działań z innymi agencjami niż w którymkolwiek z poprzednich lat;

30. zauważa, że 2016 był dla Agencji najbardziej intensywnym i wymagającym rokiem od czasu jej ustanowienia i że mimo to Agencja uzyskała dobre wyniki i w pełni zrealizowała swój roczny program prac, prowadząc zgodnie z planem prawie wszystkie swoje działania i realizując swoje cele operacyjne; zauważa ponadto, że w ciągu roku wykonano szereg zadań dodatkowych;

Audyt wewnętrzny

31. odnotowuje, że według sprawozdania Trybunału w sprawozdaniu z audytu z lipca 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że zasadniczo forma i praktyczne wdrażanie procesów umożliwiają Agencji obsługiwanie systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji, wizowego systemu informacyjnego i europejskiego zautomatyzowanego systemu identyfikacji odcisków palców (Eurodac) w sposób pozwalający na ciągłą i nieprzerwaną wymianę danych między stosującymi je organami krajowymi; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że według zewnętrznej oceny przeprowadzonej na zlecenie Komisji Agencja działa sprawnie i skutecznie wykonuje swoje zadania; zauważa ponadto, że Służba Audytu Wewnętrznego uznała, że można jeszcze usprawnić wydajność procesów związanych z zarządzaniem konfiguracją, zarządzaniem zmianą, zarządzaniem wersjami i testami, zarządzaniem problemami oraz zarządzaniem usługami i incydentami; zauważa, że Agencja i Służba Audytu Wewnętrznego uzgodniły plan dotyczący działań naprawczych; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o realizacji tego planu;

32. zauważa, że w 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła dwie kontrole wiarygodności, z których jedna dotyczyła działań informatycznych, a druga planowania kadr, przydziału pracowników, oceny wyników, awansów i szkoleń; zauważa, że według Służby Audytu Wewnętrznego nadal istnieją w Agencji niedociągnięcia w procesie zarządzania zasobami ludzkimi, a w szczególności elementy, które są nie do końca zgodne z proceduralnym aspektem przepisów wykonawczych oraz z wewnętrznymi wytycznymi samej Agencji; zauważa, że w celu rozwiązania tych kwestii opracowano plan działania; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wykonaniu tego planu działania;

33. zauważa, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła trzy kontrole wiarygodności:

- kontrolę modelu systemu kontroli wewnętrznej dotyczącej umowy o delegowaniu zadań w zakresie inteligentnych granic, w przypadku której jednostka audytu wewnętrznego w dniu 23 maja 2016 r. uznała, że model systemu kontroli wewnętrznej opracowany przez Agencję jest właściwy,

- kontrolę projektu przebudowy w Strasburgu, w przypadku której jednostka audytu wewnętrznego nie dysponowała niezbędnymi dokumentami projektowymi i nie była w stanie dać wystarczającej pewności co do efektywności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej wprowadzonego dla tego projektu, wyraziła jednak obawy z powodu zastosowanej organizacji zarządzania projektem i umową; zauważa, że w celu rozwiązania tych kwestii opracowano plan działania; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wykonaniu tego planu działania,

- końcowe sprawozdanie z audytu dotyczące zarządzania projektami informatycznymi, w przypadku którego jednostka audytu wewnętrznego uznała, że proces zarządzania projektami wymaga pilnej rewizji i poprawy; zauważa, że opracowano plan działania; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wykonaniu tego planu działania;

34. odnotowuje, że na dzień 31 grudnia 2016 r. Agencja miała 22 otwarte zalecenia pokontrolne sklasyfikowane jako "bardzo ważne", w tym 10 zaleceń pokontrolnych wydanych w ostatnim czasie; zauważa, że brak jest otwartych kwestii "krytycznych"; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wdrożeniu tych zaleceń pokontrolnych;

Inne uwagi

35. zauważa, że porozumienie dotyczące centrum technicznego z Francją jako przyjmującym państwem członkowskim weszło w życie w dniu 28 sierpnia 2016 r.;

36. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w celu zapewnienia miejsca pracy racjonalnego pod względem kosztów i przyjaznego dla środowiska w specyfikacjach technicznych przetargów Agencji uwzględniono kryteria wyników w zakresie środowiska i klimatu oraz fakt, że w budynkach zarządzanych bezpośrednio przez Agencję stosuje się przepisy dotyczące efektywności energetycznej;

37. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w dążeniu do dalszej redukcji lub kompensacji emisji CO₂ polityka Agencji w zakresie zarządzania podróżami zmierza do ograniczenia do niezbędnego minimum podróży lotniczych dzięki szerokiemu stosowaniu wideokonferencji między dwoma głównymi miejscami pracy Agencji;

38. zauważa, że nie określono jeszcze do końca poziomu wymiany informacji między Agencją a Komisją, który pozwoliłby na przygotowanie do działań po brexicie, gdyż dopracowania wymagają pewne aspekty prawne, takie jak dostęp do systemów zarządzanych przez Agencję i wykorzystywanie danych wprowadzonych do nich przez Zjednoczone Królestwo po brexicie; apeluje do Komisji, aby pomogła Agencji znaleźć odpowiednie rozwiązania, jak tylko proces negocjacji ze Zjednoczonym Królestwem dostarczy im dostatecznych informacji;

39. wyraża zadowolenie, że Agencja gwarantowała niezawodne i nieprzerwane funkcjonowanie powierzonych jej systemów oraz udzielała szerokiego wsparcia Komisji w związku z opracowywaniem szeregu kluczowych wniosków ustawodawczych (system wjazdu/wyjazdu, unijny system informacji o podróży oraz zezwoleń na podróż (ETIAS), europejski system przekazywania informacji z rejestrów karnych (ECRIS-TCN) oraz przekształcenie rozporządzenia w sprawie europejskiego zautomatyzowanego systemu identyfikacji odcisków palców (Eurodac) i rozporządzenia w sprawie systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II));

40. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 18 kwietnia 2018 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 417 z 6.12.2017, s. 194.

2 Zob. przypis 1.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 286 z 1.11.2011, s. 1.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Dz.U. C 113 z 30.3.2016, s. 191.

7 Teksty przyjęte, P8_TA(2018)0133 (zob. s. 393 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2018.248.299
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2018/1409 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości za rok budżetowy 2016
• Data aktu: 18/04/2018
• Data ogłoszenia: 03/10/2018