Na początku listopada 2024 r. Ministerstwo Finansów opublikowało długo oczekiwany projekt nowelizacji ustawy dotyczącej obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wraz z nową wersją schemy FA(3) oraz koncepcją funkcjonowania załączników do faktur w KSeF. Przedstawione przez resort finansów propozycje dają wgląd w docelowy kształt polskiego systemu e-fakturowania. Warto przyjrzeć się poszczególnym rozwiązaniom oraz ich wpływowi na podatników.
Rozwiązania polskie i europejskie
Choć elektroniczny obieg faktur (np. w pdf) dawno stał się codziennością, to wymiana ich w postaci graficznej oraz niejednolity zakres i sposób prezentacji danych na fakturach u różnych podatników ograniczał dotychczas możliwości automatyzacji ich przetwarzania. Odpowiedzią na te problemy może być fakturowanie ustrukturyzowane, czyli wymiana faktur w jednolitym formacie, opartym na ustalonej strukturze logicznej. Nic dziwnego, że cieszy się ono szerokim zainteresowaniem na świecie – zarówno wśród przedstawicieli biznesu, jak i władz skarbowych, które są zainteresowane wglądem w transakcje dokonywane przez podatników.
Obowiązkowe, ustrukturyzowane e-fakturowanie jako pierwsze w Europie wprowadziły Włochy w 2019 r., a w najbliższych latach ich śladami mają pójść Niemcy (2025), Francja, Belgia i Słowenia (2026). Z kolei w następnej dekadzie e-fakturowanie ma zostać zharmonizowane na poziomie Unii Europejskiej dzięki pakietowi VAT in a Digital Age (ViDA) – najpierw w 2030 r. w odniesieniu do transakcji transgranicznych, a od 2035 r. także w stosunku do transakcji krajowych.
Polska rozpoczęła eksperyment z e-fakturowaniem relatywnie wcześnie, uruchamiając z początkiem 2022 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli scentralizowaną platformę do wymiany faktur w ustandaryzowanym formacie elektronicznym. Jak dotychczas KSeF pozostaje jednak rozwiązaniem dobrowolnym. Miało się to zmienić 1 lipca 2024 r. – jednak audyt technologiczny przeprowadzony na początku tego roku wykazał niegotowość infrastruktury KSeF do realizacji założonych parametrów funkcjonowania systemu.
![Prawo finansów publicznych i prawo podatkowe [PRZEDSPRZEDAŻ]](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/82384/978-83-8358-957-2_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Elżbieta Chojna-Duch, Hanna Elżbieta Litwińczuk, Elżbieta Kornberger-Sokołowska
SprawdźCena promocyjna: 79.2 zł
|Cena regularna: 99 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 79.2 zł
Data wejścia w życie obowiązkowego KSeF została więc przełożona na 1 lutego 2026 r. Jednocześnie Ministerstwo Finansów wznowiło konsultacje z biznesem oraz prace nad otoczeniem prawnym i infrastrukturalnym KSeF, tak aby zapewnić jego sprawne funkcjonowanie i przyjazność dla podatników. Z początkiem listopada 2024 r. resort przedstawił swoje propozycje w zakresie zmian ustawy o VAT, nowych struktur logicznych dla e-faktur oraz koncepcji funkcjonowania załączników do faktur w KSeF. Warto przyjrzeć się poszczególnym rozwiązaniom oraz ich wpływowi na podatników.
Etapowe wdrożenie KSeF
Ministerstwo Finansów chce, aby podatnicy zostali objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF etapowo, w zależności od wartości sprzedaży brutto w 2025 r. Termin 1 lutego 2026 r. miałby obowiązywać tych przedsiębiorców, którzy przekroczą próg 200 mln zł obrotu we wspomnianym roku, wejdą do obowiązkowego KSeF. Pozostali będą mogli wystawiać faktury w dotychczasowych formach do końca marca 2026 r. Z przedstawionego projektu przepisów nie wynika jednak, aby w okresie przejściowym mieli oni możliwość nie zgodzić się na otrzymywanie faktur w KSeF.
Z jednej strony więc więksi podatnicy uniknęli potencjalnych trudności, związanych z identyfikacją statusu kontrahentów krajowych w kontekście obowiązku udostępniania im wystawianych faktur poza KSeF. Z drugiej strony, dla mniejszych podatników odroczenie KSeF o jedyne dwa miesiące i to tylko w zakresie strony sprzedażowej może mieć ograniczoną wartość.
Zobacz w LEX: Podatki i finanse w kancelarii adwokackiej: praktyczne wskazówki > >
Odroczenie niektórych rozwiązań
Niektóre rozwiązania prawne, związane z wprowadzeniem powszechnego e-fakturowania, wejdą w życie później, to jest 1 sierpnia 2026 r. Chodzi tutaj o:
- wymóg podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury w mechanizmie podzielonej płatności albo za pomocą instrumentu płatniczego umożliwiającego wskazanie tytułu płatności,
- zniesienie możliwości wystawiania tzw. faktur fiskalnych na kasach rejestrujących, jak również odstąpienie od uznawania paragonów fiskalnych do kwoty należności ogółem 450 zł za faktury uproszczone,
- wprowadzenie kar pieniężnych za nieprzestrzeganie przez podatników obowiązków związanych z KSeF, w tym przede wszystkim obowiązku wystawiania faktur w tym systemie (a nie tradycyjnymi sposobami).
Istotną nowość stanowi tutaj wprowadzenie odroczenia obowiązku wskazywania KSeF ID także przy płatnościach w MPP, czego nie zakładały wcześniejsze przepisy. Da to podatnikom nieco więcej czasu na przystosowanie swoich procesów obsługi faktur przychodzących, co powinno przełożyć się na nieco spokojniejszy proces wdrożenia KSeF.
Resort finansów nie uwzględnił postulatów niektórych podatników, aby pozostawić im możliwość wystawiania faktur z kas fiskalnych poza KSeF. Choć dane z takich faktur już dziś są na bieżąco raportowane do MF poprzez Centralne Repozytorium Kas, to wydaje się, że ministerstwu zależy na zawężeniu zastosowania kas fiskalnych ściśle do sprzedaży B2C.
Faktury B2C i identyfikacja nabywców
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, wystawianie e-faktur B2C miałoby nie być możliwe w okresie obligatoryjnym. Ministerstwo Finansów zamierza jednak dopuścić je na zasadzie dobrowolności.
Kluczowym elementem faktury stanie się NIP nabywcy, który będzie go podawał przy zakupie (o ile posługuje się NIP dla celów wystawienia faktury). W przypadku gdy nabywca nie poda NIP, wystawca będzie musiał zapewnić nabywcy dostęp do faktury poza KSeF.
Propozycje resortu finansów w tym zakresie wydają się wychodzić naprzeciw uwagom podatników, którzy wskazywali na znaczne trudności związane z oddzieleniem transakcji B2B i B2C np. w kontekście e-commerce.
Zobacz również: MF: Wdrożenie pakietu VIDA nie zmieni zasad funkcjonowania KSeF
Tryb offline i faktury w tradycyjnych formach
Do końca 2026 r. wszyscy podatnicy mają mieć możliwość przesyłania wystawionych faktur do KSeF z opóźnieniem jednego dnia roboczego w stosunku do wprowadzenia ich do obrotu (przekazania ich kontrahentowi). Z kolei do 30 września 2026 r. podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł kwoty należności ogółem, przy łącznej wartości sprzedaży dokumentowanej fakturami nieprzekraczającej 10 tys. zł miesięcznie) nie będą w ogóle obowiązani do wystawiania e-faktur.
Rozwiązania te należy ocenić pozytywnie, ponieważ pozwolą one podatnikom bardziej płynnie przejść do nowej rzeczywistości e-fakturowania.
Czytaj w LEX: Bez siedziby nie ma obowiązkowego KSeF > >
Stabilizacja techniczna
Ministerstwo Finansów obiecuje, że funkcjonalności techniczne KSeF zostaną ustabilizowane w docelowym kształcie jeszcze przed datą wejścia w życie obowiązku korzystania z tego systemu. Resort szacuje, że nastąpi to w IV kwartale 2025 roku.
Zmienność otoczenia prawnego i technicznego KSeF była dotychczas poważnym wyzwaniem dla podatników, wpływając niekorzystnie na ich zainteresowanie korzystaniem z tego systemu w okresie dobrowolności oraz przyczyniając się do wstrzymywania prac wdrożeniowych. Należy mieć nadzieję, że stabilizacja w tej mierze zostanie osiągnięta jak najszybciej.
Schema FA(3) i załączniki do faktur
Dzięki nowej schemie FA(3) wprowadzona zostanie możliwość przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem – pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia takiego zamiaru i uzyskania akceptacji od administracji systemu. Możliwość jego wykorzystania nie będzie ograniczona do konkretnych sektorów.
Załącznik stanowić będzie integralną część faktury, występującą najwyżej raz. Mają w nim być prezentowane szczegółowe dane w zakresie ceny, miary i ilości oraz powiązane informacje, specyficzne dla danej branży. Nie powinien natomiast służyć do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym.
Inne zmiany w schemie e-faktury to m.in. możliwość podania terminu płatności bez konkretnej daty, w tym liczonego od określonego zdarzenia początkowego, wprowadzenie roli podmiotu trzeciego – pracownik, wymóg podania na fakturze NIP jednostki podległej JST, ograniczenie liczby faktur korygowanych do 10 tys., zmiany formatu danych w niektórych polach.
Wprowadzenie obsługi załączników do KSeF jest pewnego rodzaju przełomem – jednak ograniczony zakres tej funkcjonalności raczej nie pozwoli na całkowitą eliminację konieczności wymiany załączników poza systemem. Ta zaś jest jednym z kluczowych wyzwań dla podatników przygotowujących się na wdrożenie e-fakturowania. Poza tym warto także docenić umożliwienie wskazania w fakturze tożsamości pracownika dokonującego zakupu, co powinno złagodzić trudności związane z innym często występującym problemem – rozliczeniem wydatków pracowniczych.
Przedstawione przez Ministerstwo Finansów propozycje są zasadniczo zbieżne ze wcześniejszą komunikacją resortu, a przy tym całościowo korzystne dla podatników. Stanowią także ważny sygnał, że Polska nie rezygnuje ze wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania według własnego modelu. Ważne jest więc, aby podatnicy uwzględniali odpowiednie przygotowania w planach na nadchodzący 2025 r.
Michał Jaszczyński, Senior Manager w zespole ds. podatków pośrednich, Deloitte
Andrzej Kudaj, Senior Consultant w zespole ds. podatków pośrednich, Deloitte
Sprawdź także w LEX: Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jego wpływ na kontrolę zarządczą w jednostkach samorządu terytorialnego > >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
