Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (dla podatników czynnych i podatników zwolnionych z VAT) wejdzie w życie:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Obowiązkowy KSeF a pakiet VAT in Digital Age
Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP, zaznacza, że największe wątpliwości budzi jednak kwestia związku między projektem wprowadzającym obowiązkowy KSeF, a przyjętym 5 listopada przez Radę ECOFIN pakietem VIDA (VAT in Digital Age). VIDA zakłada, że od 2030 r. przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur transgranicznym w unijnym formacie zgodnym z VIDA. Od 2035 r. unijny standard e-fakturowania obejmie zarówno transakcje wewnątrzwspólnotowe, jak i krajowe.
- Powstaje pytanie, to co oznacza w praktyce dla polskich przedsiębiorców. Krajowy schemat e-fakturowania jest niezgodny ze schematem unijnym – jest bardziej rozbudowany. Może więc dojść do sytuacji, w której polscy przedsiębiorcy włożą ogromny wysiłek i zainwestują czas i pieniądze we wdrożenie KSeF, by za kilka lat musieć wdrożyć rozwiązania zgodne z unijnym formatem e-fakturowania. Powstaje też pytanie, czy możliwe będzie ewentualne skonwertowanie formatu xml do formatu unijnego. Ministerstwo Finansów unikało dotychczas odniesienia się do tej kwestii, jednak przyjęcie pakietu VIDA wymaga, by MF przedstawiło swoje stanowisko – mówi Janina Fornalik.
Zobacz w LEX: KSeF - uprawnienia i autoryzacja (zagadnienia techniczne) >
Tryb offline do końca 2026 roku
Ministerstwo planuje też "wprowadzenie do końca 2026 r. dobrowolnie stosowanego przez podatników trybu „offline” – rozwiązanie to wzmocni pewność obrotu gospodarczego, w sytuacji gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktury do systemu (po okresie przejściowym tryb offline również będzie mógł być stosowany, ale tylko w przypadku awarii systemu lub trybu offline u podatnika)".
- W praktyce oznacza to, że faktury offline trzeba będzie dosłać do KSeF następnego dnia roboczego. To dość krótki termin, zwłaszcza w przypadku awarii po stronie po stronie podatnika. W trakcie konsultacji społecznych postulowano jego przedłużenie, jednak MF nie uwzględniło tych postulatów – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Projekt zakłada też utrzymanie przez pół roku - do końca lipca 2026 r. możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących – rozwiązanie to pozwoli na wydłużenie okresu dostosowania się podatników, którzy korzystali z możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących do wdrażanych rozwiązań.
Do końca lipca 2026 r. odroczony będzie też wymóg podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury - również tych wykonywanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).
Planowane jest też: wprowadzenie półrocznego okresu przejściowego, tj. od kwietnia do końca września 2026 r. dla mikro-przedsiębiorców – przez pół roku podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży - 10 tys. zł miesięcznie) nie będą obowiązani do wystawiania e-faktur – ułatwi to rozliczenia najmniejszym lub wykluczonym cyfrowo podatnikom.
Faktury dla konsumentów
MF zakłada też "dobrowolne wystawianie e-faktur dla konsumentów – rozwiązanie stanowi narzędzie do osiągnięcia możliwie wysokich efektów wynikających z digitalizacji procesu wystawiania faktur oraz wesprze podatników w realizowaniu ustawowych obowiązków wystawiania e-faktur."
- Jeśli nabywca poda numer NIP, będzie traktowany jak podatnik – czynny lub zwolniony – nawet gdy nie został zarejestrowany do VAT. Sprzedawca wystawi mu fakturę w KSeF. Jeśli nabywca nie poda NIP, nie będzie traktowany jak podatnik. Wówczas to sprzedawca decyduje, czy wystawi mu fakturę w KSeF, czy poza systemem. Należy się spodziewać, że duże firmy dostarczające masowe usługi oraz niektóre sklepy internetowe będą wystawiać konsumentom faktury w KSeF, a sklepy stacjonarne – poza KSeF - mówi Janina Fornalik.
Załączniki dla wszystkich podmiotów
- Ponadto ministerstwo pozytywnie zaskoczyło podatników nową schemą e-faktury zawierającą opcję załącznika dla wszystkich podmiotów - zaznacza partner w MDDP.
- Wychodząc naprzeciw potrzebom, głównie dostawców mediów (energia, gaz itp.), zgłaszanym w ramach konsultacji projektu obligatoryjnego KSeF, zostanie wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu dla tego typu faktur przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Faktury za media, usługi telekomunikacyjne i ramowe faktury zbiorcze w załącznikach zawierają dane podatkowe (ceny jednostkowe i ilość towaru/usługi). Dostawcy mediów (energii, gazu itp.) w załącznikach do faktury umieszczają, m.in. szczegóły dotyczące zużycia w podziale na poszczególne punkty poboru. Postulaty o potrzebie przesyłania załączników do KSeF kierowali także przedsiębiorcy świadczący usługi telekomunikacyjne oraz dostawcy paliw wystawiający faktury zbiorcze - uzasadnia MF.
Zobacz w LEX: Wpływ KSeF na wewnętrzne procesy w biurze rachunkowym i w przedsiębiorstwie >
Jak wyjaśnia MF, załącznik będzie stanowić integralną część e-faktury. Z tego względu struktura logiczna FA(3) zostaje rozbudowana o dodatkowy, fakultatywny węzeł Załącznik. Dane w załączniku do faktury będą miały więc postać ustrukturyzowaną. Z drugiej jednak strony, dane te będą prezentowane w sposób elastyczny (gdyż podatnicy będą mieć możliwość samodzielnego definiowania zawartości niektórych pól) oraz uniwersalny (ponieważ możliwe będzie wskazywanie danych specyficznych dla różnych branż). Treści w załączniku będą pogrupowane w bloki danych, w ramach których znajdą się tabele wraz z ich opisami.
- Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż, jednakże rozwiązanie to zostało zaprojektowane z myślą o przedsiębiorcach, którzy w załączniku do faktury zamieszczają rozbudowane dane w zakresie jednostki miary, ilości i ceny towaru lub usługi – wyjaśnia MF.
Podkreśla też, że wprowadzenie załącznika do wzoru e-faktury nie oznacza, że znajdą się w nim dodatkowe elementy na fakturze, wykraczające poza zakres danych przewidzianych w art. 106e ustawy o VAT.
Ułatwienie dla samorządów terytorialnych
Projekt zakłada też ułatwienia dla jednostek samorządu terytorialnego, ponieważ przewiduje wymóg podania na fakturze NIP jednostki podległej JST – w tym celu zostanie zaproponowania zmiana schemy e-faktury poprzez wprowadzenie obowiązku wypełniania elementu Podmiot3. Rozwiązanie to stanowi odpowiedź na postulat zgłaszany przez JST pod kątem zapewnienia dostępu do faktur jednostkom im podległym (obowiązek wskazywania NIP jednostek podległych).
- Zapowiedź obowiązku wypełniania pola Podmiot3 to bardzo korzystna dla samorządów wiadomość. Czekamy jednak na konkretne rozwiązania legislacyjne, ponieważ w projekcie nie ma takiego przepisu. Być może zostanie to uregulowane w rozporządzeniu wykonawczym – mówi Joanna Rudzka, doradca podatkowy.
Wyjaśnia, że problem wynika z faktu, że miasta dla potrzeb rozliczeń VAT posiadają jeden numer NIP, stanowiący podstawowy identyfikator w systemie KSeF. Numer NIP obejmuje także jednostki budżetowe, np. szkoły czy OSiR, które same realizują swoje potrzeby w ramach budżetu JST.
- Obowiązek wypełniania pola Podmiot3 pozwoli jednostkom samorządu terytorialnego, szczególnie dużym miastom, znacznie łatwiej przyporządkować fakturę do konkretnej transakcji, np. zamówień dokonanych przez szkołę. W przeciwnym razie mogłoby dochodzić do sytuacji, w których gminy odrzucałyby faktury, ponieważ nie byłoby w stanie określić, jakich umów czy zamówień dotyczą – mówi Joanna Rudzka.
Cena promocyjna: 143.1 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 111.3 zł
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
