Decyzja 2017/1657 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2015

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1657

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Centrum ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2015 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2017 r. w sprawie udzielenia Centrum absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2015 (05873/2017 - C8-0061/2017),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 851/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 21 kwietnia 2004 r. ustanawiające Europejskie Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób ⁴ , w szczególności jego art. 23,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0082/2017),

1. udziela dyrektor Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób absolutorium z wykonania budżetu Centrum za rok budżetowy 2015;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektor Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1658

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając sprawozdanie specjalne Trybunału Obrachunkowego nr 12/2016 pt. "Agencje nie zawsze wykorzystują dotacje we właściwy i jednoznacznie skuteczny sposób",

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0082/2017),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym budżet Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób (zwanego dalej "Centrum") na rok budżetowy 2015 zamknął się kwotą 58 451 950 EUR, co stanowi spadek o 3,36 % w porównaniu z 2014 r.; mając na uwadze, że 97,03 % budżetu Centrum pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy 2015 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Centrum za rok 2015 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

C. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności, wdrażanie koncepcji budżetowania celowego oraz właściwe zarządzanie zasobami ludzkimi;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2014

1. przyjmuje do wiadomości, że:

- Centrum dokonało dalszego przeglądu swojej polityki niezależności i wprowadziło wewnętrzną procedurę wdrażania tej polityki; zauważa ponadto, że nowa polityka została zatwierdzona przez zarząd Centrum w czerwcu 2016 r. i że wymaga ona od wszystkich pracowników złożenia deklaracji o braku konfliktu interesów przed objęciem stanowiska; uznaje ponadto, że zmieniona polityka wymaga, aby wszyscy pracownicy zaangażowani w konkretną procedurę udzielania zamówienia podpisali deklarację o braku konfliktu interesów,

- Centrum dostarcza kluczowych informacji dla ogółu społeczeństwa we wszystkich językach urzędowych Unii; uznaje, że treści ukierunkowane na środowiska eksperckie dostępne są wyłącznie w języku angielskim z uwagi na wysoki koszt tłumaczeń pisemnych;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

2. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że wykrył on różne uchybienia mające wpływ na przejrzystość skontrolowanych postępowań o udzielenie zamówienia, w tym brak wyraźnego połączenia z rocznym programem prac Centrum, niewystarczające uzasadnienie szacowanej wartości zamówienia lub brak wskaźników finansowych umożliwiających ocenę zdolności finansowej oferenta; przyznaje, że w 2016 r. Centrum wdrożyło nową wersję aplikacji monitorowania zamówień, co umożliwia wyraźne powiązanie postępowań o udzielenie zamówienia i rocznego programu prac; stwierdza ponadto, że przed uruchomieniem procedury udzielania zamówień o wartości powyżej 25 000 EUR Centrum zwraca się obecnie o uzasadnienie szacunkowej wartości zamówień;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2015 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 94,05 %, co oznacza spadek o 4,72 % w porównaniu z rokiem 2014; uznaje fakt, że spadek ten jest związany ze stosowaniem niższego współczynnika korygującego w odniesieniu do wynagrodzeń w Szwecji w 2014 r. oraz z opóźnieniami w zakresie rekrutacji, co spowodowało, że koszty personelu były niższe niż oczekiwano; zauważa, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 76,27 %, co oznacza spadek o 4,1 % w porównaniu z rokiem 2014;

4. przypomina, że jako agencja Unii Centrum dysponuje budżetem denominowanym w euro; jednak z uwagi na lokalizację w Szwecji, a więc w kraju nienależącym do strefy euro, znaczna część wydatków powstaje w szwedzkich koronach (SEK); ponadto Centrum jest narażone na wahania kursu wymiany, gdyż nie tylko posiada rachunki bankowe w szwedzkich koronach, ale również dokonuje niektórych transakcji w innych walutach obcych;

Zobowiązania i przeniesienia

5. zwraca uwagę, że poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania, w tytule II (wydatki administracyjne) wyniósł 23 % (1 600 000 EUR) i 42 % (7 500 000 EUR) w tytule III (wydatki operacyjne); uznaje fakt, że przeniesienia w tytule II dotyczyły głównie planowych zamówień na sprzęt i oprogramowanie komputerowe oraz usług doradztwa w dziedzinie nieruchomości, dla których termin płatności przypadał dopiero w 2016 r.; zauważa ponadto, że przeniesienia w tytule III dotyczyły wieloletnich projektów Centrum i wsparcia IT w odniesieniu do działalności operacyjnej;

6. odnotowuje, że przeniesienia mogą być często częściowo lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu; zauważa, że przeniesienia są w wielu przypadkach planowane z wyprzedzeniem i zgłaszane Trybunałowi; wzywa do jasnego zdefiniowania pojęcia "planowane i uzasadnione", ponieważ wydatki nie mogły zostać zrealizowane w 2015 r. ze względu na przyczyny niezależne od Centrum;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

7. przyjmuje do wiadomości, że z dniem 1 maja 2015 r. na podstawie decyzji zarządu Centrum p.o. dyrektora przejęła obowiązki dyrektora Centrum do czasu objęcia stanowiska przez nowego dyrektora;

8. odnotowuje fakt, że łączna liczba statutowych pracowników zmniejszyła się w 2015 r. z 277 do 260 w wyniku postulowanej w planie zatrudnienia redukcji liczby stanowisk w Centrum do 2018 r.; ponadto zauważa, że na koniec 2015 r. łączna liczba pracowników tymczasowych zatrudnionych w Centrum wyniosła 168, a łączna liczba pracowników kontraktowych wyniosła 92; przyjmuje do wiadomości, że wskaźnik rotacji w przypadku pracowników tymczasowych i pracowników kontraktowych wyniósł w 2015 r. 8,3 % oraz że nastąpiły opóźnienia w rekrutacji na pewną liczbę stanowisk kierowniczych, częściowo z uwagi na oczekiwanie na mianowanie i późniejszy wakat na stanowisku dyrektora Centrum;

9. zauważa, że w odniesieniu do procedur przetargowych Centrum położyło szczególny nacisk na zapewnienie spójności we wszystkich dokumentach przetargowych; podkreśla, że zmienione procedury Centrum dotyczące zamówień, umów i dotacji przewidują dodatkowy mechanizm kontroli jakości; wzywa Centrum w szczególności do przeprowadzenia dogłębnych kontroli w zakresie konfliktu interesów w odniesieniu do przetargów, zamówień, rekrutacji i umów w celu zwiększenia przejrzystości;

10. zwraca się do Centrum o ścisłe stosowanie środków dotyczących uznaniowości i wykluczenia w zamówieniach publicznych, z właściwymi kontrolami przeszłości przeprowadzanymi w każdym przypadku, jak również o stosowanie kryterium wykluczenia w celu wyłączania przedsiębiorstw w razie konfliktu interesów, co ma kluczowe znaczenie dla ochrony interesów finansowych Unii;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

11. z zadowoleniem zauważa, że życiorysy członków zarządu poddaje się zarówno rutynowej, jak i wyrywkowej kontroli, a w przypadkach gdy informacje z innych źródeł (takich jak ogólnodostępne informacje) wskazują na nieścisłości, uruchamia się procedurę przewidzianą w razie "nadużycia zaufania";

12. zauważa, że Centrum podjęło konkretne inicjatywy w celu zwiększenia przejrzystości w odniesieniu do kontaktów z lobbystami oraz że w trakcie przygotowywania jest wewnętrzna procedura dotycząca spotkań z przedstawicielami sektora farmaceutycznego; wzywa Centrum do prowadzenia proaktywnej polityki w odniesieniu do przejrzystości lobbingu;

Kontrola wewnętrzna

13. zauważa, że Centrum dokonało przeglądu wdrożenia swoich standardów kontroli wewnętrznej, a wyniki przeglądu zostały zatwierdzone przez zarząd Centrum; uznaje fakt, że wszystkie standardy kontroli wewnętrznej Centrum zostały wdrożone;

14. stwierdza, że Centrum posiada procedurę mającą na celu zapewnienie, że zlekceważenie kontroli lub odstępstwa od przyjętych procesów i procedur są udokumentowane w sprawozdaniach dotyczących wyjątków; zwraca uwagę, że w 2015 r. zarejestrowano 28 takich wyjątków, co stanowi spadek o 14 wyjątków w porównaniu z rokiem 2014;

Audyt wewnętrzny

15. przyjmuje do wiadomości, że Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) przeprowadziła audyt dotyczący zarządzania danymi w Centrum; zauważa ponadto, że sprawozdanie końcowe zostało wydane w listopadzie 2015 r. i zawierało cztery bardzo istotne uwagi i dwie istotne uwagi; przyjmuje do wiadomości, że Centrum sporządziło plan działania do realizacji w latach 2016 i 2017;

Wyniki

16. odnotowuje na podstawie rocznego sprawozdania Centrum, że osiągnięto większość celów w zakresie wskaźników skuteczności działania; zauważa w szczególności wskaźniki dotyczące odsetka zatwierdzonych rocznych i szczegółowych deklaracji o braku konfliktu interesów w odniesieniu do członków zarządu i forum doradczego Centrum, które znajdowały się na poziomie odpowiednio 87,9 % i 89,2 %, podczas gdy wartość docelowa została ustalona na 100 %; zauważa ponadto wskaźnik w odniesieniu do odsetka faktur zapłaconych w terminach ustalonych w rozporządzeniu finansowym mającym zastosowanie do Centrum, który wyniósł 78,07 %, nieco poniżej poziomu docelowego wynoszącego 80 %;

17. zauważa, że oprócz zewnętrznej oceny co pięć lat, od 2015 r. Centrum ustanowiło dwie roczne oceny wewnętrzne w sprawie interwencji w związku z gorączką krwotoczną Ebola w Afryce Zachodniej; zauważa również, że system zarządzania jakością (oparty na powszechnym modelu oceny) umożliwia stwierdzenie - na podstawie przeprowadzanej co dwa lata samooceny - w jaki sposób można poprawić organizację, co prowadzi do działań naprawczych; uznaje, że Centrum zidentyfikowało swoje procesy związane z działalnością w celu zwiększenia ich efektywności, a w 2016 r. poddało je przeglądowi i przeorganizowało z wykorzystaniem metodologii Lean i nadal będzie to czynić w 2017 r.;

18. zauważa, że cel Centrum zwiększenia o 10 % liczby osób odwiedzających stronę internetową w 2015 r. nie został osiągnięty, głównie ze względu na bezprecedensowy wzrost liczby osób odwiedzających stronę internetową w 2014 r. podczas kryzysu związanego z gorączką krwotoczną Ebola; przyznaje jednak, że liczba obserwujących konto Centrum w mediach społecznościowych wzrosła o 40 % w porównaniu z rokiem 2014;

19. podkreśla, że Centrum powinno kontynuować promowanie dialogu z zainteresowanymi stronami i obywatelami, jak również uwzględnić go w ramach priorytetów i działań, które mają być realizowane;

20. zaleca Centrum opracowanie wskaźników oceny wyników; uważa, że takie wskaźniki stanowią kluczowy instrument pomiaru efektywności Centrum;

Inne uwagi

21. podkreśla, że epidemia gorączki krwotocznej Ebola stanowiła sprawdzian dla ustaleń Unii w zakresie gotowości i dla jej ram prawnych oraz że Komitet ds. Bezpieczeństwa Zdrowia spotykał się regularnie w celu przedyskutowania odpowiednich środków w oparciu o oceny nagłego ryzyka i wskazówki od Centrum;

22. przypomina, że decyzja Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1082/2013/UE ⁶  określa ramy w zakresie reagowania na poważne transgraniczne zagrożenia zdrowia, koordynowania ich i zarządzania nimi we współpracy z państwami członkowskimi, Światową Organizacją Zdrowia (WHO), Centrum i innymi partnerami międzynarodowymi;

23. uznaje fakt, że stale monitoruje się system wczesnego ostrzegania i reagowania, który ustanowiono na mocy decyzji nr 1082/2013/UE w celu powiadamiania o sytuacjach alarmowych i zgłaszania środków podejmowanych w celu przeciwdziałania poważnym transgranicznym zagrożeniom zdrowia; w 2015 r. było 88 powiadomień, które skutkowały 280 informacjami i przypadkami wymiany informacji, a także doszło do 37 różnych wydarzeń, takich jak np. epidemia gorączki krwotocznej Ebola, napływ uchodźców, koronawirus MERS-CoV, poliomyelitis, niedobór medycznych środków zapobiegawczych, wirus Zika oraz wybuch w fabryce wyrobów chemicznych w Chinach; podkreśla, że w związku ze wszystkimi wydarzeniami podjęto działania następcze w ścisłej współpracy z Centrum i państwami członkowskimi;

24. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 27 kwietnia 2017 r. ⁷  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 77.

2 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 77.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 142 z 30.4.2004, s. 1.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Decyzja Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1082/2013/UE z dnia 22 października 2013 r. w sprawie poważnych transgranicznych zagrożeń zdrowia oraz uchylająca decyzję nr 2119/98/WE (Dz.U. L 293 z 5.11.2013, s. 1).

7 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2017)0155 (zob. s. 372 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2017.252.204
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2017/1657 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób za rok budżetowy 2015
• Data aktu: 27/04/2017
• Data ogłoszenia: 29/09/2017