Od 1 lipca 2024 r. wszyscy podatnicy VAT czynni będą musieli wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur, czyli KSeF. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązek ten obejmie również podatników zwolnionych z VAT, głównie mniejsze firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego. 

Wprowadzenie nowego sposobu fakturowania będzie wyzwaniem dla wszystkich podatników, ponieważ wymagać będzie dostosowania systemów i procesów księgowych. Jednak stopień trudności i czasochłonności wdrożenia KSeF będzie zależał od wielkości przedsiębiorcy oraz rodzaju i liczby dokonywanych przez niego transakcji. Im większy podmiot, tym więcej wyzwań.

Szansa na automatyzację największych firm 

Najwięcej wysiłku we wdrożenie KSeF będą musiały włożyć największe podmioty, dokonujące wielu skomplikowanych transakcji. Są to często firmy, które wystawiają faktury w więcej niż jednym systemie. Dlatego w ich przypadku konieczne będzie opracowanie nowego rozwiązania IT, które połączy te systemy i pozwoli bez zakłóceń wysyłać i odbierać faktury w KSeF.

Cały proces wymaga starannego zaplanowania i monitorowania postępów wdrożeniowych. Wiele czasu może zająć również mapowanie danych i weryfikacja prawidłowości dotychczasowych procesów podatkowych. Należy też przeszkolić pracowników co do konieczności zmian w organizacji.

Z drugiej jednak strony największe podmioty są też najbardziej świadome wyzwań związanych z KSeF i najbardziej zaawansowane we wdrażaniu nowych obowiązków. Zarządzający największymi firmami postrzegają KSeF również jako szansę na automatyzację przetwarzania i rozliczania faktur zakupowych, co usprawni wiele procesów.  

Problemy uniwersalne

Niezależnie od wielkości firmy konieczne mogą być zmiany umów z kontrahentami oraz zmiany firmowych reguł działania. Najlepiej, aby kluczowe ustalenia były spisane i opracowane w formie procedur. 

Każdy przedsiębiorca musi też opracować metodę weryfikacji i zatwierdzania faktur zakupowych. Może to być duże wyzwanie, ponieważ w KSeF nie będzie załączników. W niektórych przypadkach konieczne będzie utrzymanie drugiego obiegu przesyłania faktur, a w istocie wizualizacji faktur. 

Duże trudności też może sprawiać w praktyce oddzielenie kontrahentów, na rzecz których trzeba wystawiać faktury KSeF, od konsumentów, którym nie można wystawić faktury w KSeF.

Duże wyzwania średnich firm

Duże wyzwania stoją też przed firmami średniej wielkości, które również wystawiają wiele faktur. Te podmioty mają zwykle jeden system do fakturowanie, nie kilka, jednak są często mniej zaawansowane we wdrażaniu KSeF.

Średnie podmioty prowadzą księgi rachunkowe i korzystają z systemów finansowo-księgowych, które będą wymagały dostosowania, aby móc wysyłać faktury do KSeF. Kluczowe jest zatem, aby dostawcy systemów zadbali o stworzenie nakładek pozwalających na wysyłkę i pobieranie faktur.

Tak jak w przypadku największych podmiotów ważne jest również ustalenie zasad dotyczących nadawania uprawnień do wystawiania i przeglądania faktur. Duża liczba faktur zakupowych wiązać będzie się z koniecznością powołania zespołu, którego zadaniem będzie ich rozpoznanie i dekretacja.

Małe firmy mają łatwiej 

Najmniej problemów z wdrożeniem KSeF będą miały najmniejsze firmy, które wystawiają mniejszą liczbę dokumentów. Jednak przedsiębiorcy z tej grupy są też na najniższym etapie zaawansowania, wielu z nich zaczyna dopiero zbierać wiadomości o nowych obowiązkach.

Te podmioty będą mogły korzystać z narzędzi udostępnionych im bezpłatnie przez Ministerstwo Finansów, albo z rozwiązań stworzonych przez podmioty komercyjne, zintegrowanych z KSeF.

Podatnicy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze będą mogli logować się do systemu za pomocą profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Jednostki organizacyjne będą musiały posiadać pieczęć kwalifikowaną lub nadać uprawnienia swoim pracownikom.

Należy też pamiętać, że małe firmy korzystają często z zewnętrznych usług księgowych biur rachunkowych. Zmiana przepisów oznacza dla nich konieczność uregulowanie współpracy z biurami rachunkowymi w zakresie identyfikowania faktur i odpowiedzialności za błędy.

Zwolnieni nie mogą czekać do 2025 r.

Tylko teoretycznie podatnicy zwolnieni z VAT mogą czekać do 2025 r. Mimo iż faktury w KSeF będą wystawiać dopiero od 1 stycznia 2025 r., to już od połowy 2024 r. będą otrzymywać faktury zakupowe w KSeF. Odroczenie obowiązku wystawiania faktur w systemie nie pozwoli zatem podatnikom zwolnionym z VAT zapomnieć zupełnie o KSeF. 

Podatnicy zwolnieni z VAT będą otrzymywać faktury zakupowe w KSeF już od połowy 2024r., ponieważ podatnicy VAT czynni będą im wystawiać faktury ustrukturyzowane w tym systemie. 

Arkadiusz Łagowski, doradca podatkowy, partner w Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi

Czytaj również: KSeF zmieni zasady współpracy w biznesie

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.