Pytanie
Jak długo należy przechowywać kopie paragonów fiskalnych?
Czy jest jakaś różnica pomiędzy rolkami z kas a rolkami z drukarek fiskalnych?
Odpowiedź
Nowe rozporządzenie dotyczące kas rejestrujących przywróciło starą zasadę przechowywania paragonów aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres, czyli przez okres 5 lat licząc od końca roku, w którym miała miejsce sprzedaż.
Uzasadnienie
Regulacje prawne dotyczące stosowania kas fiskalnych aktualnie zawarte – od 1 kwietnia 2013 r. w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących – dalej r.k.r. Wcześniej były one zawarte w przepisach rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania - dalej r.w.t.k.r
Przed 22 lipca 2011 r. w § 19 ust. 1 r.w.t.k.r. stanowił, że kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do 31 grudnia 2011 r. sprzedaży (czyli kopie paragonów) podatnicy są obowiązani przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.
Od 22 lipca 2011 r. § 19 ust. 1 r.w.t.k.r. stanowił, że kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż.
Stosowanie przepisów pozwalających na przechowywanie kopii paragonów fiskalnych przez okres tylko dwóch lat (licząc od końca roku, w którym miała miejsce sprzedaż) zostało zatem przedłużone (także na 2012 r.).
Zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 pkt 8 r.k.r. podatnicy mają obowiązek przechowywać kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Przepis § 2 pkt 1 r.k.r. definiuje, że ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym rozumie się przez to paragon fiskalny, fakturę i raport fiskalny.
Powyższe oznacza, że nowe r.k.r. przywróciło starą zasadę przechowywania paragonów przez okres aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres. To jest bowiem właśnie termin, o którym mowa – w kontekście przechowywania dokumentów - w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – dalej u.p.t.u., oraz ordynacji podatkowej.
Zgodnie bowiem z zasadami wynikającymi z tych przepisów podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego - art. 86 o.p. Jest to okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym przypadał termin płatności podatku.
Jak wynika z rozporządzenia Ministra Gospodarki z 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące - dalej r.k.w.t.k.s., drukarki fiskalne (określane także jako kasy bez programu aplikacyjnego) są rodzajem kas rejestrujących. Do drukowanych przez nie kopii paragonów mają zastosowanie dokładnie te same regulacje dotyczące zasad ich przechowywania. Także bowiem te paragony są dokumentami fiskalnymi w rozumieniu r.k.r. i r.k.w.t.k.s. Dotyczą ich zatem te same reguły przechowywania (niezależnie od tego, czy pochodzą ze zwykłych kas rejestrujących, czy też z drukarek fiskalnych.
Uwagi
Brak jest w r.k.r. przepisów przejściowych. W związku z tym nie jest jasne, czy dłuższy niż obecnie termin przechowywania paragonów dotyczy:
- tylko paragonów wystawionych po 31 marca 2013 r.;
- także paragonów, dla których przed 1 kwietnia 2013 r. nie upłynął jeszcze okres przechowywania określonych w przepisach dotychczas obowiązujących?
Wydaje się, że właśnie wobec braku przepisów przejściowych, należałoby się opowiedzieć za tą pierwszą alternatywą.
Odpowiedź pochodzi z programuVademecum Głównego Księgowego
| Dowiedz się więcej z książki | |
 |
Kasy fiskalne w 2015 i 2016 r. Pytania i odpowiedzi
|