Pytanie
Jaki rodzaj zwrotki należy dołączyć kierując upomnienie do podatników?
Odpowiedź
Doręczając podatnikowi pisma w formie papierowej w postępowaniu organ podatkowy powinien posługiwać się zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. "żółtą zwrotką").
Zasady doręczania pism w postępowaniu podatkowym zdefiniowane zostały w art. 144 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. Według tej regulacji organ podatkowy doręcza pisma:
1) za pokwitowaniem, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego, lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów, lub
2) za urzędowym poświadczeniem odbioru, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Jeżeli przepisy ustawy przewidują doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, doręczenie następuje przez portal podatkowy w zakresie wynikającym z odrębnych przepisów lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą (w przypadku problemów technicznych pisma są doręczane w formie papierowej).
W przypadku gdy organem podatkowym jest wójt, burmistrz (prezydent miasta), pisma może doręczać sołtys, za pokwitowaniem.
W praktyce oznacza to, że doręczając podatnikowi pisma w formie papierowej w postępowaniu organ podatkowy powinien posługiwać się zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. "żółtą zwrotką").
Warto przy tym wskazać, że zwrotka musi definiować co zostało doręczone:
"Pocztowy dowód doręczenia przesyłki jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 194 § 2 Ordynacji podatkowej w związku z art. 3 pkt 20 ustawy z 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.), co oznacza, że stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone. Zwrotne potwierdzenie odbioru jest dowodem, jeżeli zostało prawidłowo sporządzone. W innym razie nie może zostać uznane za dowód.
Jeżeli zwrotne potwierdzenie odbioru decyzji nie zawiera wskazania numeru i daty decyzji oraz daty i podpisu osoby doręczającej przesyłkę, to nie zostało ono prawidłowo sporządzone, w związku z czym nie można z tego dowodu wyciągać skutków w postaci daty doręczenia decyzji" (wyrok WSA z 22 maja 2007 r., III SA/Wa 4015/06).
W praktyce warto również w dzienniku korespondencji wpisywać numer przesyłki (spod kodu kreskowego).
