Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Czy płatnik zatrudniający powyżej 5 osób ma obowiązek posiadać profil i zwolnienia lekarskie muszą być elektroniczne?
Płatnik jest obsługiwany przez biuro rachunkowe, więc nie zatrudnia osoby posiadającej podpis kwalifikowany.
Odpowiedź:
Do 31 grudnia 2015 r. płatnicy składek zatrudniający powyżej 5 osób mieli obowiązek założenia profilu informacyjnego. Nie wywiązanie się z powyższego obowiązku powoduje brak dostępu do zwolnień lekarskich wystawianych w formie elektronicznej .
Wgląd do zwolnień lekarskich i danych w nich zawartych mają osoby posiadające dostęp do profilu informacyjnego z rolą płatnika składek. Nie oznacza to, że wyłącznie sam płatnik może posiadać takie uprawnienia. Dostęp do profilu informacyjnego z rolą płatnika mogą mieć wyłącznie osoby fizyczne – sami płatnicy, osoby prawnie reprezentujące płatnika lub osoby upoważnione, np. pracownik płatnika lub biura rachunkowego.
Uzasadnienie:
W związku z wejściem w życie od 1 stycznia 2016 r. ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066) zostają wprowadzone zmiany w zakresie przekazywania płatnikom zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy. Zmiany są spowodowane wprowadzeniem nowej formy zwolnień lekarskich jako dokumentu elektronicznego, który jest uwierzytelniany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub zaufanego profilu ePUAP. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 58 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 159, z późn. zm.). Nowe zwolnienia lekarskie są bezpłatnie udostępniane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na profilu informacyjnym płatnika składek w formie elektronicznego dokumentu. W związku z wprowadzanymi zmianami do utworzenia profilu informacyjnego na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE) zostali zobowiązani płatnicy składek, którzy w myśl art. 47a ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121, z późn. zm.) muszą przekazywać dokumenty do ZUS w formie elektronicznej poprzez transmisję danych. Zostali oni zobowiązani do utworzenia profilu informacyjnego do dnia 31 grudnia 2015 r., jednakże w przepisach nie określono sankcji za nie wywiązanie się z tego obowiązku.
Od stycznia 2016 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie bezpłatnie przekazywał płatnikom na PUE nowe zwolnienia lekarskie w formie elektronicznego dokumentu. Nie założenie profilu informacyjnego przez płatnika uniemożliwi mu dostęp do wystawianych przez lekarza elektronicznych zwolnień lekarskich. W okresie przejściowym do 31 grudnia 2017 r. zwolnienia lekarskie mogą być wystawiane jeszcze w formie papierowej, natomiast od dnia 1 stycznia 2018 r. będą wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Zatem w celu dostępu do elektronicznych zwolnień lekarskich konieczne jest posiadanie profilu informacyjnego.Założenia profilu na PUE płatnik może dokonać na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych www.zus.pl. Wgląd do zwolnień lekarskich i danych w nich zawartych umożliwiono osobom posiadającym dostęp do profilu na PUE z rolą płatnika składek. Nie oznacza to, że wyłącznie sam płatnik będzie miał takie uprawnienia. Profil informacyjny zakłada się dla osoby fizycznej. Płatnicy składek, którzy są osobami fizycznymi mają możliwość założenia profilu dla siebie lub dla innej osoby fizycznej poprzez udzielenie odpowiedniego pełnomocnictwa. Natomiast płatnicy składek – osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej ustanawiają profil na PUE dla swoich prawnych przedstawicieli, przez których działają lub mogą udzielić pełnomocnictwa innej osobie fizycznej. Osobą upoważnioną w obu przypadkach może być np. pracownik płatnika, jak też pracownik biura rachunkowego. Na podstawie udzielonego upoważnienia, osoba ta uzyska dostęp do profilu informacyjnego płatnika z rolą płatnika.Warunkiem niezbędnym do uzyskania dostępu do elektronicznych zaświadczeń lekarskich jest posiadanie dostępu do profilu na PUE z rolą płatnika. Do powyższego nie jest konieczny certyfikat kwalifikowany.
Joanna Królikowska, autorka współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 11.01.2016 r.