Po lipcowej podwyżce diety za delegacje krajowe z 30 do 38 zł (dieta wynosząca 30 zł obowiązywała od 1 marca 2013 r.), z początkiem 2023 r. zmienia się ponownie jej stawka na 45 zł. Stawką tą od 1 stycznia 2023 r. związany będzie każdy pracodawca.

Co prawda przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) obowiązują wprost jedynie u pracodawcy z państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, pozostali pracodawcy regulują zaś kwestie świadczeń związanych w podróżach służbowych w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania (a jeżeli pracodawca  nie jest objęty układem zbiorowym pracy, lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania to w indywidualnych umowach o pracę). Także jednak oni nie mogą przyjąć stawki diety za podróże krajowe na poziomie niższym nią ten, który wynika z rozporządzenia – dieta za czas podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Sprawdź w LEX: Kalkulator krajowych podróży służbowych od 1.01.2023 r. >>>

Sprawdź w LEX: Kalkulator zagranicznych podróży służbowych od 29.11.2022 r. >>>

Nie zmienia się nic w zakresie samej koncepcji oraz sposobu naliczania diety za podróże krajowe. Nadal jest to świadczenie przeznaczone na „zwiększone koszty wyżywienia” podczas podróży służbowej, a nie na pełne koszty wyżywienia. Prawodawca trzyma się więc przyjętej lata temu różnej koncepcji dla diety krajowej i zagranicznej. Przy podróżach zagranicznych mamy nie tylko stawki będące wielokrotnością diety za delegacje krajowe (trudno tak ogromne różnice uzasadniać różnicami w kosztach wyżywienia), ale także dietę przeznaczoną na pełne koszty wyżywienia oraz inne drobne wydatki (co stanowi aż 25 proc. diety). Inaczej również kształtuje się upływ czasu, który daje prawo do diety. Przy podróży krajowej pracownik otrzyma dietę (dokładnie jej połowę) dopiero, gdy wyjazd trwa co najmniej 8 godzin. Przy wyjeździe zagranicznym wystarczy na godzinę „wyskoczyć” w celach służbowych na teren np. Niemiec (dla pracodawców z rejonu przygranicznego nie jest to żaden ewenement), by uzyskać 1/3 z 49 euro.

Poza  kwestiami oszczędności budżetowych (diety zagraniczne z rozporządzenia wprost obowiązują u wszystkich pracodawców budżetowych) trudno znaleźć jakieś logiczne uzasadnienie takiego rozróżnienia. Wyjazdy zagraniczne nie są dla wielu pracowników czymś szczególnie wyjątkowym, ich czas nie musi być dłuższy niż krajowych, ceny wyżywienia absolutnie nie muszą być wyższe niż w kraju (często są niższe, a już na pewno nie są wyższe 7 czy 8-krotnie). Wskazując jednak na „zwiększone koszty wyżywienia”, a nie pełne można właściwie uzasadnić każdą, nawet drobną kwotę (bo jakże racjonalnie ustalić realne „zwiększone” koszty w stosunku do domowych).

Czytaj również: Nowe stawki diet i limitów noclegowych mogą wymusić zmianę regulacji wewnętrznych>>

Więcej w LEX: Od 1 stycznia podwyżka diety z tytułu podróży służbowej >>>

Noclegi i przejazdy

Nowa stawka diety wpływa także na inne rozliczenia niż samej diety:

  • podwyższenie limitu noclegowego z 7,60 z na 9,00 zł – w podróży krajowej limit noclegowy wynosi 20 krotność diety za jedną noc; przekroczenie limitu (rozliczenie wyższego kosztu pojedynczego noclegu) jest możliwe w uzasadnionych przypadkach;
  • wyższy ryczałt noclegowy – podwyższenie z 57 zł na 67,50; ryczałt wynosi 150 proc.  diety, ryczałt przysługuje w przypadku niedołączenia do rozliczenia kosztów podróży krajowej dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku noclegowego oraz oświadczenia o przyczynie braku tego dokumentu pracownikowi oraz niezapewnienia mu przez pracodawcę (albo np. kontrahenta pracodawcy) bezpłatnego noclegu; istotne w przypadku ryczałtu noclegowego w podróży krajowej jest jednak to, że przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00;
  • zmiana ryczałtu na dojazdy środkami komunikacji miejscowej z 7,60 zł na 9,00 zł; ryczałt ten należny jest za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej w wysokości  20 proc. diety; nie przysługuje, gdy pracownik nie ponosi kosztów jazd miejscowych lub pracodawca wyraził zgodę  na pokrycie faktycznych, udokumentowanych wydatków na jazdy lokalne (co szczególnie powinno mieć miejsce w każdej sytuacji, w której kwota ryczałtu naliczona na podstawie rozporządzenia nie wystarcza na pokrycie wydatków na niezbędne przemieszczanie się w związku z realizacją zadań służbowych).

 

Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 6/2022 >>


Przepisy przejściowe

W przypadku podróży służbowej na obszarze kraju, rozpoczętej i niezakończonej przed dniem 1 stycznia 2023 r., należności z tytułu podróży służbowej ustala się:

  1. za czas podróży przypadający przed dniem 1 stycznia 2023 r. - na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych w brzmieniu dotychczasowym
  2. za czas podróży przypadający od dnia 1 stycznia 2023 r. - na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie podróży służbowych w nowym brzmieniu.

Jakkolwiek akurat na przełomie roku podróże służbowe występują nie tak często, jak w okresie „nieświątecznym” to warto na nie zwrócić uwagę.

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe (Dz. U. z 2022 r. , poz. 2302) narzuca wprost – co było przyjmowane zresztą w praktyce przy lipcowej nowelizacji rozporządzenia „delegacyjnego”, przy której nie było regulacji przejściowych – rozliczanie doby podróży służbowej, w której ulega zmienia stawka (czyli rozpoczętej 31 grudnia, kończącej się 1 stycznia) według kwoty dotychczasowej (do końca 31 grudnia) i nowej (od początku 1 stycznia). Nie można absolutnie przyjąć metody liczenia „od zera” czasu podróży od godz. 0:00 1 stycznia 2023 r. - nie następuje w chwili wejścia w życie zmiany rozporządzenia „sztuczne” zakończenie jednej podróży i rozpoczęcie kolejnej.

 

Przykład: Pracownik jedzie w podróż służbową z Krakowa do Warszawy 30 grudnia 2022 r. o godz. 9:00, powrót zaplanowano 2 stycznia 2023 r. na o godz. 16:00.

Podróż trwała 3 pełne doby i 7 godzin i z tytułu diety:

- za pierwszą dobę (30 grudnia godz. 9:00 do 31 grudnia godz. 9:00) przysługuje 38 zł,

- za drugą dobę (do godz. 9:00 1 stycznia) przysługuje dieta w wysokości 40,63 zł (  15/24 z 38 zł + 9/24 z 45 zł),

- za kolejną dobę (do godz. 9:00 2 stycznia) przysługuje 45 zł,

- za 7 godz. rozpoczętej czwartej doby przysługuje 22,50 zł (½ z 45 zł).