Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety (par. 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
Sprawdź w LEX: Kalkulator krajowych podróży służbowych >>>
Ryczałt nie przysługuje w następujących sytuacjach:
- jeśli pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów,
- jeśli pracodawca wyrazi na wniosek pracownika zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (w tym przypadku pracownik musi przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków).
Czytaj również: Nocleg w podróży służbowej można rozliczyć rachunkiem lub ryczałtem>>
PROCEDURY w LEX:
- Rozliczanie podróży służbowych - dojazdy krajowe >
- Rozliczanie podróży służbowych - inne wydatki >
- Zasady rozliczania podróży służbowych w podziale na rodzaje podróżujących >
- Podatkowe konsekwencje wyjazdów pracowniczych >
Koszty biletów a ryczałt
Jakkolwiek w 2022 r. nastąpiła podwyżka ryczałtu na skutek wzrostu diety - do 27 lipca wynosił 6 zł, od 28 lipca wynosi 7,60 zł - to nadal kwota ta nie pozwoli w wielu miastach na zrealizowanie dwóch przejazdów (do punktu docelowego i z powrotem). Przykładowo bilet normalny 20-minutowy w Krakowie kosztuje 4 zł, a 60-minutowy 6 zł. We Wrocławiu bilet jednorazowy kosztuje 4 zł, 15-minutowy - 3,30 zł, 30-minutowy - 4 zł, a w Gdańsku bilet jednorazowy lub 75-minutowy kosztuje 4,80 zł. Można zatem powiedzieć, że wysokość ryczałtu przewidziana w rozporządzeniu nie odpowiada kompletnie aktualnej rzeczywistości finansowej.
Dodatkowo zwróćmy uwagę na to, że ryczałt nie jest przeznaczony na dwa przejazdy ale na korzystanie ze środków komunikacji miejscowej. Zadania realizowane podczas podróży służbowej wymagać mogą kilkukrotnego korzystania z komunikacji.
Przykład: Pracownik pojechał w jednodniową podróż służbową do Krakowa, by spotkać się z trzema kontrahentami. Przyjechał pociągiem i jeździł komunikacją miejską. Odbył 4 przejazdy, każdy mieścił się w granicach 20 minut, a zatem skasował 4 bilety po 4 zł, co kosztowało go 16 zł. Z ryczałtu otrzymałby 7,60 zł, a zatem kwota 8,40 zł obciążałaby budżet pracownika.
Czy zatem w związku z tym drugi ze wskazanych wyżej punktów wyłączających prawo do ryczałtu - „jeżeli pracodawca wyrazi zgodę...” - należy odczytywać literalnie jako leżącą po stronie pracodawcy jedynie możliwość wyrażania zgody, czy też jako – w niektórych przypadkach – obowiązek.
Pracodawca powinien zrekompensować wydatki pracownika
Według art. 77 (5) par. 1 Kodeksu pracy (dalej: k.p.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Regulacja ta wyznacza kierunek interpretacyjny dalszych przepisów dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowej. W uzasadnieniu wyroku z 5 sierpnia 2020 r. (sygn. akt I PK 22/19) Sąd Najwyższy podkreśla, że immanentną cechą podróży służbowych są wydatki po stronie pracownika, które ostatecznie powinien zrekompensować pracodawca. Idea stosunku pracy opiera się na ryzyku ekonomicznym podmiotu zatrudniającego. Oznacza to, że jeśli decyzja pracodawcy (polecenie wyjazdu) powoduje powstanie dodatkowych kosztów po stronie pracownika, to obowiązkiem zatrudniającego jest ich zwrot (tak samo w postanowieniu SN z 8 czerwca 2021 r., sygn. akt I PSK 99/21).
Sprawdź w LEX:
- W jaki sposób naliczyć ryczałt za dojazdy, skoro pracownik GOPS nie ma udokumentowanych kosztów środków komunikacji miejscowej? >
- Jak rozliczyć przejazd taksówką w czasie delegacji? >
- Czy istnieje możliwość zwracania pracownikowi faktycznie poniesionych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej zamiast ustawowego ryczałtu w wysokości 4,60 zł? >
Jeżeli ryczałt na przejazdy miejscowe wynikający z rozporządzenia w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi nie pokrywa niezbędnych w związku z tym zadaniem kosztów przejazdów komunikacją miejscową, pracownik może domagać się – zdaniem autora - zwrotu udokumentowanych wydatków. Dotyczy to tych wszystkich przypadków, w których koszt standardowego środka komunikacji miejscowej zbiorowej, użytego w uzasadniony sposób dla zrealizowania polecenia pracodawcy, przekracza kwotę ryczałtu. Trudno mówić bowiem o dowolności wyrażenia zgody na zwrot kosztów faktycznych zamiast ryczałtu w takich sytuacjach, jaka występuje w powyższym przykładzie. Pracownik miałby narzucone do realizacji polecenie bez zapewnienia środków finansowych adekwatnych do tego polecenia. Koszty pracy ponosi pracodawca, w tym przypadku występowałoby zaś przerzucenie ich na pracownika.
Zaznaczyć należy, że planowane jest ponowne podwyższenie kwoty diety, tym razem do 45 zł, co skutkować będzie podwyższeniem ryczałtu do 9 zł. Problem w tym, że w międzyczasie mogą również nastąpić zmiany cen biletów, a kwota ta byłaby „na styku” nawet przy aktualnych cenach (w niektórych przypadkach byłaby już na dziś niewystarczająca).
Podstawa prawna:
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
