Z sygnałów, jakie docierają do redakcji Prawo.pl wynika, że wielu pracodawców zastanawia się, czy w pracy zdalnej, gdy pracownik będzie miał ustalone co najmniej dwa miejsca wykonywania pracy, czyli biuro i np. miejsce zamieszkania, zwłaszcza gdy znajduje się ono w innej miejscowości, przejazd z miejsca wykonywania pracy zdalnej do biura będzie traktowany jako podróż służbowa. Druga kwestia to, czy czas dojazdu wlicza się do czasu pracy, jeżeli pracownik dojeżdża do biura w dniu, w którym ma zaplanowaną w nim pracę oraz wtedy, gdy jest wezwany przez pracodawcę.
– W tej sprawie faktycznie otrzymujemy też wiele zapytań od naszych członków – potwierdza Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan.
Czytaj również: Miejsce wykonywania pracy zdalnej uzgodnione mailem, ale... i tak na papierze>>
Czytaj też: Podróż służbowa w kosztach podatkowych pracodawcy >>>
Podróż służbowa a praca zdalna
Kwestię podróży służbowej, a dokładnie należności za czas podróży służbowej, reguluje art. 77 (5) par. 1 Kodeksu pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Nie ma natomiast przepisów, które uregulowałyby czas pracy w podróży służbowej. Ustawodawca nie zdefiniował też i nie rozróżnił oddelegowania pracownika od podróży służbowej. Zaniechanie ustawodawcy stara się wypełnić orzecznictwo sądów, bardziej lub mniej szczęśliwie, o czym już pisaliśmy na Prawo.pl.
Czytaj w LEX: Podróż służbowa zleceniobiorcy - KOMENTARZ PRAKTYCZNY >>>
Rządowy projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który trafił do Sejmu (druk sejmowy nr 2335) definiując pracę zdalną w art. 67(18) stanowi, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
Kiedy zatem i czy w ogóle można mówić o podróży służbowej przy pracy zdalnej?
- Podróż służbowa to zawsze złożona kwestia. Niemniej jednak, jeżeli pracownik ma jedno miejsce wykonywania pracy, np. od poniedziałku do piątku, w godzinach od 9:00 do 17:00 pracuje zdalnie w Lublinie dla firmy, która swoją siedzibę ma powiedzmy w Gdańsku, i zostanie wezwany do biura w Gdańsku (w celu wykonania jakiegoś incydentalnego zadania, tj. udział w spotkaniu), to wyjazd z Lublina do Gdańska będzie dla niego podróżą służbową. Jeżeli przykładowo wsiądzie do pociągu o 6:00, żeby na 12:00 być w Gdańsku, to czas od 6:00 do 9:00 nie będzie liczony do jego czasu pracy, ale czas od 9:00 do 12:00 tym czasem pracy już będzie. Podobnie będzie z powrotem. Jeżeli wsiądzie do pociągu powrotnego o 16:00, to czas od 16:00 do 17:00 będzie liczony do czasu pracy, a pozostałe godziny w podróży już nie. Czas podróży poza godzinami pracy będzie wliczany do czasu pracy, jeśli w trakcie podróży pracownik wykonywał swoją pracę (np. dzwonił do klientów, przygotowywał raport czy prezentację) – mówi dr Agata Miętek, adwokat w kancelarii WKB, adiunkt w Zakładzie Prawa Pracy w Akademii Leona Koźmińskiego i ekspert BCC ds. prawa pracy.
Czytaj w LEX: Podróże służbowe pracowników mobilnych >>>
Nieco inaczej wygląda natomiast sytuacja pracownika, który ma dwa miejsca wykonywania pracy: od poniedziałku do środy pracuje zdalnie w swoim domu, a czwartek i piątek pracuje stacjonarnie w biurze. – W takiej sytuacji przemieszczanie się pomiędzy domem a biurem i wykonywanie pracy w biurze w czwartek i piątek nie będzie podróżą służbową. Nie ma tu znaczenia, czy pracownik na co dzień mieszka pod Warszawą a pracuje w stolicy, czy też to, że w pandemii przeprowadził się do Krakowa, a teraz dwa dni w tygodniu musi pracować w biurze w Warszawie. Takie dojazdy nie będą podróżą służbową - podkreśla dr Miętek. I dodaje: - Bo, żeby można było mówić o podróży służbowej, to spełnione muszą być przesłanki, o których mowa w art. 77(5) Kodeksu pracy, czyli wyjazd musi odbywać się na:
- polecenie pracodawcy;
- (w celu wykonania zleconego przez pracodawcę zadania (chodzi przy tym o zadanie, które jest zdarzeniem incydentalnym w stosunku do pracy wykonywanej zwykle przez pracownika)
- poza miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Jeżeli – jak w podanym przykładzie – pracownik ma dwa miejsca pracy, wówczas podróżą służbową będzie wykonywanie zadania na polecenie pracodawcy poza tymi dwoma miejscami.
Jak z kolei zaznacza Aleksandra Kreczmer, aplikantka radcowska z kancelarii Nowosielski i Partnerzy, praca zdalna polega na wykonywaniu przez czas oznaczony pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Co za tym idzie, polecenie wykonywania pracy zdalnej nie wpływa samoistnie na zmianę stałego miejsca świadczenia pracy, a jedynie umożliwia robienie tego w miejscu innym niż stale ustalone. - Wobec powyższego, co do zasady, przyjazd pracownika do biura na polecenie pracodawcy nie będzie w takiej sytuacji stanowił podróży służbowej, bowiem nie wypełni trzeciej z wymienionych wyżej przesłanek. W takiej sytuacji czas dojazdu do biura w żaden sposób nie wpłynie na czas pracy pracownika.
Czytaj też: Należności z tytułu podróży służbowej pracownika a składki ZUS >>>
Zdaniem Aleksandry Kreczmer, wyjątkiem będzie sytuacja, w której strony ustaliłyby (np. w umowie), iż stałe miejsce wykonywania pracy pracownika położone jest poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy, a następnie pracodawca poleciłby wykonanie zadania służbowego poza tym ustalonym miejscem. - W takim przypadku można by mówić o podróży służbowej, a dalej czas dojazdu i powrotu z miejscowości będącej celem podróży służbowej w zakresie jakim przypadałby na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegałby wliczeniu do jego normy – zaznacza prawniczka.
WZORY DOKUMENTÓW w LEX:
- Rozliczenie kosztów podróży służbowej >
- Regulamin odbywania i rozliczania podróży służbowych >
- Zlecenie odbycia podróży służbowej na obszarze kraju >
Cena promocyjna: 71.11 zł
|Cena regularna: 79 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 59.25 zł
Ministerstwo wyjaśnia i sięga po sądowe orzecznictwo
Poprosiliśmy Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej o odpowiedź na kluczowe dla sprawy pytania. W odpowiedzi resort wskazał na art. 77 (5) par. 1 Kodeksu pracy i zaznaczył, że problematyka stosowania tego przepisu jest przedmiotem wielu orzeczeń sądowych, które wskazują, że podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza obszar miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania, oraz jest ograniczona zakładanym z góry terminem (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 czerwca 2012 r., sygn. akt II UK 284/11). - Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu służbowego, które powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie musi być skonkretyzowane, nie może mieć charakteru generalnego. Oznacza to, że w trakcie podróży służbowej pracownik ma obowiązek wykonywać pracę (zgodnie z poleceniem pracodawcy), jednakże nie mogą to być te same zadania służbowe, które pracownik wykonuje na co dzień.
Wykonywaniem zadania służbowego w rozumieniu art. 77 (5) par. 1 k.p. nie jest zatem wykonywanie pracy określonego rodzaju, wynikającej z charakteru zatrudnienia (wyrok Sądu Najwyższego z 10 października 2013 r., sygn. akt II UK 104/13 oraz uchwała siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08). Obowiązek odbycia podróży służbowej wynika z polecenia pracodawcy, nie jest natomiast uzależniony od zgody pracownika. Pracownik na podstawie art. 100 k.p. jest zobowiązany podporządkować się temu poleceniu, tak jak wszystkim innym poleceniom przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (uzasadnienie do wyroku z dnia 22 lutego 2008 r., I PK 208/07) – wyjaśnia MRiPS. W związku z tym przejazd z miejscowości wykonywania pracy zdalnej do miejscowości, w której mieści się biuro nie jest traktowany jako podróż służbowa.
Jak podkreśla ministerstwo, zgodnie z definicją pracy zdalnej zaproponowaną w rządowym projekcie, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Oznacza to, że miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego).
- Co do zasady będzie to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce (miejsca), na które pracodawca wyraził zgodę. Ta część definicji ma kluczowe znaczenie dla odróżnienia pracy zdalnej od pracy wykonywanej w sposób tradycyjny. Oznacza to, iż nie będzie pracownikiem wykonującym pracę zdalną pracownik, który całość lub część swoich obowiązków służbowych wykonuje poza zakładem pracy, jeśli tak zostało określone jego miejsce świadczenia pracy w umowie o pracę lub zostało wskazane doraźnie na mocy polecenia pracodawcy (np. polecenie pracownikowi podróży służbowej) – twierdzi MRiPS. I wyjaśnia, że w projekcie chodzi o takich pracowników, którzy co do zasady wykonują pracę stacjonarnie oraz dokonują z pracodawcą uzgodnienia co do wykonywania jej zdalnie.
Odnosząc się zaś do rozliczenia czasu pracy przy pracy zdalnej Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazało, że czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 par. 1 Kodeksu pracy). W związku z tym czas dojazdu pracownika np. z domu (miejsce pracy zdalnej) do pracy w biurze i z pracy do domu nie jest czasem pracy. Natomiast w sytuacji, gdy w trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik zostanie przez pracodawcę wezwany do wykonywania pracy w biurze, to - zdaniem ministerstwa - czas dojazdu będzie wliczony do czasu pracy.
- To stanowisko podziela nasze podejście do kwestii podróży służbowej przy pracy zdalnej, podobnie jak i przekonanie, że czas dojazdu do biura w przypadku wezwania pracownika w trakcie wykonywania pracy zdalnej danego dnia będzie czasem pracy - mówi Robert Lisicki. I zastanawia się, jak na obowiązki pracodawców wpłynie drugi projekt zmian w Kodeksie pracy, nad którym pracuje rząd, który w projektowanym art. 29 par. 3 pkt 1 lit. g) zobowiązuje pracodawcę do poinformowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy. - Przy pracy zdalnej częściowej będziemy mieli do czynienia przynajmniej z dwoma miejscami wykonywania pracy. Jak realizować ten obowiązek wynikający z dyrektywy, trzeba będzie jeszcze przemyśleć. Czy powinien on mieć zastosowanie do pracy zdalnej? Dyrektywa dotyczy sytuacji, kiedy pracownik nie ma stałego lub głównego miejsca pracy i wtedy powinien otrzymać informację o ewentualnych rozwiązaniach dotyczących przemieszczania się między miejscami pracy - zauważa mec. Lisicki.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
