Przepisy, które weszły w życie 13 października 2022 r., jednoznacznie rozstrzygnęły wątpliwości dotyczące obowiązku protokołowania uchwał zarządu spółki z o.o. oraz treści samego protokołu. Do tego momentu przepisy nie regulowały tej kwestii, a protokołowanie uchwał, które zapadały podczas posiedzeń zarządu wynikało jedynie ze zwyczaju.
Czytaj też: Jakie są prawa i obowiązki byłego członka zarządu spółki?
Wprowadzony obowiązek protokołowania dotyczy wyłącznie posiedzeń zarządu, na których podejmowane są uchwały. Tym samym, nie ma konieczności sporządzania protokołu z posiedzenia, podczas którego nie były podejmowane żadne uchwały. Niemniej jednak, dbając o porządek korporacyjny oraz proces podejmowania decyzji w spółce, za właściwą praktykę należy uznać protokołowanie wszystkich posiedzeń zarządu, nawet tych, których przedmiotem była jedynie dyskusja nad poszczególnymi kwestiami.
Wymogiem zaprotokołowania zostały objęte wszystkie uchwały zarządu, niezależnie od sposobu ich podjęcia. Tym samym, protokołowane powinny być zarówno uchwały podjęte na stacjonarnym posiedzeniu, jak również te, które zapadły przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Treść protokołu – co należy, a co warto w nim zawrzeć?
Obowiązkowymi elementami protokołu posiedzenia zarządu są:
- porządek obrad;
- imiona i nazwiska obecnych członków zarządu;
- liczba głosów oddanych na poszczególne uchwały.
Ponadto, jeżeli którykolwiek z członków zarządu przy głosowaniu nad konkretną uchwałą zgłosił zdanie odrębne, należy je uwzględnić w protokole wraz z ewentualnym umotywowaniem. Natomiast, w sytuacji gdy przedmiotem obrad zgromadzenia jest zagadnienie, gdzie interesy spółki są sprzeczne z interesami członka zarządu lub jego rodziny, elementem protokołu może być odnotowanie, że członek zarządu ujawnił tego rodzaju sprzeczność i wstrzymał się od rozstrzygnięcia sprawy.
Ustawodawca określił jedynie minimalne elementy protokołu posiedzenia zarządu. Z praktycznego punktu widzenia warto jednak zawrzeć w protokole dodatkowe informacje. Należą do nich przede wszystkim:
- data i miejsce odbycia posiedzenia;
- tryb zwołania posiedzenia;
- treść podjętych uchwał;
- informacja o innych uczestnikach posiedzenia niż członkowie zarządu (np. pracownicy, eksperci);
- przebieg dyskusji i kluczowe stanowiska przedstawione przez uczestników posiedzenia;
- informacja o nieobecności niektórych członków zarządu.
Przyjmuje się, że protokół powinien oddawać w skrócie przebieg i treść czynności dokonanych w ramach posiedzenia i to właśnie tą zasadą powinni kierować się członkowie zarządu przy sporządzaniu protokołu.
Podpisy pod protokołem
Odpowiedzią na możliwość przeprowadzenia posiedzenia zarządu w trybie zdalnym jest wymóg podpisania protokołu przez co najmniej jednego członka zarządu prowadzącego posiedzenie lub zarządzającego głosowanie. Dzięki takiemu rozwiązaniu protokół może zostać sporządzony prawidłowo nawet wtedy, gdy nie wszyscy członkowie zarządu znajdują się w tym samym miejscu podczas posiedzenia.
Niezależenie od obowiązujących przepisów, w celach dowodowych protokoły posiedzenia zarządu są często podpisywane przez wszystkich członków zarządu uczestniczących w posiedzeniu, a obowiązek taki można nawet wprowadzić w umowie spółki bądź regulaminie zarządu.
Braki w protokole
Brak umieszczenia w protokole jego obligatoryjnych elementów, tj. porządku obrad, imion i nazwisk obecnych członków zarządu oraz liczby głosów oddanych na poszczególne uchwały, a nawet niezłożenie na protokole podpisu przez członka zarządu nie powodują nieważności uchwały zarządu.
Tym niemniej, nie należy bagatelizować poprawności sporządzanego protokołu, który z uwagi na swoją funkcję informacyjną i dowodową może okazać się bardzo przydatny, np. gdy członek zarządu będzie chciał potwierdzić dołożenie staranności przy podjętych decyzjach związanych z prowadzeniem spraw spółki.
Martyna Kunke, radca prawny oraz Paweł Butkiewicz, aplikant radcowski
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
