Marek A. (dane zmienione) złożył skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na bezpodstawne wykorzystywanie jego adresu poczty elektronicznej przez byłego pracodawcę. W piśmie wskazał, że spółka nie ma prawnej potrzeby przetwarzania jego danych osobowych po upływie pięciu miesięcy od ustania stosunku pracy. W toku postępowania, pracodawca wyjaśnił, że adres e-mail został zdezaktywowany i nie jest wykorzystywany do celów korespondencyjnych. Został on oznaczony jako baza danych stanowiąca zbiór wiadomości poczty elektronicznej, wymienianych przez Marka A. z podmiotami trzecimi w czasie jego zatrudnienia. Spółka twierdziła, że usunięcie adresu spowodowałoby negatywne konsekwencje w postaci utraty intratnych relacji handlowych.
Czytaj też w LEX: RODO - bezpieczeństwo danych osobowych w dziale kadr >
Organ nakazał spółce usunięcie danych
Prezes UODO nakazał spółce usunięcie danych osobowych byłego pracownika w zakresie adresu e-mail, zawierającego pierwszą literę jego imienia oraz nazwisko. W uzasadnieniu wydanej decyzji wskazano, że organ nie kwestionuje uprawnienia do przetwarzania danych w celu zapewnienia ciągłości spraw służbowych oraz korespondencji handlowej. Niemniej skoro zatrudnienie Marka A. ustało, to przetwarzanie jego służbowego adresu e-mail powinno zostać ograniczone do kierowania automatycznej odpowiedzi do nadawców wiadomości. Organ podkreślił też, że przetwarzanie spornego adresu nie jest niezbędne do wypełnienia ciążącego na spółce obowiązku prawnego, jakim jest zapewnienie kontaktu z jej kontrahentami i klientami, który dotychczas był realizowany przez byłego pracownika za pośrednictwem służbowej elektronicznej skrzynki pocztowej. Spółka nie zgodziła z wydanym rozstrzygnięciem, więc wniosła skargę.
Czytaj też w LEX: Pojęcie danych osobowych szczególnych kategorii, przetwarzania i profilowania >
Czytaj także: UODO: 240 tys. zł kary dla firmy, której pracownik zgubił pendrive z danymi osobowymi >>>
Po zakończeniu stosunku pracy trzeba usunąć dane
Sprawą zajął się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który wskazał, że były pracownik wykorzystywał adres e-mail w ramach działalności spółki, więc jego skrzynka pocztowa zawiera ważną dla relacji biznesowych korespondencję. Okoliczność ta nie uzasadnia jednak nieustającego przetwarzania spornego adresu w szerszym zakresie niż jest to niezbędne dla zachowania dotychczasowych kontaktów handlowych. Sąd podkreślił, że imienne oznaczenie skrzynki pocztowej, stanowiące dane osobowe podlegające przepisom RODO, powoduje, że w sytuacji zakończenia stosunku pracy konieczne jest usunięcie takiego adresu, np. poprzez zastąpienie go innym oznaczeniem. Wbrew twierdzeniom spółki, zachowanie spornego adresu, nawet zdezaktywowanego, nie jest niezbędne do kontynuacji działań na rzecz podtrzymania więzi handlowych lub pozyskania nowych klientów. Ponadto wykorzystywanie imiennego adresu e-mail osoby, która nie jest już pracownikiem spółki może wprowadzać klientów w błąd.
Czytaj też w LEX: Wpływ RODO na obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji powypadkowej i medycznej >
Cena promocyjna: 36.5 zł
|Cena regularna: 50 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 36.5 zł
Czytaj też w LEX: Przetwarzanie danych osobowych przez pracodawców >
Naruszono zasady przetwarzania danych osobowych
WSA wskazał, że organ prawidłowo ocenił, że naruszenie jakiego dopuściła się spółka polega na wykorzystywaniu służbowego adresu e-mail byłego pracownika przez okres dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Działanie to godzi w zasady przetwarzania danych osobowych, tj. w zasadę zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości, zasadę minimalizacji danych oraz zasadę ograniczenia przechowywania. Sąd podkreślił, że wobec stwierdzenia naruszenia przepisów, Prezes UODO prawidłowo zastosował uprawnienie naprawcze, nakazując spółce usunięcie danych osobowych byłego pracownika w zakresie adresu e-mail. Organ wyjaśnił też w zaskarżonej decyzji wszystkie istotne okoliczności sprawy i dokonał prawidłowej kwalifikacji prawnej poczynionych ustaleń faktycznych. Mając powyższe na uwadze, WSA oddalił skargę.
Wyrok WSA w Warszawie z 21 lutego 2024 r., sygn. akt II SA/Wa 1007/23, prawomocny
Czytaj też w LEX: Okiem IOD-a: jednoosobowa działalność gospodarcza a przepisy RODO >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
