Decyzja 2024/3223 w sprawie wyznaczenia koordynatora europejskiego ds. projektu synchronizacji państw bałtyckich będącego przedmiotem wspólnego zainteresowania oraz określenia szczegółowych warunków wykonywania jego misji i zadań

DECYZJA KOMISJI (UE) 2024/3223

z dnia 19 grudnia 2024 r.

w sprawie wyznaczenia koordynatora europejskiego ds. projektu synchronizacji państw bałtyckich będącego przedmiotem wspólnego zainteresowania oraz określenia szczegółowych warunków wykonywania jego misji i zadań

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/869 z dnia 30 maja 2022 r. w sprawie wytycznych dotyczących transeuropejskiej infrastruktury energetycznej, zmiany rozporządzeń (WE) nr 715/2009, (UE) 2019/942 i (UE) 2019/943 oraz dyrektyw 2009/73/WE i (UE) 2019/944 oraz uchylenia rozporządzenia (UE) nr 347/2013 ¹ , w szczególności jego art. 6 ust. 1,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Estonia, Litwa i Łotwa pozostają ostatnimi państwami członkowskimi zsynchronizowanymi z sieciami państw trzecich, tj. Rosji (w tym Królewca) i Białorusi. Ich synchronizacja z sieciami UE jest jednym z najpilniejszych priorytetów Unii, zwłaszcza w obecnym kontekście geopolitycznym, i w ciągu ostatnich 12 lat otrzymała już wsparcie polityczne, techniczne i finansowe.

(2) Projekt synchronizacji państw bałtyckich jest projektem będącym przedmiotem wspólnego zainteresowania (PWsZ) na unijnej liście PWsZ i projektów będących przedmiotem wzajemnego zainteresowania (PWzZ) zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2022/869. Inwestycje związane z projektem stanowią część klastra 3.3: "Integracja i synchronizacja systemów elektroenergetycznych państw bałtyckich z sieciami europejskimi".

(3) Zbliża się termin zakończenia synchronizacji państw bałtyckich (luty 2025 r.), a kolejne miesiące będą miały kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu i bezpieczeństwa dostaw energii elektrycznej w państwach bałtyckich. Pod tym względem projekt znajduje się na krytycznym etapie realizacji, ponieważ zależy ona od ścisłego dostosowania czterech państw członkowskich i czterech operatorów systemów przesyłowych. Ponadto po lutym 2025 r. konieczna będzie również stała ścisła koordynacja i kierownictwo do czasu zakończenia wszystkich niezbędnych inwestycji w państwach bałtyckich. Szereg inwestycji infrastrukturalnych niezbędnych do zapewnienia bezpiecznej eksploatacji systemów państw bałtyckich i handlu w regionie zostanie zakończony dopiero w okresie następującym po synchronizacji do 2030 r. (połączenie międzysystemowe Harmony Link, system akumulatorów na Łotwie, modernizacja połączeń międzysystemowych ze Szwecją i Finlandią). Projekty te do tej pory miały znaczne opóźnienia ze względu na inflację i problemy związane z łańcuchem dostaw i wymagają bardzo ścisłego monitorowania i koordynacji, zwłaszcza na etapie przygotowawczym przed rozpoczęciem prac budowlanych, tak aby ich realizacja przebiegała zgodnie z planem. W szczególności w przypadku połączenia międzysystemowego Harmony Link między Litwą a Polską konieczna jest ścisła koordynacja w celu zapewnienia odpowiedniego przebiegu projektu oraz zapewnienia, aby proces wydawania pozwoleń w obu państwach członkowskich toczył się sprawnie.

(4) Na podstawie art. 6 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/869 Komisja może wyznaczyć, w porozumieniu z zainteresowanymi państwami członkowskimi, koordynatorów europejskich ds. projektów będących przedmiotem wspólnego zainteresowania na okres do jednego roku, z możliwością dwukrotnego przedłużenia, jeżeli wymagają tego odpowiednie projekty. Aby Komisja mogła zapewnić niezbędne wsparcie państwom członkowskim i zainteresowanym projektodawcom, należy wyznaczyć specjalnego koordynatora europejskiego dla projektu synchronizacji państw bałtyckich, który będzie mógł ściśle monitorować ostatni etap realizacji oraz postępy w realizacji pozostałych inwestycji infrastrukturalnych, udzielać porad i ułatwiać wszelkie działania, które muszą zostać podjęte przez zainteresowane strony, a także składać Komisji sprawozdania z odnośnych postępów.

(5) Koordynatora należy mianować na okres jednego roku zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/869. Decyzja o przedłużeniu lub nieprzedłużeniu mandatu powinna być podejmowana w porozumieniu z zainteresowanymi państwami członkowskimi w świetle potrzeb projektu w danym momencie. Koordynator powinien uwzględnić koordynację projektu za pośrednictwem planu działań w zakresie połączeń międzysys- temowych na rynku energii państw bałtyckich ("BEMIP") oraz kontekst wszystkich innych działań następczych w BEMIP.

(6) Aby koordynator europejski mógł wykonywać swoje zadania, powinien otrzymywać comiesięczny zryczałtowany dodatek na pokrycie kosztów działania sekretariatu, których nie mogą pokryć bezpośrednio służby Komisji, oraz zwrot kosztów podróży służbowych zgodnie z przepisami "Vademecum dotyczącego szczegółowych zasad pracy koordynatora europejskiego", załączonego do niniejszej decyzji.

(7) Na podstawie art. 6 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2022/869 procedura wyboru została przeprowadzona z otwartym zaproszeniem do wyrażenia zainteresowania przez okres jednego miesiąca od dnia 19 sierpnia do dnia 19 września 2024 r. Wybranym kandydatem jest Catharina Sikow-Magny z uwagi na jej doświadczenie w zakresie konkretnych zadań powierzonych koordynatorowi europejskiemu ds. projektu synchronizacji państw bałtyckich, będącego przedmiotem wspólnego zainteresowania.

(8) Zgodnie z art. 6 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/869 w sprawie wyników procedury wyboru i mandatu koordynatora europejskiego skonsultowano się z państwami członkowskimi, których dotyczy synchronizacja państw bałtyckich, czyli z Estonią, Litwą, Łotwą i Polską. W październiku 2024 r. zainteresowane państwa członkowskie wyraziły zgodę na wyznaczenie koordynatora europejskiego.

(9) Wyznaczenie jest pilne ze względu na harmonogram projektu. Z tego względu decyzja powinna wejść w życie następnego dnia po jej opublikowaniu,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Catharina Sikow-Magny zostaje wyznaczona na koordynatora europejskiego projektów będących przedmiotem wspólnego zainteresowania należących do klastra 3.3 - "Integracja i synchronizacja systemów elektroenergetycznych państw bałtyckich z sieciami europejskimi" - na unijnejliście projektów będących przedmiotem wspólnego zainteresowania i projektów będących przedmiotem wzajemnego zainteresowania.

Artykuł  2

1. Mandat koordynatora europejskiego rozpoczyna się w dniu wejścia w życie niniejszej decyzji i kończy się jeden rok po tej dacie.

2. W razie potrzeby mandat koordynatora europejskiego może zostać dwukrotnie przedłużony. Koordynator europejski może w każdej chwili zwrócić się do Komisji o zakończenie mandatu.

Artykuł  3

Szczegółowe warunki organizacji podróży służbowych i wykonywania zadań koordynatora europejskiego określono w załączniku I.

Załącznik II zawiera "Vademecum dotyczące szczegółowych zasad pracy koordynatora europejskiego" i opisuje procedurę, której należy przestrzegać w odniesieniu do wszystkich podróży służbowych odbywanych w kontekście działalności koordynatora europejskiego.

Artykuł  4

Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 19 grudnia 2024 r.

ZAŁĄCZNIK  I

Zakres zadań

Rozporządzenie TEN-E - koordynator TEN-E ds. projektu synchronizacji państw bałtyckich

Wprowadzenie

Koordynator europejski ds. projektu synchronizacji państw bałtyckich (zwany dalej "koordynatorem") jest wyznaczany przez Komisję Europejską zgodnie z art. 6 rozporządzenia (UE) 2022/869 w sprawie wytycznych dotyczących transeuropejskiej infrastruktury energetycznej (rozporządzenie TEN-E). Koordynator będzie odpowiedzialny za usprawnianie realizacji projektu synchronizacji państw bałtyckich, który jest projektem będącym przedmiotem wspólnego zainteresowania (PWsZ) na podstawie rozporządzenia TEN-E, pod auspicjami Grupy Wysokiego Szczebla ds. Planu Działań w zakresie Połączeń Międzysystemowych na Rynku Energii Państw Bałtyckich (BEMIP), której przewodniczy Komisja.

Czas trwania mandatu

Koordynator zostanie powołany na początkowy okres jednego roku z możliwością dwukrotnego przedłużenia, pod warunkiem osiągania zadowalających wyników i z uwzględnieniem potrzeb projektu. Komisja Europejska zastrzega sobie prawo do wycofania nominacji wybranego koordynatora w dowolnym momencie w przypadku braku aktywności, niewystarczającego lub niskiej jakości wkładu w projekt synchronizacji państw bałtyckich lub jeżeli koordynator nie spełnia już żadnego z wymogów wyboru.

Zadania szczegółowe i terminy ich wykonania

Misja koordynatora jest powiązana z pomyślną i terminową realizacją wszystkich zadań, działań i inwestycji związanych z synchronizacją państw bałtyckich jako PWsZ na podstawie rozporządzenia TEN-E pod auspicjami BEMIP zgodnie z terminami i planem realizacji projektu. Koordynator wniesie niezbędną krytyczną wiedzę fachową i zapewni ścisłe monitorowanie niezbędne do terminowego i dobrze zorganizowanego zakończenia projektu oraz pozostałych powiązanych inwestycji do czasu uruchomienia całej infrastruktury i sprzętu związanych z projektem synchronizacji.

Koordynator powinien ściśle monitorować ostatni etap realizacji, a także postępy w realizacji pozostałych inwestycji infrastrukturalnych, udzielać porad i ułatwiać wszelkie działania, które muszą zostać podjęte przez zainteresowane strony, oraz składać Komisji i państwom członkowskim sprawozdania z odnośnych postępów. Będzie on ułatwiał współpracę między zainteresowanymi państwami członkowskimi, projektodawcami i innymi odpowiednimi zainteresowanymi stronami, aby zapewnić terminową i pomyślną realizację projektu. Koordynator przyjmie proaktywne podejście i będzie czynnie uczestniczyć, wraz z Komisją Europejską i zainteresowanymi państwami członkowskimi, w wykonywaniu wszelkich zadań i obowiązków wymaganych do realizacji projektu, w tym będzie brać udział w grupach roboczych, spotkaniach lub warsztatach. Koordynator będzie zwoływał i organizował takie spotkania wraz z Komisją, jeżeli uzna je za niezbędne do wykonania swojego mandatu. Koordynator uwzględni koordynację projektu w kontekście BEMIP oraz kontekst wszystkich innych działań następczych przewidzianych w BEMIP. Będzie ściśle współpracować z odpowiednimi państwami członkowskimi, wszystkimi zainteresowanymi stronami, w szczególności z projektodawcami, oraz ze służbami Komisji. Prace koordynatora europejskiego będą prowadzone w języku angielskim.

Koordynator w szczególności zapewni Komisji możliwość udzielenia niezbędnego wsparcia państwom członkowskim i projektodawcom, których dotyczy realizacja zadań przewidzianych w art. 6 ust. 2 rozporządzenia TEN-E:

– będzie wspierać projekt synchronizacji państw bałtyckich, a także transgraniczny dialog między projektodawcami a wszystkimi zainteresowanymi stronami,

– w razie potrzeby i o ile zostanie o to poproszony, będzie wspomagać wszystkie strony w prowadzeniu konsultacji z zainteresowanymi stronami, omawianiu, w stosownych przypadkach, alternatywnych tras i uzyskiwaniu niezbędnych pozwoleń na realizację projektów,

– w stosownych przypadkach będzie doradzać projektodawcom w sprawie finansowania projektu,

– zapewni on odpowiednie wsparcie i kierownictwo strategiczne ze strony zainteresowanych państw członkowskich na potrzeby przygotowania i realizacji projektu oraz ułatwi wspólną interpretację i wymianę informacji, co umożliwi wszystkim podmiotom związanym z projektem działanie w porozumieniu oraz w sposób konsekwentny i spójny,

– każdego roku oraz, w stosownych przypadkach, na zakończenie swojego mandatu, będzie składać Komisji i regionalnej grupie ds. energii BEMIP sprawozdanie z postępów w realizacji projektu synchronizacji państw bałtyckich oraz z wszelkich trudności i przeszkód, które mogą znacznie opóźnić termin oddania do użytku odpowiednich inwestycji lub zakończenia stosownych działań. Sprawozdanie to przekazywane będzie Parlamentowi Europejskiemu.

Koordynator będzie odbywać wszystkie niezbędne podróże służbowe do odpowiednich miejsc związanych z realizacją projektu lub miejsc, w których odbywają się spotkania związane z projektem.

Działania koordynacyjne muszą być współmierne do stopnia złożoności i szacunkowych kosztów projektów.

Metodyka działania

Koordynator będzie ściśle współpracować z Komisją, w szczególności z Dyrekcją Generalną ds. Energii, zainteresowanymi państwami członkowskimi, projektodawcami i innymi odpowiednimi zainteresowanymi stronami. Koordynator uwzględni również koordynację projektu za pomocą BEMIP oraz kontekst wszystkich innych działań następczych przewidzianych w BEMIP.

Obsługa sekretarska i zwrot kosztów podróży służbowych

Koordynator będzie otrzymywać miesięczny zryczałtowany dodatek w wysokości 3 000 EUR na pokrycie kosztów działania sekretariatu, w przypadku gdy takich kosztów nie pokrywają bezpośrednio służby Komisji (komunikacja, różne meble biurowe, przestrzeń biurowa, sekretariat) oraz wydatki reprezentacyjne podczas podróży służbowych zgodnie z przepisami Komisji. Roczny budżet na podróże służbowe wynosi 15 000 EUR. Szczegółowe zasady dotyczące zwrotu kosztów podróży służbowych zostaną opisane w odrębnym dokumencie ("Vademecum").

Poufność i konflikt interesów

Koordynator nie może wykorzystywać ani ujawniać jakichkolwiek dokumentów lub informacji, z którymi zetknie się podczas sprawowania swojej funkcji, chyba że informacje te zostały już podane do wiadomości publicznej. Koordynator unika również wszelkich sytuacji prowadzących do konfliktu interesów w dziedzinach, w których wymaga się od niego działania.

Akceptacja zakresu zadań

Przyjmując mandat, koordynator potwierdza, że przeczytał, zrozumiał i zaakceptował zakres zadań i warunki określone w niniejszym dokumencie.

ZAŁĄCZNIK  II

Vademecum dotyczące szczegółowych zasad pracy koordynatora europejskiego

Organizacja podróży służbowych

W niniejszym dokumencie opisano procedurę, której należy przestrzegać w odniesieniu do wszystkich podróży służbowych odbytych w kontekście działalności koordynatora europejskiego (zwanego dalej "koordynatorem").

Punktem kontaktowym koordynatora w Komisji będzie dział C4 DG ENER (Infrastruktura i współpraca regionalna). Jego pracownicy będą pomagać w organizacji podróży służbowych i, w razie potrzeby, towarzyszyć koordynatorowi.

Przygotowanie podróży służbowej

Polecenie wyjazdu

Podróże służbowe koordynatora muszą być rejestrowane w narzędziu instytucjonalnym MIPS+ (zintegrowany system planowania podróży służbowych) i powinny być zgodne z ogólnymi zasadami określonymi w "Wytycznych w zakresie podróży służbowych i zezwoleń na podróż" dołączonych do decyzji Komisji w sprawie ogólnych przepisów wykonawczych do art. 11, 12, i 13 załącznika VII do regulaminu pracowniczego urzędników (koszty podróży służbowych) oraz w sprawie zezwoleń na podróż.

Podróże służbowe uznaje się za ważne tylko wtedy, gdy zostaną zatwierdzone przez dyrektora DG ENER C (urzędnika zatwierdzającego). Wniosek dotyczący podróży służbowej powinien zawierać datę i godzinę wyjazdu, miejsce docelowe i cel podróży.

Rezerwacja środków transportu

Na podstawie zatwierdzonego polecenia wyjazdu środki na podróże służbowe koordynator może zarezerwować osobiście lub za pośrednictwem oficjalnego biura podróży z pomocą działu C4 DG ENER. W przypadku rezerwacji osobistej koordynator udostępnia bilety i pokwitowania, z wyraźnie widoczną ceną, działowi C4 DG ENER. Dział C4 DG ENER rejestruje szczegóły dotyczące podróży w MIPS+.

Koordynator może zwrócić się o elastyczne bilety, jeżeli istnieje znaczne ryzyko, że podróż służbowa zostanie odwołana lub zmieniona.

Zwrot kosztów hotelu

Koordynator może wybrać zakwaterowanie z uwzględnieniem pułapów kosztów, które podlegają zwrotowi. Koszty zakwaterowania są zwracane po przedstawieniu faktury, do wysokości pułapu określonego dla miejsca podróży służbowej lub, jeżeli urzędnik zatwierdzający wyrazi zgodę na przekroczenie tego pułapu, zwracana będzie pełna kwota faktury.

Koszty dodatkowych noclegów w przypadku podróży połączonej z urlopem nie będą pokrywane.

Koszty przejazdów taksówką

Przejazdy taksówką mogą być zatwierdzane przez urzędnika zatwierdzającego, jeżeli nie ma odpowiedniej alternatywy w postaci transportu publicznego. Koszty będą zwracane po przedstawieniu dokumentów potwierdzających.

Podróże taksówką powinny odbywać się w terminach wskazanych w poleceniu wyjazdu.

Konflikt interesów

Należy unikać wszelkich sytuacji prowadzących do konfliktu interesów w dziedzinach, w których wymaga się od koordynatora działania. Koordynator niezwłocznie poinformuje Komisję o każdym konflikcie interesów, który pojawi się w trakcie mandatu.

Ponadto koordynator nie może wykorzystywać ani ujawniać jakichkolwiek dokumentów lub informacji, z którymi zetknie się podczas sprawowania swojej funkcji, chyba że informacje te zostały już podane do wiadomości publicznej. Wszystkie uzyskane przez koordynatora wyniki będą stanowić własność Unii, która może je wykorzystać i opublikować według swojego uznania.

Organizatorzy imprez nie mogą pokrywać kosztów podróży służbowych. Dotyczy to również podróży służbowych oferowanych przez państwa członkowskie. Koszty związane z podróżami i wyjazdami służbowymi będą pokrywane przez Komisję Europejską.

Aby jak najlepiej wykorzystać budżet na podróże służbowe, w miarę możliwości spotkania lub wizyty powinny być odpowiednio ukierunkowane, zoptymalizowane i grupowane w celu zmniejszenia ich liczby.

W przypadku podróży służbowych priorytetowo należy traktować bardziej ekologiczne rodzaje transportu. Wszelkie oferty lub prezenty związane z wykonywaniem obowiązków koordynatora powinny być odrzucane, chyba że mają wartość symboliczną i są nie droższe niż 50 EUR. Koordynator jest związany wytycznymi Komisji dotyczącymi podróży służbowych, do których odniesiono się w decyzji Komisji w sprawie jego powołania.

Po zakończeniu podróży służbowej

Sprawozdanie z podróży służbowej

Koordynator musi przedstawić sprawozdanie z podróży służbowej. Jeżeli koordynatorowi towarzyszy przedstawiciel działu C4 DG ENER, koordynator może skorzystać z pomocy tego przedstawiciela przy sporządzaniu sprawozdania. Sprawozdanie z podróży służbowej zostanie przekazane do informacji dyrektora DG ENER C i załączone do wniosku o zwrot kosztów. Na pewnym etapie dokumentów tych może zażądać Parlament Europejski lub Europejski Trybunał Obrachunkowy w celu oceny uzasadnienia wydatków.

Data:

Imię, nazwisko:

Podpis:

1 Dz.U. L 152, 3.6.2022, s. 45, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2022/869/oj.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2024.3223
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2024/3223 w sprawie wyznaczenia koordynatora europejskiego ds. projektu synchronizacji państw bałtyckich będącego przedmiotem wspólnego zainteresowania oraz określenia szczegółowych warunków wykonywania jego misji i zadań
• Data aktu: 19/12/2024
• Data ogłoszenia: 20/12/2024
• Data wejścia w życie: 21/12/2024