PARLAMENT EUROPEJSKI,- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2022,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0105/2024),
A. mając na uwadze, że według zestawienia dochodów i wydatków 1 Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) ("Agencja") jej ostateczny budżet na rok 2022 wyniósł 351 630 151 EUR, co stanowi wzrost o 62,41 % w porównaniu z rokiem 2021; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi niemal wyłącznie z budżetu Unii;
B. mając na uwadze, że zwiększenie budżetu Agencji na rok 2022 wynika głównie z dodatkowych zadań przydzielonych Agencji w związku z zarządzaniem nowymi wielkoskalowymi systemami informatycznymi i zapewnieniem interoperacyjności systemów informatycznych;
C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu ("sprawozdanie Trybunału") dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2022 Trybunał Obrachunkowy ("Trybunał") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że operacje leżące u jego podstaw w odniesieniu do dochodów są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach; mając na uwadze, że Trybunał zidentyfikował łączną kwotę płatności dokonanych w 2022 r. w wysokości 17,8 mln EUR, z czego 10,9 mln EUR związanych z trzema konkretnymi umowami uznano za nieprawidłowe, zaś 6,8 mln EUR uznano za niezgodne z postanowieniami powiązanych umów ramowych, co ogólnie stanowi 4,80 % środków na płatności dostępnych w 2022 r., a tym samym przekracza próg istotności ustalony na potrzeby kontroli, w wyniku czego wydano opinię z zastrzeżeniem w odniesieniu do legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń; mając na uwadze, że z wyjątkiem tych niezgodnych płatności Trybunał stwierdza, że operacje leżące u podstaw rozliczeń w odniesieniu do płatności za rok zakończony 31 grudnia 2022 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2022 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu wynoszącym 91,13 % w odniesieniu do środków na zobowiązania, co stanowi spadek o 8,87 % w porównaniu z rokiem 2021; ponadto z zaniepokojeniem zauważa, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 86,71 %, co stanowi spadek o 7,94 % w porównaniu z rokiem 2021;
2. zauważa z zaniepokojeniem, że według sprawozdania Trybunału Agencja przeniosła ponad 14,4 mln EUR (23 %) dostępnych środków na zobowiązania z 2022 r. na rok 2023 i że w tytule II kwota ta obejmowała 13,7 mln EUR (tj. 95 %) środków związanych z wydatkami administracyjnymi (97 % w 2021 r.); zauważa powtarzające się przypadki przeniesień środków, co skutkuje przypomnieniem przez Trybunał, że powtarzający się wysoki poziom przeniesień środków jest sprzeczny z budżetową zasadą jednoroczności i wskazuje na problemy strukturalne w wykonaniu budżetu lub niedostateczne planowanie budżetowe; odnotowuje odpowiedź Agencji, że w 2022 r. dokonano przeniesień w związku z niezbędnymi lub powtarzającymi się działaniami administracyjnymi, co dało pewność co do należytego zarządzania finansami w odniesieniu do operacji leżących u podstaw rozliczeń; zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem Agencji dotyczącym działań następczych podjętych w związku z udzieleniem absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2021 ("sprawozdanie uzupełniające Agencji") Agencja sporządziła plan działania obejmujący szereg środków wdrożonych od 2023 r. w celu przestrzegania zasady jednoroczności i zmniejszenia poziomu przeniesień środków; zauważa w tym kontekście, że podpisanie w czwartym kwartale 2023 r. nowej umowy ramowej o świadczenie zewnętrznych usług wsparcia jest niezbędne do osiągnięcia tych celów; oczekuje, że wdrożenie tego planu działania doprowadzi do znacznej poprawy, i wzywa Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o postępach poczynionych w tym zakresie;
Wyniki
3. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja wykorzystuje niektóre narzędzia, takie jak kluczowe wskaźniki skuteczności działania, aby ocenić wartość dodaną wynikającą z jej działalności oraz usprawnić zarządzanie budżetem; zauważa, że roczny program prac na 2022 r. obejmował 135 działań, z których 90 zostało zrealizowanych (67 %), 16 jest w toku (12 %), 20 jest w toku i opóźnionych (15 %), a 9 zostało przełożonych (7 %); odnotowuje nowe podejście Agencji, zgodnie z którym jej działania są podzielone na portfele i programy w celu odzwierciedlenia modelu operacyjnego Agencji oraz współzależności między projektami i działaniami; zachęca Agencję do określenia i przedstawienia w sprawozdaniu usprawnień osiągniętych w wyniku tego nowego podejścia;
4. wyraża uznanie dla Agencji z powodu przyjęcia wszystkich obowiązkowych korporacyjnych dokumentów programowych i obowiązkowych sprawozdań przedsiębiorstw, zgodnie z wymogami regulacyjnymi i z zachowaniem terminów określonych prawem, takich jak jednolity dokument programowy na lata 2023-2025; zauważa, że Agencja przyjęła również plan działania dotyczący wdrażania strategii, aby dostosować swoje strategiczne cele operacyjne i monitorować realizację długoterminowej strategii Agencji na lata 2021-2027; odnotowuje ponadto wysiłki Agencji mające na celu usprawnienie procesów planowania wieloletniego i rocznego za pomocą nowego narzędzia (Anaplan); zauważa, że Agencja wykorzystała wspólne ramy oceny (CAF) do analizy swoich mocnych i słabych stron, co doprowadziło do przedstawienia w kwietniu 2022 r. sprawozdania z samooceny wraz z planem działania, w którym wyszczególniono priorytety Agencji w zakresie rozwoju operacyjnego; zauważa, że Agencja wystąpiła o przyznanie znaku "skutecznego użytkownika CAF";
5. z zadowoleniem przyjmuje stałe wsparcie Agencji we wdrażaniu polityki Unii w dziedzinie swobodnego przepływu osób i towarów, wspólnej wizy podróżnej, kontroli granicznych oraz imigracji i azylu, a także współpracy między krajowymi organami ścigania i organami sądowymi, w tym zwalczania przestępczości zorganizowanej, przemytu ludzi, handlu ludźmi i terroryzmu; oczekuje znaczącego wkładu Agencji w cyfryzację wymiaru sprawiedliwości, aby poprawić współpracę między organami sądowymi Unii i zapewnić obywatelom i przedsiębiorstwom Unii lepszy dostęp do wymiaru sprawiedliwości;
6. przypomina o kluczowej roli Agencji w zapewnianiu stabilnego działania i ciągłej dostępności, a także rozwoju i utrzymywaniu unijnych systemów informacyjnych w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych (WSiSW), takich jak System Informacyjny Schengen (SIS), wizowy system informacyjny (VIS) oraz europejska baza danych odcisków palców do celów azylowych (Eurodac); przypomina, że systemy te mają kluczowe znaczenie w obszarach kontroli granicznej i współpracy organów ścigania, ubezpieczenia do wizy i kontroli wizowych oraz rozpatrywania wniosków o azyl; zauważa, że w 2022 r., z wyłączeniem niektórych incydentów, które spowodowały krótkotrwałą niedostępność i opóźnienia, wszystkie podstawowe systemy biznesowe były zgodne z odpowiednimi umowami o gwarantowanym poziomie usług, przy dostępności SIS na poziomie 99,94 %, dostępności VIS na poziomie 99,69 % oraz dostępności systemu Eurodac na poziomie 99,88 %;
7. pochwala uruchomienie odnowionego SIS w marcu 2023 r. (przełożone z listopada 2022 r.); odnotowuje postępy poczynione, aczkolwiek z opóźnieniami na różnych poziomach, w analizie, projektowaniu, rozwoju lub testowaniu nowych systemów WSiSW, mianowicie systemu wjazdu/wyjazdu (EES), europejskiego systemu informacji o podróży i zezwoleń na podróż (ETIAS) oraz europejskiego systemu przekazywania informacji z rejestrów karnych o obywatelach państw trzecich (ECRIS-TCN), a także w odniesieniu do integracji tych systemów, w tym wspólnego systemu porównywania danych biometrycznych; zauważa ponadto, że 947 przewoźników (zarówno z Unii, jak i spoza niej) oraz 54 dostawców oprogramowania dla przewoźników zarejestrowało się w Agencji lub złożyło wniosek o taką rejestrację w celu skonfigurowania połączeń międzysystemowych dla EES i ETIAS; pochwala w tym kontekście organizację branżowego okrągłego stołu pod hasłem "EES, ETIAS and Carriers Getting Ready for the Entry into Operation" [EES, ETIAS i przewoźnicy przygotowują się do uruchomienia] oraz kampanię dotyczącą rejestracji i podnoszenia świadomości przewoźników mającą w zamyśle zwiększać świadomość i usprawnić rejestrację; przyjmuje do wiadomości, że VIS przechodzi poważne zmiany zgodnie ze zmienionym rozporządzeniem w sprawie VIS; zauważa w tym kontekście, że w 2022 r. Agencja uruchomiła dwa projekty: jeden dotyczący zmienionego VIS i jeden w zakresie interoperacyjności VIS, aby uporządkować ewolucję VIS;
8. odnotowuje ponadto postępy poczynione w zakresie nowej architektury interoperacyjności, która zintegruje wszystkie systemy informatyczne zarządzane przez Agencję w celu usprawnienia wymiany informacji i współpracy między organami ścigania i organami sądowymi w całej Unii; zauważa w tym kontekście, zgodnie ze skonsolidowanym rocznym sprawozdaniem z działalności Agencji za 2022 r., że chociaż Agencja utrzymała swoje zobowiązanie do dostarczenia tych nowych systemów, przeszkody wynikające z zakłóceń w łańcuchu dostaw w połączeniu z trudnościami niektórych wykonawców Agencji z przestrzeganiem harmonogramów wdrażania spowodowały opóźnienia, które wymagały przeglądu i zmiany pierwotnego planu; zauważa, że takie opóźnienia, zwłaszcza w odniesieniu do uruchomienia centralnego systemu EES, będącego kamieniem węgielnym architektury interoperacyjności, wywarły efekt domina na terminowość i realizację wszystkich wzajemnie powiązanych projektów; odnotowuje środki podjęte przez Agencję w celu rozwiązania tego problemu przez zatwierdzenie nowej strategii wdrożenia EES, podejścia opartego na produkcie o minimalnej funkcjonalności i nowego planu działania na rzecz interoperacyjności, wraz z pełną rewizją harmonogramu interoperacyjności obejmującą szereg etapów mających na celu dostarczanie komponentów architektury interoperacyjności w okresowych wydaniach co sześć do dziewięciu miesięcy do 2026 r., jak określono w sprawozdaniu uzupełniającym Agencji; zauważa, że według poświadczenia wiarygodności dyrektor wykonawczej Agencji przedłużone terminy rozpoczęcia programu EES prawdopodobnie będą miały wpływ na zasoby wymagane do ukończenia rozwoju;
9. z zadowoleniem zauważa, że Agencja nadal realizowała kilka innych ściśle powiązanych celów statutowych, takich jak szkolenia dla państw członkowskich w zakresie korzystania z systemów informacyjnych WSiSW oraz przygotowywanie ustawowych sprawozdań na temat ich wyników technicznych, rocznych statystyk i wykazów wyznaczonych organów; w tym kontekście pochwala, że w 2022 r. Agencja przeprowadziła 48 szkoleń, w których wzięło udział ponad 3 000 uczestników, unowocześniła swoją platformę elearningową oraz ukończyła plan działania w dziedzinie szkoleń dla państw członkowskich i powiązany plan działania; zauważa ponadto, że Agencja nadal zwiększała swoją rolę w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości Unii przez rozpoczęcie przygotowań do przejęcia systemu e-CODEX (platformy ułatwiającej transgraniczne postępowania sądowe przez bezpieczne przekazywanie informacji), opublikowała raport na temat wpływu transformacji cyfrowej podróży międzynarodowych na podróżnych udających się do Unii oraz jest współautorem wraz z Agencją Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) sprawozdania na temat stosowania rozwiązań sztucznej inteligencji w celu wspierania współpracy transgranicznej w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości w sprawach karnych;
10. odnotowuje współpracę Agencji z innymi agencjami Unii, zwłaszcza z Europejską Agencją Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) nad rozwojem ETIAS, z Agencją Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) nad wdrażaniem przekształconego rozporządzenia w sprawie SIS, EES, ETIAS i rozporządzeń w sprawie interoperacyjności, z Eurojustem nad wdrażaniem ECRIS-TCN i e-CODEX, rozporządzeń w sprawie interoperacyjności oraz koordynacją działań związanych z cyfryzacją współpracy sądowej, z Agencją Unii Europejskiej ds. Azylu (EUAA) nad wdrażaniem rozporządzenia Komisji w sprawie sieci łączności elektronicznej "DubliNet", z Agencją Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) nad organizacją wspólnych szkoleń na temat korzystania z systemów WSiSW oraz z Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej nad organizacją wspólnych kursów szkoleniowych podkreślających aspekt praw podstawowych w zarządzaniu systemami informacyjnymi WSiSW; zachęca Agencję do dalszej współpracy z innymi agencjami Unii;
Efektywność i jej wzrost
11. odnotowuje środki podjęte przez Agencję w celu poprawy efektywności energetycznej i efektywności środowiskowej, w tym w odniesieniu do celów neutralności klimatycznej, zgodnie ze sprawozdaniem uzupełniającym Agencji, skonsolidowanym rocznym sprawozdaniem z działalności, odpowiedziami Agencji na pytania pisemne Parlamentu i sprawozdaniem Trybunału; zauważa w tym kontekście, że w 2022 r. Agencja rozpoczęła stopniowe wdrażanie własnego systemu zarządzania środowiskowego w oparciu o zasady EMAS i plan działania Komisji Europejski Zielony Ład oraz przyjęła swoją politykę środowiskową; zauważa, że przewiduje się, iż pełne wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego, a co za tym idzie rejestracja w EMAS, nastąpi do 2024 roku; z zadowoleniem przyjmuje udział Agencji w sieci zazieleniania sieci agencji UE (EUAN), która oferuje możliwość skorzystania z materiałów innych agencji Unii mających większe doświadczenie we wdrażaniu EMAS; zauważa ponadto, że Agencja stosuje kryteria zielonych zamówień publicznych w obszarach biznesowych takich jak zarządzanie obiektami, projekty dotyczące sprzętu oraz infrastruktura informatyczna i projekty informatyczne; wyraża uznanie dla Agencji za składanie sprawozdań na temat efektywności środowiskowej za pomocą kluczowego wskaźnika wyników, który wskazuje ślad węglowy Agencji; zauważa, że w 2023 r. zostanie ustalony poziom odniesienia dla wskaźników wolumetrycznych dotyczących zużycia wody, energii, papieru i produkcji odpadów, który będzie od tej pory stosowany do obliczania i oceny takich wskaźników;
12. zauważa, że zgodnie z pisemnymi odpowiedziami Agencji na pytania horyzontalne Parlamentu Agencja zawarła umowy o gwarantowanym poziomie usług z kilkoma innymi agencjami Unii w celu zapewnienia wsparcia w kwestiach ciągłości działania, a także w celu zwiększenia wydajności w innych obszarach współpracy; zauważa w tym kontekście, że Agencja zawarła umowy o gwarantowanym poziomie usług z Fronteksem i EUAA w zakresie hostowania ich centrów odzyskiwania danych na wypadek wystąpienia katastrofy oraz roczną umowę o gwarantowanym poziomie usług z Europolem na organizację posiedzeń Wspólnego Komitetu ds. Bezpieczeństwa Europolu i eu-LISA; wzywa Agencję do kontynuowania współpracy z innymi agencjami Unii, aby umożliwić wykorzystanie wszystkich dostępnych zasobów; wyraża uznanie dla Agencji za współpracę z Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa (ENISA) w ramach umowy o gwarantowanym poziomie usług obejmującej usługi wsparcia oferowane przez ENISA w dziedzinie planowania, wykonywania i oceny corocznych ćwiczeń w zakresie cyberbezpieczeństwa;
13. zauważa, że w lutym 2022 r. Agencja przyjęła strategię pozyskiwania zasobów, aby sprecyzować i zharmonizować planowanie zasobów ludzkich z myślą o optymalizacji wykorzystania zasobów, w szczególności w celu zrównoważenia ogólnego składu zasobów ludzkich Agencji (tj. wskaźnika personelu wewnętrznego w stosunku do usługodawców zewnętrznych); zauważa ponadto, że Agencja osiągnęła przyrost efektywności w rezultacie wykorzystania istniejących list rezerwowych utworzonych podczas poprzednich procedur naboru oraz pogrupowanych profili i dłuższych list rezerwowych w celu obsadzenia kilku stanowisk w ramach jednej procedury rekrutacyjnej;
14. wyraża uznanie dla Agencji za postępy poczynione w 2022 r. w kierunku transformacji cyfrowej jej procesów; odnotowuje w obszarze zasobów ludzkich, że Agencja wdrożyła nowe moduły systemu SYSPER (zintegrowanego systemu informacyjnego Komisji do zarządzania zasobami ludzkimi), a mianowicie moduł sprawozdawczości w zakresie zasobów ludzkich i moduł ATS; zauważa w obszarze zamówień, że w 2022 r. Agencja zapoznała się z narzędziem zarządzania zamówieniami publicznymi (PPMT) Komisji i jego wymogami, aby spełnić warunki wstępne wdrożenia, które pomyślnie ukończono w 2023 roku; zauważa, że Agencja stosuje moduł elektronicznego składania ofert w przypadku zaproszeń do składania ofert o wartości powyżej 15 000 EUR; zauważa ponadto, że od czasu wprowadzenia tego modułu zaprzestano składania fizycznego podpisu przez oferentów; wzywa Agencję do wzmożenia wysiłków na rzecz pełnego wdrożenia PPMT; zauważa ponadto, że w obszarze zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi Agencja przeprowadziła cyfryzację składania obowiązkowych oświadczeń lub wniosków o wdrożenie odpowiednich przepisów;
Polityka kadrowa
15. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2022 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 89,3 % - przyjęto 192 pracowników na czas określony (193 w 2021 r.), podczas gdy w budżecie Unii zatwierdzono 215 stanowisk dla tej kategorii pracowników (dla porównania w 2021 r. zatwierdzono 213 stanowisk); zauważa ponadto, że w 2022 r. Agencja zatrudniała również 121 pracowników kontraktowych i 11 oddelegowanych ekspertów krajowych, z 167 zatwierdzonych pracowników kontraktowych i 11 oddelegowanych ekspertów krajowych; zauważa, że liczba stanowisk dla pracowników kontraktowych przewidzianych w budżecie wzrosła o 35, ze 132 do 167, w związku z zatwierdzeniem budżetu na nowe zadania powierzone Agencji (zmienione VIS, ETIAS i interoperacyjność); zauważa, że pomimo wysiłków Agencji rotacja pracowników wzrosła z 5,5 % w 2021 r. do 7,1 % w 2022 r., a wskaźnik obsadzenia stanowisk spadł do 82 %, czyli mniej niż docelowy poziom Agencji wynoszący 94 %, w szczególności ze względu na liczbę stanowisk krótkoterminowych i stanowisk niższego szczebla oferowanych przez Agencję;
16. z zaniepokojeniem odnotowuje skład kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla Agencji pod względem płci - 12 mężczyzn (86 %) i dwie kobiety (14 %) - oraz to, że w zarządzie zasiada 50 mężczyzn (82 %) i 11 kobiet (18 %), a wśród pracowników ogółem znajduje się 209 mężczyzn (67 %) i 101 kobiet (33 %); zauważa, że według sprawozdania uzupełniającego Agencji Agencja kontynuuje starania na rzecz osiągnięcia ogólnej równowagi płci, koncentrując się na komunikacji i procedurach rekrutacyjnych, aby przyciągnąć większą liczbę kandydatek; z zadowoleniem przyjmuje udział Agencji w 2022 r. w internetowych globalnych targach pracy "Kobiety w branży technologicznej"; ponadto z zadowoleniem przyjmuje mianowanie nowej dyrektor wykonawczej, dzięki czemu osiągnięto równowagę płci na stanowiskach kierowniczych wyższego szczebla; przypomina o znaczeniu zapewnienia równowagi płci i wzywa Agencję do kontynuowania starań o osiągnięcie równowagi płci na wszystkich poziomach poprzez konkretne działania, które przekonają kobiety do zgłaszania kandydatur na stanowiska oferowane przez Agencję; apeluje do Komisji i państw członkowskich, aby podczas mianowania kandydatów na członków zarządu Agencji uwzględniały znaczenie, jakie ma zapewnienie równowagi płci;
17. wyraża uznanie dla Agencji za jej wysiłki w obszarze zasobów ludzkich, mające na celu przyciągnięcie zróżnicowanej puli kandydatów, uczynienie Agencji preferowanym pracodawcą i utrzymanie utalentowanego personelu; zauważa w tym kontekście, że w 2022 r. Agencja reprezentowała EUAN na wirtualnych targach pracy dla organizacji międzynarodowych i zintensyfikowała działania w zakresie budowania marki pracodawcy przez specjalne kampanie, takie jak referencje pracowników w mediach społecznościowych; wyraża uznanie dla Agencji za uruchomienie pilotażowego programu mobilności wewnętrznej, którego celem jest wykorzystanie istniejących kompetencji pracowników i wspieranie ciągłego rozwoju zawodowego pracowników Agencji; zauważa w tym kontekście, że Agencja rozpoczęła opracowywanie strategii zarządzania zasobami ludzkimi opartej na kompetencjach oraz przegląd ram kompetencji, co będzie miało wpływ na ogłoszenia o naborze i na oceny kandydatów;
18. pochwala politykę Agencji dotyczącą zerowej tolerancji dla molestowania; odnotowuje, że w 2022 r. przeprowadzono i zakończono wewnętrznie trzy dochodzenia administracyjne w związku z nękaniem, a dodatkową sprawę skierowano do sądu; wzywa Agencję do szybkiego pociągnięcia do odpowiedzialności osób odpowiedzialnych za niewłaściwe postępowanie; zauważa, że od 2022 r. Agencja podpisała umowę z zewnętrzną firmą prawniczą, aby móc szybko reagować na rosnące zapotrzebowanie na dochodzenia administracyjne, w tym dotyczące molestowania seksualnego lub mobbingu bądź innych spraw dyscyplinarnych; zauważa, że Agencja zakończyła wybór nowych zaufanych doradców, w tym pięciu nowych doradców wybranych i przeszkolonych w celu wspierania organizacji w promowaniu większego szacunku i godności w miejscu pracy i wspierania pracowników poszukujących pomocy w sytuacjach postrzeganych jako mobbing lub molestowanie seksualne;
19. odnotowuje działania Agencji mające na celu poprawę doświadczenia i dobrostanu jej pracowników; zauważa, że zainicjowano program zdrowia psychicznego dla pracowników i ich rodzin, który obejmuje usługę subskrypcji w zakresie samoopieki, seminaria internetowe i indywidualne spotkania doradcze; zauważa, że w przypadku odstępstwa przyznanego w oczekiwaniu na decyzję wzorcową Agencja nie zastosowała przez analogię decyzji Komisji z dnia 24 marca 2022 r. w sprawie czasu pracy i pracy hybrydowej; zauważa, że od września 2022 r. Agencja stosuje decyzję dyrektor wykonawczej w sprawie tymczasowej hybrydowej organizacji pracy; zauważa ponadto, że 16 listopada 2023 r. Agencja przyjęła decyzję wzorcową z datą wejścia w życie 1 stycznia 2024 r.; zauważa jednocześnie z uznaniem, że Agencja przyjęła "Kartę na rzecz różnorodności i włączenia społecznego" EUAN;
Zamówienia publiczne
20. podkreśla uwagi zawarte w sprawozdaniu Trybunału, które doprowadziły do wydania opinii z zastrzeżeniem ze względu na kilka nieprawidłowych płatności dokonanych w 2022 r. na łączną kwotę 17,8 mln EUR w związku z siedmioma konkretnymi zamówieniami, przy czym płatności te stanowią 4,8 % łącznych środków na płatności dostępnych w 2022 roku; zauważa, że nieprawidłowość tych płatności wiąże się głównie z odstępstwami od odpowiednich umów ramowych; zauważa, że zgodnie z odpowiedziami Agencji na pytania Parlamentu wymagające odpowiedzi na piśmie nieprawidłowości dotyczące płatności dokonanych w 2022 r. można podzielić na trzy kategorie, a mianowicie zmianę umów na czas określony (6,5 mln EUR); przedłużenie konkretnych zamówień poza maksymalny dozwolony okres (3,7 mln EUR); oraz brak szczegółowych informacji na temat wymogów w konkretnych zamówieniach (7,5 mln EUR); zauważa, że niektóre z tych nieprawidłowych płatności, na łączną kwotę 10,5 mln EUR, odnoszą się do trzech konkretnych zamówień, na podstawie których dokonano płatności również w 2021 r. i które Trybunał uznał za nieprawidłowe w swoim sprawozdaniu rocznym dotyczącym agencji UE za ten rok; zauważa, że zgodnie z oświadczeniami złożonymi przez dyrektor wykonawczą Agencji podczas jej spotkania z Komisją Kontroli Budżetowej Parlamentu 29 listopada 2023 r. ("oświadczenia dyrektor wykonawczej") sześć z siedmiu konkretnych zamówień wskazanych w sprawozdaniu Trybunału wygasło bez zaległych płatności; podkreśla, że jest to powtarzający się problem dla Agencji; odnotowuje środki podjęte przez Agencję w celu zaradzenia tym problemom, jak określono w odpowiedziach Agencji na uwagi Trybunału; wzywa Agencję, by całkowicie rozwiązała ten problem i złożyła organowi udzielającemu absolutorium sprawozdanie z poczynionych postępów;
21. zauważa z głębokim zaniepokojeniem, że 2022 r. był trzecim rokiem z rzędu, w którym Trybunał wydał opinię z zastrzeżeniem dotyczącą obszaru zarządzania zamówieniami publicznymi i umowami Agencji, przy czym Agencja poniosła wysokie koszty z powodu nieprawidłowości, opóźnionych i nieodpowiednich procedur przetargowych oraz braku staranności ze strony Agencji w odniesieniu do przepisów dotyczących zamówień publicznych; odnotowuje plan działania Agencji dotyczący dogłębnego przeglądu jej procesów w celu zidentyfikowania i usunięcia podstawowych przyczyn powtarzających się uwag Trybunału w tej dziedzinie, jak określono w odpowiedziach Agencji na pytania Parlamentu wymagające odpowiedzi na piśmie, w sprawozdaniu uzupełniającym Agencji oraz w oświadczeniach dyrektor wykonawczej; oczekuje zatem trwałej poprawy w wyniku wdrożenia tego planu działania, w szczególności biorąc pod uwagę, że sześć z siedmiu konkretnych zamówień uznanych przez Trybunał za nieprawidłowe wygasło bez zaległych płatności; wzywa Agencję do okresowego składania organowi udzielającemu absolutorium sprawozdań z postępów osiągniętych we wdrażaniu tego planu działania i wszelkich podjętych działań naprawczych;
22. podkreśla, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału w 2022 r., podobnie jak w 2021 r., Agencja dokonała płatności na podstawie konkretnego zamówienia (na kwotę 40 mln EUR), które nie stanowiło należytego wykonania powiązanej umowy ramowej, ponieważ nie sprecyzowano w niej szczegółów nabywanych usług (ilości i data dostawy); zauważa, że na podstawie tej umowy Agencja zapłaciła 7,5 mln EUR w 2022 r.; przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z uwagami Agencji zawartymi w nocie z 13 listopada 2023 r. zatytułowanej "2022 Discharge - ECA findings on eu-LISA. Brief note for MEPs" [Absolutorium za rok 2022 - ustalenia Europejskiego Trybunału Obrachunkowego dotyczące eu-LISA. Krótka nota dla posłów do Parlamentu Europejskiego] podstawową przyczyną nieokreślonego charakteru tej umowy podpisanej pod koniec 2018 r. była potrzeba zachowania środków finansowych na interoperacyjność EES-VIS, w związku z czym planowanie budżetowe, pozostające poza kontrolą Agencji, uległo znacznym przesunięciom w stosunku do faktycznego przyjęcia odpowiednich przepisów; zauważa, że bez tej umowy powiązana kwota niezbędna do zapewnienia interopera- cyjności zostałaby utracona; odnotowuje, jak wskazano w odpowiedzi Agencji na uwagę Trybunału, środki naprawcze podjęte przez Agencję poprzez zmianę tej umowy polegającą na dodaniu bardziej szczegółowego opisu świadczonych usług; zauważa, że Agencja nie przedłużyła tej umowy, która wygasła w 2022 roku; przypomina w tym kontekście, że opóźnienia w przyjmowaniu i wdrażaniu odpowiednich aktów prawnych są kluczowymi czynnikami przy określaniu poziomu szczegółowości i precyzji, jaki Agencja jest w stanie zaoferować przy zawieraniu umów ramowych; odnotowuje pogląd wyrażony w sprawozdaniu uzupełniającym Agencji, że skrócenie czasu przygotowania aktów wykonawczych miałoby bezpośredni wpływ na zdolność Agencji do lepszego planowania zamówień i ograniczania zmian w umowach;
23. zauważa z zaniepokojeniem, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału Agencja zastosowała procedurę negocjacyjną w celu udzielenia zamówienia bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu; zauważa, że Agencja uzasadniła tę decyzję wyjątkowo pilną potrzebą, wbrew zaleceniom działu zamówień i służb prawnych Agencji; odnotowuje powody, dla których Trybunał uznał zastosowanie tej procedury za nieuzasadnione; odnotowuje jednak odpowiedź Agencji, że zmaterializowałoby się ryzyko kilkumiesięcznych braków w utrzymaniu, ponieważ terminy realizacji programu EES formalnie uległy zmianie na późniejszym etapie, a całkowity czas niezbędny do udzielenia zamówienia i przejścia do nowego wykonawcy oszacowano na co najmniej osiem miesięcy; uważa w tym kontekście, że podejście Agencji było rozsądne; zauważa, że zgodnie z odpowiedzią Agencji udzielone zamówienie w międzyczasie wygasło;
24. odnotowuje ponadto dwie uwagi dotyczące systemów zarządzania i kontroli Agencji zawarte w sprawozdaniu Trybunału; zauważa pierwszą uwagę dotyczącą nabycia sprzętu komputerowego (27,7 mln EUR), w przypadku którego nie uzyskano cenników dostawców sprzętu ani nie przeprowadzono kontroli ex ante; zauważa drugą uwagę dotyczącą zamówienia na umowę ramową dotyczącą operacji przekrojowych o szacunkowej wartości 490 mln EUR, zgodnie z którą w przypadku sześciu posiedzeń komisji oceniającej nie prowadzono dokumentacji, a jedynie podpisano sprawozdanie końcowe; wzywa Agencję do ulepszenia systemów kontroli wewnętrznej, aby uniknąć takich niedociągnięć w przyszłości;
25. zauważa, że osiem uwag ze sprawozdań Trybunału z poprzednich lat (2017, 2018 i 2021) wobec Agencji ma status "otwarte"; wzywa Agencję do niezwłocznego zamknięcia tych uwag i poinformowania organu udzielającego absolutorium o postępach poczynionych w tym zakresie;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
26. zauważa, że Agencja wdrożyła decyzje w sprawie zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w odniesieniu do swoich pracowników oraz w sprawie działań zewnętrznych w trakcie pracy w Agencji i po jej zakończeniu; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wszyscy pracownicy muszą składać deklaracje interesów raz na dwa lata, z wyjątkiem pracowników zajmujących się obiegiem środków finansowych i pracowników na stanowiskach kierowniczych wyższego szczebla, którzy muszą składać takie deklaracje co roku; zauważa ponadto, że wszyscy pracownicy Agencji mają również obowiązek składania takich deklaracji w każdym momencie, gdy sytuacja ulegnie zmianie; zauważa, że Agencja publikuje na swojej stronie internetowej deklaracje interesów i życiorysy pracowników zajmujących stanowiska kierownicze wyższego szczebla; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że od 2022 r. publikowane są zarówno deklaracje interesów, jak i życiorysy członków zarządu i ich zastępców;
27. wyraża zadowolenie, że w marcu 2022 r. Agencja przyjęła zmienione wytyczne dotyczące informowania o nieprawidłowościach; odnotowuje oświadczenie Agencji, że w 2022 r. zwiększyła jasność i widoczność odrębnych kanałów komunikacji dostępnych dla pracowników, takich jak zaufani doradcy, lub do informowania o nieprawidłowościach; ponadto z zadowoleniem przyjmuje przyjęcie wytycznych w sprawie publicznego dostępu do dokumentów; z zadowoleniem przyjmuje wejście w życie we wrześniu 2022 r. decyzji Agencji z dnia 9 sierpnia 2022 r. ustanawiającej rejestr służący przejrzystości, w ramach którego na stronie internetowej Agencji publikuje się spotkania kadry kierowniczej wyższego szczebla Agencji z podmiotami gospodarczymi;
Mechanizmy kontroli wewnętrznej
28. uznaje znaczenie zewnętrznych audytów zgodności z przepisami o ochronie danych dla zapewnienia wysokiego poziomu ochrony w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Agencję; zauważa, że w 2022 r. Agencja stale podejmowała działania następcze w związku z wdrażaniem zaleceń wynikających z audytów przeprowadzonych przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD) w zakresie SIS, VIS i Eurodac; zauważa, że w 2022 r. EIOD przeprowadził nową inspekcję dotyczącą Eurodac, VIS i SIS II, skoncentrowaną na ogólnym zarządzaniu bezpieczeństwem IT, incydentach związanych z bezpieczeństwem i naruszeniach danych oraz metodyce i praktykach bezpiecznego opracowywania i testowania systemów, z naciskiem na zarządzanie kontrolą dostępu w różnych środowiskach; zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem uzupełniającym Agencji status audytu EIOD w 2018 r. dotyczącego VIS i SIS określono jako "zakończony", ponieważ zrealizowano wszystkie 43 zalecenia, natomiast status audytu EIOD w 2019 r. dotyczącego systemu Eurodac określono jako "częściowo zrealizowany", przy czym zrealizowano 23 z 29 zaleceń;
29. z zadowoleniem przyjmuje przeprowadzoną przez Agencję w 2022 r. roczną samoocenę jej systemu kontroli wewnętrznej, z której wynika, że spełniono lub częściowo spełniono 81 % kryteriów monitorowania kontroli wewnętrznej Agencji; zauważa, że w ocenie tej stwierdzono, że system kontroli wewnętrznej jest obecny, funkcjonuje i jest skuteczny, chociaż potrzebne są pewne ulepszenia, w odniesieniu do np. egzekwowania odpowiedzialności, kontroli ex ante i zarządzania umowami; zauważa, że trzeci rok z rzędu utrzymuje się poważne niedociągnięcie w zasadzie 10 "Podmiot wybiera i opracowuje działania kontrolne" w komponencie "Działania kontrolne"; zauważa, że w 2022 r. Agencja w dalszym ciągu wzmacniała swoje kontrole zarządzania informacjami przez przeprowadzenie przeglądu polityki długoterminowego przechowywania dokumentów i procedur przechowywania dokumentów oraz przyjęcie wytycznych w sprawie publicznego dostępu do dokumentów; wzywa Agencję do kontynuowania starań o zmniejszenie niedociągnięć w działaniach kontrolnych z myślą o ograniczeniu ryzyka związanego z realizacją celów politycznych oraz celów operacyjnych i celów kontroli wewnętrznej;
30. zauważa, że na koniec 2022 r. wskaźnik wykonania zaleceń z kontroli wydanych przez różne organy audytowe i dochodzeniowe wyniósł 63 %, przy czym wdrożono 20 z 32 zaleceń (w przypadku 12 zaleceń przekroczono termin realizacji); zauważa, że na koniec 2022 r. otwarte były łącznie 33 zalecenia, z których trzy miały status "krytyczne"; wzywa Agencję, aby wdrożyła niezrealizowane zalecenia i poinformowała organ udzielający absolutorium o poczynionych postępach;
31. zauważa, że w 2022 r. Agencja zwróciła się do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) o ocenę dwóch przypadków domniemanych nadużyć finansowych w procedurach rekrutacyjnych i jednego przypadku możliwego wystąpienia nieuczciwych działań ze strony pracownika; zauważa, że w odpowiedzi na wszystkie trzy wnioski OLAF postanowił nie wszczynać dochodzenia; zauważa, że w 2022 r. Agencja wdrożyła zalecenia wydane w wyniku dochodzeń OLAF-u związanych ze sprawami OC/2020/0441/A2 i OC/2017/1121/A2; z zadowoleniem przyjmuje przyjęcie strategii Agencji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na lata 2022-2024 wraz z planem działania obejmującym 12 działań;
Inne
32. zauważa, że w 2022 r. Agencja skupiała uwagę na zapewnieniu widoczności swoich osiągnięć i zwiększaniu świadomości społecznej na temat roli w służbie interesom obywateli Unii i świadczeniu usług informatycznych na rzecz zainteresowanych stron; w tym kontekście wyraża uznanie dla Agencji za ukończenie prac nad nowym portalem internetowym "Discover eu-LISA 2.0", który zapewnia zainteresowanym stronom aktualny przegląd podstawowych zadań i obszarów działalności Agencji, a także za opublikowanie specjalnej broszury z okazji 10. rocznicy jej powstania, którą upamiętniono organizacją, we współpracy z czeską prezydencją, konferencji Agencji "10 Years as The Digital Heart of Schengen" [10 lat w cyfrowym centrum Schengen] z udziałem 20 prelegentów i 388 uczestników; wyraża uznanie dla Agencji za nagrodę Forbes Social Award, którą otrzymała w 2022 r. za innowacyjne i inspirujące inicjatywy w dziedzinie komunikacji publicznej, wyróżniające się silnym podejściem etycznym oraz stosowaniem innowacyjnych strategii, technik i narzędzi komunikacyjnych; odnotowuje poprawę wskaźników Agencji w zakresie mediów społecznościowych w 2022 roku;
33. zauważa, że w 2022 r. Agencja przyjęła dużą liczbę planów bezpieczeństwa i ciągłości działania dla swoich podstawowych systemów biznesowych, aby zagwarantować wyższy poziom cyberbezpieczeństwa i odporności zgodnie z wymogami instrumentów prawnych, oraz zorganizowała ćwiczenie w dziedzinie cyberbezpieczeństwa w celu sprawdzenia skuteczności środków bezpieczeństwa wdrożonych w celu ochrony systemu centralnego SIS; zauważa, że Agencja znacznie zwiększyła poziom monitorowania instytucjonalnych systemów informatycznych podłączonych do internetu ze względu na zwiększony poziom zagrożenia cybernetycznego wynikający z nielegalnej rosyjskiej wojny napastniczej przeciwko Ukrainie;
34. przyjmuje do wiadomości ciągłe świadczenie usług hostingowych dla systemów zapasowych Fronteksu i EUAA; przyjmuje do wiadomości opracowanie i wdrożenie usługi ośrodka przetwarzania danych w celu centralizacji zarządzania operacyjnego, monitorowania i planowania zdolności infrastruktury informatycznej wykorzystywanej przez systemy WSiSW; z zadowoleniem przyjmuje postępy poczynione w przygotowaniach do utworzenia przyszłego modułowego centrum danych, które zapewni dodatkową zdolność buforową i zwiększenie o 50 % zdolności w odniesieniu do hostingu nowych systemów WSiSW; przypomina o znaczeniu przestrzegania prawa unijnego, zwłaszcza w zakresie ochrony danych;
35. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 11 kwietnia 2024 r. 2 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.
