PARLAMENT EUROPEJSKI,- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii ("Instytut") za rok budżetowy 2022,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0132/2024),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Instytutu na rok budżetowy 2022 wyniósł 406 585 390,99 EUR, czyli o 12,65 % więcej niż w 2021 r.; mając na uwadze, że budżet Instytutu pochodzi głównie z budżetu Unii;
B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy ("Trybunał") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2022 ("sprawozdanie Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. zauważa, że starania o monitorowanie budżetu w roku budżetowym 2022 przyniosły wskaźnik wykonania środków na zobowiązania na ten rok w wysokości 94,03 %, czyli o 3,88 % więcej niż w 2021 r.; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 98,42 %, czyli o 1,06 % mniej niż w roku 2021;
2. zauważa, że kwota ostatecznego budżetu Instytutu wynika z poprawki o 656 930,67 EUR, przyjętej przez radę zarządzającą w związku ze zmianami wprowadzonymi do rocznego programu prac Instytutu na 2022 r.;
3. z niepokojem zauważa, że niezależny audytor zewnętrzny zweryfikował ex post uwagę Trybunału dotyczącą legalności i prawidłowości dotacji Instytutu, a poziom błędu w 2021 r. wyniósł 1,73 % (0,66 % w 2020 r.), i podkreśla, że chociaż poziom błędu jest nadal poniżej progu istotności wynoszącego 2 %, krytyczne ryzyko wynikające ze zwiększenia budżetu oraz rozszerzenia mandatu i działań w programie "Horyzont Europa" w połączeniu ze wzrostem liczby wspólnot wiedzy i innowacji (WWiI) może negatywnie odbić się na zdolności Instytutu do skutecznego nadzorowania i monitorowania WWiI, a to może w przyszłości przynieść wyższy poziom błędu i niewykrycie nieprawidłowości; apeluje do Instytutu o konkretne działania mające obniżyć poziom błędu;
4. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w 2022 r. Instytut w dwóch przypadkach zapłacił odsetki za zwłokę w wypłacie dotacji, na łączną kwotę 32 070 EUR; zaznacza, że w obu przypadkach Instytut nie śledził należycie terminów określonych w przepisach, co dowodzi niedociągnięć w procesie realizowania płatności przez Instytut; zauważa, że według odpowiedzi Instytutu na uwagę Trybunału już w 2023 r. Instytut przeprowadził przegląd swoich procesów zarządzania dotacjami i przeszkolił odpowiednich pracowników oraz korzysta z systemu informatycznego Komisji do zarządzania dotacjami (eGrants), co znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia podobnego błędu w przyszłości;
Wyniki
5. zauważa z zadowoleniem, że Instytut stosuje system kluczowych wskaźników skuteczności (KPI) działań operacyjnych, zarządzania i komunikacji korporacyjnej; zauważa też, że Instytut zrealizował z pewnymi opóźnieniami około 95 % swojego programu prac na 2022 r.; odnotowuje, że zgodnie z Nowym europejskim planem innowacji Instytutowi powierzono nowe zadania, które nie były ujęte w pierwotnym planie i na które nie przeznaczono żadnych dodatkowych zasobów;
6. pozytywnie ocenia to, że w 2022 r. Instytut nadal zwiększał swój wpływ, umożliwiając realizację niemal 1 670 innowacyjnych produktów i usług, szkoląc tysiące przedsiębiorców oraz wspierając 5 600 przedsiębiorstw typu startup i scale-up, które przyciągnęły inwestycje w wysokości blisko 6 mld EUR; zauważa też, że Instytut zakończył integrację z programem "Horyzont Europa" i przeszedł na wieloletni model finansowania;
7. odnotowuje postępy Instytutu we wdrażaniu rozpoczętej w 2021 r. inicjatywy pilotażowej "Budowanie zdolności innowacyjnych na rzecz szkolnictwa wyższego", w postaci zwiększonego zainteresowania i udziału instytucji szkolnictwa wyższego; zauważa uznanie Instytutu za należący do najważniejszych uczestników i podmiotów europejskiego ekosystemu innowacji dzięki rozpoczęciu inicjatywy na rzecz talentów w dziedzinie zaawansowanych technologii, mającej w ciągu najbliższych trzech lat pozwolić co najmniej milionowi utalentowanych osób nabyć nowe umiejętności, przekwalifikować się lub podnieść kwalifikacje;
8. z zadowoleniem przyjmuje wsparcie Instytutu dla Ukraińców po bezprawnej i niesprowokowanej inwazji rosyjskiej w lutym 2022 r., w postaci pomocy dla studentów, przedsiębiorców, naukowców, instytucji szkolnictwa wyższego i przedsiębiorstw; zauważa ponadto, że Instytut uruchomił Akademię Europejskiego Sojuszu na rzecz Baterii w programie Wsparcia na rzecz odbudowy służącej spójności oraz terytoriom Europy, co jest pierwszym znacznym przydziałem środków dla Instytutu z innego programu;
Wydajność i poprawa wyników
9. odnotowuje podpisanie przez Instytut protokołu ustaleń z Agencją Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania, obejmujący szereg wspólnych działań i ocen bezpieczeństwa; przypomina, że wspólne działania łączą różne perspektywy, ograniczają powielanie wysiłków, poprawiają uczenie się i zacieśniają relacje między uczestnikami; zauważa też, że chcąc poprawić efektywność, Instytut rozpoczął w 2021 r. przechodzenie z programu "Horyzont 2020" do programu "Horyzont Europa", które zakończył w 2022 r. we współpracy z Komisją;
10. odnotowuje, że Instytut przyjął różne przeglądy efektywności procesów, dzięki czemu dostosowano m.in. opisy stanowisk pracy, cele kadrowe oraz podział zadań i zasobów; zauważa, że w 2022 r. Instytut przeprowadził restrukturyzację i przyjął dokument o metodach pracy, m.in. w celu zwiększenia efektywności, np. w korzystaniu z poczty elektronicznej, prowadzeniu spotkań i organizacji pracy zdalnej;
11. z zadowoleniem odnotowuje, że w 2022 r. wprowadzono nowe narzędzia informatyczne wspierające działania administracyjne Instytutu, co ma ostatecznie zwiększyć efektywność operacyjną i skuteczność organizacji, w tym narzędzie do zarządzania zamówieniami publicznymi PPMT, Q-Sign (podpis elektroniczny) oraz różne moduły systemu Komisji Europejskiej do zarządzania informacjami o zasobach ludzkich (Sysper); zwraca się do Instytutu o poszukiwanie kolejnych procedur wewnętrznych, które można usprawnić za pomocą nowych narzędzi informatycznych;
12. przypomina o znaczeniu większej cyfryzacji Instytutu dla jego wewnętrznego funkcjonowania i zarządzania, ale także dla przyspieszenia cyfryzacji procedur; podkreśla, że Instytut powinien zachować proaktywną postawę w tym względzie, aby uniknąć powstania przepaści cyfrowej między agencjami Unii; zwraca jednak uwagę, że trzeba przyjąć wszelkie niezbędne środki, by uniknąć wszelkiego ryzyka dla bezpieczeństwa przetwarzanych informacji w internecie, i kładzie nacisk na konieczność zwiększenia zabezpieczeń przed atakami cybernetycznymi lub próbami infiltracji, zwłaszcza ze strony Rosji lub Chin;
Polityka kadrowa
13. zauważa, że na 31 grudnia 2022 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 93 % - na czas określony obsadzonych było 40 stanowisk z 45, na które w tej kategorii pracowników pozwalał budżet Unii (bez zmian w stosunku do 2021 r.); zauważa, że w 2022 r. dla Instytutu pracowało również 25 pracowników kontraktowych, 10 pracowników tymczasowych i jeden oddelegowany ekspert krajowy;
14. jest zaniepokojony, że ciągłych niedoborów personelu w Instytucie, na które Trybunał zwrócił uwagę w sprawozdaniach rocznych, nie kompensowano tworzeniem dodatkowych stanowisk; podkreśla, że Instytut na początku 2023 r. ponowił wniosek o dodatkowych 10 stanowisk, które umożliwiłyby mu realizację programu prac na 2024 r.; zwraca uwagę, że trzeba dostosować zasoby Instytutu do oczekiwań wynikających z jego mandatu;
15. przyjmuje do wiadomości rozkład płci wśród kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla Instytutu, gdzie 5 z 8 stanowisk zajmują mężczyźni; jest zaniepokojony stanem równowagi płci w radzie zarządzającej, gdzie 9 z 14 stanowisk zajmują mężczyźni; odnotowuje rozkład płci wśród personelu Instytutu, gdzie 28 z 65 osób to mężczyźni; zauważa, że w 2022 r. zatwierdzono politykę i plan działania Instytutu na rzecz równouprawnienia płci; przypomina, że trzeba zapewnić równowagę płci, i wzywa Instytut, by pamiętał o tym w przyszłych naborach pracowników i nominacjach na stanowiska kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla; apeluje do Komisji, aby podczas mianowania kandydatów na członków rady zarządzającej Instytutu uwzględniała znaczenie, jakie ma zapewnienie równowagi płci;
16. wyraża zaniepokojenie brakiem równowagi geograficznej wśród kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla Instytutu, gdzie tylko jedna osoba reprezentuje Europę Środkowo-Wschodnią; nalega na wprowadzenie usprawnień; zwraca się do Instytutu o przedstawienie organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania na ten temat;
17. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywy Instytutu mające zwiększać znaczenie równowagi płci, takie jak program dla szkół "Girls Go Circular" i program Supernovas wspierający kobiece przedsiębiorczość i przywództwo; zauważa ponadto, że w 2023 r. Instytut przyjął Kartę EUAN na rzecz różnorodności i włączenia społecznego, czym potwierdził, że zobowiązuje się zapewniać równe szanse na wszystkich szczeblach kariery i tworzyć środowisko pracy, w którym różnorodność postrzega się jako źródło innowacji, wzbogacania i kreatywności, a kadra kierownicza i wszyscy pracownicy wspierają integrację;
18. zauważa, że Instytut wdrożył większość modułów systemu Sysper w 2022 r. i będzie kontynuować ten proces w 2023 r.; odnotowuje, że Instytut przyjął Kartę sieci agencji Unii Europejskiej na rzecz różnorodności i włączenia społecznego, wykazując się zaangażowaniem w zapewnianie równych szans i poprawę środowiska pracy; zauważa też, że Instytut wprowadził szereg środków służących dobrostanowi pracowników w miejscu pracy i równowadze między życiem zawodowym a prywatnym, w tym pokrycie kosztów transportu publicznego, dostęp do międzynarodowych przedszkoli dla dzieci pracowników, elastyczne i hybrydowe warunki pracy;
19. zauważa, że w programie mapy szkoleń, opracowanym z myślą o poprawie ogólnych wyników Instytutu i jego pracowników, Instytut nadal oferował pracownikom szkolenia online, w tym z dziedziny etyki i uczciwości, zapobiegania molestowaniu, ochrony danych, skuteczności spotkań hybrydowych, świadomości bezpieczeństwa informatycznego i szkolenia w zakresie bezpieczeństwa;
20. z zadowoleniem przyjmuje to, że w 2022 r. z powodzeniem ogłoszono dwa zaproszenia do składania wniosków o staż; zauważa, że w rezultacie 23 młodych specjalistów wzięło udział w stażach w Instytucie, licząc staże rozpoczynające lub kończące się w 2022 r.;
21. zauważa, że jeden były komisarz i jeden były poseł do Parlamentu Europejskiego jako członkowie rady zarządzającej otrzymują z budżetu Instytutu honoraria w wysokości 2 000 EUR za każde posiedzenie rady;
22. jest zaniepokojony, że w 2022 r. zgłoszono jeden przypadek molestowania i wszczęto w tej sprawie dochodzenie administracyjne, które jest jeszcze w toku; wzywa Instytut do jak najszybszego poinformowania organu udzielającego absolutorium o postępach w tej dziedzinie; zauważa, że Instytut prowadzi politykę ochrony godności osoby i zapobiegania nękaniu psychicznemu i molestowaniu seksualnemu oraz należy do zespołu zadaniowego zaufanych doradców; oczekuje na ich sprawozdanie i zalecenia;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
23. odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Instytutu służące zapewnieniu przejrzystości, zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi oraz zagwarantowaniu ochrony sygnalistów; zauważa, że Instytut opublikował na swojej stronie internetowej deklaracje interesów i życiorysy członków rady zarządzającej i zespołu zarządzającego; zauważa też, że Instytut publikuje na swojej stronie internetowej informacje o wszystkich posiedzeniach rady zarządzającej i zespołu zarządzającego odbywających się w danym miesiącu w czasie wydarzeń publicznych;
24. zauważa, że Instytut przyjął politykę zapobiegania konfliktom interesów wśród pracowników i zarządzania takimi konfliktami, w tym procedury składania i oceny rocznych deklaracji o braku konfliktu interesów oraz procedurę regulującą naruszanie przepisów Instytutu dotyczących deklaracji o braku konfliktu interesów; odnotowuje ponadto, że Instytut powołał komitet doradczy ds. konfliktów interesów, zorganizował dla pracowników sesje informacyjne poświęcone etyce i uczciwości, a obecnie przygotowuje decyzję w sprawie wzorów i procedur administracyjnych dotyczących konfliktów interesów;
25. z zadowoleniem przyjmuje starania Instytutu dotyczące trzech różnych deklaracji o braku konfliktu interesów członków rady zarządzającej: rocznej deklaracji o braku konfliktu interesów, deklaracji o braku konfliktu interesów w ocenie propozycji WWiI oraz deklaracji o braku konfliktu interesów w kwestii biznesplanu WWiI; zauważa, że na podstawie rocznych deklaracji o braku konfliktu interesów stwierdzono, iż niektórzy członkowie rady zarządzającej znajdują się w sytuacji konfliktu interesów, poinformowano ich o tym i wprowadzono środki łagodzące;
26. zauważa, że Instytut opracowuje nową politykę oceny ograniczeń i zakazów obejmowania niektórych stanowisk przez pracowników wyższego szczebla po zakończeniu kadencji; odnotowuje, że w polityce tej wskazane zostanie, jakich stanowisk można obejmować po zakończeniu kadencji, i ustalone zostaną kryteria zastosowania zakazu przechodzenia na takie stanowiska w przyszłości, w ograniczonym okresie dwóch lat; pozytywnie ocenia to, że na początku 2024 r. Instytut przyjmie również politykę i decyzję antykorupcyjną, która będzie podstawą do opracowania wewnętrznych mechanizmów antykorupcyjnych;
27. zauważa, że OLAF w wyniku dwóch różnych dochodzeń wydał dwa zalecenia, z których jedno wykonano w 2022 r., a drugie jest realizowane obecnie; zwraca się do Instytutu, by informował organ udzielający absolutorium o działaniach podjętych w związku z tymi zaleceniami;
28. przypomina, że Instytut powinien lepiej prezentować swoje działania w mediach, internecie i mediach społecznościowych, by zapoznawać z nimi obywateli;
Zamówienia publiczne
29. zauważa, że w przypadku trzech skontrolowanych płatności administracyjnych na kwotę 337 116 EUR. Instytut zatwierdził zobowiązania budżetowe dopiero po podpisaniu danych zobowiązań prawnych; podkreśla, że nie jest to odosobniony incydent - Trybunał odnotował już podobny problem w sprawozdaniu z 2021 r.; przypomina, że jest to niezgodne z art. 73 ust. 2 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2019/715 2 (ramowe rozporządzenie finansowe); zauważa na podstawie odpowiedzi Instytutu, że zastosuje on dodatkowe środki, by zapewnić pełną zgodność z tym przepisem: zorganizuje specjalne sesje informacyjne dla pracowników, uaktualni obowiązujące procedury i udoskonali powiązane kontrole wewnętrzne; wzywa Instytut do natychmiastowych działań i wdrożenia środków zapewniających zgodność wszystkich transakcji finansowych z ramowym rozporządzeniem finansowym;
Kontrola wewnętrzna
30. zauważa, że Instytut zakończył przechodzenie funkcji audytu wewnętrznego na system monitorowania i nadzoru WWiI przyjęty decyzją rady zarządzającej nr 12/2022 ze skutkiem od 1 kwietnia 2022 r.; przyjmuje do wiadomości, że funkcję audytu wewnętrznego wykonuje obecnie służba audytu wewnętrznego Komisji (IAS); zauważa ponadto, że rozszerzono rolę koordynatora kontroli wewnętrznej, którego zadania obejmują koordynację działań kontroli wewnętrznej i sprawozdawczość w Instytucie, wdrażanie zaleceń z audytu, koordynowanie audytów, utrzymywanie kontaktów z zewnętrznymi organami kontroli oraz wkład w zarządzanie finansowe i operacyjne w takich obszarach jak zamówienia, realizacja umów, płatności i sprawozdawczość;
31. zauważa, że IAS rozpoczął w 2022 r. przygotowanie strategicznego planu audytu wewnętrznego Instytutu na lata 2023-2025; odnotowuje też, że IAS rozpoczął (zakończony w 2023 r.) audyt zarządzania ekspertami w Instytucie mający ocenić skuteczność systemu kontroli wewnętrznej procesów zarządzania ekspertami w Instytucie, w tym ich wyboru, zawierania umów z nimi i płatności;
32. zwraca uwagę, że realizacja istotnego zalecenia IAS z kontroli zarządzania zasobami ludzkimi z 2021 r., dotyczącego oceny i zmiany klasyfikacji, opóźniła się znacznie, bo aż o 15 miesięcy; zauważa, że wskazane zagrożenia obejmowały potencjalne opóźnienia i nieskuteczność działań, potencjalnie nieprawidłowe uzasadnienia decyzji zarządczych prowadzące do problemów w postaci procedur odwoławczych lub postępowań przed Trybunałem, niezadowolenia i demotywacji pracowników, ryzyka niewypełnienia zadań wspólnego komitetu ds. zmiany klasyfikacji, a także ogólnej utraty wiarygodności procesu zmiany zaszeregowania i mechanizmu przeglądu, prowadzącej do demotywacji pracowników; wzywa Instytut do aktywnych działań mających zaradzić wszelkim potencjalnym opóźnieniom i nieskuteczności w ocenie i zmianie klasyfikacji oraz do złożenia organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania z postępów w tej kwestii;
33. zauważa, że Instytut zwiększył swoje interakcje z OLAF, odbył spotkania dwustronne i uczestniczył w sesjach informacyjnych poświęconych zwalczaniu nadużyć finansowych; odnotowuje też, że Instytut wdrożył strategię zwalczania nadużyć finansowych na lata 2021-2023, przyjętą w maju 2021 r.;
34. zauważa, że Instytut przeprowadził ocenę ryzyka i w swoim rejestrze ryzyka na 2022 r. odnotował m.in. następujące wykryte rodzaje ryzyka: niewykonanie elementów rocznego programu prac z powodu niewystarczających zasobów ludzkich, niewłaściwej realizacji umów z WWiI, opóźnień w procedurach udzielania zamówień przez Instytut oraz we wdrażaniu systemów informatycznych Komisji; wzywa Instytut do informowania organu udzielającego absolutorium o postępach w tej dziedzinie;
35. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w przypadku zamówienia na wymianę oprogramowania Instytut nie zweryfikował ex ante, czy wykonawca naliczył prawidłową cenę i opłatę dodatkową, zgodnie z obowiązującą umową ramową, oraz zauważa, że jest to sprzeczne z przepisami art. 30 ramowego rozporządzenia finansowego w sprawie kontroli ex ante i stwarza ryzyko, że Instytut zapłaci nieprawidłowe kwoty za uzyskane usługi; zauważa, że zgodnie z odpowiedzią Instytutu, wnosząc o ofertę, będzie on wymagał od wykonawcy zestawienia jednoznacznie wskazującego cenę i marżę, by móc ocenić ryzyko związane z ceną;
Inne uwagi
36. zauważa, że w 2022 r. Instytut zorganizował wydarzenia mające zwiększyć jego widoczność w państwach członkowskich i w Unii, a także dni otwarte, podczas których informował o możliwościach, jakie Instytut oferuje potencjalnym kandydatom; odnotowuje ponadto, że Instytut rozpoczął też realizację "inicjatywę na rzecz talentów w dziedzinie zaawansowanych technologii", która jest elementem Nowego europejskiego planu na rzecz innowacji i pomoże obywatelom nabywać umiejętności w dziedzinie technologii przyszłości;
37. zauważa, że Instytut dąży do neutralności klimatycznej, podejmując działania niezbędne do wprowadzenia systemu zarządzania środowiskowego; odnotowuje, że Instytut jest największym ekosystemem innowacji w Unii i pierwszoplanowym instrumentem programu "Horyzont Europa" w przeciwdziałaniu zmianie klimatu i związanym z nią problemom; z zadowoleniem przyjmuje działania Instytutu z 2022 r. służące osiągnięciu jego celów środowiskowych: utworzenia komitetu ds. zrównoważonego rozwoju, przystąpienie do podsieci EUNA ds. ekologizacji, zorganizowanie EITree, czyli sadzenia drzew w mieście przez pracowników;
38. zauważa, że w średnio- lub długoterminowym programie prac Instytutu ujęto certyfikację EMAS;
39. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 11 kwietnia 2024 r. 3 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.
