PARLAMENT EUROPEJSKI,- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Wsparcia BEREC ("Agencja") za rok budżetowy 2022,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0123/2024),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny przyjęty budżet Agencji na rok budżetowy 2022 wyniósł 7 428 456 EUR, co oznacza wzrost o 1,19 % w porównaniu z rokiem 2021; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi głównie z budżetu Unii;
B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy ("Trybunał") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2022 ("sprawozdanie Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;
C. mając na uwadze, że nie zgłoszono żadnych problemów wymagających działań naprawczych w odniesieniu do zamówień publicznych Agencji w 2022 r. oraz nie są realizowane ani nie oczekują na realizację żadne działania naprawcze, które wynikałyby z przeglądów i ocen dotyczących lat poprzednich;
D. mając na uwadze, że nie zgłoszono żadnych problemów wymagających działań naprawczych w odniesieniu do systemów kontroli wewnętrznej Agencji w 2022 r. oraz nie są realizowane ani nie oczekują na realizację żadne działania naprawcze, które wynikałyby z przeglądów i ocen dotyczących lat poprzednich;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. z uznaniem zauważa, że monitorowanie budżetu w roku budżetowym 2022 zaowocowało wskaźnikiem wykonania budżetu w wysokości 99,99 % w przypadku środków na zobowiązania w ostatecznym budżecie na ten rok, co stanowi wzrost o 0,02 pkt proc. w porównaniu z rokiem 2021; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że wskaźnik wykonania budżetu mieści się w ustalonej przez zarząd wartości progowej powyżej 95 %; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności na omawiany rok wyniósł 82,78 %, co oznacza wzrost o 13,44 pkt proc. w porównaniu z rokiem 2021;
Wydajność
2. zauważa, że Agencja stosuje kluczowe wskaźniki skuteczności działania (KPI) do oceny wyników, które osiągnęła, realizując swoje cele, m.in. we wspieraniu grup roboczych, działaniach komunikacyjnych, centralizacji finansowania i zamówień publicznych oraz zarządzaniu zasobami ludzkimi; zauważa, że osiągnięto większość celów, zaleca jednak poprawę KPI, które wskazują na niewypełnienie celów lub postępy wolniejsze, niż oczekiwano (np. usprawnienie procesu zwrotu kosztów dzięki zaawansowanemu narzędziu do spotkań AGM i podpisanie umowy wspierającej rozwój strategii BEREC w zakresie ICT na lata 2022-2025); zaleca, aby Agencja regularnie dostosowywała KPI w celu optymalizacji wyników;
3. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja nadal udziela wysokiej jakości wsparcia administracyjnego i zawodowego radzie organów regulacyjnych BEREC, sieci kontaktowej BEREC, grupom roboczym BEREC, w tym grupom roboczym ad hoc i grupie doradczej Urzędu BEREC, oraz przygotowuje sprawozdania podsumowujące;
4. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ukraiński organ regulacyjny ds. telekomunikacji NCEC został członkiem Agencji bez prawa głosu;
Efektywność i sukcesy
5. zauważa, że aby zwiększyć efektywność w 2022 r., skupiano się na następujących obszarach: centralizacja niektórych funkcji, zamówienia publiczne, poprawa efektywności poprzez częstsze korzystanie z aplikacji Komisji i wprowadzenie nowych zasobów oraz wykorzystanie zasobów zewnętrznych, by uzupełnić zdolności kadrowe oraz do zadań technicznych i pomocniczych;
6. zauważa, że w 2022 r. Agencja dalej stosowała międzyinstytucjonalne procedury udzielania zamówień i przystąpiła do siedmiu międzyinstytucjonalnych postępowań o udzielenie zamówienia, w wyniku których w okresie sprawozdawczym zawarto sześć umów ramowych;
7. z zadowoleniem przyjmuje poprawę efektywności dzięki większemu wykorzystaniu lub wprowadzeniu dodatkowych aplikacji Komisji; zauważa w szczególności, że w 2022 r. Agencja w pełni wdrożyła i aktywnie wykorzystywała wszystkie moduły podstawowe Sysper2, w tym zarządzanie tożsamością, zarządzanie organizacją, zarządzanie danymi osobowymi, warunki pracy, zarządzanie talentami i zarządzanie dokumentami, oraz trzy moduły opcjonalne: elastyczny czas pracy, telepraca i prawa indywidualne;
8. zauważa, że od czasu utworzenia Agencji działa ona w sytuacji braku zasobów ludzkich, aby obsadzić niektóre stanowiska; zauważa, że Agencja w miarę możliwości rekompensuje pewne ograniczenia zdolności oraz priorytetowo traktuje korzystanie z usług Komisji i innych agencji Unii jako z rozwiązania podstawowego; zauważa, że podejście to obejmuje korzystanie z usług Urzędu Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych Komisji oraz z usług informatycznych i bezpieczeństwa świadczonych przez zespół reagowania na incydenty komputerowe w instytucjach, organach i agencjach UE (CERT-UE); z zadowoleniem przyjmuje bardzo udaną współpracę Agencji z Urzędem Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej w dziedzinie IT, która obejmuje hosting, rozwój IT, przywracanie gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej, opracowanie nowego projektu strony internetowej Agencji oraz inne usługi informatyczne;
9. przypomina, jak ważna jest większa cyfryzacja Urzędu dla jego wewnętrznego funkcjonowania i zarządzania, ale także dla przyspieszenia cyfryzacji procedur; podkreśla, że Agencja musi nadal aktywnie działać w tym zakresie, aby uniknąć przepaści cyfrowej między agencjami; zwraca jednak uwagę na konieczność podjęcia wszelkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć wszelkiego ryzyka dla bezpieczeństwa przetwarzanych informacji w internecie; kładzie nacisk na konieczność zwiększenia zabezpieczeń przed atakami cybernetycznymi lub próbami infiltracji, w szczególności ze strony Rosji lub Chin;
Polityka kadrowa
10. zauważa, że 31 grudnia 2022 r. plan zatrudnienia przewidywał 16 stanowisk dla pracowników na czas określony opłacanych z budżetu Unii (taka sama liczba zatwierdzonych stanowisk jak w 2021 r.); zauważa ponadto, że w 2022 r. dla Agencji pracowało 19 pracowników kontraktowych, ośmioro oddelegowanych ekspertów krajowych oraz dziesięcioro stażystów i konsultantów;
11. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Agencji na rzecz dostosowania jej działalności do zasad określonych we wspólnym oświadczeniu Parlamentu Europejskiego, Rady UE i Komisji Europejskiej z dnia 19 lipca 2012 r. w sprawie agencji zdecentralizowanych, w tym zasady dotyczącej minimalnej wielkości krytycznej;
12. zwraca uwagę, że głównym wyzwaniem w polityce kadrowej była wysoka rotacja personelu, która w 2022 r. wzrosła do 16,3 % w porównaniu z 4,6 % w 2021 r. i 5,4 % w 2020 r.; odnotowuje, że gwałtowny wzrost rotacji personelu dotknął w szczególności dział administracji i finansów; zauważa, że aby obsadzić wakujące stanowiska osobami o nowych kompetencjach, które były potrzebne Agencji i jej administracji w 2022 r., Agencja rozpoczęła pięć procedur naboru na stanowiska (jeden pracownik zatrudniony na czas określony i czworo pracowników kontraktowych), w przypadku których nie dysponowała odpowiednimi listami rezerwowymi, natomiast na pozostałe trzy wolne stanowiska Agencja szybko zatrudniła osoby z aktywnych list rezerwowych; zwraca się jednak do Agencji o przeanalizowanie przyczyn dużej rotacji personelu i podjęcie niezbędnych kroków, aby uniknąć takie sytuacji w przyszłości, oraz o złożenie sprawozdania organowi udzielającemu absolutorium;
13. pochwala inicjatywy Agencji, z których część realizowano we współpracy z łotewskimi władzami i które służą poprawie warunków życia zawodowego i osobistego personelu, w tym doradztwo prawne w sprawach prywatnych, wsparcie finansowe na przedszkola, czesne szkół międzynarodowych i kursy językowe, towary zwolnione z VAT dla oddelegowanych ekspertów krajowych, program wprowadzający dla nowego personelu oraz pomoc dla członków rodziny osiedlających się na Łotwie;
14. wyraża zadowolenie, że w 2022 r., tak jak w roku 2021, ogólnie wśród personelu osiągnięto równowagę płci (52 % to kobiety, a 48 % - mężczyźni); nalega na zintensyfikowanie wysiłków, by utrzymać rozsądną równowagę płci wśród personelu Agencji; odnotuje, że w Agencji są tylko trzy stanowiska kierownicze średniego szczebla oraz że osiągnięto akceptowalną równowagę płci również w kadrze kierowniczej średniego szczebla, gdyż stanowiska te zajmuje dwóch mężczyzn i jedna kobieta;
15. zauważa, że Agencja prowadzi politykę ochrony godności ludzkiej i zapobiegania nękaniu psychicznemu i molestowaniu seksualnemu, a także wraz z innymi agencjami tworzy zespół zadaniowy zaufanych doradców; oczekuje na ich sprawozdanie i zalecenia; zauważa, że w 2022 r. nie zgłoszono żadnych przypadków molestowania ani nękania, i zachęca Agencję do kontynuowania i rozwijania prac mających na celu zapobieganie tym zjawiskom również w przyszłości;
16. ubolewa, że Agencja nie przyjęła Karty na rzecz różnorodności i włączenia społecznego, której celem jest promowanie równego traktowania i równych szans, bez względu na płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub wierzenia, poglądy polityczne lub wszelkie inne poglądy, przynależność do mniejszości narodowej, majątek, urodzenie, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną; przypomina, że jednym z celów Karty jest doprowadzenie do tego, by co najmniej 40 % stanowisk kierowniczych średniego szczebla w perspektywie krótko- i średnioterminowej zajmowały osoby niedostatecznie reprezentowanej płci; odnotowuje odpowiedź Agencji na standardowy kwestionariusz dotyczący udzielenia absolutorium; uważa, że nieparzysta liczba stanowisk kierowniczych wyższego i średniego szczebla nie uniemożliwia przyjęcia Karty; zachęca Agencję, by przyjęła Kartę i aktywnie uczestniczyła w inicjatywach promujących różnorodność i włączenie społeczne w miejscu pracy;
17. wyraża zadowolenie, że w 2022 r. Agencja kontynuowała program staży; zauważa, że do Agencji dołączyło łącznie 7 stażystów, a 15 osób uczestniczyło w programie staży Agencji;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość
18. zauważa, że Agencja publikuje na swojej stronie internetowej życiorysy i deklaracje o braku konfliktu interesów członków zarządu;
19. przyjmuje do wiadomości fakt, że pracownicy statutowi, oddelegowani eksperci krajowi, stażyści i pracownicy tymczasowi mają obowiązek złożyć deklaracje interesów przed rozpoczęciem pracy w Agencji oraz że deklaracje te przed przyjęciem ich do pracy weryfikuje organ powołujący lub dyrektor; zauważa ponadto, że pracownicy muszą regularnie aktualizować tę deklarację, aby uwzględniać wszelkie nowe konflikty interesów, oraz muszą aktywnie informować Agencję o wszelkich działaniach zewnętrznych, działalności zawodowej podczas urlopu, prezentach, miejscu pracy małżonków i potencjalnych konfliktach związanych z publikacjami lub przemówieniami; zauważa, że po zakończeniu służby pracownicy statutowi i stażyści są zobowiązani poinformować Agencję o planowanych przyszłych zobowiązaniach zawodowych w określonym czasie po zakończeniu pracy;
20. odnotowuje fakt, że dyrektor Agencji wydał komunikat w sprawie zarządzania konfliktami interesów pracowników podczas naboru i rekrutacji, w którym wymaga, by zgłaszano wszelkie relacje zawodowe i osobiste z kandydatami niezależnie od tego, czy relacja ta tworzy konflikt interesów; zauważa ponadto, że pracownicy powinni również oświadczać, czy mogą zachowywać bezstronność; zauważa, że po ujawnieniu nazwisk kandydatów członkowie komisji selekcyjnej muszą złożyć deklarację interesów zgodnie z wyżej wymienionym komunikatem, a także z wytycznymi dotyczącymi zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w odniesieniu do pracowników biorących udział w procedurach naboru, rekrutacji lub zmiany zaszeregowania w Agencji;
21. zauważa, że zarząd przyjął strategię Agencji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na lata 2023-2025, aby poprawić ich wykrywanie, karanie oraz zapobieganie im oraz przeciwdziałanie wszelkim innym nielegalnym działaniom, które mogą wpływać na interesy finansowe Agencji; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja wdrożyła do stosowania moduły etyczne systemu Sysper, które obejmują deklarację interesów, oświadczenie o prezentach lub przejawach gościnności, oświadczenia o publikacjach, wniosek o zezwolenie na działalność zewnętrzną, wniosek o zgodę na prowadzenie działalności zewnętrznej podczas urlopu z przyczyn osobistych i oświadczenie o zatrudnieniu współmałżonka;
22. przypomina o znaczeniu, jakie dla poznania prac Agencji przez obywateli ma zwiększenie widoczności jej działań w mediach, internecie i mediach społecznościowych;
Inne uwagi
23. zauważa, że w lutym 2022 r. Agencja zaczęła korzystać z narzędzia zarządzania zamówieniami publicznymi (PPMT) Komisji, które jeszcze bardziej usprawnia procedury udzielania tych zamówień i ułatwia stosowanie najnowszych wzorów i najlepszych praktyk Komisji na każdym etapie procesu;
24. odnotowuje, że aby zwiększyć bezpieczeństwo cybernetyczne i ochronę swoich rejestrów cyfrowych, Agencja korzysta z uwierzytelniania dwuskładnikowego, zapór sieciowych dla aplikacji internetowych, zautomatyzowanych kopii zapasowych, szyfrowania (w stosownych przypadkach) oraz regularnych testów przywracania systemów o kluczowym znaczeniu dla biznesu; zauważa ponadto, że Agencja korzysta także z oprogramowania do ochrony urządzeń końcowych, takich jak laptopy i telefony komórkowe, oraz z usług w zakresie bezpieczeństwa ICT świadczonych przez CERT-UE;
25. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Agencji na rzecz priorytetowego traktowania nowych przepisów ustanawiających środki dotyczące cyberbezpieczeństwa w instytucjach, organach, urzędach i agencjach Unii; z zaniepokojeniem odnotowuje, że rozporządzenie w sprawie cyberbezpieczeństwa nakłada na małe agencje, takie jak BEREC, nieproporcjonalne obciążenia, co może narażać na szwank przestrzeganie przepisów; wzywa Komisję do uwzględnienia tego faktu w przyszłych cyklach programowania;
26. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że zarząd Agencji przyjął sobie za cel uzyskanie certyfikacji EMAS w ciągu najbliższych trzech lat; zdaje sobie sprawę, że Agencja rozpoczęła wewnętrzne przygotowania do certyfikacji, które obejmują m.in. dalsze aktualizacje obliczania śladu węglowego Agencji oraz partnerstwa w sieci ekologizacji EUAN;
27. z uznaniem przyjmuje udział ukraińskiego krajowego organu regulacyjnego w codziennych pracach Agencji; pochwala Agencję i jej członków za ustanowienie ram współpracy, by sprostać wyzwaniom związanym z łącznością i utorować drogę do harmonizacji ukraińskich przepisów regulujących łączność elektroniczną z europejskimi ramami telekomunikacyjnymi; ponadto docenia fakt, że na podstawie danych zebranych przez Agencję od operatorów z Unii i Ukrainy na temat stosowanych środków związanych z handlem detalicznym uzgodniono wspólne oświadczenie, w którym ustanowiono stabilne ramy, aby pomóc osobom uciekającym przed wojną w Ukrainie pozostać w kontakcie z rodziną i przyjaciółmi, którzy zostali w kraju, oraz utrzymać dostęp do informacji;
28. pochwala działania, które Agencja podjęła w 2022 r., by szerzyć wiedzę w społeczeństwie na temat jej mandatu i pracy na Łotwie przez inicjatywy komunikacyjne na małą skalę, takie jak organizacja wizyt studentów Uniwersytetu Stradinsa w Rydze, wspieranie partnerstwa, które zwiększa ich wiedzę na temat agencji UE, zwłaszcza na Łotwie, oraz udział w transmitowanym na żywo wydarzeniu z okazji Dnia Europy na Łotwie, zorganizowanym przez przedstawicielstwo Komisji Europejskiej, oraz innych wydarzeniach; wzywa Agencję, aby kontynuowała prace nad zwiększeniem swojej widoczności, zwłaszcza w przyjmującym państwie członkowskim;
29. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że lokalne biura Parlamentu i Komisji w Rydze oraz Agencja połączyły wysiłki na rzecz utworzenia razem wspólnego Domu Europejskiego, który będzie "domem" wszystkich instytucji unijnych i Agencji na Łotwie;
30. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z 11 kwietnia 2024 r. 2 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.
