1. zauważa, że budżet Komitetu jest objęty działem 7 WRF "Europejska administracja publiczna", który w 2022 r. wyniósł łącznie 11,6 mld EUR, czyli 5,9 % wydatków z budżetu UE; zauważa, że w 2022 r. budżet Komitetu stanowił 0,95 % działu 7 WRF;2. zauważa, że Trybunał Obrachunkowy ("Trybunał") w swoim sprawozdaniu rocznym za rok budżetowy 2022 poddał przeglądowi próbę 60 transakcji w dziale "Administracja", czyli tyle samo, ile zbadano w 2021 r; zauważa ponadto, że według Trybunału wydatki administracyjne obejmują wydatki na zasoby ludzkie, w tym wydatki na emerytury, które w 2022 r. stanowiły około 70 % całkowitych wydatków administracyjnych, oraz wydatki na budynki, wyposażenie, energię, łączność i technologie informacyjne, a jego wieloletnia praca wskazuje, że ogólnie wydatki te są obarczone niskim ryzykiem;
3. zauważa, że w ramach kontroli za 2022 r. Trybunał zbadał systemy nadzoru i kontroli Komitetu, w szczególności wdrożenie standardów kontroli wewnętrznej, zarządzanie ryzykiem i funkcjonowanie kluczowych mechanizmów kontrolnych określonych w rozporządzeniu finansowym, w tym kontroli ex ante i ex post w zakresie płatności;
4. zauważa, że 14 (23 %) z 60 transakcji zawierało błędy, ale Trybunał, na podstawie pięciu błędów, które zostały określone ilościowo, szacuje poziom błędu poniżej progu istotności;
5. zauważa z zadowoleniem, że w swoim sprawozdaniu rocznym za rok budżetowy 2022 Trybunał zauważył, iż nie stwierdził żadnych konkretnych problemów w przypadku Komitetu;
Zarządzanie budżetem i finansami
6. zauważa, że w 2022 r. ostateczny przyjęty budżet Komitetu wyniósł 109 976 858 EUR, w tym budżet korygujący 5/2022, co stanowi ogólny wzrost o 3,03 % w porównaniu z 2021 r.; zauważa, że środki w linii budżetowej 1 0 0 4 "Zwrot kosztów podróży i pobytu związanych z udziałem w posiedzeniach i naradach oraz kosztów dodatkowych" wzrosły z 4 244 488 EUR do 8 158 838 EUR, tj. o 92 %, w latach 2021-2022, ze względu na wznowienie podróży po pandemii COVID-19; zauważa, że poza tym podział środków między linie budżetowe w budżecie na 2022 r. pozostał porównywalny z podziałem z poprzednich lat;
7. zauważa, że budżet na podróże służbowe w 2022 r. wyniósł 419 657 EUR w porównaniu z 169 856 EUR w 2021 r., co oznacza wzrost o 147 %, który można wyjaśnić liczbą spotkań online w 2021 r. i na początku 2022 r. ze względu na ograniczenia związane z pandemią COVID-19, a także wzrostem cen podróży w 2022 r.; zauważa, że dodatek dla przewodniczącego i pierwszego wiceprzewodniczącego Komitetu na pokrycie kosztów podróży i posiedzeń, które są finansowane z budżetu ogólnego na wydatki członków, wzrósł w latach 2021-2022 z 49 852 EUR do 71 810 EUR, tj. o 44 %; z zadowoleniem przyjmuje wytyczne dotyczące bardziej opłacalnej, celowej i zrównoważonej polityki w zakresie podróży służbowych, rozpowszechnione w czerwcu 2022 r. w celu ograniczenia do minimum podróży służbowych pracowników Komitetu;
8. zauważa, że wskaźnik wykonania budżetu wyniósł w 2022 r. 99,2 %, czyli nieco więcej niż w 2021 r., kiedy wskaźnik ten wyniósł 98,9 %;
9. zauważa, że średni czas oczekiwania na płatność w 2022 r. wyniósł 17,87 dnia, czyli więcej niż w 2021 r., kiedy wynosił 16,11 dnia; zauważa, że w tym samym czasie odsetek fakturowania elektronicznego wzrósł z 32 % do 68 %; zauważa, że nie ma korelacji między tymi dwoma liczbami, i wzywa Komitet do zakończenia cyfryzacji przepływu płatności w celu poprawy jego wydajności i terminowości;
10. zauważa, że wojna napastnicza Rosji przeciwko Ukrainie wywarła presję budżetową na Komitet, również z powodu wzrostu inflacji i dostosowania wynagrodzeń, a także znacznego wzrostu kosztów energii oraz kosztów budowy i surowców; zauważa ponadto, że Komitet zmobilizował wsparcie polityczne dla ukraińskich władz lokalnych i regionalnych oraz zorganizował działania związane z wojną w Ukrainie, które miały wpływ na budżet misji, badań i szkoleń;
11. zauważa, że w 2022 r. służby własne Komitetu zorganizowały 14 zaproszeń do składania ofert, w tym 11 procedur negocjacyjnych na usługi zdalnego tłumaczenia ustnego w państwach członkowskich; zauważa, że postępowania o udzielenie zamówień w dziedzinie logistyki zostały uruchomione przez wspólne służby, które Komitet dzieli z Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym (EKES-em);
Zarządzanie wewnętrzne, wyniki i kontrola wewnętrzna
12. zauważa, że Komitet wnosi wkład w politykę i proces decyzyjny Unii z perspektywy władz regionalnych i lokalnych w Unii oraz zapewnia ramy służące zacieśnieniu współpracy między szczeblem lokalnym, regionalnym, krajowym i europejskim oraz przybliżeniu Europy jej obywatelom; z zadowoleniem przyjmuje znaczenie wkładu Komitetu w ważne tematy unijne, takie jak wdrażanie Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, co znalazło odzwierciedlenie w rezolucji Parlamentu z 23 czerwca 2022 r. w sprawie wdrażania Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności 2 ; ponadto zachęca Komitet, by wspierał udział swoich członków w lokalnym dialogu z obywatelami na temat spraw europejskich;
13. zauważa, że Komitet realizuje swoją misję za pomocą opinii, które odnoszą się do wniosków ustawodawczych Komisji (wnioski o wydanie opinii), opinii z inicjatywy własnej, w których wzywa się instytucje Unii do podjęcia działań, oraz rezolucji, w których Komitet podkreśla swoje stanowisko w konkretnych kwestiach; zauważa, że w 2022 r. Komitet przyjął 55 opinii i 8 rezolucji, czyli nieco mniej niż w 2021 r., kiedy to przyjął 60 opinii i 9 rezolucji; zachęca Komitet, aby nadal zwiększał swoją zdolność do dostarczania kluczowym instytucjom Unii lokalnych dowodów opartych na danych, analizach empirycznych i najlepszych praktykach;
14. z zadowoleniem przyjmuje, że Komitet podjął konkretne kroki w celu zwiększenia swojego zaangażowania w cały cykl polityczny i legislacyjny Unii zgodnie ze swoimi prerogatywami wynikającymi z traktatów; ze szczególnym zadowoleniem przyjmuje porozumienie o współpracy między Parlamentem a Komitetem oraz ścisłą współpracę między Komitetem a kilkoma komisjami parlamentarnymi, intergrupami i dyrekcjami generalnymi; zauważa, że w 2022 r. Komitet zorganizował 56 posiedzeń przygotowawczych i uzupełniających z Parlamentem dla sprawozdawców swoich opinii; zauważa ponadto, że w 2022 r. w posiedzeniach komisji Parlamentu wzięło udział 20 sprawozdawców Komitetu; gratuluje Komitetowi zwiększenia jego zaangażowania w posiedzenia trójstronne, w szczególności poprzez uzyskanie dostępu do dokumentów z tych rozmów; uważa, że członkowie Komitetu i EKES-u powinni być zapraszani do udziału w odpowiednich wymianach parlamentarnych, w tym na posiedzenia komisji dotyczące spraw będących przedmiotem ich zainteresowania;
15. z zadowoleniem przyjmuje środki podjęte przez Komitet w 2022 r. w celu optymalizacji jego zasobów i poprawy opłacalności przy jednoczesnym zwiększeniu wpływu jego prac politycznych w kontekście programu "Going for IMPact", a w szczególności 43 projekty w zakresie uproszczenia i cyfryzacji przyczyniające się do modernizacji administracji Komitetu i cyfryzacji przepływów pracy w ramach "Strategii uproszczenia przepisów i procedur Komitetu na lata 2020-2025";
16. z zadowoleniem przyjmuje aktywny udział Komitetu w pracach Konferencji w sprawie przyszłości Europy ("CoFE") z delegacją 30 członków, z których 12 reprezentowało europejskie stowarzyszenia władz lokalnych i regionalnych; odnotowuje, że w następstwie prac wykonanych w 2021 r. Komitet zorganizował w 2022 r. 14 posiedzeń z delegatami CoFE i 9 posiedzeń przygotowawczych; podkreśla, że Komitet utworzył specjalną grupę zadaniową "Konferencja w sprawie przyszłości Europy" w celu koordynowania prac wszystkich zaangażowanych dyrekcji i działów; odnotowuje, że propozycje zawarte w sprawozdaniu końcowym CoFE, wydanym 9 maja 2022 r., zostały uwzględnione w projekcie Komitetu "Wykorzystanie potencjału władz lokalnych i regionalnych w celu wzmocnienia UE", który był realizowany przez cały 2022 r.;
17. podkreśla, że w swoim sprawozdaniu końcowym Zgromadzenie Plenarne Konferencji w sprawie przyszłości Europy w 40. zaleceniu, w ramach działania 3, wzywa do reformy Komitetu obejmującej odpowiednie kanały dialogu dla regionów, miast, wsi i gmin, a tym samym do wzmocnienia jego roli w strukturze instytucjonalnej w kwestiach mających wpływ terytorialny;
18. zauważa, że w 2022 r. Komitet dokonał przeglądu swoich ram kontroli wewnętrznej na poziomie planowania i sprawozdawczości, systemów, weryfikacji finansowej i funkcji wrażliwych i wzmocnił te ramy; gratuluje Komitetowi opracowania specjalnego narzędzia i platformy konwergencji do planowania, sprawozdawczości, oceny ryzyka i ciągłości działania; zauważa, że nowa polityka dotycząca newralgicznych stanowisk weszła w życie 1 stycznia 2022 r. i została zakomunikowana pracownikom 27 stycznia 2022 r.;
19. zauważa, że do kwietnia 2022 r. wszystkie posiedzenia odbywały się online, natomiast od kwietnia 2022 r. posiedzenia statutowe są organizowane przy fizycznej obecności, a inne posiedzenia mogą być organizowane zdalnie lub w formacie hybrydowym; zauważa, że do zmiany regulaminu wewnętrznego Komitetu w 2023 r. zryczałtowana dieta w wysokości 200 EUR za udział w posiedzeniach zdalnych i hybrydowych była nadal wypłacana zgodnie z zasadami obowiązującymi od 2021 r.; zauważa, że od lipca 2023 r. dieta za udział w posiedzeniach zdalnych wynosi 50 % standardowej diety za udział w posiedzeniach (tj. obecnie 50 % z 359 EUR, czyli 179,50 EUR); uważa, że zdalne uczestnictwo jest ważnym instrumentem dla nowoczesnych instytucji, ponieważ m.in. zmniejsza koszty posiedzeń i umożliwia szersze uczestnictwo, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych, jak pokazano podczas pandemii COVID-19; odnotowuje z zadowoleniem, że zalecenia audytu wewnętrznego dotyczące adekwatności planowania i zarządzania dietami i zwrotami kosztów dla członków za udział w posiedzeniach zostały wdrożone w sposób zadowalający;
Zasoby ludzkie, równość i dobrostan pracowników
20. zauważa, że na koniec 2022 r. Komitet zatrudniał łącznie 533 pracowników, w porównaniu z 547 pracownikami w 2021 r. i 537 w 2020 r.; zauważa, że na koniec 2022 r. w Komitecie pracowało 56 pracowników kontraktowych i 89 pracowników zatrudnionych na czas określony, z czego 21 pracowników kontraktowych miało umowę na czas nieokreślony, a trzech pracowników zatrudnionych na czas określony było zatrudnionych na stanowisku tymczasowym: z umową na czas nieokreślony w dwóch przypadkach, a w przypadku sekretarza generalnego z umową na okres 5 lat; zauważa ponadto, że Komitet zatrudniał 8 pracowników tymczasowych i 14 pracowników zewnętrznych pracujących na miejscu, z wyłączeniem zewnętrznych usługodawców w dziedzinie logistyki i IT; zauważa, że w 2022 r. wskaźnik obsadzenia stanowisk w planie zatrudnienia wynosił 96 %;
21. zauważa, że w kwietniu 2022 r. wszedł w życie nowy projekt pilotażowy dotyczący hybrydowego systemu pracy, mający na celu dostosowanie ram kadrowych do nowych sposobów pracy, dający pracownikom Komitetu możliwość organizowania swojej cotygodniowej i codziennej pracy z dużym stopniem elastyczności oraz telepracy do 60 % czasu pracy; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że nowy system umożliwia stosowanie szeregu formuł zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin w oparciu o ustawowe prawa przewidziane w regulaminie pracowniczym; z satysfakcją odnotowuje, że 90,25 % osób, które odpowiedziały na ankietę pracowniczą z grudnia 2022 r., wyraziło zadowolenie z tych elastycznych rozwiązań;
22. z zaniepokojeniem zauważa, że w 2022 r. w Komitecie zgłoszono 16 przypadków wypalenia zawodowego; zauważa ponadto, że w 2022 r. Komitetowi udało się ponownie zintegrować 15 pracowników po długotrwałej nieobecności spowodowanej wypaleniem zawodowym dzięki zindywidualizowanym działaniom następczym w odniesieniu do długoterminowych zwolnień chorobowych; z zadowoleniem przyjmuje działania zapobiegawcze podjęte przez Komitet w celu ograniczenia zagrożeń psychospołecznych i wypalenia zawodowego; docenia w związku z tym proaktywne podejście służby medycznej oraz konferencje uświadamiające, szkolenia i kursy organizowane przez Komitet;
23. zauważa, że Komitet nadal podnosił świadomość na temat środków wprowadzonych w celu zwalczania molestowania i nękania w miejscu pracy, zgodnie ze swoją decyzją z 26 kwietnia 2021 r. w sprawie ochrony godności w pracy, zarządzania konfliktami i zwalczania molestowania i nękania, w szczególności poprzez specjalne wytyczne, komunikację wewnętrzną i organizację kilku sesji informacyjnych dla pracowników i kierowników; zauważa, że w 2022 r. Komitet musiał zająć się nowym zarzutem nękania psychicznego przez pracownika EKES-u wobec pracownika Komitetu, który to zarzut jest nadal rozpatrywany przez oba komitety; wzywa Komitet do przedstawienia sprawozdania z działań podjętych w następstwie tego zarzutu, w szczególności z uwzględnieniem perspektywy międzyinstytucjonalnej;
24. zauważa, że pod koniec 2022 r. Komitet zatrudniał 56,8 % kobiet i 43,2 % mężczyzn, w porównaniu z 56,6 % kobiet w 2021 r. i 55,5 % kobiet w 2020 r.; zauważa z zaniepokojeniem, że obecność kobiet w poszczególnych grupach zaszeregowania i statusach jest taka sama jak w poprzednich latach, i ubolewa, że pomimo powołania kobiety na stanowisko dyrektora w 2023 r. i pewnych wysiłków mających na celu przyciągnięcie większej liczby kobiet na stanowiska kierownicze sytuacja pozostaje szczególnie niezrównoważona zarówno na wyższych, jak i średnich szczeblach zarządzania; zaleca, aby ogłoszenia o wakacie były bardziej inkluzywne oraz aby zachęcać więcej kobiet do ubiegania się o stanowiska kierownicze wyższego i średniego szczebla, w tym przez zapewnienie zrównoważonej reprezentacji w komisjach konkursowych, oferowanie możliwości szkoleniowych dla kobiet, które chcą przygotować się do kariery kierowniczej, oraz poprzez zaproponowanie bardziej elastycznej organizacji pracy;
25. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że 7 lipca 2022 r. Komitet przyjął nową pięcioletnią strategię i plan działania na rzecz różnorodności i włączenia społecznego na lata 2022-2026; zachęca Komitet, by kontynuował wysiłki na rzecz osiągnięcia celów określonych w tej strategii i tym planie działania, w szczególności celu w zakresie równości płci, który zakłada 40 % kobiet na wyższych stanowiskach kierowniczych do 2024 r., a za ostateczny cel uznał wprowadzenie parytetu płci; z zadowoleniem przyjmuje podnoszenie świadomości i ukierunkowane środki wprowadzone w celu promowania i wzmacniania bardziej zróżnicowanego i integracyjnego miejsca pracy na poziomie reprezentacji pracowników i punktów kontaktowych we wszystkich departamentach Komitetu, koordynowane przez specjalnego koordynatora ds. różnorodności i integracji;
26. zauważa, że w 2022 r. Komitet zatrudniał pracowników reprezentujących wszystkie narodowości Unii oraz jednego pracownika narodowości ukraińskiej; z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Komitetu mające na celu zrównoważenie reprezentacji geograficznej wśród jego pracowników, odnotowuje jednak, że wciąż nie osiągnięto równowagi geograficznej, ponieważ niektóre narodowości są nadal nadmiernie reprezentowane w porównaniu z innymi; zachęca Komitet, by nadal podejmował działania służące osiągnięciu zrównoważonej reprezentacji geograficznej w odniesieniu do swoich pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem szczebla kierowniczego; z zadowoleniem przyjmuje udział Komitetu w międzyinstytucjonalnej grupie zadaniowej ds. równowagi geograficznej, której celem jest wymiana najlepszych praktyk i tworzenie synergii między instytucjami Unii;
27. zauważa, że w 2022 r. Komitet po raz pierwszy przeprowadził pilotażowy międzyinstytucjonalny program obserwacji pracy z udziałem 3 instytucji unijnych i 25 uczestników, mający na celu lepsze zrozumienie metod i procesów pracy innych instytucji, wzmocnienie współpracy międzyinstytucjonalnej, promowanie mobilności i zapewnienie bardziej elastycznej siły roboczej; gratuluje Komitetowi uruchomienia tej innowacyjnej inicjatywy międzyinstytucjo- nalnej, która została następnie rozszerzona i przejęta przez Europejską Szkołę Administracji od 2023 r.;
28. zauważa, że w 2022 r. Komitet miał 60 stażystów, z których 48 otrzymywało wynagrodzenie, a 12 było gośćmi wizyt studyjnych, przy czym dwoje z nich otrzymywało dodatek socjalny; z zadowoleniem przyjmuje zatwierdzone w 2022 r. nowe przepisy w odniesieniu do wynagrodzeń stażystów; zgodnie z nimi wizyty studyjne mogą być zatwierdzane tylko wtedy, gdy stażysta otrzymuje finansowanie z innego źródła lub staż jest obowiązkowy w kontekście studiów stażysty, a wszyscy stażyści mogą ubiegać się o dodatek socjalny w należycie uzasadnionych przypadkach; z zadowoleniem przyjmuje dostosowanie warunków pracy stażystów do warunków pracy personelu w nowej elastycznej organizacji pracy, zgodnie z którą wszyscy stażyści mogą wykonywać telepracę zdalnie z zagranicy przez jeden dzień w miesiącu stażu;
Ramy etyczne i przejrzystość
29. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Komitetu na rzecz zwiększenia świadomości etycznej wśród pracowników i egzekwowania przez Komitet zasad etyki w różnych procedurach, takich jak rekrutacja, oraz obowiązków i praw etycznych w różnych sytuacjach administracyjnych, jak na przykład w działalności zewnętrznej, szkoleniach i po odejściu ze służby, w następstwie audytu wewnętrznego dotyczącego świadomości etycznej pracowników; zauważa, że podstawowe dokumenty i zasady leżące u podstaw ram etycznych zostały opublikowane w intranecie Komitetu w celu zwiększenia świadomości pracowników na temat zasad etycznych; zauważa ponadto, że w 2022 r. Komitet zorganizował 14 szkoleń zbiorowych poświęconych konkretnie zagadnieniom związanym z etyką, które to szkolenia objęły 107 pracowników, oraz że w całym 2022 r. 75 % pracowników uczestniczyło w ogólnym szkoleniu z zakresu etyki;
30. zauważa, że w 2022 r. Komitet kontynuował wdrażanie kodeksu postępowania dla członków z 2020 r. i w związku z tym zintensyfikował wysiłki na rzecz zebrania brakujących oświadczeń majątkowych członków; zauważa, że sześciu zastępców członków mianowanych w styczniu 2020 r. nadal nie złożyło oświadczeń majątkowych do czerwca 2023 r. oraz że chociaż żaden z tych sześciu członków nie uczestniczył w żadnym posiedzeniu Komitetu od czasu ich mianowania, Komitet wszczął procedurę egzekwowania określoną w kodeksie postępowania członków;
31. zauważa, że Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) zbadał w 2022 r. trzy sprawy, z których jedna była nowa i dotyczyła zewnętrznej działalności zarobkowej, a dwie pozostałe to były trwające sprawy, zamknięte w tym samym roku, i dotyczyły odpowiednio nienależnych wypłat dodatków z tytułu podróży służbowych oraz zarzutów dotyczących wykroczeń finansowych, nękania i niegospodarności we wspólnej służbie Komitetu i EKES-u; zauważa, że sprawa dotycząca wypłaty nienależnych dodatków na podróże służbowe została zamknięta na początku 2022 r. wraz z wnioskiem Komitetu do odnośnego członka o zwrot otrzymanego dodatku ze względów etycznych z braku podstawy prawnej do odzyskania takich kwot; zauważa, że na początku 2024 r. członek Komitetu, którego dotyczy ta sprawa, poinformował o zamiarze zwrotu kwoty pierwotnie żądanej przez OLAF ze względów etycznych oraz że służby finansowe Komitetu były gotowe do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków w tym zakresie; zwraca się do Komitetu o informowanie organu udzielającego absolutorium o wszelkich działaniach następczych podjętych przez Komitet w tej sprawie zgodnie z ustawowymi obowiązkami personelu wynikającymi z regulaminu pracowniczego, w szczególności ponieważ sprawa dotyczyła członka Komitetu, który był jednocześnie akredytowanym asystentem parlamentarnym, a Bruksela była umownym miejscem pracy, więc nie było potrzeby zwrotu kosztów podróży na posiedzenia Komitetu odbywające się w Brukseli; odnotowuje, że sprawa dotycząca zarzutów nadużyć finansowych, nękania i niegospodarności we wspólnych służbach doprowadziła do podjęcia działań w zakresie zarządzania konfliktami z udziałem zainteresowanych osób, ich przełożonych i odpowiednich działów kadr, z pięciopunktowym planem działania, który wdrożono w latach 2021 i 2022;
32. zauważa, że w 2022 r. Komitet nadal wdrażał środki przejrzystości, takie jak publikowanie oświadczeń majątkowych członków na swojej stronie internetowej, ale nie przystąpił formalnie do unijnego rejestru służącego przejrzystości ustanowionego na mocy porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 20 maja 2021 r. między Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości (porozumienia międzyinstytucjonalnego); zdaje sobie sprawę, że nowe środki przejrzystości koncentrujące się na piastujących urząd członkach i sprawozdawcach zgodnie z zasadami unijnego rejestru służącego przejrzystości zostały przyjęte przez Komitet w decyzji jego prezydium z lipca 2023 r. i przekazane zarządowi tego rejestru; zauważa, że 20 listopada 2023 r. zarząd unijnego rejestru służącego przejrzystości uznał środki na rzecz przejrzystości za zgodne z celami porozumienia międzyinstytucjonalnego i z zadowoleniem przyjął rozporządzenie Komitetu jako ważny krok w kierunku dalszego wzmocnienia wspólnych ram i wspierania wspólnej kultury przejrzystości na szczeblu Unii; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Komitet formalnie przystąpił do unijnego rejestru służącego przejrzystości 1 stycznia 2024 r.;
33. zauważa, że w 2022 r. Komitet nie wykrył żadnych konfliktów interesów, które wymagałyby działań następczych ze strony administracji; zauważa, że Komitet nadal polegał na obowiązujących przepisach w celu zapobiegania konfliktom interesów i unikania efektu "drzwi obrotowych" między sektorem publicznym a prywatnym i promował je poprzez szkolenia z zakresu etyki i podnoszenie świadomości;
34. zauważa, że w 2022 r. nie zgłoszono Komitetowi żadnych przypadków informowania o nieprawidłowościach; zauważa, że Komitet nadal polegał na środkach obowiązujących od 2015 r. w zakresie informowania o nieprawidłowościach oraz promował je poprzez szkolenia z zakresu etyki i podnoszenie świadomości;
35. ubolewa, że Komitet nie przyjął wewnętrznej strategii zwalczania nadużyć finansowych; ponawia swój apel do Komitetu z rezolucji w sprawie absolutorium za 2021 r. o wszczęcie wewnętrznej analizy ryzyka nadużyć finansowych oraz o koordynację z właściwymi służbami Komisji w celu przyjęcia odpowiedniej wewnętrznej strategii zwalczania nadużyć finansowych;
Cyfryzacja, cyberbezpieczeństwo i ochrona danych
36. zauważa, że łączny budżet IT Komitetu i EKES-u wyniósł w 2022 r. 11 712 000 EUR, w tym 750 000 EUR z wewnętrznego przesunięcia budżetowego w ciągu roku, w porównaniu z 12 860 000 EUR w 2021 r., co oznacza spadek o 9 %;
37. zauważa, że Komitet posiada strategię cyfrową mającą na celu świadczenie usług informatycznych zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania IT przy jednoczesnej optymalizacji wykorzystania zasobów ludzkich i finansowych; zauważa, że w 2022 r. Komitet pracował nad dostosowaniem i rozwojem kilku strategicznych narzędzi informatycznych w celu zwiększenia wydajności i skuteczności prac politycznych Komitetu oraz jego procesów administracyjnych i przepływów pracy; zauważa, że główny projekt w zakresie infrastruktury IT w 2022 r. dotyczył dostosowania typologii sieci wymaganej dla nowej sali komputerowej w budynku im. Jacques'a Delorsa (JDE) zgodnie z planem działania dotyczącym chmury hybrydowej;
38. zauważa, że w 2022 r. Komitet zwiększył liczbę posiedzeń hybrydowych, aby dostosować się do pracy hybrydowej i zharmonizować swoje praktyki z nowymi wytycznymi przekazanymi w czerwcu 2022 r. przez sekretarza generalnego Komitetu i dotyczącymi bardziej opłacalnej, celowej i zrównoważonej polityki w zakresie podróży służbowych, która wymaga od Komitetu optymalizacji sposobu pracy i zastąpienia jak największej liczby podróży służbowych pracowników wideokonferencjami; rozumie, że ten nowy sposób pracy wymagał modernizacji technicznej w zakresie wyposażenia hybrydowych sal konferencyjnych;
39. zauważa, że w 2022 r. Komitet przyjął nowe przepisy wewnętrzne dotyczące ochrony danych zawierające ograniczenia niektórych praw osób, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem danych osobowych w kontekście działań i procedur prowadzonych przez Komitet; zauważa ponadto, że w 2022 r. Europejski Inspektor Ochrony Danych nie przeprowadził żadnego dochodzenia ani śledztwa w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych przez Komitet;
40. zauważa, że w 2022 r. Komitet nie doświadczył żadnych cyberataków; zauważa, że nowa wspólna Dyrekcja Innowacji i Technologii Informacyjnych Komitetu i EKES-u składa się z trzech działów, które zajmują się odpowiednio transformacją cyfrową, rozwiązaniami cyfrowymi i platformami cyfrowymi; zauważa, że dział ds. platform cyfrowych jest odpowiedzialny m.in. za cyberbezpieczeństwo; zwraca się do Komitetu o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o tym, w jaki sposób utworzenie tej nowej struktury przyczyniło się do zwiększenia gotowości jej pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa, zgodnie z ramami cyberbezpieczeństwa NIST (Narodowego Instytutu Standaryzacji i Technologii) oraz we współpracy ze Służbą ds. Cyberbezpieczeństwa Instytucji, Organów i Jednostek Organizacyjnych Unii (CERT-UE); zachęca Komitet do podnoszenia świadomości swoich członków i pracowników na temat cyberbezpieczeństwa, do przeprowadzania regularnych ocen ryzyka swojej infrastruktury informatycznej oraz do zapewnienia regularnych audytów i testów cyberobrony;
41. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Komitetu na rzecz wspierania technologii open source w jego własnych systemach, zwłaszcza w głównych aplikacjach operacyjnych wykorzystywanych do zarządzania pracami politycznymi Komitetu ("Agora" i "Phoenix"); zauważa ponadto, że Komitet śledzi wykorzystanie technologii open source w swoim rocznym portfolio IT, tak aby były one stosowane w nowych aplikacjach;
Budynki
42. zauważa, że Komitet i EKES straciły 5 000 m2 powierzchni biurowej w wyniku przejęcia umowy najmu dawnego budynku ESDZ przy Belliard 100 (B100), która weszła w życie we wrześniu 2021 r., oraz wymiany budynków Belliard 68 i Treves 74 Komitetu i EKES-u na budynek Komisji Van Maerlant 2 (VMA), która zaczęła obowiązywać we wrześniu 2022 r.; zauważa, że prace wykończeniowe w dwóch nowo nabytych budynkach były konieczne, aby umożliwić gęstsze wykorzystanie powierzchni biurowej; z zadowoleniem przyjmuje ustanowienie w 2022 r. wspólnej grupy zadaniowej ds. nowych sposobów pracy w celu rozważenia możliwej optymalizacji sposobu organizacji pracy i wykorzystania przestrzeni biurowej przy jednoczesnym zmniejszeniu śladu środowiskowego;
43. zauważa, że w 2022 r. całkowity budżet Komitetu na wyposażenie pomieszczeń wyniósł 883 792 EUR; zauważa, że prace renowacyjne podjęte przez Komitet i EKES w budynkach B100 i VMA obejmowały wykorzystanie inteligentnych technologii z istotnym komponentem środowiskowym; zwraca się do Komitetu o przedstawienie aktualnych informacji na temat zwrotu z inwestycji w te instalacje technologiczne, jednak zaleca ostrożność przed podejmowaniem długoterminowych zobowiązań dotyczących nowej przestrzeni biurowej przed pełnym zbadaniem tych środków;
44. zauważa, że w 2022 r. strategia Komitetu i EKES-u w zakresie budynków koncentrowała się na geograficznej koncentracji budynków, co osiągnięto poprzez fizyczne połączenie wszystkich budynków wykorzystywanych przez Komitet i EKES z ich głównym budynkiem (JDE); z zadowoleniem przyjmuje nowe fizyczne połączenie z budynkami Parlamentu, które zaczęło funkcjonować w listopadzie 2022 r. i zapewnia bardziej bezpośrednie, łatwiejsze i krótsze o 125 m połączenie między budynkami Komitetu i EKES-u a budynkami Parlamentu;
45. zauważa, że Komitet i EKES uruchomiły wieloletni projekt związany z techniczną modernizacją systemu tłumaczeń ustnych we wszystkich salach konferencyjnych, począwszy od 2022 r.; zauważa, że w 2022 r. Komitet przeznaczył na ten projekt kwotę 200 000 EUR;
46. z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie Komitetu i EKES-u do systematycznego stosowania zasady "projektowania dla wszystkich" w odniesieniu do ich infrastruktury, z zapewnieniem dostępności ich budynków już w fazie projektowania; zauważa, że Komitet i EKES podjęły szereg różnych środków, by zapewnić dostępność swoich budynków dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności;
Środowisko i zrównoważony rozwój
47. z zadowoleniem przyjmuje zrównoważone praktyki, a zwłaszcza podejście Komitetu i EKES-u polegające na rezygnacji z papieru, co przyczyniło się do zmniejszenia ich śladu środowiskowego zgodnie z ich strategią cyfrową; zauważa, że aplikacja "Phoenix" wykorzystywana do wspierania prac politycznych Komitetu została dostosowana w 2022 r. w celu generowania sprawozdań dotyczących emisji dwutlenku węgla w odniesieniu do podróży i umożliwienia Komitetowi i EKES-owi obliczenia ich bilansu dwutlenku węgla; zauważa, że plan działania wynikający z audytu dotyczącego wyników w ramach wspólnotowego systemu ekozarządzania i audytu (EMAS) został wdrożony wraz z działaniami w zakresie dokumentacji, przeglądu procedur, poprawy planowania, zarządzania ryzykiem i nadzoru; gratuluje Komitetowi i EKES-owi przekroczenia celów EMAs na lata 2021-2025, z wyjątkiem celów związanych ze zużyciem gazu;
48. zauważa, że w 2022 r. całkowita produkcja energii elektrycznej przez panele fotowoltaiczne na budynkach Komitetu i EKES-u wyniosła około 15,5 MWh, co stanowi 0,25 % całkowitego rocznego zużycia energii przez Komitet i EKES; zauważa, że na dzień 16 września 2022 r. w panele fotowoltaiczne był wyposażony tylko budynek JDE; jest świadomy, że ze względu na procedury administracyjne Komitet i EKES będą miały opóźnienie w rozbudowie ich instalacji paneli fotowoltaicznych;
49. zauważa, że Komitet wdrożył plan zrównoważonej mobilności obejmujący dopłaty do abonamentów pracowników na transport publiczny oraz działania podnoszące świadomość; zauważa, że w 2022 r. nie zorganizowano żadnego nowego badania mobilności pracowników, jednak na 2024 r. zaplanowano jedno badanie; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że 76 % pracowników Komitetu dojeżdża do pracy ekologicznymi środkami transportu;
Współpraca międzyinstytucjonalna
50. z zadowoleniem przyjmuje oszczędności budżetowe i administracyjne uzyskane dzięki współpracy międzyinstytu- cjonalnej, w szczególności ścisłą współpracę na szczeblu administracyjnym z EKES-em, z którym Komitet dzieli pomieszczenia i wspólne usługi w dziedzinie tłumaczeń, infrastruktury, logistyki oraz IT, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej autonomii instytucjonalnej; odnotowuje, że 1 października 2022 r. utworzono wspólną Dyrekcję Innowacji i Technologii Informacyjnych w ramach nowej umowy o współpracy podpisanej między Komitetem a EKES-em w 2022 r.; zauważa ponadto, że w 2022 r. Komitet i EKES skupiły 470 pracowników i 55 mln EUR, z wyłączeniem wydatków na wynagrodzenia; apeluje do Komitetu o kontynuowanie i rozszerzanie tej współpracy w innych obszarach, aby uniknąć powielania działań i jeszcze bardziej racjonalizować koszty operacyjne usług dostępnych w pomieszczeniach współdzielonych przez Komitet i EKES; zachęca Komitet i EKES do zbadania możliwości utworzenia jednej administracji dla ich wspólnych służb, z zachowaniem odrębnych dyrekcji lub jednostek dla służb zajmujących się sprawami związanymi z ich szczególnymi i niezależnymi mandatami;
51. z zadowoleniem przyjmuje poszukiwanie przez Komitet synergii poprzez nabywanie usług od innych instytucji na podstawie umów o gwarantowanym poziomie usług oraz poprzez uczestnictwo w międzyinstytucjonalnych organach koordynacyjnych i międzyinstytucjonalnych procedurach udzielania zamówień;
52. wzywa Komitet do dalszego badania synergii z innymi instytucjami zarówno pod względem logistyki, usług cyfrowych, usług kierowców i innych zadań administracyjnych, jak i niektórych działań informacyjnych i komunikacyjnych, zwłaszcza w państwach członkowskich, w których jego członkowie mają rozdrobnione sieci wsparcia i polegają wyłącznie na własnym lokalnym personelu;
53. z zadowoleniem przyjmuje gotowość Komitetu do dalszego rozwijania współpracy z innymi instytucjami - w szczególności z Parlamentem - przed wyborami europejskimi w 2024 r. poprzez plan działania przewidujący dalszą intensyfikację współpracy i większą rolę Komitetu oraz władz lokalnych i regionalnych w tym kontekście; odnotowuje przegląd umów o współpracy z Parlamentem i Komisją, zgodnie z decyzją Konferencji Przewodniczących z listopada 2022 r.;
54. zauważa, że Komitet współpracuje z Komisją (za roczną opłatą) w zakresie prowadzenia spraw kadrowych i korzystania z różnych platform informatycznych do zarządzania finansami i zasobami ludzkimi; zauważa, że Komitet organizuje swoje sesje plenarne w pomieszczeniach Parlamentu i Komisji, aby zrekompensować brak pojemności własnych sal konferencyjnych, oraz że Komitet kupuje usługi tłumaczeń ustnych od tych dwóch instytucji; zauważa, że Komitet analizuje możliwości wykorzystania tłumaczeń ustnych na odległość w związku z szybkim rozwojem tego sektora;
55. zauważa, że Komitet promuje widoczność i wpływ swoich prac w oparciu o współpracę międzyinstytucjonalną poprzez ukierunkowaną prezentację swoich sprawozdań innym instytucjom, np. prezentacje 11 sprawozdań w Parlamencie w 2022 r., spotkania dwustronne na szczeblu sprawozdawców, wymianę polityczną podczas formalnych wydarzeń i konferencji, ukierunkowaną dystrybucję opinii i pracę w sieciach;
Komunikacja
56. zauważa, że w 2022 r. całkowity budżet Komitetu na komunikację wyniósł 2,2 mln EUR w porównaniu z 2,1 mln EUR w 2021 r., co oznacza wzrost o 4 %; zauważa, że w ramach tego budżetu około 439 000 EUR wykorzystano na wydarzenia, 795 000 EUR na media, a 1 099 000 EUR na komunikację cyfrową; zauważa, że celem komunikacji Komitetu jest podniesienie jego instytucjonalnej i politycznej rangi jako zgromadzenia regionów, miast, wsi i gmin Unii oraz podkreślenie roli jego członków;
57. zauważa, że w 2022 r. Komitet nadal był gospodarzem regularnych posiedzeń dyrektorów generalnych ds. komunikacji wszystkich instytucji Unii i koncentrował się na przygotowaniu skoordynowanych działań komunikacyjnych w okresie poprzedzającym wybory europejskie w 2024 r.; zachęca Komitet do dalszego wspierania instytucjonalnej kampanii informacyjnej Parlamentu w związku z wyborami europejskimi w 2024 r. za pośrednictwem sieci lokalnych i regionalnych;
58. z zadowoleniem przyjmuje opartą na danych strategię komunikacyjną opracowaną przez Komitet w celu zaradzenia przepaści między Unią a jej obywatelami na szczeblu lokalnym i regionalnym za pomocą kanałów multiplikacji, takich jak europejskie sieci radnych regionalnych i lokalnych, które na koniec 2022 r. liczyły 2 037 zarejestrowanych członków, oraz program dla młodych polityków wybranych w wyborach, w którego wydarzeniach zorganizowanych w 2022 r. udział wzięło 775 uczestników, co oznacza wzrost o 15 % w porównaniu z 2021 r.; zauważa, że Komitet przewidział również szkolenia i budowanie potencjału dla władz lokalnych i regionalnych w zakresie zaangażowania obywateli i demokracji uczestniczącej pod nazwą "Nowy rozdział demokracji uczestniczącej"; zauważa, że w listopadzie 2022 r. prezydium Komitetu wezwało każdego członka do przeprowadzenia co najmniej jednego dialogu w swoim okręgu wyborczym rocznie; zauważa, że Komitet ustanowił synergię z siecią ośrodków Europe Direct w państwach członkowskich w celu organizacji wydarzeń lokalnych;
59. zauważa, że w 2022 r. Komitet kontynuował realizację trzech kampanii komunikacyjnych zgodnie z priorytetami politycznymi mandatu na lata 2020-2025: "Przybliżanie Europy jej obywatelom", "Budowanie odpornych społeczności regionalnych i lokalnych" oraz "Promowanie spójności jako podstawowej wartości UE"; z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Komitetu na rzecz poszerzenia grona jego odbiorców poprzez komunikację cyfrową i kontakty z mediami; w 2022 r. wzmianki o Komitecie pojawiły się w mediach 18 890 razy, co oznacza wzrost o 20 % w latach 2020-2022;
60. zauważa, że na koniec 2022 r. Komitet miał 175 000 obserwujących na swoich kanałach mediów społecznościowych, tj. o 16 % więcej niż w 2021 r., z czego 54 800 obserwujących (wzrost o 8 %) na X (dawniej Twitter), 58 100 (wzrost o 6 %) na Facebooku, 52 100 (wzrost o 33 %) na LinkedIn i 10 500 (wzrost o 67 %) na Instagramie;
61. zauważa, że Komitet wnosi wkład do portalu otwartych danych Komisji, przekazując zbiory danych obejmujące dane członków i dane dotyczące opinii, a także wykorzystuje i promuje otwarte dane wśród władz lokalnych i regionalnych, popierając w ten sposób większą przejrzystość swoich działań dzięki swobodnie dostępnym danym w formatach nadających się do odczytu przez człowieka i odczytu maszynowego oraz wzmacniając swoje powiązania z obywatelami.
