a także mając na uwadze, co następuje:(1) Regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej i warunki zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, ustanowione w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 2 ("regulamin pracowniczy"), stanowią, że pracownicy powstrzymują się od jakichkolwiek działań lub zachowań, które mogłyby szkodzić powadze ich stanowiska, w tym od jakichkolwiek form nękania psychicznego oraz molestowania seksualnego.
(2) Komisja wdrożyła politykę mającą na celu zapobieganie faktycznym lub potencjalnym przypadkom nękania psychicznego lub molestowania seksualnego w miejscu pracy w Komisji i skuteczne radzenie sobie z nimi, zgodnie z decyzją Komisji C(2023) 8630 3 .
(3) W decyzji C(2023) 8630 ustanowiono funkcję głównego zaufanego doradcy i przewidziano nieformalną procedurę, zgodnie z którą ofiara lub świadek nękania lub molestowania może skontaktować się z głównym zaufanym doradcą. Główny zaufany doradca jest głównym punktem kontaktowym dla ofiar nękania lub molestowania. Udziela szybkich i poufnych porad, informacji na temat dostępnych usług i służy wsparciem. Może on przydzielić sprawę jednemu z zaufanych doradców w ramach procedury nieformalnej lub, w wyjątkowych sytuacjach, podjąć decyzję, by samemu wykonać zadania zaufanego doradcy. Zaufani doradcy przyjmują i wspierają ofiary, wysłuchują ich oraz oferują im informacje i doradztwo w ich wysiłkach na rzecz znalezienia zadowalającego rozwiązania w sytuacji, którą ofiary postrzegają jako nękanie lub molestowanie. Celem nieformalnej procedury jest zaoferowanie odpowiedniej pomocy w kwestiach poruszonych przez ofiarę, bez dokonywania oceny zachowania pod względem prawnym. W przypadku powtarzających się zarzutów nękania lub molestowania w tej samej dyrekcji generalnej lub innej jednostce administracyjnej główny zaufany doradca może poinformować o tym dyrektora generalnego tej dyrekcji lub szefa tej jednostki oraz, jeżeli ofiara wyrazi na to zgodę, Biuro Dochodzeń i Postępowań Dyscyplinarnych Komisji (IDOC). Główny zaufany doradca może również skontaktować się z odpowiednimi podmiotami lub departamentami w celu udzielenia im informacji lub porad w sprawie właściwych środków, bez uszczerbku dla ich odpowiednich kompetencji.
(4) W kontekście tej nieformalnej procedury prowadzonej przez głównego zaufanego doradcę i zaufanych doradców Komisja gromadzi i przetwarza informacje. Informacje te mogą obejmować dane osobowe ofiary, domniemanego sprawcy, potencjalnych świadków i wszelkich innych zaangażowanych w sprawę osób.
(5) Oprócz procedury nieformalnej główny zaufany doradca powinien również mieć możliwość, w stosownych przypadkach, ułatwiania wdrażania tymczasowych środków ochronnych i środków towarzyszących oraz kontaktowania się z odpowiednimi służbami. W tym kontekście główny zaufany doradca ma również dostęp do danych osobowych ofiary, domniemanych sprawców, potencjalnych świadków i wszelkich innych zaangażowanych w sprawę osób.
(6) Ponadto główny zaufany doradca może zostać poproszony o udzielenie porad ofiarom nękania lub molestowania, które wszczęły formalne postępowanie. W ramach tej procedury, zgodnie z art. 39 ust. 2 decyzji C(2023) 8630, ofiara może zwrócić się do głównego zaufanego doradcy o wydanie niezależnej opinii na temat aspektów wstępnej oceny. Główny zaufany doradca może w tym celu mieć dostęp do danych osobowych ofiary, domniemanego sprawcy, świadków i wszelkich innych zaangażowanych w sprawę osób.
(7) W celu wypełnienia swoich zadań główny zaufany doradca i zaufani doradcy mogą gromadzić i przetwarzać kilka kategorii danych osobowych, w tym dane dotyczące tożsamości i zachowania oraz dane kontaktowe, a także dane osobowe, o których mowa w art. 10 ust. 1 i art. 11 rozporządzenia (UE) 2018/1725. Komisja pełni rolę administratora danych.
(8) Przy wykonywaniu swoich zadań na mocy regulaminu pracowniczego Komisja jest zobowiązana do poszanowania praw osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z art. 8 ust. 1 Karty praw podstawowych Unii Europejskiej i art. 16 ust. 1 Traktatu o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej, a także praw przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2018/1725. Jednocześnie wszyscy pracownicy Komisji są zobowiązani do przestrzegania zasad poufności.
(9) W pewnych okolicznościach konieczne jest pogodzenie praw niektórych osób, których dane dotyczą, przewidzianych w rozporządzeniu (UE) 2018/1725, z potrzebą zapewnienia skuteczności reakcji Komisji na zarzuty nękania lub molestowania i innych niewłaściwych zachowań, a także z pełnym poszanowaniem podstawowych praw i wolności innych osób, których dane dotyczą. W tym celu zgodnie z art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 Komisja może ograniczyć, na ściśle określonych warunkach, stosowanie art. 14-22, 35 i 36 rozporządzenia (UE) 2018/1725, a także jego art. 4 w zakresie, w jakim jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-20 rozporządzenia (UE) 2018/1725. O ile w akcie prawnym przyjętym na podstawie Traktatów nie przewidziano ograniczeń, konieczne jest przyjęcie przepisów wewnętrznych, na mocy których Komisja jest uprawniona do ograniczania tych praw.
(10) Aby zapewnić poufność i skuteczność procedur przeciwdziałania nękaniu lub molestowaniu, w tym dochodzeń administracyjnych, postępowań przeddyscyplinarnych, dyscyplinarnych i postępowań w sprawie zawieszenia, Komisja przyjęła decyzję (UE) 2019/165 4 i decyzję (UE) 2022/121 5 , które ograniczają, odpowiednio, wykonywanie praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. b), c), g) i h) rozporządzenia (UE) 2018/1725.
(11) Komisja może być zobowiązana do pogodzenia ochrony praw osób, których dane dotyczą, z potrzebą zabezpieczenia zarówno celów nieformalnej procedury prowadzonej przez głównego zaufanego doradcę i zaufanych doradców, jak i realizacji innych zadań głównego zaufanego doradcy, jak przewidziano w decyzji C(2023) 8630.
(12) Może być wymagane zwłaszcza zapewnienie równowagi między prawami domniemanego sprawcy, takimi jak prawo dostępu do danych osobowych zgromadzonych przez głównego zaufanego doradcę i zaufanych doradców, a podstawowymi prawami i wolnościami wszystkich innych zaangażowanych w sprawę osób, takich jak ofiara i potencjalni świadkowie. Komisja może podjąć taką decyzję przede wszystkim w celu ochrony tych osób przed ewentualnymi działaniami odwetowymi ze strony osób, wobec których wysunięto zarzuty, które jednak nie doprowadziły do podjęcia działań przez administrację. Komisja może podjąć taką decyzję zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. h) rozporządzenia (UE) 2018/1725.
(13) Konieczna może być ochrona informacji poufnych dotyczących pracownika, który skontaktował się z głównym zaufanym doradcą lub zaufanymi doradcami w kontekście postępowania w sprawie nękania lub molestowania. W takich przypadkach Komisja może być zmuszona ograniczyć dostęp do danych dotyczących tożsamości, do oświadczeń i innych danych osobowych domniemanej ofiary, świadków i innych zaangażowanych w sprawę osób w celu ochrony praw i wolności wszystkich osób, których ta sprawa dotyczy.
(14) W celu zapewnienia zgodności z art. 14, 15 i 16 rozporządzenia (UE) 2018/1725 Komisja powinna informować - w sposób przejrzysty i spójny, w formie oświadczenia o ochronie danych publikowanego na stronie internetowej Komisji - wszystkie osoby fizyczne o swoich działaniach obejmujących przetwarzanie ich danych osobowych oraz o ich prawach. W stosownych przypadkach Komisja powinna indywidualnie informować, za pomocą odpowiednich środków, osoby, których dane dotyczą, biorące udział w nieformalnej procedurze zgłoszenia.
(15) W art. 16 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2018/1725 przewidziano wyjątki od prawa do informacji przysługującego osobom, których dane dotyczą. Jeżeli wyjątki te mają zastosowanie, Komisja nie musi stosować ograniczenia prawa do informacji na mocy niniejszej decyzji. W przypadku zarzutów nękania psychicznego i molestowania seksualnego, które prowadzą do wszczęcia nieformalnej procedury, dane osobowe powinny pozostać poufne. Przekazanie takich informacji domniemanemu sprawcy poważnie utrudniłoby osiągnięcie celów tej procedury. W związku z tym wyjątki te powinny mieć zastosowanie do prawa domniemanych sprawców do informacji w odniesieniu do danych osobowych zgromadzonych przez głównego zaufanego doradcę i zaufanych doradców.
(16) Komisja powinna stosować ograniczenia tylko wtedy, gdy są one zgodne z istotą podstawowych praw i wolności, są absolutnie niezbędne i stanowią środek proporcjonalny w społeczeństwie demokratycznym. Komisja powinna przedstawić uzasadnienie tych ograniczeń. W imię stosowania zasad przejrzystości, sprawiedliwości i rozliczalności, Komisja powinna zajmować się wszystkimi ograniczeniami w przejrzysty sposób i prowadzić rejestr stosowania ograniczeń.
(17) Art. 25 ust. 6 rozporządzenia (UE) 2018/1725 zobowiązuje administratora danych do informowania osób, których dane dotyczą, o podstawowych powodach zastosowania ograniczenia oraz o przysługującym im prawie do wniesienia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD).
(18) Zgodnie z art. 25 ust. 8 rozporządzenia (UE) 2018/1725 administratorzy mogą wstrzymać przekazanie informacji dotyczących podstawowych powodów zastosowania ograniczenia w stosunku do osoby, której dane dotyczą, pominąć takie przekazanie lub go odmówić, gdyby przekazanie tych informacji mogło w jakikolwiek sposób unieważnić skutek ograniczenia. Komisja powinna ocenić w każdym przypadku z osobna, czy powiadomienie o ograniczeniu unieważniłoby jego skutek.
(19) Komisja powinna znieść ograniczenie niezwłocznie po ustaniu powodów je uzasadniających i regularnie oceniać te powody.
(20) Przed ewentualnym zastosowaniem jakichkolwiek ograniczeń należy skonsultować się z koordynatorem ds. ochrony danych w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich, który powinien sprawdzić ich zgodność z niniejszą decyzją.
(21) Inspektor ochrony danych Komisji powinien przeprowadzić niezależny przegląd stosowania ograniczeń w celu zapewnienia zgodności z niniejszą decyzją.
(22) Zgodnie z art. 41 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/1725 skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który wydał opinię dnia 13 października 2023 r.,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
