Decyzja 2017/1651 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1651

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2015 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2017 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2015 (05873/2017 - C8-0078/2017),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu ⁴ , w szczególności jego art. 36,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0093/2017),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2015;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1652

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0093/2017),

A. mając na uwadze, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2015 zamknął się kwotą 15 944 846 EUR, co stanowi wzrost o 1,76 % w porównaniu z rokiem 2014; mając na uwadze, że 94 % budżetu Urzędu pochodzi z budżetu Unii,

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy 2015 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

C. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012, 2013 i 2014

1. z zaniepokojeniem odnotowuje liczne nierozstrzygnięte kwestie oraz bieżące środki naprawcze, które zostały podjęte w odpowiedzi na uwagi Trybunału w 2012, 2013 i 2014 r. związane z procedurami rekrutacji pracowników, opóźnieniami w płatnościach, wysoką rotacją personelu oraz zwrotem kosztów; wzywa Urząd do ukończenia jak największej liczby działań naprawczych w 2017 r.;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2015 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 93,74 %, co oznacza wzrost o 9,05 % w porównaniu z rokiem 2014; ponadto zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 77,32 %, co oznacza wzrost o 5,99 % w porównaniu z rokiem 2014;

3. przypomina, że zgodnie z decyzją podjętą przez dyrektora wykonawczego uczestników posiedzeń organizowanych przez Urząd zalicza się do jednej z trzech kategorii (A, B lub C) pod względem zwracanych kosztów; zwraca uwagę, że uczestnicy należący do kategorii A, którzy podczas posiedzeń pełnią określone funkcje, otrzymują zwrot kosztów podróży i utrzymania w postaci zryczałtowanej kwoty, uczestnicy należący do kategorii B otrzymują jedynie zryczałtowany zwrot kosztów podróży, a uczestnikom należącym do kategorii C nie przysługuje zwrot żadnych kosztów; zauważa, że liczba uczestników zakwalifikowanych do kategorii A spadła z 69 % w 2014 r. do 52 % w 2015 r.; zwraca uwagę, że zakończono działanie dotyczące wyjaśnienia w pismach z zaproszeniem mającej zastosowanie kategorii zwrotu kosztów;

4. z niepokojem zauważa, że zgodnie z ustaleniami Trybunału, zawartymi w jego sprawozdaniu, w roku 2015 Urząd dokonał 1 024 (29,2 %) płatności po upływie terminów ustalonych w rozporządzeniu finansowym, co oznacza wzrost o 0,6 % w porównaniu z rokiem poprzednim i skutkuje średnim opóźnieniem płatności niedokonanych w terminie o 29 dni; przyznaje, że w drugiej połowie 2015 r. Urząd wdrożył strategię przewidującą kilka środków mających na celu ograniczenie liczby spóźnionych płatności; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że po wdrożeniu tych środków liczba spóźnionych płatności znacznie spadła, mianowicie z 38,3 % w okresie od stycznia do sierpnia 2015 r. do 12,6 % w okresie od września do grudnia 2015 r.; zauważa, że mimo tej pozytywnej tendencji utrzymującej się do maja 2016 r. poziom opóźnień w płatnościach wzrósł od czerwca 2016 r. ze względu na rozszerzenie działalności operacyjnej Urzędu, a tym samym wzrost liczby transakcji finansowych dokonywanych przez tę samą liczbę pracowników; odnotowuje, że w listopadzie 2016 r. funkcja polegająca na inicjowaniu operacji finansowych została zdecentralizowana i przekazana działom operacyjnym i jednostkom administracyjnym, natomiast funkcja weryfikacyjna pozostała scentralizowana w dziale administracyjnym; zauważa, że przyniosło to pozytywne rezultaty;

Zobowiązania i przeniesienia

5. zauważa, że poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tytule II (wydatki administracyjne), wyniósł 1 076 583 EUR, tj. 36,9 % (w porównaniu z kwotą 635 492 EUR w roku 2014, tj. 28,7 %); przyznaje, że przeniesienia te dotyczą głównie usług doradczych w dziedzinie technologii teleinformatycznych, na które umowy podpisano w ostatnim kwartale 2015 r. (400 tys. EUR), oraz inwestycji w infrastrukturę informatyczną (300 tys. EUR) z uwagi na oczekiwaną rekrutację dodatkowych pracowników, która będzie konsekwencją podjętej pod koniec 2015 r. decyzji władzy budżetowej o zwiększeniu planu zatrudnienia; przyznaje, że przeniesienia te były uzasadnione i zaplanowane z wyprzedzeniem z powodu roli Urzędu w kontekście kryzysu migracyjnego, z myślą o którym w 2016 r. władza budżetowa znacznie podniosła środki budżetowe i liczbę pracowników Urzędu; odnotowuje, że przeniesienia mogą być często częściowo lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Urząd z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

6. z satysfakcją stwierdza, że wedle ustaleń zawartych w sprawozdaniu Trybunału dyrektor wykonawczy zatwierdził nową strategię naboru pracowników zatrudnianych na czas określony i pracowników kontraktowych, która rozwiązuje większość kwestii poruszonych przez Trybunał podczas jego wcześniejszych kontroli;

7. zauważa, że w styczniu 2016 r. Urząd przyjął zaktualizowane przepisy wykonawcze dotyczące zatrudniania pracowników na czas określony i pracowników kontraktowych; odnotowuje ponadto, że w sierpniu 2016 r. dyrektor wykonawczy zatwierdził zaktualizowaną strategię naboru pracowników;

8. zwraca uwagę, że na dzień 31 grudnia 2015 r. Urząd zatrudniał 93 pracowników, zarówno czynnych, jak i mianowanych, w tym 61 pracowników zatrudnionych na czas określony, 21 pracowników kontraktowych i 11 oddelegowanych ekspertów krajowych; zauważa, że 63 % wszystkich pracowników to kobiety, a 37 % - mężczyźni;

Audyty wewnętrzne

9. odnotowuje, że Urząd w dalszym ciągu rozwijał swoje kontrole wewnętrzne stosownie do zaleceń poczynionych przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji i przez Trybunał, a także w zgodzie z wewnętrznymi standardami Urzędu w zakresie kontroli, przyjętymi w listopadzie 2012 r.; dostrzega, że oprócz audytu rocznego sprawozdania finansowego Służba Audytu Wewnętrznego sporządziła również sprawozdanie z audytu w zakresie zarządzania szkoleniami w ramach stałych i nadzwyczajnych działań Urzędu oraz działań dotyczących wsparcia specjalnego; zauważa, że Urząd opracował plan działania w celu wdrożenia zaleceń poczynionych przez Służbę Audytu Wewnętrznego;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

10. zauważa, że Urząd wdrożył decyzję zarządu w sprawie zapobiegania nadużyciom finansowym oraz strategię zwalczania nadużyć finansowych; odnotowuje podpisanie dnia 23 lutego 2017 r. procedury sygnalizowania nieprawidłowości, która jest zgodna z wytycznymi Komisji dotyczącymi informowania o nieprawidłowościach;

11. z niepokojem zauważa, że w 2015 r. Urząd nie opublikował życiorysów członków zarządu ani kadry kierowniczej wyższego szczebla; zauważa, że od marca 2017 r. Urząd publikuje życiorysy kadry kierowniczej wyższego szczebla; odnotowuje również, że Urząd zwrócił się do zarządu i zamierza opublikować życiorysy jego członków po ich otrzymaniu; apeluje do Urzędu o jak najszybsze opublikowanie tych dokumentów, aby zagwarantować niezbędny nadzór publiczny i kontrolę nad jego zarządzaniem;

12. przypomina, że zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi ma kluczowe znaczenie dla dobrego funkcjonowania organizacji; podkreśla, że przejrzystość jest kluczowym elementem podtrzymującym zaufanie obywateli Unii do unijnych instytucji.

Wyniki

13. zauważa, że zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Urzędu w roku 2015 w 23 szkoleniach instruktorów zorganizowanych przez Urząd wzięło udział 275 uczestników z 26 państw "UE+" oraz innych zainteresowanych stron; zauważa ponadto, że w ramach swojej platformy nauczania za pośrednictwem nośników elektronicznych "EASO Training Curriculum" Urząd zorganizował 271 szkoleń krajowych dla 3 611 urzędników zajmujących się kwestiami dotyczącymi azylu;

14. dostrzega, że w celu poprawy efektywności w dziedzinie kosztów tłumaczeń pisemnych i ustnych Urząd podpisał umowę o gwarantowanym poziomie usług z Dyrekcją Generalną ds. Tłumaczeń Ustnych Komisji; zauważa ponadto, że Urząd wszczął procedurę otwartą dotyczącą pięciu umów ramowych w systemie kaskadowym, przy czym kryterium udzielenia zamówienia jest najniższa cena; wzywa Urząd do przedstawienia organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania na temat uzyskanych oszczędności;

15. zauważa, że Urząd opracował dodatkowe środki w celu udzielenia pomocy państwom członkowskim potrzebującym specjalnego wsparcia w ramach ich systemów azylowych i systemów przyjmowania, a także udzielił takiego specjalnego wsparcia Cyprowi, Bułgarii, Grecji i Włochom; zwraca ponadto uwagę, że w 2015 r. Urząd w dalszym ciągu rozwijał swoją działalność w dziedzinie wspierania państw członkowskich, których systemy azylowe i systemy przyjmowania znajdują się pod szczególną presją, a w szczególności udzielił wsparcia Grecji i Włochom oraz wzmocnił własne zdolności w zakresie szybkiego i skutecznego reagowania na sytuacje nadzwyczajne;

Inne uwagi

16. przypomina, że w 2015 r. złożono rekordową liczbę - prawie 1 400 000 - wniosków o ochronę międzynarodową; przyznaje, że Urząd bardzo przyłożył się do realizacji działań przypisanych mu w europejskim programie w zakresie migracji, zwłaszcza jeśli chodzi o opracowanie podejścia opartego na punktach szybkiej rejestracji migrantów ("hotspotów"); odnotowuje działania Urzędu w odniesieniu do zarządzania kryzysem migracyjnym;

17. zachęca zwłaszcza do wsparcia i współpracy praktycznej w kwestiach dotyczących dzieci starających się o azyl, w tym małoletnich bez opieki; z zadowoleniem przyjmuje uruchomienie sieci EASO dotyczącej działań związanych z dziećmi;

18. dostrzega, że wzrost budżetu Urzędu w 2016 r. był znaczny z uwagi na konieczność realizacji dodatkowych zadań wynikających z europejskiego programu w zakresie migracji, podejścia opartego na punktach szybkiej rejestracji migrantów ("hotspotach"), decyzji przywódców UE podjętych na szczycie poświęconym Bałkanom Zachodnim oraz z oświadczenia UE-Turcja; z satysfakcją zauważa, że Urząd podjął szereg działań mających na celu podołanie tak bezprecedensowemu wzrostowi liczby zadań, co obejmowało decentralizację procesu inicjacji operacji finansowych oraz jednoczesne odpowiednie szkolenia i coaching; zwraca również uwagę, że oznaczało to konieczność zatrudnienia większej liczby pracowników i zadbania o przestrzeń biurową dla nich;

19. z niepokojem zauważa, że w 2015 r. jedynie siedmiu pracowników uczestniczyło w posiedzeniu wyjazdowym, którego koszt był stosunkowo wysoki i wyniósł 4 000 EUR (571 EUR na osobę);

20. odnotowuje, że Urząd zmienił swoją umowę najmu i w drugiej połowie 2016 r. powiększył swoją przestrzeń biurową o dodatkową część budynku, w którym znajdują się jego pomieszczenia; zauważa, że po wyrażeniu zgody przez Parlament i Radę Urząd jest teraz w stanie wynająć i przejąć cały budynek z dniem 1 lipca 2017 r.; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o dalszych zmianach dotyczących zajmowanych przezeń pomieszczeń;

21. zauważa, że Urząd postawił sobie za cel zbadanie możliwości wymiany informacji i najlepszych praktyk, aby szeroko uwzględniać elementy mające znaczenie w kontekście powrotu osób, którym odmówiono azylu, w ścisłej współpracy z grupą ekspertów ds. powrotów w ramach Europejskiej Sieci Migracyjnej;

22. zwraca uwagę, że w 2015 r. plan Urzędu w zakresie komunikacji koncentrował się na promowaniu własnej roli, wartości i działalności przy wykorzystaniu szeregu narzędzi oraz w ramach zewnętrznych działań komunikacyjnych, które wiążą się z jego publikacjami, mediami społecznościowymi, stroną internetową i organizacją dnia informacyjnego;

23. z zadowoleniem przyjmuje dużą aktywność Urzędu, który zorganizował ponad 117 spotkań i warsztatów, przeszkolił 3 764 pracowników krajowych, przesiedlił 272 osoby i przeprowadził konsultacje z ponad 100 organizacjami społeczeństwa obywatelskiego; uznaje wyniki niezależnej kontroli Ernst & Young i docenia zobowiązanie Urzędu do opracowania odpowiedniego planu działania; zgadza się, że Urząd powinien usprawnić komunikację na temat skutków i wpływu swoich działań; z zadowoleniem przyjmuje opracowanie lepszego interfejsu internetowego dla dokumentów zawierających informacje o kraju pochodzenia; zauważa, że z końcem 2015 r. na portalu znajdowało się ponad 17 000 dokumentów zawierających informacje o kraju pochodzenia;

24. przyjmuje do wiadomości, że zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Urzędu w 2014 r. rozpoczął on opracowywanie systemu zarządzania treściami połączonymi i odpowiedniej bazy danych (system informacji i dokumentacji) w postaci narzędzia informatycznego, które umożliwi szczegółowy i aktualny ogląd sytuacji w zakresie praktycznego funkcjonowania wspólnego europejskiego systemu azylowego;

25. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 27 kwietnia 2017 r. ⁶  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 66.

2 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 66.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2017)0155 (zob. s. 372 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2017.252.193
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2017/1651 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2015
• Data aktu: 27/04/2017
• Data ogłoszenia: 29/09/2017