Decyzja 2011/619/UE w sprawie zamknięcia ksiąg Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2009

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2011 r.

w sprawie zamknięcia ksiąg Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2009

(2011/619/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 27 września 2011 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2009,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Kolegium⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 15 lutego 2011 r. (05892/2011 - C7-0052/2011),

– uwzględniając art. 276 Traktatu WE oraz art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając decyzję Rady 2005/681/WSiSW z dnia 20 września 2005 r. ustanawiającą Europejskie Kolegium Policyjne (CEPOL)⁽³⁾, w szczególności jej art. 16,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A7-0150/2011),

1. odracza zamknięcie ksiąg Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2009;

2. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji dyrektorowi Europejskiego Kolegium Policyjnego, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Jerzy BUZEK	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 338 z 14.12.2010, s. 137.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 256 z 1.10.2005, s. 63.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2011 r.

w sprawie absolutorium za rok 2009: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola agencji UE

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji dla Parlamentu Europejskiego z dnia 15 października 2008 r. w sprawie działań podjętych po wydaniu decyzji o udzieleniu absolutorium za 2006 r. (COM(2008) 629) oraz towarzyszący dokument roboczy służb Komisji (SEC(2008) 2579),

– uwzględniając komunikat Komisji z dnia 11 marca 2008 r. zatytułowany "Przyszłość agencji europejskich" (COM(2008) 135),

– uwzględniając swoją rezolucję z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie absolutorium za rok 2008: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola agencji UE⁽¹⁾,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽³⁾, w szczególności jego art. 96,

– uwzględniając sprawozdanie specjalne Trybunału Obrachunkowego nr 5/2008 zatytułowane "Agencje Unii: osiąganie rezultatów",

– uwzględniając specjalne sprawozdania roczne⁽⁴⁾ Trybunału Obrachunkowego dotyczące rocznego sprawozdania finansowego agencji zdecentralizowanych za rok budżetowy 2009,

– uwzględniając analizę Parlamentu zatytułowaną "Możliwości i wykonalność ustanowienia wspólnego działu wsparcia dla agencji UE", wydaną dnia 7 kwietnia 2009 r.,

– uwzględniając swoje oświadczenie z dnia 18 maja 2010 r. w sprawie działań Unii na rzecz walki z korupcją⁽⁵⁾,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0149/2011),

A. mając na uwadze, że we wspomnianej rezolucji przedstawiono, w odniesieniu do każdego organu w rozumieniu art. 185 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002, przekrojowe uwagi towarzyszące decyzjom o absolutorium zgodnie z art. 96 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 oraz art. 3 załącznika VI do Regulaminu Parlamentu Europejskiego,

B. mając na uwadze, że w ostatnich latach liczba agencji zwiększyła się w sposób wcześniej niespotykany, co umożliwiło przekazanie pewnych zadań Komisji na zewnątrz,

C. mając na uwadze, że w związku z przyjęciem przez Komisję w dniu 11 marca 2008 r. wyżej wymienionego komunikatu Parlament, Rada i Komisja ponownie uruchomiły projekt mający na celu określenie wspólnych ram prawnych dla agencji i utworzenie w 2009 r. międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji,

D. mając na uwadze, że wspomniana międzyinstytucjonalna grupa robocza zebrała się po raz trzeci na szczeblu politycznym w dniu 10 listopada 2010 r., oraz mając na uwadze, że omówiła następujące kwestie: kryteria tworzenia nowych agencji, wybór siedziby agencji i umowy w sprawie siedziby, skład zarządów, procedury mianowania dyrektorów, ocenę i wyniki, program wieloletni i wsparcie administracyjne,

E. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy zamierza także przemyśleć wyniki agencji i przedstawić specjalne sprawozdanie w sprawie analizy kosztów do końca 2011 r.,

F. mając na uwadze, że radykalnie wzrósł wkład Unii w agencje zdecentralizowane w latach 2000-2011,

G. mając na uwadze, że w oświadczeniu Parlamentu z dnia 18 maja 2010 r. w sprawie działań Unii na rzecz walki z korupcją wezwano Komisję i odpowiednie agencje Unii do podjęcia wszelkich niezbędnych środków i dostarczenia dostatecznych zasobów celem zagwarantowania, że przy wykorzystywaniu funduszy UE nie będzie dochodziło do korupcji, oraz do przyjęcia odstraszających sankcji w przypadku stwierdzenia korupcji i oszustwa,

I. WSPÓLNE WYZWANIA W DZIEDZINIE ZARZĄDZANIA FINANSAMI Przesuwanie i anulowanie środków operacyjnych

1. stwierdza, że w przypadku szeregu agencji Trybunał Obrachunkowy ponownie w roku budżetowym 2009 zwrócił uwagę na wysoki poziom przenoszenia i anulowania środków operacyjnych; ponadto odnotował on w niektórych agencjach istnienie niewykorzystanych pozycji budżetowych i wysoką liczbę przesunięć; wzywa zainteresowane agencje do wzmożenia wysiłków, by poprawić finansowe i budżetowe planowanie i programowanie;

2. uznaje istnienie problemów wynikających z wieloletniego charakteru wielu programów oraz przesunięcia w czasie między otrzymaniem opłat a wykonaniem i sukcesywnym opłaceniem odpowiednich zadań; podkreśla jednak, że wynikłe wydatki powinno się dać przewidzieć i że należy poszukiwać rozwiązania, które przestrzega zasady jednoroczności budżetu Unii;

3. wskazuje, że wysoki poziom przesunięć środków i anulowania często wskazuje na niezdolność agencji do zarządzania znacznie podwyższonym budżetem i zastanawia się, czy - by zapewnić większą odpowiedzialność - organy budżetowe nie powinny być w przyszłości ostrożniejsze przy podejmowaniu decyzji o podwyższaniu budżetów niektórych agencji, mając na uwadze czas niezbędny do realizacji nowych zadań;

Gospodarowanie środkami pieniężnymi

4. wzywa agencje do lepszego prognozowania swoich rocznych potrzeb finansowych; zwraca uwagę, że w rzeczywistości agencje często dysponują wysoką kwotą środków pieniężnych w kasie i w związku z tym zachęca je do wzięcia przykładu z Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, które usprawniło swoją prognozę, dostarczając w 2009 r. odpowiednim służbom Komisji dodatkowy dokument uzasadniający kwartalne wnioski o płatności, a następnie stale go aktualizowało;

Uchybienia w zakresie procedur udzielania zamówień publicznych

5. wyraża zaniepokojenie z powodu ponownego stwierdzenia przez Trybunał Obrachunkowy w odniesieniu do szeregu agencji uchybień w procedurach udzielania zamówień publicznych;

6. w związku z tym wzywa agencje do wzmocnienia środków kontroli wewnętrznej, aby zapewnić właściwe wykonanie kontraktów i procedur udzielania zamówień publicznych; nie jest gotów zaakceptować permanentnej niezdolności do wprowadzenia systemu kontroli pozwalającego odpowiednio wcześnie uniknąć lub wykryć powtarzające się błędy podważające legalność i regularność transakcji agencji;

7. w związku z tym wzywa agencje do:

– większej przejrzystości szacunków i odpowiedzialności projektów,

– wzmocnienia udzielania zezwoleń na zamówienia na szczeblu decyzji w sprawie finansowania i programu działań,

– zapewnienia, by ujawnienie wyjątków w rocznych sprawozdaniach z działalności odbywało się w sposób kompleksowy,

– zapewnienia odpowiednich działań następczych w przypadku potencjalnych nieprawidłowości,

– rozwoju kontroli ex post i składania z nich sprawozdań;

8. ponadto zachęca agencje do stworzenia, a następnie regularnej aktualizacji kompleksowej tabeli przedstawiającej ich obiegi finansowe oraz obowiązki podmiotów finansowych i operacyjnych;

9. wzywa agencje, żeby na swojej stronie internetowej udostępniły wykaz wszystkich zamówień udzielonych w ciągu co najmniej ostatnich trzech lat, oraz wzywa Komisję, żeby kontynuowała starania nad zwiększeniem dostępności tych informacji oraz żeby ostatecznie włączyła je do swojego systemu przejrzystości finansowej;

10. pomimo to gratuluje Eurojustowi wprowadzenia środków pozwalających na oszacowanie wartości rynkowej odnośnych produktów i usług przed rozpoczęciem procedur przetargowych; uznaje tę inicjatywę za ważną praktykę, którą powinny stosować inne agencje; z zadowoleniem przyjmuje ponadto roczny plan agencji dotyczący zamówień na 2009 r., który w znacznym stopniu pomógł jednostkom i służbom Eurojustu w zarządzaniu ofertami; uważa, że te inicjatywy przyczyniają się do udzielania przez urzędnika zatwierdzającego lepszych wskazówek i sprawowania przezeń skuteczniejszej kontroli;

Zarządzanie grantami

11. uważa za istotne, aby agencje usprawniły zarządzanie grantami poprzez:

– prowadzenie kontroli beneficjentów na miejscu,

– promowanie standardowych kosztów jednostkowych według kategorii zamiast grantów opartych na zwrocie kosztów kwalifikujących się do zwrotu,

– jasny opis, powiadamianie i monitorowanie obowiązków poszczególnych podmiotów,

– dostarczenie planu operacyjnego uzgodnionego przez wszystkie podmioty;

II. WSPÓLNE WYZWANIA W DZIEDZINIE ZASOBÓW LUDZKICH Procedury rekrutacyjne

12. zwraca uwagę na występujące w wielu agencjach uchybienia podczas procedur naboru pracowników, które narażają na szwank przejrzystość tych procedur lub naruszają zasadę równego traktowania w zakresie stosowania kryteriów kwalifikacyjnych; zauważa w szczególności, że Trybunał Obrachunkowy wielokrotnie informował o następujących uchybieniach:

– brak dowodów na to, że kryteria wyboru oraz progi punktowe wymagane do zaproszenia kandydatów na testy pisemne lub rozmowę kwalifikacyjną zostały określone przed rozpoczęciem procesu oceny,

– niepełna dokumentacja procedur rekrutacyjnych,

– nierówne traktowanie podczas procedury rekrutacyjnej kandydatów z wewnątrz/z zewnątrz,

– ograniczona konkurencja;

uważa, że te uchybienia mogą ograniczyć zdolność agencji do odparcia zarzutów arbitralnych decyzji w sprawie naboru pracowników; uważa również, że jeżeli konkurencja jest ograniczona, rekrutacja może nie skutkować optymalnym wyborem i wyłonieniem optymalnego kandydata, a wykorzystanie środków finansowych może być nieefektywne;

13. wzywa do ustanowienia dla agencji systemu wzajemnego sprawdzania pod kątem przypadków wykroczeń lub złego zarządzania, dotyczących osób, które ubiegają się o zatrudnienie w agencji, a wcześniej pracowały w innej agencji;

14. w związku z tym apeluje do agencji o podjęcie środków koniecznych dla zwiększenia obiektywizmu i przejrzystości ich procesów rekrutacji; uważa w związku z tym, że pozostałe agencje powinny wziąć przykład z inicjatywy FRONTEKSU mającej na celu przyjęcie przepisów wykonawczych i wewnętrznych wytycznych adresowanych do członków komisji rekrutacyjnych; w szczególności wyraża zadowolenie z inicjatywy FRONTEKSU polegającej na wprowadzeniu polityki rekrutacyjnej obejmującej konkretne działania, a mianowicie:

– przestrzeganie ostatecznego terminu w procesie nominacji komisji rekrutacyjnej,

– wcześniejsze przygotowanie pytań na rozmowy kwalifikacyjne oraz treści testów pisemnych,

– anonimową ocenę testów pisemnych,

– modele odpowiedzi na pytania zadawane podczas rozmów kwalifikacyjnych oraz w testach pisemnych,

– protokoły decyzji w sprawie każdej rekrutacji,

– narzędzie do elektronicznej rekrutacji ułatwiające proces rekrutacji i naboru, podkreśla potrzebę ścisłego wdrażania tej polityki i wykazania, że przynosi ona rezultaty;

Wykonanie planów rekrutacji

15. zwraca uwagę, że plany rekrutacyjne agencji są niejednokrotnie realizowane częściowo i zauważa brak spójności między prognozami budżetowymi i kadrowymi, co może wpływać na ocenę przez zainteresowane podmioty wykorzystania pracowników przez agencje; zachęca instytucje Unii, żeby dalej badały, w jaki sposób można uprościć procedury rekrutacji; w związku z tym wzywa agencje do dalszych wysiłków na rzecz realizacji i monitorowania swoich planów rekrutacji; zachęca również agencje do zamieszczania w programach prac i rocznych sprawozdaniach z działalności dodatkowych informacji na temat przydzielania i wykorzystania zasobów ludzkich, jak również opisu, w jaki sposób ustalanie celów wpływa na dotychczasowy personel; wzywa Komisję, żeby dokonała oceny wymaganych poziomów zatrudnienia w agencjach, porównała obecne realne poziomy zatrudnienia z prognozami budżetowymi, wywnioskowała, czy prognozy wykraczają poza potrzeby i zdolności agencji, i przedstawiła Parlamentowi przegląd tej kwestii;

16. zauważa, że każdego roku pracownicy zmieniają zatrudnienie między agencjami, w tym na szczeblu dyrektorskim; wzywa Komisję, żeby przedstawiła Parlamentowi przegląd wszystkich pracowników, którzy zmienili stanowiska pomiędzy agencjami od 2008 r.;

17. zwraca się do Komisji o przedstawienie informacji na temat istnienia i stosowania przepisów dotyczących właściwych zadań i obowiązków urzędników, określonych w art. 16 regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej⁽⁶⁾ (tzw. okresów przejściowych (coolingoff)) we wszystkich agencjach;

Pracownicy czasowi

18. wzywa agencje do dopilnowania, by szczególnie istotne zadania nie były powierzane pracownikom czasowym, mając na uwadze, że pracownicy czasowi są zatrudniani w zależności od ograniczeń planu zatrudnienia; ubolewa jednak nad faktem, że niektóre agencje zatrudniły tych pracowników w celu wykonania szczególnie istotnych zadań lub dostępu do szczególnie chronionych informacji; podkreśla niebezpieczeństwo potencjalnych naruszeń zasad bezpieczeństwa w związku z dostępem pracowników czasowych do szczególnie chronionych informacji lub brakiem ich wiedzy o procedurze, którą należy zastosować;

Konflikt interesów

19. przypomina agencjom, jakie znaczenie ma zapewnienie pełnej niezależności ich personelu i ekspertów; w szczególności zachęca agencje do starannego rejestrowania i oceny kontroli w tej dziedzinie; podkreśla też, że reputacja agencji może być narażona na szwank w przypadku zarzutów dotyczących konfliktu interesów;

20. wzywa Komisję, żeby przedstawiła Parlamentowi szczegółowy przegląd kryteriów stosowanych w celu zapewnienia niezależności zatrudnianego personelu, w szczególności w odniesieniu do ewentualnego konfliktu interesów, oraz żeby stosowała odstraszające sankcje w razie stwierdzenia jakiejkolwiek nieprawidłowości;

21. wzywa Trybunał Obrachunkowy do przeprowadzenia kompleksowej analizy podejścia agencji do sytuacji, w których może wystąpić konflikt interesów;

III. WSPÓLNE WYZWANIA ZWIĄZANE Z SYSTEMAMI KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

22. zachęca agencje do dalszej poprawy swoich systemów kontroli wewnętrznej, aby stanowiły one podstawę rocznego poświadczenia wiarygodności dyrektora; podkreśla również, że dla agencji ważne jest stworzenie komórki w zakresie zarządzania ryzykiem rejestrującej zagrożenia oraz tworzącej plany działań prewencyjnych;

Streszczenia sprawozdań z audytu wewnętrznego

23. wzywa dyrektorów wszystkich agencji, aby w pełni wywiązywali się z obowiązku włączania swoich do sprawozdań streszczeń sprawozdań Służby Audytu Wewnętrznego (IAS) dla organu udzielającego absolutorium, uwzględniających:

– liczbę i rodzaj audytów wewnętrznych IAS,

– wszystkie zalecenia (z uwzględnieniem takich, których agencja może ewentualnie nie chcieć przyjąć), oraz

– wszystkie działania podjęte w związku z przedmiotowymi zaleceniami,

w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę FRONTEKSU dotyczącą wspierania zharmonizowanej struktury kierowania tych streszczeń przez wszystkie agencje do organu udzielającego absolutorium;

24. pomimo to zauważa, że niektóre agencje dobrowolnie dostarczyły organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania IAS z audytów wewnętrznych; uważa, że powinno to być normalną praktyką, oraz oczekuje, że wszystkie agencje Unii będą stosowały tę praktykę;

Rola Służby Audytu Wewnętrznego

25. uważa, że rola Służby Audytu Wewnętrznego jako audytora wewnętrznego agencji zdecentralizowanych jest bardzo ważna; podkreśla zwłaszcza, że służba ta wydaje niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz wydaje zalecenia dotyczące poprawy warunków wykonywania operacji oraz wspierania należytego gospodarowania finansami agencji;

26. w związku z tym zwraca się do zarządów agencji, aby przyjęły zalecenia IAS, by jak najszybciej wprowadzić środki w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości;

27. z zadowoleniem przyjmuje, że zgodnie z art. 86 ust. 4 rozporządzenia finansowego agencje przekazują Parlamentowi streszczenie ustaleń IAS; ponownie podkreśla, że sprawozdania sporządzane przez IAS są dokumentami wewnętrznymi, a nie publicznymi; ponadto zauważa, że dotyczy to również oddzielnych sprawozdań rocznych w sprawie agencji i innych organów; z zadowoleniem przyjmuje wszelką współpracę ze strony agencji w celu udostępnienia tych sprawozdań na szczególny i uzasadniony wniosek Parlamentu; wzywa międzyinstytucjonalną grupę roboczą ds. agencji do zajęcia się niedostatkiem w przepisach prawnych dotyczących sprawozdań IAS w sprawie agencji oraz do zaproponowania rozwiązania tej sytuacji;

28. usilnie zachęca Trybunał Obrachunkowy, żeby w swoich sprawozdaniach rocznych w sprawie agencji zamieszczał odniesienie do wniosków z audytu IAS oraz ocenę wykonania przez agencje zaleceń IAS;

29. chciałby również podkreślić istotną rolę IAS w prowadzeniu audytów wyników agencji; ubolewa jednak, że organ udzielający absolutorium nie jest zawsze informowany o wnioskach z tych kontroli w związku z niedostatkami w przepisach prawnych dotyczących agencji wspomnianymi ust. 27;

Rola jednostki audytu wewnętrznego

30. wzywa agencje do tworzenia jednostek audytu wewnętrznego, które będą wspierać dyrektorów agencji i doradzać im w kwestiach zarządzania kontrolą wewnętrzną, oraz do przeprowadzania oceny ryzyka i audytów wewnętrznych;

31. wyraża też zadowolenie z inicjatywy Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa oraz Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa Morskiego, które utworzyły wspólną jednostkę audytu wewnętrznego; uważa, że taką wspólną jednostkę należy zaliczyć do wzorcowych praktyk, które powinny stosować inne agencje;

32. oprócz tego z zadowoleniem przyjmuje i popiera działalność Służby Audytu Wewnętrznego, przewodniczącej sieci Audinet dla agencji, której członkowie spotykają się dwatrzy razy w roku w celu koordynowania pracy jednostek audytu wewnętrznego oraz wymiany doświadczeń w zakresie metod prowadzenia audytu i wzorcowych praktyk;

Pilotażowa kontrola ram odpowiedzialności społecznej

33. gratuluje Europejskiemu Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (CEDEFOP), że jest ono pierwszą agencją, która w 2009 r. dobrowolnie podjęła pilotażową kontrolę ram odpowiedzialności społecznej; zachęca CEDEFOP, aby podzieliło się tą inicjatywą z pozostałymi agencjami;

IV. POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI I ROCZNE SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI Poświadczenie wiarygodności

34. zachęca agencje do publikowania poświadczeń wiarygodności dyrektorów na swoich stronach internetowych i umieszczania ich w załącznikach do rocznych sprawozdań z działalności z poświadczeniem, że informacje zawarte w sprawozdaniu są prawdziwe i rzetelne, chyba że zaznaczono inaczej we wszelkich zastrzeżeniach co do określonych obszarów dochodów i wydatków;

35. podkreśla, że dyrektorzy agencji mają obowiązek zgłaszania w swoich poświadczeniach wiarygodności zastrzeżeń wobec poważnych problemów przedstawionych przez Trybunał Obrachunkowy lub Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji (tj. krytycznych zaleceń z audytu dotyczących słabych stron oraz przekroczenia progu istotności);

Roczne sprawozdania z działalności

36. zachęca agencje do dostosowania struktury swoich rocznych sprawozdań z działalności do formatu stosowanego przez dyrekcje generalne Komisji i odpowiednio do włączenia do nich zrealizowanych działań, problemów związanych z zarządzaniem, wniosków z audytu wewnętrznego oraz zwiększenia liczby pracowników w danym roku budżetowym; w tym kontekście gratuluje Europejskiej Agencji Środowiska opracowania własnego rocznego sprawozdania z działalności zgodnie z wyżej wspomnianą strukturą i uznaje to za wzorcową praktykę, którą powinny naśladować pozostałe agencje;

37. gratuluje także Europejskiemu Centrum ds. Zapobiegania i Kontroli Chorób i ponownie Europejskiej Agencji Środowiska wykorzystania w ich rocznych sprawozdaniach z działalności czytelnych tabel/ wykresów podsumowujących najważniejsze osiągnięcia i wyniki; uważa to za bardzo pożądaną praktykę, którą powinny naśladować pozostałe agencje;

38. zachęca Trybunał Obrachunkowy do włączenia całościowej oceny każdego rocznego sprawozdania z działalności do swoich specjalnych sprawozdań rocznych dotyczących agencji, jak już to miało miejsce w przypadku rocznego sprawozdania dotyczącego Komisji, w którym Trybunał Obrachunkowy przeanalizował roczne sprawozdania z działalności poszczególnych dyrekcji generalnych Komisji;

V. ZARZĄDZANIE AGENCJAMI

Zarządy agencji

39. zwraca uwagę, że liczące wiele osób zarządy niektórych agencji oraz duża fluktuacja kadrowa wśród ich członków mogą powodować nieskuteczność organu decyzyjnego; w związku z tym apeluje do międzyinstytucjonalnej grupie roboczej ds. agencji o zajęcie się tą sprawą; proponuje również, żeby rozważono możliwość połączenia zarządów agencji działających w powiązanych dziedzinach, żeby zmniejszyć wydatki na posiedzenia;

40. zachęca również dyrektorów agencji do podjęcia działań na rzecz umocnienia roli zarządu ich agencji poprzez włączanie do dyskusji w odpowiednim czasie strategicznych zagadnień/priorytetów, tak aby można było podejmować strategiczne decyzje;

41. domaga się, by zarządy agencji Unii Europejskiej osiągały jak największą zbieżność pomiędzy planowaniem zadań i planowaniem zasobów (finansowych i ludzkich) poprzez skuteczniejsze tworzenie budżetu w oparciu o działania i zarządzanie zadaniowe (metody ABB/ABM);

Rola Komisji

42. wyraża zadowolenie z już drugiego pomyślnego roku prowadzenia działalności Europejskiej Agencji Chemikaliów (ECHA), gdyż w 2007 r. to Komisja (DG ds. Przedsiębiorstw i Przemysłu) była odpowiedzialna za zarządzanie budżetowe Agencji; podkreśla zwłaszcza, że sprawne i szybkie utworzenie Agencji jest głównie wynikiem skutecznego wsparcia udzielonego przez partnerską dyrekcję generalną, wymiany doświadczeń z innymi podobnymi agencjami oraz udzielenia znacznego wsparcia przez goszczący kraj; uważa w związku z tym, że jest to wzorcowa praktyka, którą Komisja mogłaby naśladować podczas uruchamiania nowych agencji;

43. zauważa, że międzyinstytucjonalna grupa robocza ds. agencji ustaliła, że ok. 30 % zasobów agencji wykorzystuje się na administrację; zachęca Komisję do zwiększenia wysiłków na rzecz zapewnienia stosunkowo małym, a w szczególności nowo utworzonym agencjom, wszelkiej niezbędnej pomocy administracyjnej oraz do zagwarantowania wydajnej pracy wszystkich agencji;

Procedury dyscyplinarne

44. ponownie przypomina, że Parlament w swych rezolucjach o udzieleniu absolutorium za lata 2006, 2007 i 2008 wezwał agencje do rozważenia możliwości utworzenia międzyagencyjnej rady dyscyplinarnej; zwraca uwagę na występujące nadal trudności w realizacji tego projektu, w szczególności z powodu problemów ze znalezieniem pracowników znajdujących się na odpowiednim szczeblu hierarchii zawodowej, którzy mogliby zostać członkami rady dyscyplinarnej; nawołuje jednak agencję koordynującą sieć agencji do stworzenia sieci pracowników znajdujących się na odpowiednim szczeblu hierarchii zawodowej, by zostać członkami rady dyscyplinarnej;

VI. WYNIKI PRACY

45. uznaje inicjatywę Eurojustu dotyczącą włączenia kluczowych wskaźników skuteczności działania do swoich planów na 2010 r. za wzorcową praktykę dla pozostałych agencji; oprócz tego zachęca agencje do efektywnego powiązania kluczowych wskaźników skuteczności działania z ich celami, budżetem i rocznym programem prac; uważa, że ta praktyka pozwoli zainteresowanym podmiotom na lepszą ocenę wyników pracy agencji; zachęca inne agencje, żeby włączały kluczowe wskaźniki skuteczności działania do swoich rocznych programów prac;

46. zauważa, że skuteczności i wydajności nie mierzy się w zestandaryzowany sposób; wzywa międzyinstytucjonalną grupę roboczą ds. agencji, żeby zajęła się tą kwestią;

47. zauważa, że agencje, które włączają kluczowe wskaźniki skuteczności działania, opierają się głównie na proceduralnych i procesowych aspektach skuteczności, a nie na rzeczywistych wynikach; zachęca agencje, żeby sformułowały kluczowe wskaźniki skuteczności działania nakierowane na wyniki, oraz apeluje do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji o zajęcie się tą sprawą;

Wieloletni program prac

48. wzywa każdą z agencji do stworzenia wieloletniego programu prac, zgodnie z wieloletnią strategią Unii w sektorze, którym dana agencja się zajmuje; podkreśla znaczenie wieloletniego programu prac dla umożliwienia agencji lepszej organizacji jej działań, sprawniejszej oceny ryzyka związanego z tymi działaniami, dokonywania skutecznych ustaleń organizacyjnych w celu realizacji swojej strategii i osiągania celów;

Roczny program prac

49. wzywa agencje do lepszego powiązania swoich budżetów i rocznych programów prac; przyznaje, że często Trybunał Obrachunkowy informował o niewystarczająco rygorystycznych procedurach dotyczących przygotowywania budżetu, co prowadziło do licznych przesunięć budżetowych mających negatywny wpływ na większość pozycji w budżecie;

50. z zadowoleniem przyjmuje zamiar wprowadzenia przez CEDEFOP i ECHA wykresu Gantta do każdego ze swych kluczowych działań operacyjnych; przypomina agencjom, że te wykresy pozwalają szybko określić ilość czasu, jaką każdy pracownik poświęcił danemu projektowi, oraz zachęca do stosowania podejścia ukierunkowanego na osiąganie rezultatów;

Procedury uzyskiwania informacji zwrotnych

51. zachęca agencje do jeszcze większego ukierunkowania na klienta i procedury uzyskiwania informacji zwrotnych oraz do pełnego korzystania w tym względzie z wyników swoich ocen; gratuluje zwłaszcza Europejskiej Agencji Chemikaliów przeprowadzenia w 2009 r. badania zainteresowanych podmiotów oraz zwiększenia wsparcia dla przemysłu (na przykład w postaci poradnictwa telefonicznego dla wiodących rejestrujących, warsztaty, spotkania w ramach sieci i konsultacje publiczne);

52. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę Eurofund dotyczącą przeprowadzenia drugiej oceny ex post jego programu działań na lata 2005-2008; uważa to za cenne doświadczenie także dla pozostałych agencji, stanowiące narzędzie walki z wyzwaniami, jakie przed nimi stoją;

53. oprócz tego uważa za bardzo istotne, żeby agencje dalej rozwijały swoje systemy monitorowania wyników, gwarantujące, że rezultaty ich działań będą kontrolowane, oraz zachęca agencje, żeby uwzględniały te systemy w swoim rocznym planie prac;

54. ponadto zachęca agencje do zapewnienia spójnej sprawozdawczości w odniesieniu do kluczowych wskaźników skuteczności działania;

Tabela załączona do sprawozdania Trybunału Obrachunkowego

55. gratuluje Europejskiemu Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii, Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (CDT) i Europejskiemu Urzędowi ds. Bezpieczeństwa Żywności (EFSA) przedstawienia w tabeli dołączonej do specjalnych sprawozdań rocznych Trybunału Obrachunkowego za 2009 r. zestawienia porównawczego działań zrealizowanych w 2008 i 2009 r., aby umożliwić organowi udzielającemu absolutorium dokonanie lepszej oceny działalności agencji na przestrzeni lat;

VII. UWAGI DOTYCZĄCE AGENCJI: WSPÓLNA KONCEPCJA

56. wyraża zadowolenie z bieżących prac międzyinstytucjonalnej grupy ds. agencji, której zadaniem jest zbadanie roli i statusu zdecentralizowanych agencji w instytucjonalnej strukturze Unii, utworzenia, struktury i działania tych agencji, a także spraw finansowych, budżetowych, kontrolnych i zarządczych; zwraca się do grupy roboczej o przedstawienie analizy i ogólnego zalecenia sprawie skuteczności obecnie istniejących agencji oraz o zaproponowanie planów znacznych usprawnień wydajności w odniesieniu do rodzaju i liczby agencji;

57. przypomina, że we wspólnym oświadczeniu międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji wydanym w marcu 2009 r. zainicjowano "dialog na temat agencji regulacyjnych w celu zbadania obecnej sytuacji, szczególnie spójności, skuteczności, odpowiedzialności i przejrzystości działań tych agencji" oraz stwierdzono, że grupa robocza "zajmie się kluczowymi problemami zgłoszonymi przez współpracujące instytucje, włącznie z rolą i pozycją agencji w strukturze instytucjonalnej UE, tworzeniem, strukturą i działaniem tych agencji oraz kwestiami dotyczącymi finansowania, budżetu, nadzoru i zarządzania";

58. zauważa, że w rezolucji z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie absolutorium za rok 2008 Parlament stwierdził, że międzyinstytucjonalna grupa robocza powinna "przeanalizować możliwość zbliżenia między pewnymi agencjami, a nawet ich połączenia" oraz że "małe agencje muszą sprostać poważnym ograniczeniom utrudniającym skuteczność działań";

59. wzywa do wydania moratorium na tworzenie jakichkolwiek nowych agencji przynajmniej dopóki nie zostaną należycie rozwiązane kwestie podniesione we wspólnym oświadczeniu międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji oraz w rezolucji z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie udzielenia absolutorium;

60. jest zdania, że po rozwiązaniu tych kwestii tworzenie kolejnych agencji powinno się rozważać z najwyższą ostrośnością, żeby zapewnić, że agencje te rzeczywiście są potrzebne i że realizacja przez nie uzgodnionego celu polityki jest opłacalna;

61. podkreśla ponownie, że istotne jest rozważenie fuzji niektórych agencji, tak, aby mogły zaoszczędzić na kosztach ogólnych i innych;

62. zwraca się do międzyinstytucjonalnej grupy roboczej ds. agencji o rozważenie zgrupowania razem niektórych mniejszych agencji, które mogą nie nadawać się do zwykłego połączenia, w jednym mieście i ewentualnie w tym samym budynku, tak by mogły korzystać ze wspólnych zasobów centralnych w celu zmniejszenia obciążenia kosztami ogólnymi i innymi;

63. z zadowoleniem przyjmuje zamiar przedstawienia przez Trybunał Obrachunkowy jesienią 2011 r. specjalnego sprawozdania w sprawie analizy kosztów unijnych agencji;

64. zauważa, że niektóre agencje prowadzące prace we wspólnych dziedzinach podejmują podobne działania; przypomina, że pokrywanie się zakresów działalności rodzi niepotrzebne dodatkowe koszty;

65. przypomina, że budżet Unii powinien opierać się na należytym zarządzaniu finansami, które wymaga, aby środki były wydawane właściwie, skutecznie i wydajnie oraz aby odpowiednio rozwiązywano kwestię niepotrzebnych wydatków;

66. w związku z tym wzywa Komisję, żeby dokonała oceny wszystkich agencji Unii w celu wykrycia przypadków pokrywania się działalności i przeanalizowania, w razie stwierdzenia przypadków pokrywania się, możliwości połączenia danych agencji oraz żeby do dnia 31 grudnia 2011 r. przedstawiła Parlamentowi sprawozdanie w tej sprawie;

VIII. UWAGI OGÓLNE DOTYCZĄCE WIĘKSZEJ LICZBY WSPÓLNYCH PRZEDSIĘWZIĘĆ

67. zwraca uwagę na rekordowe zwiększenie w ostatnich latach liczby wspólnych przedsięwzięć; odnotowuje zwłaszcza, że podmioty te podlegają temu samemu ramowemu rozporządzeniu finansowemu co agencje zdecentralizowane, ale nadal nie włączają do swoich przepisów finansowych wyraźnego odniesienia do uprawnień Służby Audytu Wewnętrznego jako swojego wewnętrznego audytora;

68. niemniej jednak wyraża zadowolenie z faktu, że IAS od roku budżetowego 2011 zamierza przejąć rolę audytora wewnętrznego wspólnych przedsięwzięć;

69. jest zdania, że w świetle wielkości budżetu i złożoności swych zadań, wspólne przedsięwzięcia powinny ustanowić komitet ds. audytu podlegający bezpośrednio radzie administracyjnej;

70. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej rezolucji agencjom objętym obecną procedurą udzielania absolutorium, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu.

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 252 z 25.9.2010, s. 241.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁴⁾ Dz.U. C 338 z 14.12.2010.

⁽⁵⁾ Teksty przyjęte, P7_TA(2010)0176.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2011.250.268
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2011/619/UE w sprawie zamknięcia ksiąg Europejskiego Kolegium Policyjnego za rok budżetowy 2009
• Data aktu: 10/05/2011
• Data ogłoszenia: 27/09/2011