Opinia Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego w sprawie wniosku dotyczącego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012COM(2013) 228 final - 2013/119 (COD)
(2013/C 327/11)
(Dz.U.UE C z dnia 12 listopada 2013 r.)
Sprawozdawca generalny: Vincent FARRUGIA
Rada, w dniu 13 maja 2013 r., oraz Parlament Europejski, w dniu 21 maja 2013 r., postanowiły, zgodnie z art. 114 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), zasięgnąć opinii Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego w sprawie
wniosku dotyczącego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie przyjmowania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 1024/2012
COM(2013) 228 final - 2013/119 (COD).
Dnia 21 maja 2013 r. Prezydium Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego powierzyło przygotowanie opinii w tej sprawie Sekcji Jednolitego Rynku, Produkcji i Konsumpcji.
Mając na względzie pilny charakter prac, na 491. sesji plenarnej w dniach 10-11 lipca 2013 r. (posiedzenie z dnia 11 lipca 2013 r.) Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny wyznaczył Vincenta FARRUGIĘ na sprawozdawcę generalnego oraz stosunkiem głosów 96 do 2 - 2 osoby wstrzymały się od głosu - przyjął następującą opinię:
1. Wnioski i zalecenia
1.1 Najważniejsi w integracji europejskiej są obywatele. W sprawozdaniu na temat obywatelstwa UE podkreśla się, że obywatelstwo UE wiąże się z nowymi prawami i możliwościami. Zwraca się w nim uwagę na to, że prawo, z którym osoby mieszkające w państwach członkowskich identyfikują się najbardziej, to prawo do swobody przemieszczania się po UE i mieszkania w UE: możliwość przemieszczania się między państwami członkowskimi i przebywania w nich krócej lub dłużej, możliwość pracowania, studiowania, szkolenia się, odbywania podróży służbowych lub robienia zakupów ponad granicami 1 .
1.2 W sprawozdaniu na temat obywatelstwa UE za rok 2013 zaprezentowano dwanaście nowych działań w następujących sześciu dziedzinach, skierowanych na usuwanie przeszkód, które stoją obywatelom na drodze do pełnego korzystania z praw UE, w tym prawa do swobodnego przemieszczania się przez granice. Obejmują one 2 :
1) Zniesienie przeszkód dla pracowników, studentów i stażystów w UE, co ułatwi prawidłowe funkcjonowanie unijnego rynku pracy i pozwoli im korzystać z możliwości zatrudnienia w innym państwie członkowskim, przyczyniając się do gospodarki UE.
2) Ograniczenie biurokracji związanej z prawem do swobodnego przemieszczania się, zważywszy na to, że obywatele, którzy korzystają z prawa do swobodnego przemieszczania się doświadczają często problemów w wyniku długich i niejasnych procedur administracyjnych.
3) Ochronę osób w trudniejszej sytuacji w UE, zważywszy na to, że z informacji zgromadzonych w podczas konsultacji wynika, że osoby z niepełnosprawnością napotykają trudności podczas przemieszczania się po UE.
4) Zniesienie barier dla obywateli UE w odniesieniu do e-handlu, który znacznie się rozwinął, jednak zakupom online w dalszym ciągu towarzyszą problemy.
5) Ukierunkowanie i dostępność informacji dla obywateli, by byli świadomi swoich praw w UE i je rozumieli.
6) Udział obywateli UE w demokratycznym życiu UE.
1.3 Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny (EKES) z zadowoleniem przyjmuje wniosek Komisji Europejskiej dotyczący rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniającego rozporządzenie (UE) nr 1024/2012: COM(2013) 228 final, 2013/0119 (COD).
1.4 Wniosek jest zgodny ze sprawozdaniem na temat obywatelstwa UE, jako że wprowadza środki, które ułatwią obywatelom UE faktyczne korzystanie z kwintesencji praw związanych ze statusem obywatela UE.
1.5 Mimo że w Traktacie z Lizbony i Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej umocniono prawa obywateli UE zdefiniowane w Traktacie z Maastricht, w tym prawo do swobodnego przemieszczania się i przebywania na terytorium UE, nie zreformowano jednocześnie procesów administracyjnych wspierających korzystanie z tego prawa. Wszak przedstawianie apostille - wymóg formalny w oparciu o haską konwencję o apostille z 1961 r., który miał ułatwiać przekraczanie granic międzynarodowych w świecie pozbawionym technologii - nie odzwierciedla faktu, że wewnątrz UE nie ma granic, a zatem utrudnia raczej niż ułatwia korzystanie z prawa obywateli UE do swobodnego przemieszczania się wewnątrz UE.
1.6 Przedstawione we wniosku uproszenie wymienionych poniżej dokumentów urzędowych w UE stanowi istotny środek, który zaowocuje spójniejszymi ramami prawnymi, co ułatwi korzystanie z prawa przemieszczania się wewnątrz UE:
Dokumenty urzędowe obywateli UE
- akty stanu cywilnego (np. dokumenty dotyczące narodzin, zgonu, nazwiska, związku małżeńskiego, rejestracji;
- związku partnerskiego, rodzicielstwa i adopcji);
- dokumenty dotyczące pobytu, obywatelstwa i narodowości;
- dokumenty dotyczące nieruchomości;
- dokumenty dotyczące praw do własności intelektualnej;
- dokumenty poświadczające brak wpisu w rejestrze karnym; oraz
Dokumenty urzędowe przedsiębiorstw UE (spółek i in.)
- dokumenty dotyczące ich statusu prawnego i reprezentacji;
- dokumenty dotyczące nieruchomości;
- dokumenty dotyczące praw do własności intelektualnej;
- dokumenty poświadczające brak wpisu w rejestrze karnym.
Uproszczenie tych dokumentów urzędowych niewątpliwie ułatwi korzystanie z prawa obywateli i przedsiębiorstw do swobodnego przepływu, przyczyni się do rozwoju handlu w ramach wspólnego rynku oraz zdecydowanie uprości pozyskiwanie takich dokumentów przez obywateli wszystkich państw członkowskich.
1.7 Wprowadzenie uproszczonych ram przyjmowania określonych dokumentów urzędowych aż do lokalnego szczebla administracji publicznej jest ważnym instrumentem politycznym, m.in. dlatego, że:
- Ogranicza koszty ponoszone przez przedsiębiorstwa i organy administracji publicznej: zgodnie z danymi z 2010 r. niemal 30 % MŚP prowadzi eksport/import a 2 % posiada bezpośrednie inwestycje zagraniczne za granicą. Poza tym około 7 % MŚP w UE zaangażowanych jest w międzynarodowe podwykonawstwo, z czego około 26 % posiada klientów w innych państwach członkowskich 3 ;
- Ułatwia kontakty z administracją publiczną i ogranicza koszty ponoszone przez przedsiębiorstwa i obywateli: średni roczny koszt uzyskania apostille wynosi 13,20 EUR. Szacuje się, że ponoszone przez obywateli i przedsiębiorstwa koszty uzyskania apostille na użytek wewnątrzunijny przekraczają 25 mln EUR. Ponadto koszty legalizacji dokumentów urzędowych nieobjętych konwencją o apostille są znaczne i wynoszą średnio 16,50 EUR. Co więcej, przy obliczaniu kosztów tłumaczenia przysięgłego przyjmuje się jako podstawę 30 EUR za stronę: koszt tłumaczenia przysięgłego dokumentów wymaganych przy małżeństwie z obcokrajowcem wynosi 120 EUR w większości państw członkowskich 4 .
- Umożliwia oszczędności kosztów netto w państwach członkowskich rzędu 5-7 mln EUR w wyniku zniesienia apostille i szacowane dalsze 500 tys. do 1 mln EUR w wyniku zniesienia legalizacji 5 .
- Usuwa źródło pośredniej dyskryminacji obywateli innego państwa członkowskiego w porównaniu do obywateli danego państwa w sytuacjach transgranicznych, zważywszy na to że ogólnie rzecz biorąc, organy krajowe nie znają się na wymaganiach dotyczących dokumentów urzędowych w państwie członkowskim pochodzenia, jeśli chodzi o podpisy, pieczęcie i opłaty.
1.8 EKES wyraża ubolewanie, że reformy wprowadzane na mocy wniosku, których celem jest ułatwienie obywatelom i przedsiębiorstwom korzystanie z prawa do przemieszczania się wewnątrz UE, są przedstawione 20 lat po obywatelstwie UE i 42 lata po konwencji haskiej. UE nie działała równolegle do postępu technologicznego, który można było wykorzystać do ograniczenia lub zlikwidowania przeszkód utrudniających obywatelom i przedsiębiorstwom korzystanie z prawa do przemieszczania się. Komitet podkreśla, że system wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI) jest ważnym narzędziem, które powinno być znacznie intensywniej wykorzystywane do umożliwiania obywatelom UE korzystania z ich praw podstawowych.
1.9 W związku z powyższym EKES dochodzi do wniosku, że przedstawione prze KE zalecenie polityczne:
- dotyczące wniosku ustawodawczego, który promuje swobodny przepływ obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie formalności administracyjnych związanych z wykorzystaniem i przyjmowaniem określonych dokumentów urzędowych w UE;
- uzupełnione o lepszą współpracę administracyjną między państwami członkowskimi w oparciu o system wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI); oraz
- wspomagane przez opcjonalne wielojęzyczne formularze standardowe wykorzystywane niezależnie w sprawach transgranicznych
stanowi doskonałą propozycję. Podkreśla jednakże, że można przeformułować pewne przepisy we wniosku, by jeszcze bardziej wzmocnić prawa obywateli UE do przemieszczania się, co wraz z innymi sprawami przynosi obustronne korzyści ekonomiczne przedsiębiorstwom i obywatelom.
1.10 EKES zaleca:
1.10.1 W dalszym procesie upraszczania dokumentów urzędowych należy skupić się na ważnych dokumentach związanych z mobilnością pracowników wewnątrz UE (co ma kluczowe znaczenie dla rozwijania transgranicznych przedsiębiorstw i handlu) a także osób w trudnej sytuacji takich jak osoby z niepełnosprawnością, o ile dokumenty te nie zostały jeszcze uwzględnione w innych dyrektywach UE.
1.10.2 Obywatele i przedsiębiorstwa powinni posiadać jak największą pewność co do tego, do jakiego stopnia przedstawiane dokumenty urzędowe są zwolnione z wszelkich form legalizacji lub podobnej formalności, zatem proponuje się w następujący sposób zmienić przedstawioną we wniosku definicję "uzasadnionych wątpliwości":
"2. Uzasadnione wątpliwości, o których mowa w ust. 1, odnoszą się do:
a) autentyczności podpisu;
b) charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument;
c) tożsamości pieczęci lub stempla."
1.10.3 W wypadku gdy państwo członkowskie ma wystąpić do odpowiednich organów państwa członkowskiego wystawiającego dokument z oficjalnym wnioskiem dotyczącym uzasadnionych wątpliwości, musi ono wyraźnie poinformować daną osobę lub przedsiębiorstwo o przyczynach zgłaszania takiego wniosku.
1.10.4 Istnieje potrzeba zrównoważonego systemu sprawozdawczości przez przeprowadzanie przez KE dorocznej analizy porównawczej, aby ocenić, do jakiego stopnia państwa członkowskie faktycznie wdrażają wniosek.
1.10.5 Jeśli osiągnięte zostaną spodziewane korzyści po ustabilizowaniu się systemu IMI, maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź w ramach systemu współpracy administracyjnej zostanie skrócony do dwóch tygodni. Będzie to jasną informacją
dla obywateli i przedsiębiorstw, że UE naprawdę realizuje koncepcję obywatelstwa UE i nadaje obywatelom centralne miejsce w politykach UE.
1.10.6 Wymiana i przekazywanie informacji i dokumentów przez państwa członkowskie na mocy przepisów wniosku odzwierciedla unijne zasady ochrony danych.
2. Wprowadzenie
2.1 W programie sztokholmskim - "Otwarta i bezpieczna Europa dla dobra i ochrony obywateli" z 2009 r. 6 podkreślono znaczenie rzeczywistego korzystania z obywatelstwa unijnego i umieszczono obywateli w centrum polityki UE w dziedzinie sprawiedliwości. Działania te znalazły swoje potwierdzenie w powiązanym z programem planie działań 7 , który stanowił, że dobrze działająca przestrzeń sądowa "ma służyć obywatelom i przedsiębiorstwom poprzez wspieranie działalności gospodarczej na jednolitym rynku (...)". W odpowiedzi Komisja Europejska potwierdziła swoje zobowiązanie do ułatwienia swobodnego przepływu dokumentów urzędowych w UE w swoim sprawozdaniu na temat obywatelstwa UE - 2010 r., a w grudniu 2010 r. przedstawiła opinii publicznej konkretną wizję w zielonej księdze "Ograniczenie formalności administracyjnych w stosunku do obywateli - swobodny przepływ dokumentów urzędowych i uznawanie skutków powodowanych przez akty stanu cywilnego" 8 .
2.2 Jednocześnie przyjęto "Akt o jednolitym rynku" 9 , którego celem jest wzmocnienie zaufania obywateli UE do rynku wewnętrznego i maksymalne wykorzystanie potencjału tego rynku jako ważnej siły napędowej gospodarki UE. Oznaczało to m.in. wyeliminowanie nieproporcjonalnych barier utrudniających korzystanie ze swobód rynku wewnętrznego przez obywateli i przedsiębiorstwa. Wspieranie transgranicznej mobilności obywateli i przedsiębiorstw w ramach UE jest również jednym z fundamentów Aktu o jednolitym rynku II 10 .
2.3 Opracowany przez Komisję "Plan działania - Europejskie prawo spółek i ład korporacyjny" 11 koncentruje się na wspieraniu europejskich przedsiębiorstw, w szczególności pod względem zwiększania pewności prawa na potrzeby ich działań transgranicznych. Europejska agenda cyfrowa 12 odnosi się do proponowanych przepisów w sprawie identyfikacji elektronicznej i podpisów elektronicznych 13 , które obejmują wprowadzenie regulacji dotyczących wspólnych narzędzi administracyjnych związanych z elektroniczną identyfikacją obywateli i przedsiębiorstw.
2.4 W opracowanym niedawno "Planie działania na rzecz przedsiębiorczości do 2020 r." 14 zaakcentowano, że ograniczanie nadmiernego obciążenia regulacyjnego pozostaje jednym z najważniejszych elementów programu politycznego Komisji. W planie działania wzywa się do wyeliminowania lub ograniczenia biurokracji zawsze, gdy jest to możliwe, w odniesieniu do wszystkich przedsiębiorstw, a szczególnie mikroprzedsiębiorstw. W związku z tym zmniejszenie formalności administracyjnych, uproszczenie procedur transgranicznego stosowania i uznawania dokumentów urzędowych w kontaktach między państwami członkowskimi oraz ujednolicenie powiązanych przepisów przyczyniają się do realizacji wszystkich działań mających na celu tworzenie Europy obywateli i sprawnie funkcjonującego jednolitego rynku dla przedsiębiorstw UE.
2.5 W sprawozdaniu na temat obywatelstwa UE podkreśla się, że obywatelstwo UE wiąże się z nowymi prawami i możliwościami. Zwraca się w nim uwagę na to, że prawo, z którym osoby mieszkające w państwach członkowskich identyfikują się najbardziej, to prawo do swobody przemieszczania się po UE i mieszkania w UE: możliwość przemieszczania się między państwami członkowskimi i przebywania w nich krócej lub dłużej, możliwość pracowania, studiowania, szkolenia się, odbywania podróży służbowych lub robienia zakupów ponad granicami. W sprawozdaniu na temat obywatelstwa UE za rok 2013 zaprezentowano dwanaście nowych działań w następujących sześciu dziedzinach, skierowanych na usuwanie przeszkód, które stoją obywatelom na drodze do pełnego korzystania z praw UE, w tym prawa do swobodnego przemieszczania się i prowadzenia działalności gospodarczej przez granice UE. Obejmują one 15 :
1) zniesienie przeszkód dla pracowników, studentów i stażystów w UE;
2) ograniczenie biurokracji;
3) ochronę osób w trudniejszej sytuacji;
4) zniesienie barier dla obywateli UE w odniesieniu do e-handlu;
5) ukierunkowanie i dostępność informacji;
6) udział obywateli UE w demokratycznym życiu UE.
2.6 Mimo że w Traktacie z Lizbony i Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej umocniono prawa obywateli UE zdefiniowane w Traktacie z Maastricht, w tym prawo do swobodnego przemieszczania się i przebywania na terytorium UE, nie zreformowano jednocześnie procesów administracyjnych wspierających korzystanie z tego prawa. W dalszym ciągu bowiem ramy prawne w UE są rozczłonkowane, a państwa członkowskie w dalszym ciągu stosują formalności administracyjne, takie jak przedstawianie apostille na potwierdzenie kopii i tłumaczeń - wymóg formalny w oparciu o haską konwencję o apostille z 1961 r., który miał ułatwiać przekraczanie granic międzynarodowych Jest to formalność, która nie odzwierciedla faktu, że wewnątrz UE nie ma granic, a zatem utrudnia raczej niż ułatwia korzystanie z prawa obywateli UE do swobodnego przemieszczania się wewnątrz UE
2.7 Przykładowo: obecnie obywatel, który przeprowadza się do innego państwa członkowskiego, musi przeznaczyć sporo czasu i pieniędzy, aby zapewnić autentyczność swych dokumentów urzędowych z państwa pochodzenia. Faktem jest, że przedsiębiorstwa i obywatele bezsprzecznie skorzystają na wprowadzeniu spójnych i przejrzystych zasad dotyczących określonych dokumentów urzędowych, istotnych dla sprawnego przepływu dóbr, usług i obywateli w obrębie UE i wspólnego rynku.
2.8 UE nie działała równolegle do postępu technologicznego, który można wykorzystać do ograniczenia lub zlikwidowania przeszkód utrudniających obywatelom i przedsiębiorstwom korzystanie z prawa do przemieszczania się. EKES uważa, że system IMI, aplikacja sieciowa, która umożliwia władzom krajowym, regionalnym i lokalnym szybką i łatwą komunikację z partnerami za granicą, jest odpowiednią platformą ICT, która ułatwi współpracę administracyjną po wdrożeniu wniosku. System IMI będzie również działał jako ważne repertorium wzorów najczęściej używanych krajowych dokumentów urzędowych w UE, z tłumaczeniem na wszystkie języki urzędowe UE, po to by pomóc organom nieposiadającym wystarczających kompetencji językowych w ocenie prawidłowości i jakości tłumaczeń przedstawianych im dokumentów urzędowych 16 .
2.9 EKES wyraża ubolewanie, że reformy wprowadzane na mocy wniosku, których celem jest ułatwienie obywatelom i przedsiębiorstwom korzystanie z prawa do przemieszczania się wewnątrz UE, są przedstawione 20 lat po obywatelstwie UE i 42 lata po konwencji haskiej.
3. Aspekty prawne wniosku
Oto odpowiedź EKES-u na najważniejsze zagadnienia wniosku.
3.1 Przedmiot, zakres stosowania i definicje
3.1.1 Komitet zgadza się z tym, że definicja dokumentów urzędowych w art. 3 ust. 1 przedłożonego wniosku obejmuje najważniejsze dokumenty urzędowe związane z prawami UE przysługującymi obywatelom UE i przedsiębiorstwom.
3.1.2 EKES podkreśla, że dokumenty urzędowe wymienione we wniosku powinny de facto być pierwszymi z całej serii dokumentów urzędowych, które objęto by procesem uproszczenia z myślą o zwiększeniu mobilności w obrębie UE i działalności transgranicznej oraz o poprawie wspólnego rynku UE.
3.1.3 EKES zwraca uwagę, że w dalszym procesie upraszczania dokumentów urzędowych należy skupić się na ważnych dokumentach związanych z mobilnością pracowników wewnątrz UE (co ma kluczowe znaczenie dla rozwijania transgranicznych przedsiębiorstw i handlu) a także osób niepełnosprawnych, o ile dokumenty te nie zostały jeszcze uwzględnione w innych dyrektywach UE. Takie dokumenty urzędowe mogą obejmować np. krajowe świadectwa zdobytego wykształcenia albo zaświadczenia o ubezpieczeniu społecznym.
3.2 Zwolnienie z legalizacji, uproszczenie innych formalności i wnioski o udzielenie informacji
3.2.1 EKES podkreśla, że obecne wymogi dotyczące przedstawienia apostille odpowiadają procedurom międzynarodowym i nie nadążają za rozwojem UE jako wspólnego rynku. Tymczasem około 12,5 mln obywateli UE mieszka w innym państwie członkowskim niż kraj, skąd pochodzą, i ponad 380 tys. unijnych mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw, praktykuje podwykonawstwo w kontekście transgranicznym pomiędzy państwami członkowskimi. Przy przeprowadzce lub przeniesieniu działalności do innego państwa członkowskiego stale napotykają oni przeszkody w postaci zbędnej biurokracji. Stan obecny zupełnie nie odpowiada realiom Unii bez granic.
3.2.2 Dlatego EKES zgadza się z celami wniosku KE, by dokumenty urzędowe wyłączyć z wymogów prawnych i administracyjnych obowiązujących w państwach członkowskich. EKES uważa to za pierwszy etap ciągłego programu upraszczania dokumentów urzędowych.
3.2.3 EKES zgadza się, że należy wprowadzić przepisy, które zapewnią niezbędny poziom weryfikacji w przypadkach uzasadnionych wątpliwości. EKES zdaje sobie sprawę z tego, że niekiedy potrzebne będzie administracyjne skoordynowanie pomiędzy państwami członkowskimi, aby zagwarantować autentyczność danego dokumentu urzędowego lub jego poświadczonej kopii.
3.2.4 EKES zdecydowanie popiera zasadę, że obywatelowi lub przedsiębiorstwu należy zapewnić maksymalny stopień pewności, jeśli chodzi o zakres, w którym dokumenty urzędowe są zwolnione z jakiejkolwiek formy legalizacji czy innych tego typu formalności. Taka pewność pozwoli obywatelom i przedsiębiorstwom aktywnie planować ich działania, i w efekcie przyniesie te materialne i niematerialne korzyści, które Komisja prognozowała w ocenie skutków 17 .
3.2.5 EKES stwierdza, że 99 % spośród 1,4 mln apostille wydawanych rocznie w ramach obecnego systemu dla działalności w obrębie UE nie nastręcza żadnych trudności. Dlatego EKES jest zadania, że przedstawiona przez Komisję opcja polityczna dotycząca współpracy administracyjnej, która w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności dokumentów urzędowych opiera się na systemie wymiany informacji na rynku wewnętrznym (IMI) i której towarzyszą wielojęzyczne formularze, powinna prowadzić do jeszcze lepszych efektów.
3.2.6 EKES zaleca, by definicję "uzasadnionych wątpliwości", przedstawioną we wniosku Komisji sformułować jednoznacznie, dzięki czemu usunięto by niejasności. W związku z tym EKES proponuje wprowadzić następujące poprawki:
"2. Uzasadnione wątpliwości, o których mowa w ust. 1, odnoszą się do:
a) autentyczności podpisu;
b) charakteru, w jakim działała osoba podpisująca dokument;
c) tożsamości pieczęci lub stempla."
3.2.7 W sytuacji, gdy państwo członkowskie, zgodnie z nową definicją, chce w związku z uzasadnionymi wątpliwościami wystosować oficjalne zapytanie do uprawnionych organów państwa, w którym dany dokument został wystawiony, wówczas musi ono jasno poinformować tę osobę o powodach takiego zapytania.
3.2.8 EKES jest przekonany, że gdy państwa członkowskie wdrożą IMI i w regularnych sprawozdaniach z postępów zacznie się odnotowywać stabilność i funkcjonalność tego systemu, a urzędnicy administracji krajowej posiądą już niezbędną wiedzę, to koordynacja administracyjna pomiędzy państwami członkowskimi okaże się znacznie bardziej wydajna niż miałoby to miejsce w przypadku zaproponowanego przez Komisję maksymalnego terminu 1 miesiąca. EKES zaleca Komisji, by skróciła ten maksymalny termin do dwóch tygodni, gdy system przyniesie widoczną poprawę rezultatów. Będzie to jasną informacją dla obywateli i przedsiębiorstw, że UE naprawdę realizuję koncepcję obywatelstwa UE i nadaje obywatelom centralne miejsce w politykach UE.
3.2.9 EKES przywiązuje dużą wagę do wyważonego systemu sprawozdawczości, który oceniałby zakres skutecznego wdrożenia wniosku Komisji przez państwa członkowskie. Dlatego zaleca, by Komisja przeprowadzała pod tym kątem doroczną analizę porównawczą państw członkowskich.
3.3 Współpraca administracyjna
EKES zgadza się z tym, że system wymiany informacji na rynku wewnętrznym (art. 8) powinien być używany w przypadkach, gdy organy państwa członkowskiego mają uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu urzędowego lub jego kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, a wątpliwości tych nie można rozwiać w żaden inny sposób (art. 7). Komitet zgadza się również z tym, że państwo członkowskie wyznacza co najmniej jeden organ centralny i przekazuje Komisji informacje o wszystkich organach centralnych i ich szczegółowe dane kontaktowe (art. 9). Zgadza się też z tym, że te organy centralne zapewniają wsparcie w związku z wnioskami o udzielenie informacji na mocy art. 7 oraz podejmują wszelkie inne środki konieczne do ułatwienia stosowania niniejszego rozporządzenia (art. 10).
3.4 Wielojęzyczne formularze standardowe UE
Komitet zgadza się, że wielojęzyczne formularze standardowe UE dotyczące narodzin, zgonu, związku małżeńskiego, zarejestrowanego związku partnerskiego oraz statusu prawnego i reprezentacji spółki lub innego przedsiębiorstwa są określane w załącznikach (art. 11) oraz że takie formularze, opatrzone datą wydania, podpisem i pieczęcią organu wydającego, wydaje się na wniosek obywateli i spółek lub przedsiębiorstw jako zamiennik równorzędnych dokumentów urzędowych (art. 12). Komitet zgadza się również z tym, że Komisja opracowuje szczegółowe wytyczne dotyczące stosowania (art. 13) takich formularzy standardowych oraz opracowuje ich elektroniczne wersje (art. 14), a także z tym, że formularze standardowe mają taką samą formalną wartość dowodową jak równorzędne dokumenty urzędowe oraz są przyjmowane przez organy państwa członkowskiego bez konieczności dodatkowych formalności (art. 15).
3.5 Związki z innymi instrumentami
EKES zgadza się z tym, że omawiane rozporządzenie nie narusza stosowania innych przepisów prawa Unii ani stosowania innych systemów współpracy administracyjnej ustanowionych prawem Unii (art. 16) oraz z tym, że nie ma ono wpływu na stosowanie konwencji międzynarodowych, których co najmniej jedno państwo członkowskie jest stroną, lecz ma
pierwszeństwo przed konwencjami zawartymi przez nie w takim zakresie, w jakim dotyczą one spraw regulowanych przepisami niniejszego rozporządzenia (art. 18). Komitet zgadza się również z dodaniem standardowego tekstu zamieszczonego w art. 17.
3.6 Przepisy ogólne i końcowe
3.6.1 EKES zgadza się z tym, że wymiana i przekazywanie informacji oraz dokumentów przez państwa członkowskie służy celowi polegającemu na umożliwieniu weryfikacji autentyczności dokumentów urzędowych za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (art. 19). Komitet zgadza się również z tym, że państwa członkowskie informują Komisję o wyznaczeniu organów centralnych i o wszelkich późniejszych zmianach dotyczących tych informacji, a Komisja udostępnia takie informacje (art. 20). Komitet zgadza się wreszcie z tym, by Komisja przedkładała najpóźniej co trzy lata Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie ze stosowania niniejszego rozporządzenia (art. 21).
3.6.2 Komitet podkreśla, że art. 19 zatytułowany "Ochrona danych" musi zagwarantować, że wymiana i przekazywanie informacji i dokumentów przez państwa członkowskie na mocy przepisów wniosku odzwierciedla unijne zasady ochrony danych.
Bruksela, 11 lipca 2013 r.
|
Przewodniczący |
|
Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego |
|
Henri MALOSSE |
