Tryb, sposób i zakres uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposób zakładania konta użytkownika.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 31 lipca 2017 r.

w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposobu zakładania konta użytkownika

Na podstawie art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 560 i 1228) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym;

2) Rejestrze - rozumie się przez to Rejestr z dostępem ograniczonym, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy;

3) biurze informacyjnym - rozumie się przez to Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego;

4) użytkowniku - rozumie się przez to osobę fizyczną korzystającą z systemu teleinformatycznego, za pośrednictwem którego udostępnia się informacje z Rejestru;

5) koncie użytkownika indywidualnego - rozumie się przez to dane opisujące użytkownika wraz z zasobami systemu teleinformatycznego przyporządkowanymi do tego użytkownika;

6) osobie uprawnionej do informacji - rozumie się przez to osobę fizyczną uprawnioną do uzyskania informacji na podstawie art. 12 ustawy, z wyjątkiem osoby, o której mowa w art. 12 pkt 8 ustawy;

7) koncie użytkownika instytucjonalnego - rozumie się przez to dane opisujące:

a) podmiot niebędący osobą fizyczną albo osobę uprawnioną do informacji,

b) użytkowników uprawnionych do korzystania z systemu teleinformatycznego w imieniu tego podmiotu albo tej osoby, wraz z zasobami systemu teleinformatycznego przyporządkowanymi do tego podmiotu albo tej osoby;

8) identyfikatorze użytkownika - rozumie się przez to unikalny ciąg znaków alfanumerycznych jednoznacznie identyfikujący użytkownika;

9) podpisie elektronicznym - rozumie się przez to kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty albo podpis zaufany;

10) administratorze - rozumie się przez to użytkownika uprawnionego do zarządzania kontem użytkownika instytucjonalnego.

§  2. 

1. Podmiotom, o których mowa w art. 12 pkt 4-7a ustawy, oraz osobie, o której mowa w art. 12 pkt 8 ustawy, informację z Rejestru udostępnia się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy.

2. Informacje udostępnia się poprzez konto użytkownika indywidualnego albo konto użytkownika instytucjonalnego.

3. Podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 1-3 ustawy, uzyskują informacje z Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1, lub za pośrednictwem elektronicznej aplikacji dostępowej tych podmiotów.

§ 3. Utworzenie konta użytkownika indywidualnego następuje po:

1) wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego:

a) imienia i nazwiska,

b) numeru PESEL, o ile został nadany,

c) adresu poczty elektronicznej,

d) identyfikatora użytkownika,

e) hasła;

2) zaakceptowaniu warunków korzystania z systemu teleinformatycznego;

3) dokonaniu aktywacji konta za pomocą linku aktywacyjnego, przesłanego przez system teleinformatyczny na adres poczty elektronicznej.

§  4. 

1. Utworzenie konta użytkownika instytucjonalnego podmiotu niebędącego osobą fizyczną następuje po:

1) wprowadzeniu przez administratora do systemu teleinformatycznego:

a) nazwy i adresu podmiotu,

b) informacji, w jakim charakterze podmiot będzie występował o uzyskanie informacji z Rejestru,

c) danych administratora w postaci:

– imienia i nazwiska,

– numeru PESEL, o ile został nadany,

– adresu poczty elektronicznej,

– identyfikatora użytkownika,

– hasła;

2) zaakceptowaniu przez administratora warunków korzystania z systemu teleinformatycznego;

3) dokonaniu przez administratora aktywacji dostępu do konta za pomocą linku aktywacyjnego, przesłanego przez system teleinformatyczny na adres poczty elektronicznej;

4) wprowadzeniu przez administratora do systemu teleinformatycznego informacji o sposobie reprezentacji podmiotu oraz danych, o których mowa w pkt 1 lit. c tiret pierwsze do czwartego, osoby lub osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu. Wprowadzenia danych osoby lub osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu należy dokonać w taki sposób, aby umożliwić działanie za pośrednictwem konta użytkownika instytucjonalnego zgodnie ze sposobem reprezentacji;

5) dokonaniu przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu aktywacji dostępu do konta za pomocą linku aktywacyjnego, przesłanego przez system teleinformatyczny na adres poczty elektronicznej, poprzez ustanowienie hasła oraz zaakceptowanie warunków korzystania z systemu teleinformatycznego;

6) otrzymaniu przez biuro informacyjne zgłoszenia podpisanego przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, zawierającego dane, o których mowa w pkt 1 i 4, z wyjątkiem identyfikatorów użytkowników oraz haseł;

7) niezwłocznym dokonaniu aktywacji konta przez biuro informacyjne.

2. Jeżeli nie zostały dokonane czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1-5, zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w ust. 1 pkt 6, lub jeżeli zgłoszenie zostało wniesione przez osoby nieuprawnione, biuro informacyjne wzywa do usunięcia braków w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. W przypadku nieuzupełnienia braku w terminie zgłoszenie uważa się za bezskuteczne, o czym poucza się w wezwaniu.

§  5. 

1. Utworzenie konta użytkownika instytucjonalnego osoby uprawnionej do informacji następuje po:

1) wprowadzeniu przez administratora do systemu teleinformatycznego:

a) firmy, a w przypadku jej nieposiadania - imienia i nazwiska osoby uprawnionej do informacji,

b) adresu osoby uprawnionej do informacji,

c) informacji, w jakim charakterze osoba będzie występowała o uzyskanie informacji z Rejestru,

d) danych administratora w postaci:

– imienia i nazwiska,

– numeru PESEL, o ile został nadany,

– adresu poczty elektronicznej,

– identyfikatora użytkownika,

– hasła;

2) zaakceptowaniu przez administratora warunków korzystania z systemu teleinformatycznego;

3) dokonaniu przez administratora aktywacji dostępu do konta za pomocą linku aktywacyjnego, przesłanego przez system teleinformatyczny na adres poczty elektronicznej;

4) wprowadzeniu przez administratora do systemu teleinformatycznego danych, o których mowa w pkt 1 lit. d tiret pierwsze do czwartego, osoby uprawnionej do informacji;

5) dokonaniu przez osobę uprawnioną do informacji aktywacji dostępu do konta za pomocą linku aktywacyjnego, przesłanego przez system teleinformatyczny na adres poczty elektronicznej, poprzez ustanowienie hasła oraz zaakceptowanie warunków korzystania z systemu teleinformatycznego;

6) otrzymaniu przez biuro informacyjne zgłoszenia podpisanego przez osobę uprawnioną do informacji, zawierającego dane, o których mowa w pkt 1 i 4, z wyjątkiem identyfikatorów użytkowników oraz haseł;

7) niezwłocznym dokonaniu aktywacji konta przez biuro informacyjne.

2. Jeżeli nie zostały dokonane czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1-5, zgłoszenie nie zawiera danych, o których mowa w ust. 1 pkt 6, lub jeżeli zgłoszenie nie zostało wniesione przez osobę uprawnioną, biuro informacyjne wzywa do usunięcia braków w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. W przypadku nieuzupełnienia braku w terminie zgłoszenie uważa się za bezskuteczne, o czym poucza się w wezwaniu.

§ 6. System teleinformatyczny umożliwia wybór identyfikatora użytkownika niewykorzystywany przez innego użytkownika. W przypadku niedokonania wyboru przez użytkownika, system teleinformatyczny nadaje identyfikator użytkownika.

§  7. 

1. Konto ulega dezaktywacji w przypadku wprowadzenia zmian na koncie użytkownika instytucjonalnego w zakresie:

1) nazwy, adresu lub osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu niebędącego osobą fizyczną;

2) firmy, imienia, nazwiska, numeru PESEL, o ile został nadany, lub adresu osoby uprawnionej do informacji.

2. Ponowna aktywacja konta jest dokonywana przez biuro informacyjne niezwłocznie po zweryfikowaniu wprowadzonych danych. W trakcie weryfikacji biuro informacyjne może wystąpić o nadesłanie dokumentów potwierdzających prawdziwość wprowadzonych danych.

§  8. 

1. Do zmiany administratora stosuje się odpowiednio § 5 ust. 1 pkt 4 i 5, z tym że dane administratora może wprowadzić do systemu teleinformatycznego dotychczasowy administrator, osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu niebędącego osobą fizyczną albo osoba uprawniona do informacji.

2. Po aktywacji dostępu do konta przez nowego administratora, dane dotychczasowego administratora ulegają usunięciu z systemu.

§  9. 

1. Za pośrednictwem konta użytkownika instytucjonalnego informacje z Rejestru mogą uzyskiwać pełnomocnicy podmiotu niebędącego osobą fizyczną albo osoby uprawnionej do informacji.

2. Uzyskiwanie informacji przez pełnomocnika jest możliwe po:

1) wprowadzeniu przez administratora do systemu teleinformatycznego danych pełnomocnika, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. c tiret pierwsze do czwartego;

2) dokonaniu przez pełnomocnika aktywacji dostępu do konta za pomocą linku aktywacyjnego, przesłanego przez system teleinformatyczny na adres poczty elektronicznej, poprzez ustanowienie hasła oraz zaakceptowanie warunków korzystania z systemu teleinformatycznego;

3) przesłaniu do biura informacyjnego pełnomocnictwa;

4) niezwłocznym zatwierdzeniu pełnomocnika w systemie teleinformatycznym przez biuro informacyjne.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3, mogą być dokonane także przed aktywowaniem konta przez biuro informacyjne.

§  10. 

1. W przypadku wprowadzenia zmian na koncie użytkownika instytucjonalnego w zakresie imienia lub nazwiska pełnomocnika, któremu nie został nadany numer PESEL, zatwierdzenie pełnomocnika w systemie teleinformatycznym ulega cofnięciu.

2. Ponowne zatwierdzenie pełnomocnika w systemie jest dokonywane przez biuro informacyjne niezwłocznie po zweryfikowaniu wprowadzonych danych. W celu dokonania weryfikacji pełnomocnik, podmiot niebędący osobą fizyczną albo osoba uprawniona do informacji przesyła do biura informacyjnego dokumenty potwierdzające prawdziwość wprowadzonych danych.

§  11. 

1. W przypadku wypowiedzenia pełnomocnictwa należy:

1) usunąć dane pełnomocnika z systemu teleinformatycznego;

2) przesłać do biura informacyjnego wypowiedzenie pełnomocnictwa.

2. Jeżeli dane pełnomocnika nie zostaną usunięte z systemu teleinformatycznego, biuro informacyjne, niezwłocznie po otrzymaniu wypowiedzenia pełnomocnictwa, cofa zatwierdzenie pełnomocnika w systemie.

§ 12. Uzyskanie informacji przy użyciu systemu, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy, dokonuje się kolejno przez:

1) podanie identyfikatora użytkownika oraz hasła;

2) wypełnienie pytania do systemu;

3) opatrzenie pytania podpisem elektronicznym.

§ 13. Podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 1-3 ustawy, wskazują w pytaniu do systemu zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi konieczność uzyskania informacji z Rejestru, oraz dane podlegające gromadzeniu w tym Rejestrze lub ich części.

§  14. 

1. Podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 4-7a ustawy, wskazują w pytaniu do systemu numer PESEL osoby wyszukiwanej, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi konieczność uzyskania informacji z Rejestru.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, można wskazać ponadto inne dane personalne osoby wyszukiwanej:

1) pierwsze imię;

2) nazwisko;

3) nazwisko rodowe;

4) imię ojca;

5) imię matki;

6) datę urodzenia.

3. W przypadku, gdy osobie wyszukiwanej nie został nadany numer PESEL, podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 4-7a ustawy, wskazują w pytaniu do systemu dane personalne, o których mowa w ust. 2, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi konieczność uzyskania informacji z Rejestru.

§ 15. Osoba, o której mowa w art. 12 pkt 8 ustawy, wskazuje w pytaniu do systemu swoje dane personalne:

1) numer PESEL, o ile został nadany;

2) pierwsze imię;

3) nazwisko;

4) nazwisko rodowe;

5) imię ojca;

6) imię matki;

7) datę urodzenia.

§ 16. Jeżeli dane wskazane w pytaniu do systemu odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 1-5 i 7a ustawy, uzyskują informację obejmującą wszystkie dane zgromadzone w tym Rejestrze, należące do osoby albo osób, których dane odpowiadają danym wskazanym w pytaniu do systemu, wraz z danymi wskazanymi w pytaniu.

§ 17. Jeżeli dane wskazane w pytaniu do systemu odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 6 i 7 ustawy, oraz osoba, o której mowa w art. 12 pkt 8 ustawy, uzyskują informację o treści "FIGURUJE" wraz z danymi wskazanymi w pytaniu.

§ 18. Jeżeli dane wskazane w pytaniu do systemu nie odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 1-7a ustawy, oraz osoba, o której mowa w art. 12 pkt 8 ustawy, uzyskują informację o treści "W Rejestrze nie ma informacji o osobach, dla których są spełnione warunki zawarte w pytaniu do systemu" wraz z danymi wskazanymi w pytaniu.

§ 19. W przypadkach, o których mowa w art. 19 ust. 3 ustawy, podmioty, o których mowa w art. 12 pkt 1-7a ustawy, oraz osoba, o której mowa w art. 12 pkt 8 ustawy, uzyskują komunikat o treści "Trwa postępowanie w celu ustalenia prawidłowych danych. Uzyskanie informacji będzie możliwe po jego zakończeniu" wraz z danymi wskazanymi w pytaniu.

§  20. 

1. Informacje, o których mowa w § 16-18, oraz komunikat, o którym mowa w § 19, udostępnia się w sposób umożliwiający sporządzenie z nich wydruku.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1, umożliwia weryfikację informacji oraz komunikatu w nim zawartych, jeżeli jest opatrzony następującymi danymi:

1) adresem elektronicznym, pod którym jest udostępniony system, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy;

2) datą sporządzenia wydruku;

3) niepowtarzalnym, alfanumerycznym identyfikatorem wydruku.

§ 21. Żądanie pobrania informacji z Rejestru wysyłane przy użyciu aplikacji dostępowej zawiera wskazanie postępowania lub zadania, w związku z którym zachodzi konieczność uzyskania informacji z Rejestru, oraz dane podlegające gromadzeniu w tym Rejestrze lub ich części.

§ 22. Jeżeli dane wskazane w żądaniu pobrania informacji odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, uzyskana informacja obejmuje wszystkie dane zgromadzone w tym Rejestrze należące do osoby albo osób, których dane odpowiadają danym wskazanym w żądaniu pobrania informacji.

§ 23. Jeżeli dane wskazane w żądaniu pobrania informacji nie odpowiadają danym zgromadzonym w Rejestrze, uzyskana informacja ma treść "W Rejestrze nie ma informacji o osobach, dla których są spełnione warunki zawarte w żądaniu".

§ 24. W przypadkach, o których mowa w art. 19 ust. 3 ustawy, jest uzyskiwany komunikat o treści "Trwa postępowanie w celu ustalenia prawidłowych danych. Uzyskanie informacji będzie możliwe po jego zakończeniu".

§ 25. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2017 r.

• Identyfikator: Dz.U.2024.1516 t.j.
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Tryb, sposób i zakres uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym oraz sposób zakładania konta użytkownika.
• Data aktu: 31/07/2017
• Data ogłoszenia: 15/10/2024
• Data wejścia w życie: 01/10/2017