Prowadzenie rejestru wykroczeń, przetwarzanie w nim informacji oraz sposoby i tryb udzielania informacji o osobach z tego rejestru.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI ¹

z dnia 31 października 2019 r.

w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń, przetwarzania w nim informacji oraz sposobów i trybu udzielania informacji o osobach z tego rejestru

Na podstawie art. 20f ust. 19 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2023 r. poz. 171, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa:

1) sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji, które są gromadzone i przetwarzane w elektronicznym zbiorze danych dotyczącym sprawców wykroczeń, zwanym dalej "rejestrem wykroczeń";

2) sposób i tryb prowadzenia rejestru wykroczeń;

3) rodzaje służb policyjnych uprawnionych do korzystania z rejestru wykroczeń;

4) właściwość jednostek organizacyjnych Policji do wprowadzania informacji do rejestru wykroczeń;

5) czynności będące podstawą wprowadzania informacji do rejestru wykroczeń;

6) zakres, cel i sposób kontroli dostępu do rejestru wykroczeń oraz nadzoru nad przetwarzaniem informacji;

7) sposób weryfikacji przydatności i niezbędności informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń w zakresie realizacji zadań Policji;

8) sposób i tryb udzielania informacji o osobach na podstawie informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń;

9) wzór protokołu usunięcia danych osobowych z rejestru wykroczeń;

10) wzór wniosku o udzielenie informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń;

11) wzór informacji o osobie.

§ 2. Użyte w rozporządzeniu określenia i skróty oznaczają:

1) k.p.o.w. - ustawę z dnia 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (Dz. U. z 2022 r. poz. 1124);

2) k.w. - ustawę z dnia 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń (Dz. U. z 2022 r. poz. 2151, 2311, 2581 i 2600 oraz z 2023 r. poz. 289 i 535);

3) osoba upoważniona - policjanta lub pracownika Policji, który nie posiada bezpośredniego dostępu do rejestru wykroczeń, oraz który posiada ważne upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń nadane przez Komendanta Głównego Policji lub przez policjanta lub pracownika Policji wykonującego w jego imieniu zadania administratora w tym zakresie;

4) osoba uprawniona - policjanta lub pracownika Policji, który posiada bezpośredni dostęp do rejestru wykroczeń, oraz który posiada ważne uprawnienie do dostępu do rejestru wykroczeń oraz do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym rejestrze nadane przez Komendanta Głównego Policji lub przez policjanta lub pracownika Policji wykonującego w jego imieniu zadania administratora w tym zakresie; osoba uprawniona jest uprawniona do przetwarzania informacji w rejestrze wykroczeń również jako osoba upoważniona, o której mowa w pkt 3, w przypadkach gdy nie jest możliwy lub jest utrudniony bezpośredni dostęp do rejestru wykroczeń;

5) środek oddziaływania wychowawczego - środek oddziaływania w postaci pouczenia, zwrócenia uwagi lub ostrzeżenia albo inny środek, o którym mowa w art. 41 k.w.;

6) ustawa o ochronie danych osobowych - ustawę z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125 oraz z 2022 r. poz. 1700);

7) ustawa o Policji - ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;

8) wykroczenie - wykroczenie przeciwko mieniu, o którym mowa w art. 20f ust. 1 ustawy o Policji.

Rozdział  2

Sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń oraz czynności będące podstawą ich wprowadzania do rejestru

§  3. 

1. Stosuje się następujące sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń:

1) rejestrowanie - polegające na wprowadzaniu informacji, w tym danych osobowych, po raz pierwszy do rejestru wykroczeń;

2) sprawdzanie - polegające na zapoznaniu się z informacjami, w tym danymi osobowymi, znajdującymi się w rejestrze wykroczeń;

3) klasyfikowanie - polegające na porządkowaniu zawartości rejestru wykroczeń według określonych kryteriów;

4) weryfikowanie - polegające na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych informacji, w tym danych osobowych, lub na dokonywaniu oceny przydatności lub niezbędności tych informacji do dalszego ich przetwarzania;

5) modyfikowanie - polegające na zmianie zawartości informacji, w tym danych osobowych, znajdujących się w rejestrze wykroczeń, w tym zmianie zarejestrowanych informacji lub ich uzupełnieniu;

6) typowanie - polegające na wyszukaniu i identyfikacji w rejestrze wykroczeń informacji, w tym danych osobowych, o cechach odpowiadających określonym kryteriom selekcyjnym;

7) analizowanie - polegające na poszukiwaniu związków zachodzących pomiędzy poszczególnymi informacjami, w tym danymi osobowymi, znajdującymi się w rejestrze wykroczeń oraz zbiorach danych prowadzonych w Policji;

8) przekazywanie - polegające na udostępnieniu informacji, w tym danych osobowych, z rejestru wykroczeń innemu uprawnionemu podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;

9) usuwanie - polegające na zniszczeniu lub deformacji informacji, w tym danych osobowych, w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie;

10) wykorzystywanie - polegające na użyciu informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych w wyniku sprawdzenia.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, wykonuje się również z wykorzystaniem formularzy rejestracyjnych lub innych środków technicznych i organizacyjnych wprowadzonych do stosowania przez Komendanta Głównego Policji do przetwarzania informacji w rejestrze wykroczeń przez osoby upoważnione.

§ 4. Informacje, w tym dane osobowe, wprowadza się do rejestru wykroczeń, jeżeli w toku wykonywania czynności służbowych, zaistniały okoliczności uzasadniające pobranie, uzyskanie lub zgromadzenie tych informacji.

§  5. 

1. Czynnością będącą podstawą wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących sprawy o wykroczenie, osób i podmiotów pokrzywdzonych, sprawców wykroczeń, osób podejrzanych o popełnienie wykroczenia, obwinionych i ukaranych za te wykroczenia do rejestru wykroczeń jest:

1) sporządzenie notatki urzędowej przez policjanta, który ujawnił wykroczenie albo uzyskanie informacji, w tym w postaci obrazu lub dźwięku, pozwalającej na stwierdzenie popełnienia wykroczenia, utrwalonej za pomocą dostępnych środków lub urządzeń technicznych, w tym rejestrujących obraz lub dźwięk, w szczególności obrazu lub zdjęcia z monitoringu;

2) przyjęcie pisemnego zawiadomienia pochodzącego od instytucji, pokrzywdzonego lub innej osoby, zawierającego informację o popełnieniu wykroczenia;

3) sporządzenie przez policjanta protokołu ustnego przyjęcia zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia albo notatki urzędowej w przypadku przyjęcia ustnego zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia;

4) wydanie postanowienia o wyłączeniu materiałów do odrębnego postępowania, w sprawie o wykroczenie, wraz z otrzymaniem materiałów dotyczących tego wykroczenia, wyłączonych z prowadzonego postępowania karnego, bądź innego postępowania przewidzianego przez ustawę;

5) nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego na podstawie art. 97 k.p.o.w.;

6) zastosowanie środków oddziaływania wychowawczego.

2. Do rejestru wykroczeń wprowadza się informacje o wykroczeniach, osobach i podmiotach pokrzywdzonych, osobach podejrzanych o ich popełnienie i ich sprawcach ujawnionych przez:

1) stwierdzenie popełnienia wykroczenia przez policjanta, w szczególności za pomocą przyrządu kontrolno-pomiarowego lub urządzenia rejestrującego;

2) schwytanie sprawcy wykroczenia na gorącym uczynku jego popełnienia lub bezpośrednio po jego popełnieniu;

3) otrzymanie informacji o popełnionym wykroczeniu od organu uprawnionego do prowadzenia postępowania wyjaśniającego w sprawach o wykroczenia, postępowania w sprawach nieletnich lub postępowania karnego albo od osoby lub instytucji pokrzywdzonej wykroczeniem.

3. Czynnością będącą podstawą do wprowadzania do rejestru wykroczeń informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:

1) zakończenia czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie stanowi:

a) skierowanie wniosku o ukaranie do sądu,

b) odstąpienie od skierowania wniosku o ukaranie do sądu,

c) nałożenie grzywny w drodze mandatu karnego,

d) przekazanie materiałów czynności innemu organowi albo komórce uprawnionej do prowadzenia czynności wyjaśniających zgodnie z właściwością rzeczową i miejscową,

e) przekazanie przez właściwy sąd informacji o prawomocnym postanowieniu o odmowie wszczęcia lub umorzeniu postępowania z przyczyn określonych w art. 61 k.p.o.w.,

f) zastosowanie środków oddziaływania wychowawczego;

2) obwinionego o popełnienie wykroczenia stanowi wniesienie do sądu wniosku o ukaranie;

3) ukaranego za popełnienie wykroczenia stanowi:

a) przekazanie przez właściwy sąd informacji o prawomocnym wyroku uznającym obwinionego za winnego popełnienia wykroczenia,

b) nałożenie mandatu karnego.

4. Czynnością będącą podstawą do wprowadzania do rejestru wykroczeń pozostałych informacji, w tym danych osobowych, stanowi uzyskanie lub zgromadzenie przez Policję informacji podczas oraz w wyniku wykonywania czynności określonych w art. 14 ust. 1 pkt 1 ustawy o Policji lub czynności określonych w k.p.o.w., a także otrzymanie informacji od organów lub od sądu na podstawie art. 20f ust. 5 i 6 ustawy o Policji.

5. W przypadku gdy osoba podejrzana o popełnienie wykroczenia nie jest znana albo nie można ustalić jej tożsamości do rejestru wykroczeń wprowadza się uzyskane oraz posiadane informacje o stwierdzonym wykroczeniu i jego sprawcy dokonując uzupełnienia przetwarzanych informacji po ustaleniu tożsamości sprawcy.

6. Sporządzenie notatki urzędowej stanowi czynność będącą podstawą do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń w przypadku, gdy:

1) zgłoszenie popełnienia wykroczenia zostało złożone przez osobę, która nie ma pełnego rozeznania co do podejmowanych czynności oraz nie ma możliwości przesłuchania osoby i protokolarnego przyjęcia zawiadomienia, w takim przypadku należy wykonać czynności niecierpiące zwłoki, a w szczególności ustalić tożsamość sprawcy wykroczenia i świadków zdarzenia oraz zabezpieczyć ślady i dowody przed ich utratą;

2) przyjęte zawiadomienie zostało złożone na piśmie i wyczerpująco przedstawia okoliczności zdarzenia albo gdy policjant samodzielnie ujawnił wykroczenie i okoliczności zdarzenia nie budzą wątpliwości, jednakże, jeżeli uznaje się to za niezbędne ze względów dowodowych osobę, która złożyła zawiadomienie, można w takich przypadkach przesłuchać w charakterze świadka.

Rozdział  3

Sposób i tryb prowadzenia rejestru wykroczeń

§ 6. Rejestr wykroczeń jest prowadzony jako zbiór danych wchodzący w skład Krajowego Systemu Informacyjnego Policji (KSIP), o którym mowa w art. 21nb ust. 1 ustawy o Policji, w sposób, który zapewnia rejestrację każdej operacji, w zakresie:

1) czasu (daty, godziny i minuty) dokonania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie teleinformatycznym;

2) niezbędnych danych identyfikacyjnych:

a) osoby uprawnionej w zakresie następujących danych: imienia, nazwiska, identyfikatora kadrowego, nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniona oraz w zakresie informacji o nadanym uprawnieniu do dostępu do rejestru wykroczeń oraz do przetwarzania informacji w tym rejestrze,

b) osoby, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, w zakresie następujących danych: imienia, nazwiska, numeru identyfikacyjnego nadanego przez system przy nadaniu uprawnienia, o którym mowa w § 7 ust. 1, nazwy organu lub podmiotu oraz nazwy jednostki organizacyjnej, w którym pełni służbę lub jest zatrudniona,

c) osoby upoważnionej, w przypadku wykonanych przez osobę uprawnioną w imieniu tej osoby upoważnionej i na jej zlecenie operacji przetwarzania w rejestrze wykroczeń, w zakresie następujących danych: imienia, nazwiska, identyfikatora kadrowego, nazwy jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub jest zatrudniona;

3) zakresu informacji, w tym danych osobowych, do których osoby, o których mowa w pkt 2, miały dostęp w związku z wykonywaną operacją przetwarzania;

4) daty pierwszej rejestracji informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń;

5) źródła informacji, w przypadku uzyskania danych osobowych od innej osoby niż ta, której dane dotyczą;

6) zakresu modyfikacji informacji, w tym danych osobowych, która nastąpiła w wyniku wykonanej operacji ich przetwarzania;

7) wskazania celu lub powodu wykonania operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych;

8) wniosków składanych w związku z realizacją praw określonych w art. 20f ust. 9 ustawy o Policji oraz w art. 22 ust. 4 i art. 24 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych.

§  7. 

1. Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji nadaje uprawnienia do dostępu do rejestru wykroczeń oraz do przetwarzania informacji w tym rejestrze w sposób, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 2 ustawy o Policji, indywidualnie:

1) policjantom i pracownikom Policji na wniosek bezpośredniego przełożonego policjanta lub pracownika Policji, któremu ma zostać nadane uprawnienie;

2) funkcjonariuszom lub pracownikom organów lub podmiotów, o których mowa w art. 20f ust. 7 ustawy o Policji, na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej, w której pełni służbę funkcjonariusz lub jest zatrudniony pracownik organu lub podmiotu, któremu ma być nadane uprawnienie.

2. Wniosek w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera:

1) imię lub imiona i nazwisko policjanta lub pracownika Policji, identyfikator kadrowy oraz numer PESEL;

2) określenie indywidualnego zakresu nadawanych, modyfikowanych lub cofanych uprawnień, w tym wskazanie rodzajów operacji przetwarzania obejmowanych uprawnieniami;

3) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, której dotyczy uprawnienie do dostępu lub przetwarzania informacji w rejestrze wykroczeń;

4) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę policjant lub jest zatrudniony pracownik Policji objęty wnioskiem;

5) pieczęć i podpis bezpośredniego przełożonego policjanta lub pracownika Policji objętego wnioskiem.

3. Wniosek w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zawiera:

1) imię lub imiona i nazwisko funkcjonariusza lub pracownika organu lub podmiotu, jego identyfikator kadrowy oraz numer PESEL;

2) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej, w której pełni służbę funkcjonariusz lub jest zatrudniony pracownik organu lub podmiotu objętego wnioskiem;

3) pieczęć i podpis kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której pełni służbę lub jest zatrudniony pracownik organu lub podmiotu objętego wnioskiem.

4. Do modyfikacji i cofania uprawnień dostępu do rejestru wykroczeń oraz przetwarzania informacji w tym rejestrze w sposób, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 2 ustawy o Policji, stosuje się odpowiednio przepisy ust. 1 i 2.

§  8. 

1. Informacjom, w tym danym osobowym, rejestrowanym po raz pierwszy w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony rejestr wykroczeń, nadaje się indywidualny identyfikator tego rejestru.

2. W przypadku gdy informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w rejestrze wykroczeń w kilku odrębnych kategoriach informacji lub rejestracji osoby, przy każdej rejestracji tej informacji nadaje się odrębny identyfikator rejestracji lub kategorii oraz wskazuje się jej powiązanie z pozostałymi rejestracjami lub kategoriami informacji.

3. W przypadku gdy w jednej sprawie o wykroczenie ujawniono kilku sprawców, informacje o każdym z nich rejestruje się w rejestrze wykroczeń z tym samym numerem sprawy o wykroczenie oraz odrębnym identyfikatorem rejestracji informacji o osobie.

§  9. 

1. Wniosek, o którym mowa w art. 20f ust. 18 ustawy o Policji, zawiera:

1) oznaczenie sprawy;

2) określenie zbioru danych, z którego informacje mają zostać przekazane lub udostępnione, o ile informacje podlegające przekazaniu lub udostępnieniu są przetwarzane w zbiorze danych;

3) wskazanie informacji, których wniosek dotyczy;

4) wskazanie wnioskodawcy;

5) wskazanie podstawy prawnej przekazania lub udostępnienia informacji;

6) oznaczenie formy przekazania lub udostępnienia informacji;

7) imię, nazwisko, stopień służbowy lub zajmowane stanowisko osoby uprawnionej.

2. W przypadkach niecierpiących zwłoki, a w szczególności w trakcie pościgu za osobą podejrzaną o popełnienie wykroczenia albo podczas wykonywania czynności mających na celu ratowanie życia i zdrowia ludzkiego lub mienia, policjant, o ile przepisy odrębne nie wykluczają takiej możliwości, może uzyskiwać informacje, w tym dane osobowe, od organów lub podmiotów, o których mowa w art. 20f ust. 18 ustawy o Policji, na podstawie ustnego wniosku, podając informacje, o których mowa w ust. 1.

3. Uzyskanie informacji, w tym danych osobowych, w formie ustnej potwierdza się po ustaniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, w pisemnym wniosku zawierającym informacje, o których mowa w ust. 1, skierowanym do organu władzy publicznej lub podmiotu, od którego uzyskano informacje.

4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do informacji, w tym danych osobowych, zawartych w zbiorach danych udostępnionych Policji w drodze teletransmisji danych zgodnie z art. 20 ust. 1e ustawy o Policji.

5. W przypadku gdy osoba uprawniona lub osoba upoważniona pobrała dokumenty zawierające informacje, w tym dane osobowe, albo uzyskała wgląd w ich treść, na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 1, potwierdza na piśmie pobranie tych dokumentów albo uzyskanie wglądu w ich treść.

6. Osoba uprawniona lub osoba upoważniona zwraca dokumenty zawierające informacje, w tym dane osobowe, za pokwitowaniem organowi lub podmiotowi, który je udostępnił, chyba że na podstawie odrębnych przepisów podlegają one włączeniu do akt prowadzonego postępowania.

Rozdział  4

Rodzaje służb policyjnych uprawnionych do korzystania z rejestru wykroczeń oraz właściwość jednostek organizacyjnych do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń

§ 10. Do korzystania z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń są uprawnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań służbowych, następujące służby policyjne:

1) kryminalna;

2) śledcza;

3) spraw wewnętrznych;

4) prewencyjna;

5) kontrterrorystyczna;

6) zwalczania cyberprzestępczości;

7) wspomagająca;

8) Lotnictwa Policji.

§  11. 

1. Właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń jest każda jednostka organizacyjna Policji, która została zawiadomiona o popełnieniu tego wykroczenia. Podstawą wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń jest protokół przyjęcia zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia albo notatka urzędowa.

2. W przypadku uzyskania informacji o popełnieniu wykroczenia w inny sposób, aniżeli określony w ust. 1, właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń jest jednostka organizacyjna Policji właściwa według miejsca popełnienia wykroczenia, o którym mowa w art. 4 § 2 k.w., do prowadzenia czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie, a gdy nie można ustalić miejsca popełnienia wykroczenia - jednostka organizacyjna Policji, w zasięgu terytorialnym działania której ujawniono wykroczenie.

3. W przypadku nałożenia grzywny w drodze mandatu karnego lub zastosowania środka oddziaływania wychowawczego właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń jest jednostka organizacyjna Policji, której funkcjonariusze nałożyli grzywnę w drodze mandatu karnego w danej sprawie lub zastosowali środek oddziaływania wychowawczego.

4. Informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy o Policji inne niż wprowadzone do rejestru wykroczeń, w przypadkach o których mowa w ust. 1-3, wprowadza do tego rejestru jednostka organizacyjna Policji, która:

1) jest właściwa do prowadzenia czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie - w przypadku informacji, w tym danych osobowych, wprowadzonych do rejestru wykroczeń, zgodnie z ust. 1 i 2;

2) jest właściwa do wniesienia wniosku o ukaranie - w przypadku informacji, w tym danych osobowych, wprowadzonych do rejestru wykroczeń, zgodnie z ust. 3;

3) dalej prowadzi czynności w sprawie o wykroczenie lub która przekazała sprawę innemu organowi, jeśli sprawę przekazano do prowadzenia innej jednostce organizacyjnej Policji lub innemu organowi.

5. W przypadku likwidacji, zniesienia, przekształcenia lub reorganizacji jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, która wprowadzała informacje, w tym dane osobowe, do rejestru wykroczeń, właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń w zakresie określonym w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy o Policji jest jednostka lub komórka organizacyjna Policji, która przejęła zadania zlikwidowanej, zniesionej, przekształconej lub zreorganizowanej jednostki lub komórki organizacyjnej Policji.

Rozdział  5

Zakres, cel i sposób kontroli dostępu do rejestru wykroczeń oraz nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych

§  12. 

1. W odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń, w celu zabezpieczenia informacji przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienia zgodności trybu gromadzenia informacji z celem ich przetwarzania, Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania w jego imieniu zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji, kontroluje dostęp do rejestru wykroczeń oraz nadzoruje:

1) przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń;

2) uprawnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń;

3) osoby uprawnione, osoby upoważnione oraz osoby, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, którym nadane zostały uprawnienia, o których mowa w § 7 ust. 1, w zakresie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy o Policji, w rejestrze wykroczeń.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, realizuje się w szczególności przez:

1) weryfikację, typowanie i analizę informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń;

2) sprawdzanie zakresu dostępu do rejestru wykroczeń, zakresu i rodzaju operacji przetwarzania wykonanych na informacjach, w tym danych osobowych, oraz ocenę, analizę lub weryfikację wyników tego sprawdzenia;

3) kontrolę rejestrów czynności (logowań) odnotowywanych w systemie teleinformatycznym;

4) kontrolę i ocenę legalności, poprawności, kompletności i celowości przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, a także przeprowadzenie analizy w tym zakresie;

5) sprawdzanie dokumentacji stanowiącej podstawę do wprowadzenia informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń, a także stanowiącej podstawę ich sprawdzenia, wykorzystania, modyfikacji lub usunięcia;

6) usuwanie informacji, w tym danych osobowych, wobec których stwierdzono brak przesłanek do ich przetwarzania przez Policję.

3. Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania w jego imieniu zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji może wydawać polecenia, zalecenia lub wytyczne w celu usunięcia stwierdzonych uchybień w przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, a w przypadku naruszenia przepisów prawa - skierować sprawę do właściwego przełożonego dyscyplinarnego.

Rozdział  6

Sposób weryfikacji przydatności i niezbędności informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń w zakresie realizacji zadań Policji, a także ich usuwania

§ 13. Organy Policji lub upoważnieni przez nie policjanci lub pracownicy Policji dokonują weryfikacji przydatności i niezbędności informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń w sposób zapewniający dokonanie oceny, czy informacje te służą realizacji ustawowych zadań Policji. Podczas weryfikacji bierze się pod uwagę w szczególności:

1) rodzaj i charakter popełnionego czynu wyczerpującego znamiona wykroczenia;

2) rodzaj i charakter dobra chronionego prawem naruszonego popełnionym wykroczeniem;

3) formy sprawstwa i umyślności popełnienia wykroczenia;

4) postaci zamiaru i skutki czynu, w tym rodzaj i rozmiar wyrządzonej lub grożącej szkody;

5) zagrożenie sankcją karną za popełnione wykroczenie;

6) liczbę popełnionych wykroczeń;

7) czas, który upłynął od momentu wprowadzenia danych do rejestru wykroczeń do momentu dokonywania oceny;

8) inne zgromadzone informacje o osobie;

9) podstawy uzyskania, pobrania lub zgromadzenia danych, oraz ich prawdziwość;

10) aktualność przesłanek legalności oraz niezbędności dalszego przetwarzania danych do wykonania zadań ustawowych Policji;

11) wystąpienie okoliczności określonych w art. 20f ust. 14 i 15 ustawy o Policji;

12) wynik i sposób zakończenia czynności wyjaśniających oraz prowadzonego postępowania w sprawach o wykroczenia;

13) przedawnienie karalności czynu oraz zatarcie ukarania.

§ 14. Weryfikacji, o której mowa w § 13, organy Policji lub upoważnieni w tym zakresie policjanci i pracownicy Policji dokonują z wykorzystaniem informacji, w tym danych osobowych:

1) zgromadzonych w rejestrze wykroczeń oraz zbiorach danych prowadzonych w Policji, powiązanych z danymi wytypowanymi do oceny;

2) zawartych we wnioskach osób, których dane dotyczą, złożonych na podstawie art. 20f ust. 9 ustawy o Policji lub w trybie przepisów rozdziału 4 ustawy o ochronie danych osobowych;

3) uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.

§  15. 

1. Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych:

1) przy użyciu technik programowych;

2) przez zniszczenie nośników zawierających dane osobowe przeznaczone do usunięcia, jeżeli ich usunięcie w sposób określony w pkt 1 nie jest możliwe.

2. Wzór protokołu, o którym mowa w art. 20f ust. 17 ustawy o Policji, dokumentującego usunięcie danych osobowych z rejestru wykroczeń, określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Rozdział  7

Sposób i tryb udzielania informacji o osobach na podstawie informacji przetwarzanych w rejestrze wykroczeń

§  16. 

1. Pisemny wniosek, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, przekazuje się w postaci papierowej za pośrednictwem poczty wewnętrznej Policji lub organów uprawnionych posiadających taką pocztę albo za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896, 1933 i 2042), lub w postaci elektronicznej za pomocą urządzeń lub systemów teleinformatycznych, lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

2. Wniosek zawiera:

1) dane umożliwiające wyszukanie informacji w rejestrze wykroczeń, w szczególności imię i nazwisko osoby, której udostępnione informacje mają dotyczyć, jej numer PESEL lub datę urodzenia;

2) określenie, w tym numer sprawy, czynności lub postępowania, w ramach którego informacje mają być udostępnione lub wskazanie innej podstawy prawnej udostępnienia informacji;

3) określenie zakresu potrzebnych informacji;

4) oznaczenie wnioskodawcy;

5) oznaczenie formy udostępnienia informacji.

3. Wzór wniosku o udzielenie informacji o osobie, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń, określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

§  17. 

1. Komendant Główny Policji, uprawniony do tego organ Policji lub upoważniony przez Komendanta Głównego Policji lub uprawniony organ Policji policjant lub pracownik Policji, po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, udziela informacji o osobie przez przekazanie wskazanych w tym wniosku informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w rejestrze wykroczeń.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1, przekazuje się pisemnie. Odpowiedź przesyła się w postaci papierowej za pośrednictwem poczty wewnętrznej Policji lub organów uprawnionych posiadających taką pocztę albo za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub w postaci elektronicznej za pomocą urządzeń lub systemów teleinformatycznych, lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

3. Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, w zakresie wszystkich informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń udziela Komendant Główny Policji lub osoba przez niego upoważniona.

4. Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, udziela również organ Policji lub osoba przez ten organ upoważniona zgodnie z właściwością miejscową dokonanych rejestracji w rejestrze wykroczeń, w przypadku gdy wniosek dotyczy zakresu informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w rejestrze wykroczeń w związku ze sprawami o wykroczenia, czynnościami wyjaśniającymi lub postępowaniami mandatowymi prowadzonymi w podległych temu organowi jednostkach organizacyjnych Policji.

5. Odpowiedź udzielana w postaci papierowej zawierająca informacje udostępniane z rejestru wykroczeń może stanowić wydruk z systemu teleinformatycznego obsługującego rejestr wykroczeń, jeżeli zakres informacji zawartych w odpowiedzi na wydruku odpowiada zakresowi informacji zawartemu w określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia wzorowi informacji o osobie oraz jeżeli wydruk nie zawiera innych informacji, w tym danych osobowych, niż podlegające udostępnieniu.

§  18. 

1. Odpowiedzi na wnioski osób, o których mowa w art. 20f ust. 9 ustawy o Policji, o udostępnienie informacji z rejestru wykroczeń oraz wnioski złożone w trybie przepisów rozdziału 4 ustawy o ochronie danych osobowych dotyczące danych osobowych przetwarzanych w rejestrze wykroczeń udziela Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji.

2. Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w ust. 1, udziela się pisemnie oraz przesyła w postaci papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub elektronicznej za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, określonym w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57).

3. Informacji o osobie, w przypadkach określonych w art. 20f ust. 9 ustawy o Policji, udziela się zgodnie ze wzorem informacji o osobie, który określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

Rozdział  8

Przepis końcowy

§ 19. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2019 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR PROTOKOŁU USUNIĘCIA DANYCH OSOBOWYCH Z REJESTRU WYKROCZEŃ

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR WNIOSKU O UDZIELENIE INFORMACJI PRZETWARZANYCH W REJESTRZE WYKROCZEŃ

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR INFORMACJI O OSOBIE

wzór

1 Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 2264).

• Identyfikator: Dz.U.2023.715 t.j.
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Prowadzenie rejestru wykroczeń, przetwarzanie w nim informacji oraz sposoby i tryb udzielania informacji o osobach z tego rejestru.
• Data aktu: 31/10/2019
• Data ogłoszenia: 14/04/2023
• Data wejścia w życie: 01/11/2019