Kontrola wewnętrzna, ewidencja zawartych transakcji, zapobieganie występowaniu konfliktów interesów oraz dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych w towarzystwie funduszy inwestycyjnych.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA FINANSÓW¹⁾

z dnia 4 marca 2009 r.

w sprawie kontroli wewnętrznej, ewidencji zawartych transakcji, zapobiegania występowaniu konfliktów interesów oraz dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych w towarzystwie funduszy inwestycyjnych

Na podstawie art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych (Dz. U. Nr 146, poz. 1546, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa:

1) tryb, warunki i szczegółowy zakres działania kontroli wewnętrznej w towarzystwie;

2) sposób prowadzenia ewidencji zawartych transakcji przez fundusze inwestycyjne oraz transakcji zawartych na rachunek własny towarzystwa lub zbiorczego portfela papierów wartościowych;

3) sposoby zapobiegania występowaniu konfliktów interesów, w tym zasady zawierania transakcji przez pracowników, członków zarządu oraz rady nadzorczej towarzystwa albo przez inne osoby fizyczne pozostające z towarzystwem w stosunku zlecenia albo w innym stosunku o podobnym charakterze, które mają dostęp do informacji dotyczących obecnych i planowanych lokat funduszy inwestycyjnych oraz aktywów nabywanych do portfeli klientów, dla których towarzystwo wykonuje usługi doradztwa inwestycyjnego albo zarządzania portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych;

4) sposób dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych oraz przechowywania i archiwizowania dokumentów i innych nośników informacji związanych z działalnością funduszy inwestycyjnych i towarzystwa.

§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych;

2) ustawie o obrocie instrumentami finansowymi - rozumie się przez to ustawę z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (Dz. U. Nr 183, poz. 1538, z późn. zm.³⁾);

3) towarzystwie - rozumie się przez to towarzystwo, o którym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy;

4) osobach obowiązanych - rozumie się przez to osoby, o których mowa w art. 48 ust. 2 ustawy;

5) informacji poufnej - rozumie się przez to informację poufną, o której mowa w art. 154 ustawy o obrocie instrumentami finansowymi;

6) tajemnicy zawodowej - rozumie się przez to tajemnicę zawodową, o której mowa w art. 280 ust. 2 i 3 ustawy;

7) zarządzającym - rozumie się przez to osobę fizyczną podejmującą decyzje inwestycyjne na rachunek funduszu lub zbiorczego portfela papierów wartościowych lub zarządzającą portfelem instrumentów finansowych;

8) podmiocie zarządzającym - rozumie się przez to podmiot, o którym mowa w art. 46 ustawy, któremu towarzystwo zleciło zarządzanie portfelem inwestycyjnym funduszu lub jego częścią;

9) zarządzaniu portfelami instrumentów finansowych - rozumie się przez to zarządzanie portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych;

10) kliencie - rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która zawarła z towarzystwem umowę o świadczenie usług zarządzania portfelami instrumentów finansowych lub doradztwa inwestycyjnego;

11) transakcji własnej - rozumie się przez to transakcję, której przedmiotem są instrumenty finansowe, zawieraną przez osobę obowiązaną lub na jej rachunek, pod warunkiem że:

a) zawarcie tej transakcji wykracza poza normalny tryb wykonywania przez tę osobę czynności w ramach jej zatrudnienia lub obowiązków wynikających z działalności prowadzonej przez towarzystwo albo

b) transakcja zawierana jest na rachunek tej osoby obowiązanej lub:

– małżonka osoby obowiązanej,

– dziecka osoby obowiązanej pozostającego na jej utrzymaniu,

– osoby związanej z osobą obowiązaną z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli,

– osoby będącej krewną lub powinowatą osoby obowiązanej pozostającej z nią we wspólnym gospodarstwie domowym przez okres co najmniej roku przed datą zawarcia transakcji lub

– innej osoby pozostającej z osobą obowiązaną w stosunkach powodujących, że ta osoba obowiązana ma istotny interes w zawarciu danej transakcji na rzecz tej innej osoby, z wyłączeniem normalnych opłat i prowizji należnych z tytułu zawarcia transakcji;

12) dokumencie strategii inwestycyjnej - rozumie się przez to dokument wskazujący kryteria podejmowania decyzji inwestycyjnych, w tym kryteria doboru papierów wartościowych i innych instrumentów finansowych, zakres dozwolonych inwestycji w poszczególne rodzaje instrumentów, limity inwestycyjne, inne limity odnoszące się do ryzyka rynkowego, ryzyka kredytowego, ryzyka płynności oraz innych ryzyk dotyczących portfeli/funduszy, a także benchmark, o ile został przyjęty, sporządzony zgodnie z polityką inwestycyjną:

a) funduszu albo

b) subfunduszu - w przypadku funduszu z wydzielonymi subfunduszami, albo

c) zbiorczego portfela papierów wartościowych albo dotyczącą usługi zarządzania portfelami instrumentów finansowych, albo

d) klasy aktywów grupy funduszy lub subfunduszy, gdzie przez klasy rozumie się aktywa funduszy pogrupowane według zasad przyjętych zgodnie z polityką inwestycyjną funduszy, w szczególności z uwzględnieniem podziału na instrumenty dłużne i udziałowe, w podziale na poszczególne fundusze i subfundusze.

Rozdział  2

Kontrola wewnętrzna w towarzystwie

§  3.

1. Towarzystwo jest obowiązane opracować i wdrożyć system kontroli wewnętrznej służący zapobieganiu przypadkom działania niezgodnego z prawem i procedurami wewnętrznymi przyjętymi przez towarzystwo, z zastrzeżeniem § 4 ust. 8.

2. Celem systemu kontroli wewnętrznej jest zapewnienie:

1) nadzoru nad przepływem informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową, zabezpieczenia dostępu do nich oraz przeciwdziałanie wykorzystywaniu ich przez osoby obowiązane;

2) kontrolowania przestrzegania procedur i regulaminów wewnętrznych obowiązujących w towarzystwie;

3) kontrolowania prawidłowości dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych;

4) terminowości i kompletności przekazywanych sprawozdań finansowych sporządzanych przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze inwestycyjne;

5) terminowości, kompletności, prawidłowości i jakości raportów i informacji przekazywanych przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze inwestycyjne innych niż wskazane w pkt 4;

6) nadzoru nad przestrzeganiem reguł postępowania w celu przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł.

3. Przyjęty przez towarzystwo system kontroli wewnętrznej powinien uwzględniać rodzaj i zakres działalności prowadzonej przez towarzystwo, w tym w szczególności rodzaj i wielkość zarządzanych przez nie funduszy inwestycyjnych.

4. W ramach systemu kontroli wewnętrznej w towarzystwie jest prowadzona i aktualizowana książka procedur zawierająca wszystkie procedury i regulaminy związane z prowadzoną działalnością towarzystwa. Książka procedur może być prowadzona w formie zapisu elektronicznego.

5. Zasady przyjętego przez towarzystwo systemu kontroli wewnętrznej określa regulamin kontroli wewnętrznej, uchwalany przez właściwe organy towarzystwa.

6. Regulamin kontroli wewnętrznej powinien określać w szczególności:

1) zakres kompetencji inspektora nadzoru oraz funkcjonowanie komórki kontroli wewnętrznej, w tym zasady wyznaczania osoby wykonującej obowiązki inspektora nadzoru w przypadku jego czasowej nieobecności;

2) zakres przeprowadzanych kontroli wewnętrznych;

3) tryb i zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej;

4) zasady sporządzania raportów z kontroli;

5) zasady raportowania o wynikach kontroli.

§  4.

1. Towarzystwo jest obowiązane wydzielić w swojej strukturze stałą komórkę kontroli wewnętrznej, którą kieruje inspektor nadzoru. W przypadku gdy uzasadnia to rodzaj i zakres działalności prowadzonej przez towarzystwo oraz jeśli nie zagraża to interesom klientów i uczestników funduszu, czynności kontroli wewnętrznej mogą być wykonywane przez inspektora nadzoru w ramach stanowiska jednoosobowego. W takim przypadku do stanowiska jednoosobowego stosuje się przepisy rozporządzenia dotyczące komórki kontroli wewnętrznej.

2. Inspektor nadzoru niebędący członkiem zarządu podlega bezpośrednio prezesowi zarządu towarzystwa, a w przypadku gdy prezes nie został powołany - zarządowi towarzystwa, który zapewnia komórce niezależność organizacyjną umożliwiającą prawidłowe wykonywanie obowiązków.

3. Do zakresu działania komórki kontroli wewnętrznej należy:

1) ujawnianie i zapobieganie naruszaniu przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze inwestycyjne obowiązków wynikających z przepisów prawa regulujących działalność towarzystwa i funduszy inwestycyjnych;

2) kontrolowanie przestrzegania procedur i regulaminów wewnętrznych obowiązujących w towarzystwie;

3) nadzór nad przepływem informacji poufnych i informacji stanowiących tajemnicę zawodową, zabezpieczenie dostępu do nich oraz przeciwdziałanie wykorzystywaniu ich przez osoby obowiązane w sposób niezgodny z prawem lub obowiązującymi w towarzystwie procedurami wewnętrznymi;

4) nadzorowanie rozpatrywania skarg uczestników zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych oraz klientów towarzystwa, a także nadzorowanie prowadzenia rejestru skarg;

5) kontrolowanie sposobu prowadzenia ewidencji zawartych transakcji, o której mowa w § 7;

6) kontrolowanie prawidłowości dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych;

7) stałe monitorowanie dokonanych przez fundusze inwestycyjne zarządzane przez towarzystwo przekroczeń i dostosowań ograniczeń inwestycyjnych wynikających z ustawy lub statutu funduszu, spowodowanych przez:

a) zmiany cen składników lokat posiadanych przez fundusz,

b) zmiany wartości aktywów funduszy, występujące w okresie pomiędzy zawarciem transakcji nabycia składnika lokat a jej rozliczeniem, związane z obowiązkiem jej ujęcia w księgach rachunkowych w dacie zawarcia umowy,

c) zmiany wartości aktywów funduszy wynikające z transakcji przy zobowiązaniu się funduszu do odkupu,

d) zmiany wartości aktywów funduszu związane ze zbywaniem lub odkupywaniem jednostek uczestnictwa funduszy albo emisją lub wykupywaniem certyfikatów inwestycyjnych

- a także analiza przyczyn ich występowania;

8) badanie i regularna ocena adekwatności i skuteczności przyjętego systemu nadzoru wewnętrznego, jak również działań podejmowanych w celu wypełniania przez towarzystwo i zarządzane przez nie fundusze inwestycyjne obowiązków wynikających z przepisów prawa;

9) przeprowadzanie systematycznych kontroli w zakresie, o którym mowa w pkt 1-7.

4. Towarzystwo zapewnia osobom wykonującym zadania z zakresu kontroli wewnętrznej stosowne uprawnienia, środki i dostęp do wszelkich niezbędnych informacji i pomieszczeń. Osoby te powinny posiadać odpowiednie kwalifikacje w zakresie niezbędnym do wykonywania tych zadań.

5. Towarzystwo zapewnia, aby osoby wykonujące zadania kontroli wewnętrznej nie brały udziału w wykonywaniu czynności z zakresu działalności, która jest przedmiotem sprawowanej przez nie kontroli wewnętrznej, a sposób wynagradzania tych osób umożliwiał zapewnienie ich obiektywizmu.

6. Inspektor nadzoru, nie rzadziej niż raz do roku, sporządza i przekazuje zarządowi i radzie nadzorczej towarzystwa raport z funkcjonowania nadzoru wewnętrznego. Raport powinien w szczególności zawierać zestawienie wyników przeprowadzonych kontroli wewnętrznych oraz ocenę adekwatności, o której mowa w ust. 3 pkt 8.

7. Inspektor nadzoru odbiera od podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych dokonującego badania lub przeglądu sprawozdań finansowych funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo:

1) coroczne oświadczenie potwierdzające jego niezależność i niezależność biegłych rewidentów dokonujących badania lub przeglądu;

2) coroczne informacje dotyczące innych usług świadczonych przez podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych na rzecz funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo;

3) informacje o zagrożeniach niezależności podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych oraz czynnościach zastosowanych w celu ograniczenia tych zagrożeń.

8. Towarzystwo prowadzące działalność w zakresie zarządzania portfelami lub doradztwa inwestycyjnego, w odniesieniu do systemu kontroli wewnętrznej, powinno dodatkowo uwzględniać warunki określone w przepisach wydanych na podstawie art. 47 ust. 7 ustawy.

§  5.

1. W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli naruszenia przepisów prawa lub istotnych postanowień obowiązujących w towarzystwie regulaminów lub procedur wewnętrznych, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, inspektor nadzoru lub upoważniony pracownik komórki nadzoru wewnętrznego sporządza raport i przekazuje go niezwłocznie zarządowi towarzystwa.

2. Inspektor nadzoru przekazuje zarządowi oraz radzie nadzorczej towarzystwa informację o naruszeniu przez członka zarządu lub rady nadzorczej towarzystwa przepisów prawa lub istotnych postanowień obowiązujących w towarzystwie regulaminów lub procedur wewnętrznych, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2.

§  6.

1. Inspektor nadzoru prowadzi dziennik kontroli zawierający dane dotyczące kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w towarzystwie w ciągu danego roku kalendarzowego.

2. W dzienniku kontroli umieszcza się następujące dane:

1) oznaczenie podmiotu kontrolującego;

2) zakres kontroli;

3) datę rozpoczęcia kontroli;

4) datę zakończenia kontroli;

5) wnioski z kontroli lub zalecenia pokontrolne.

3. Dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1-3, podlegają wpisowi do dziennika kontroli, nie później niż w dniu rozpoczęcia kontroli, a dane, o których mowa w ust. 2 pkt 4 i 5 - niezwłocznie po zakończeniu kontroli.

Rozdział  3

Ewidencja zawartych transakcji

§  7.

1. Towarzystwo prowadzi ewidencję zawartych transakcji przez fundusz inwestycyjny oraz transakcji zawartych na rachunek własny towarzystwa lub zbiorczego portfela papierów wartościowych.

2. Z zastrzeżeniem ust. 3, wykaz informacji objętych ewidencjonowaniem w ewidencji zawartych transakcji zawiera załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3. W przypadku zawartych transakcji mających za przedmiot instrumenty pochodne, w tym niewystandaryzowane instrumenty pochodne, wykaz informacji objętych ewidencjonowaniem w ewidencji zawartych transakcji mających za przedmiot instrumenty pochodne zawiera załącznik nr 2 do rozporządzenia.

4. Ewidencję zawartych transakcji prowadzi się w formie elektronicznej lub papierowej.

5. Ewidencjonowanie zawartych transakcji może być prowadzone za pomocą systemu teleinformatycznego służącego do zarządzania aktywami lub prowadzenia księgowości i powinno umożliwiać uzyskanie informacji o zawartych transakcjach, w zakresie wskazanym w załącznikach do rozporządzenia, oraz umożliwiać ich niezwłoczny odczyt i wydruk. System informatyczny wykorzystywany do prowadzenia ewidencji powinien uniemożliwiać likwidację lub zmianę wprowadzonych zapisów elektronicznych oraz umożliwiać identyfikację osoby, która dokonała wpisu w ewidencji. Stwierdzone błędy powinny być poprawiane za pomocą zapisów korygujących, niezmieniających i nielikwidujących zapisów wcześniejszych.

6. Ewidencjonowanie zawartych transakcji w formie papierowej powinno być prowadzone w sposób czytelny i trwały, umożliwiający identyfikację osoby, która dokonała wpisu w ewidencji. Stwierdzone błędy powinny być poprawiane z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz umieszczeniem daty i czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.

7. Towarzystwo dokonuje wpisów do ewidencji zawartych transakcji nie później niż następnego dnia roboczego po dniu, w którym towarzystwo otrzymało potwierdzenie zawarcia transakcji objętej ewidencjonowaniem.

8. Ewidencję zawartych transakcji prowadzi się odrębnie dla transakcji zawartych przez:

1) fundusz inwestycyjny - z wyjątkiem funduszu inwestycyjnego z wydzielonymi subfunduszami;

2) fundusz inwestycyjny z wydzielonymi subfunduszami na rzecz każdego z subfunduszy;

3) towarzystwo na rachunek własny;

4) towarzystwo na rachunek zbiorczego portfela papierów wartościowych.

9. W przypadku gdy towarzystwo zleciło zarządzanie portfelem lub jego częścią podmiotowi zewnętrznemu, ewidencja zawartych transakcji jest prowadzona przez towarzystwo lub przez ten podmiot. Prowadzenie ewidencji zawartych transakcji może być także powierzone przez towarzystwo podmiotowi prowadzącemu księgi rachunkowe funduszu. W przypadku zlecenia prowadzenia ewidencji zawartych transakcji ewidencja ta powinna być prowadzona na zasadach określonych w ust. 4-6 oraz w sposób zapewniający stały dostęp towarzystwa do informacji, o których mowa w ust. 1.

10. Zlecenie prowadzenia ewidencji zawartych transakcji podmiotom, o których mowa w ust. 9, nie zwalnia towarzystwa z odpowiedzialności za prawidłowe wykonywanie obowiązków, o których mowa w niniejszym rozdziale.

Rozdział  4

Zapobieganie występowaniu konfliktów interesów

§  8.

1. Wewnętrzna struktura organizacyjna towarzystwa powinna zapobiegać powstawaniu konfliktów interesów, a w przypadku powstania takiego konfliktu zapewnić ochronę interesów uczestników funduszy inwestycyjnych lub zbiorczych portfeli papierów wartościowych oraz klientów towarzystwa przed szkodliwym wpływem tego konfliktu.

2. Przez konflikt interesów rozumie się znane towarzystwu okoliczności mogące doprowadzić do powstania sprzeczności między interesem towarzystwa lub osoby obowiązanej a obowiązkiem działania przez towarzystwo w sposób rzetelny, z uwzględnieniem najlepiej pojętego interesu uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczych portfeli papierów wartościowych oraz klientów towarzystwa, jak również znane towarzystwu okoliczności mogące doprowadzić do sprzeczności pomiędzy interesami uczestników funduszy inwestycyjnych lub zbiorczych portfeli papierów wartościowych, lub klientów towarzystwa.

3. Konflikt interesów może powstać w szczególności, gdy:

1) towarzystwo lub osoba obowiązana może uzyskać korzyść lub uniknąć straty wskutek poniesienia straty lub nieuzyskania korzyści przez co najmniej jednego klienta tego towarzystwa, fundusz inwestycyjny lub zbiorczy portfel papierów wartościowych;

2) towarzystwo lub osoba obowiązana posiada obiektywny powód, aby preferować klienta, grupę klientów, fundusz inwestycyjny lub zbiorczy portfel papierów wartościowych w stosunku do innego klienta, funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartościowych;

3) towarzystwo lub osoba obowiązana posiada interes rozbieżny z interesem klienta, funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartościowych;

4) towarzystwo lub osoba obowiązana prowadzi taką samą działalność jak działalność prowadzona przez klienta towarzystwa;

5) towarzystwo lub osoba obowiązana otrzyma od osoby innej niż klient, fundusz inwestycyjny lub zbiorczy portfel papierów wartościowych korzyść majątkową, inną niż standardowe prowizje i opłaty, w związku z usługą świadczoną na rzecz klienta lub zarządzaniem funduszem inwestycyjnym lub zbiorczym portfelem papierów wartościowych.

§  9.

1. Towarzystwo jest obowiązane opracować i wdrożyć regulamin zarządzania konfliktami interesów, określający sposób postępowania towarzystwa w celu przeciwdziałania powstawaniu konfliktów interesów, uwzględniający organizację wewnętrzną towarzystwa, jak również rodzaj i zakres prowadzonej przez towarzystwo działalności. W przypadku towarzystwa, które wchodzi w skład grupy kapitałowej, regulamin zarządzania konfliktami interesów powinien określać sposób postępowania towarzystwa w celu przeciwdziałania powstawaniu konfliktów interesów, dostosowany również do struktury grupy kapitałowej oraz rodzaju działalności innych członków tej grupy kapitałowej.

2. Regulamin zarządzania konfliktami interesów uchwalany jest przez właściwe organy towarzystwa.

3. Regulamin zarządzania konfliktami interesów powinien określać w szczególności:

1) okoliczności, które w odniesieniu do poszczególnych czynności z zakresu działalności towarzystwa powodują lub mogą powodować powstanie konfliktu interesów, związanego z istotnym ryzykiem naruszenia interesów klientów i uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartościowych, oraz

2) sposób zarządzania konfliktami interesów.

4. Sposób zarządzania konfliktami interesów, o ile jest to uzasadnione rodzajem i rozmiarem prowadzonej działalności oraz poziomem ryzyka naruszenia interesów klientów i uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartościowych, powinien w szczególności:

1) zapobiegać przepływowi informacji pomiędzy osobami wykonującymi poszczególne czynności z zakresu działalności towarzystwa, które mogą powodować powstanie konfliktu interesów, lub zapewniać nadzór nad takim przepływem informacji, jeżeli jest on konieczny;

2) zapewniać nadzór nad osobami wykonującymi czynności w ramach działalności prowadzonej przez towarzystwo, których interesy są sprzeczne z interesem klientów, uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartościowych lub które mogą reprezentować interesy sprzeczne z interesem klientów, uczestników funduszu inwestycyjnego lub zbiorczego portfela papierów wartościowych;

3) zapobiegać istnieniu bezpośrednich zależności wysokości wynagrodzenia osób wykonujących określone czynności w ramach działalności prowadzonej przez towarzystwo od wynagrodzenia lub zysków osiąganych przez osoby wykonujące czynności innego rodzaju, które powodują lub mogłyby spowodować powstanie konfliktu interesów;

4) zapobiegać możliwości wywierania niekorzystnego wpływu na sposób wykonywania przez osobę obowiązaną czynności w ramach działalności prowadzonej przez towarzystwo;

5) zapobiegać przypadkom jednoczesnego lub następującego bezpośrednio po sobie wykonywania przez tę samą osobę obowiązaną czynności z zakresu działalności towarzystwa, jeżeli mogłoby to wywrzeć niekorzystny wpływ na prawidłowe zarządzanie konfliktami interesów, lub zapewniać nadzór nad takim sposobem wykonywania czynności, jeżeli jest on konieczny;

6) zapewnić osobom obowiązanym zaangażowanym w wykonywanie działalności towarzystwa niezależność wykonywania ich czynności;

7) określać zasady zawierania transakcji pomiędzy:

a) funduszami inwestycyjnymi zarządzanymi przez towarzystwo,

b) towarzystwem działającym na rachunek własny a zarządzanym przez niego funduszem,

c) towarzystwem działającym na rachunek własny albo zbiorczego portfela papierów wartościowych a klientami towarzystwa,

d) funduszem zarządzanym przez towarzystwo a klientami towarzystwa,

e) towarzystwem działającym na rachunek własny albo zbiorczego portfela papierów wartościowych a funduszem zarządzanym przez towarzystwo;

8) zapobiegać wykorzystaniu lub ujawnianiu posiadanych informacji przez osoby obowiązane uczestniczące w wykonywaniu czynności z zakresu działalności towarzystwa, powodujących lub mogących spowodować powstanie konfliktu interesów, lub osoby obowiązane mające dostęp do informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową, poprzez:

a) zawieranie transakcji własnych, które:

– stanowią manipulację lub związane są z wykorzystaniem informacji poufnej,

– związane są z ujawnieniem lub wykorzystaniem informacji stanowiącej tajemnicę zawodową lub

– stanowią naruszenie przepisów regulujących prowadzenie działalności przez towarzystwo lub fundusze inwestycyjne,

b) doradzanie lub nakłanianie innej osoby do zawarcia transakcji spełniającej warunki określone w lit. a lub do zawarcia transakcji z wykorzystaniem będących w posiadaniu tej osoby obowiązanej informacji dotyczących zleceń składanych przez klientów towarzystwa,

c) ujawnianie innej osobie informacji, których wynikiem jest lub może być podjęcie przez tę osobę decyzji o zawarciu transakcji, o której mowa w lit. b, lub doradzanie przez tę osobę lub nakłanianie do zawarcia transakcji, o której mowa w lit. b.

5. Regulamin, o którym mowa w ust. 1, obejmuje także:

1) zasady informowania osób obowiązanych o istniejących ograniczeniach w zawieraniu transakcji własnych oraz o sposobie postępowania w związku z zawieraniem takich transakcji przez osoby obowiązane;

2) wymóg informowania towarzystwa przez osoby obowiązane o zawieranych transakcjach własnych;

3) zasady prowadzenia rejestru zawieranych przez osoby obowiązane transakcji własnych oraz rejestru zgód udzielonych na zawarcie takich transakcji.

6. Ograniczenia w zawieraniu transakcji własnych nie dotyczą zawieranych przez osoby obowiązane transakcji własnych lub transakcji na rachunek innych osób, jeżeli:

1) zawierane są przez podmiot prowadzący działalność maklerską, któremu ta osoba obowiązana zleciła zarządzanie portfelem instrumentów finansowych w sposób wyłączający ingerencję tej osoby w podejmowane na jej rachunek decyzje inwestycyjne, lub

2) przedmiotem tych transakcji są jednostki uczestnictwa funduszy inwestycyjnych otwartych lub tytuły uczestnictwa funduszy zagranicznych, o których mowa w art. 2 pkt 9 ustawy.

§  10.

1. Towarzystwo jest obowiązane prowadzić rejestr zawieranych przez osoby obowiązane transakcji własnych oraz rejestr zgód udzielonych na zawarcie takich transakcji.

2. Towarzystwo jest obowiązane prowadzić rejestr rodzajów działalności wykonywanej przez towarzystwo we własnym imieniu lub wykonywanej przez inny podmiot na rzecz towarzystwa, w związku z którymi powstał lub może powstać konflikt interesów związany z istotnym ryzykiem naruszenia interesów klienta, funduszu inwestycyjnego lub uczestników funduszu inwestycyjnego.

Rozdział  5

Dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych

§  11.

1. Towarzystwo ma obowiązek dokumentowania źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych dotyczących funduszy inwestycyjnych, zbiorczego portfela papierów wartościowych, towarzystwa oraz portfeli klientów, dla których świadczona jest usługa zarządzania portfelem instrumentów finansowych, w szczególności poprzez:

1) określenie dokumentu strategii inwestycyjnej, o ile transakcja została zawarta w ramach tej strategii, lub

2) przechowywanie wszelkich decyzji jednostek organizacyjnych działających w towarzystwie, które biorą udział w procesie podejmowania decyzji inwestycyjnych, wraz z wszelkimi innymi dokumentami służącymi podjęciu tych decyzji, jak analizy, dane o ratingach, raporty, w tym sporządzone przez towarzystwo lub na jego zlecenie.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 2, powinny być wystarczające do wykazania i udokumentowania przez towarzystwo uzasadnienia podjętych decyzji inwestycyjnych.

3. W przypadku transakcji, które nie zostały zawarte w ramach przyjętej strategii inwestycyjnej, dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnej odbywa się zgodnie z ust. 1 pkt 2.

4. Dokument strategii inwestycyjnej i każda jego zmiana są zatwierdzane przez upoważnioną jednostkę organizacyjną towarzystwa w sposób zgodny z procedurami wewnętrznymi, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. Przepis ust. 4 nie ma zastosowania, w przypadku gdy dokument strategii inwestycyjnej został sporządzony na potrzeby usługi zarządzania portfelami instrumentów finansowych i dokument ten oraz każda jego zmiana są zatwierdzane przez klienta towarzystwa, na rzecz którego świadczona jest ta usługa.

§ 12. W przypadku gdy towarzystwo zleciło zarządzanie portfelem inwestycyjnym funduszu lub jego częścią podmiotowi zewnętrznemu, dokumentacja źródeł decyzji inwestycyjnych prowadzona jest przez towarzystwo lub przez ten podmiot w sposób zapewniający stały dostęp towarzystwa do powyższych informacji.

Rozdział  6

Sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów i innych nośników informacji związanych z działalnością funduszy inwestycyjnych i towarzystwa

§ 13. Towarzystwo jest obowiązane przechowywać i archiwizować wszelkie dokumenty i inne nośniki informacji dotyczące działalności, o której mowa w art. 69 ustawy.

§  14.

1. Dokumenty powinny być przechowywane na takim nośniku informacji, na jakim zostały sporządzone lub otrzymane przez towarzystwo, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Dokumenty sporządzone lub otrzymane przez towarzystwo za pomocą elektronicznych nośników informacji powinny być przechowywane na nośnikach elektronicznych o charakterze trwałym, umożliwiających odczytanie treści informacji zawartych w tych dokumentach przez cały okres ich przechowywania.

§  15.

1. Dokumenty oraz inne nośniki informacji zawierające dane, które towarzystwo ma obowiązek przechowywać i archiwizować, powinny być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych oraz umożliwiający kontrolę dostępu do nich, zapewniającą możliwość prześledzenia modyfikacji i przetwarzania danych.

2. Towarzystwo jest obowiązane zapewnić należyte zabezpieczenie pomieszczeń, w których jest prowadzone archiwum, prowadzić ewidencję korzystania z archiwum oraz wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie archiwum.

3. Towarzystwo jest obowiązane zapewnić osobom upoważnionym niezwłoczny wgląd do dokumentów oraz danych, o których mowa w ust. 1.

Rozdział  7

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 16. Towarzystwa dostosują prowadzoną działalność do wymogów określonych w niniejszym rozporządzeniu, w terminie 6 miesięcy od dnia jego wejścia w życie.

§ 17. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

______

¹⁾ Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 216, poz. 1592).

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 83, poz. 719, Nr 183, poz. 1537 i 1538 i Nr 184, poz. 1539, z 2006 r. Nr 157, poz. 1119, z 2007 r. Nr 112, poz. 769, z 2008 r. Nr 231, poz. 1546 oraz z 2009 r. Nr 18, poz. 97 i Nr 42, poz. 341.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i Nr 157, poz. 1119, z 2008 r. Nr 171, poz. 1056 oraz z 2009 r. Nr 13, poz. 69 i Nr 42, poz. 341.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

 Wykaz informacji umieszczanych w ewidencji zawartych transakcji:

1) numer transakcji, przy czym w przypadku transakcji przy zobowiązaniu się do odkupu oraz transakcji pożyczki papierów wartościowych należy numer kolejny rozszerzyć o numer transakcji inicjującej;

2) typ transakcji (kupno, sprzedaż, kupno w transakcji przy zobowiązaniu się do odkupu, sprzedaż w transakcji przy zobowiązaniu się do odkupu, pożyczka papierów wartościowych, inne¹⁾);

3) identyfikator składnika lokat, zawierający indywidualny kod (w szczególności kod ISIN), nadany przez właściwy organ (jeśli taki istnieje), identyfikujący składnik lokat będący przedmiotem transakcji, a w przypadku gdy dany składnik lokat nie posiada indywidualnego kodu identyfikacyjnego, należy wskazać nazwę oraz nazwę skróconą składnika;

4) rodzaj składnika lokat (akcja, obligacja, bon skarbowy, inne²⁾);

5) nazwa emitenta/wystawcy lub innego podmiotu kreującego składnik lokat odpowiednio do charakteru składnika lokat; w przypadku walut - oznaczenie waluty, w przypadku lokat bankowych - nazwę banku;

6) oznaczenie strony transakcji, przy czym w przypadku gdy:

a) stroną transakcji jest firma inwestycyjna, należy podać indywidualny kod tej firmy lub oznaczyć w inny sposób pozwalający na jej jednoznaczną identyfikację,

b) stroną transakcji jest rynek regulowany lub alternatywny system obrotu, należy podać indywidualny, ujednolicony kod identyfikacyjny tego rynku lub alternatywnego systemu obrotu,

c) stroną transakcji nie jest żaden z podmiotów wskazanych w lit. a i b, podmiot taki należy wskazać w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;

7) oznaczenie podmiotu pośredniczącego w transakcji, pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację;

8) wskazanie imienia, nazwiska i pełnionej funkcji osoby fizycznej, która zrealizowała transakcję lub która odpowiada za jej realizację;

9) data podjęcia decyzji o przekazaniu zlecenia do realizacji;

10) data złożenia zlecenia;

11) godzina złożenia zlecenia według czasu obowiązującego w Polsce;

12) data zawarcia transakcji;

13) godzina zawarcia transakcji według czasu obowiązującego w Polsce;

14) data rozliczenia transakcji;

15) cena jednostkowa bez uwzględnienia kosztów transakcyjnych wyrażona w walucie, w której zawarto transakcję, walucie, w której prowadzone są księgi rachunkowe funduszu ze wskazaniem kursu, po jakim dokonano przeliczenia;

16) liczba składników lokat będących przedmiotem transakcji;

17) całkowita cena transakcji, stanowiąca iloczyn wartości wskazanej w pkt 15 i 16;

18) całkowita wartość transakcji z uwzględnieniem kosztów transakcyjnych;

19) całkowita wartość kosztów transakcyjnych.

______

¹⁾ W przypadku wystąpienia przedmiotowej kategorii należy odpowiednio nazwać typ transakcji, stosując nadaną nazwę jednolicie w odniesieniu do pozostałych transakcji danego typu w ramach prowadzonej ewidencji.

²⁾ Dany składnik lokat należy oznaczać w sposób jednolity dla całej ewidencji.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

 Wykaz informacji umieszczanych w ewidencji zawartych transakcji mających za przedmiot instrumenty pochodne:

1) numer kolejny transakcji, przy czym w przypadku transakcji pożyczki papierów wartościowych należy numer kolejny rozszerzyć o numer transakcji inicjującej;

2) typ transakcji (kupno, sprzedaż, pożyczka papierów wartościowych, inne¹⁾);

3) identyfikator instrumentu pochodnego, zawierający indywidualny kod (w szczególności kod ISIN), identyfikujący instrument pochodny będący przedmiotem transakcji, a w przypadku gdy dany instrument pochodny nie posiada indywidualnego kodu identyfikacyjnego, należy wskazać jego nazwę oraz nazwę skróconą;

4) rodzaj instrumentu pochodnego (opcja, futures, forward, SWAP, inny);

5) oznaczenie instrumentu bazowego, w przypadku gdy instrumentem bazowym jest waluta, należy wskazać kod ISO waluty;

6) określenie pozycji na instrumencie pochodnym: długa (long) bądź krótka (short), a w przypadku opcji również pozycji względem instrumentu bazowego: kupno (call) bądź sprzedaż (put);

7) cel zawarcia transakcji (SZP - w przypadku gdy transakcja ma na celu zapewnienie sprawnego zarządzania portfelem inwestycyjnym; ORI - w przypadku gdy transakcja ma na celu ograniczenie ryzyka inwestycyjnego w zakresie wskazanym w art. 94 ust. 1a pkt 2 ustawy);

8) przedmiot zabezpieczeń (wskazanie ze szczegółowością pozwalającą na jednoznaczną identyfikację poszczególnych składników aktywów lub zobowiązań, dla których ograniczane jest ryzyko inwestycyjne);

9) nazwa emitenta/wystawcy lub innego podmiotu kreującego instrument pochodny;

10) oznaczenie strony transakcji, przy czym w przypadku gdy:

a) stroną transakcji jest firma inwestycyjna, należy podać indywidualny kod tej firmy lub oznaczyć w inny sposób pozwalający na jej jednoznaczną identyfikację,

b) stroną transakcji jest rynek regulowany lub alternatywny system obrotu, należy podać indywidualny, ujednolicony kod identyfikacyjny tego rynku lub alternatywnego systemu obrotu,

c) stroną transakcji nie jest żaden z podmiotów wskazanych w lit. a i b, podmiot taki należy wskazać w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację;

11) oznaczenie podmiotu pośredniczącego w transakcji, pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację;

12) data podjęcia decyzji o przekazaniu zlecenia do realizacji;

13) data złożenia zlecenia;

14) godzina złożenia zlecenia według czasu obowiązującego w Polsce;

15) data zawarcia transakcji;

16) godzina zawarcia transakcji według czasu obowiązującego w Polsce;

17) cena jednostkowa instrumentu pochodnego bez uwzględnienia kosztów transakcyjnych wyrażona w walucie, w której zawarto transakcję, walucie, w której prowadzone są księgi rachunkowe funduszu ze wskazaniem kursu, po jakim dokonano przeliczenia;

18) liczba nabytych lub zbytych instrumentów pochodnych;

19) mnożnik;

20) wartość przyszłych strumieni pieniężnych, a w przypadku gdy nie można ich ustalić - sposób ich wyznaczania;

21) terminy przyszłych strumieni pieniężnych;

22) koszty transakcyjne;

23) termin zapadalności, wygaśnięcia lub wykonania instrumentu;

24) wskazanie zabezpieczenia wykonania transakcji z określeniem, czy zostało przyjęte czy udzielone.

______

¹⁾ W przypadku wystąpienia przedmiotowej kategorii należy odpowiednio nazwać typ transakcji, stosując nadaną nazwę jednolicie w odniesieniu do pozostałych transakcji danego typu w ramach prowadzonej ewidencji.

• Identyfikator: Dz.U.2009.45.364
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Kontrola wewnętrzna, ewidencja zawartych transakcji, zapobieganie występowaniu konfliktów interesów oraz dokumentowanie źródeł będących podstawą decyzji inwestycyjnych w towarzystwie funduszy inwestycyjnych.
• Data aktu: 04/03/2009
• Data ogłoszenia: 20/03/2009
• Data wejścia w życie: 04/04/2009