Zasady sporządzania aktów stanu cywilnego, prowadzenia i kontroli ksiąg stanu cywilnego, ich przechowywania oraz zabezpieczenia.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH

z dnia 14 lutego 1987 r.

w sprawie zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, prowadzenia i kontroli ksiąg stanu cywilnego, ich przechowywania oraz zabezpieczenia.

Na podstawie art. 27 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Akty stanu cywilnego sporządza się na drukach ustalonych dla określonego rodzaju aktów; mogą one być sporządzane pismem ręcznym lub maszynowym. Wzory druków: aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu określają kolejno załączniki nr 1, 2 i 3 do rozporządzenia.

2. Akt zgonu osoby o nie ustalonej tożsamości sporządza się na druku ustalonym dla aktu zgonu, wpisując w poszczególne rubryki aktu dane, o których mowa w art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. Nr 36, poz. 180), zwanej dalej "ustawą", po wykreśleniu rubryk aktu, w których, z braku danych, nie można dokonać wpisów.

§  2.

1. Akt stanu cywilnego powinien być sporządzony starannie i czytelnie; pisownia poszczególnych wyrazów nie może budzić wątpliwości i powinna być zgodna z obowiązującą normą ortograficzną, z wyjątkiem pisowni nazwisk, która może uwzględnić również pisownię tradycyjną, używaną przez osobę noszącą nazwisko.

2. W akcie stanu cywilnego nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisuje się w pełnym brzmieniu bez skrótów; można posługiwać się powszechnie przyjętymi skrótami nazw urzędów, instytucji i aktów prawnych.

3. Pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego wykreśla się linią ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisuje się w rubryce "uwagi".

§  3.

1. Akt stanu cywilnego oznacza się kolejnym numerem oddzielnie dla każdego rodzaju aktu.

2. Numerację aktów stanu cywilnego rozpoczyna się na początku roku kalendarzowego od numeru 1 i kończy numerem nadanym ostatniemu aktowi w danym roku kalendarzowym. Kolejność numeracji aktów stosuje się bez względu na liczbę ksiąg stanu cywilnego obejmujących akty danego rodzaju sporządzone w ciągu roku.

§  4.

1. Nazwiska do aktu stanu cywilnego wpisuje się w pierwszym przypadku liczby pojedynczej, bez zwyczajowo używanych nazwisk z przyrostkami w formie żeńskiej: -owa, -ina, -ówna, -anka.

2. Nazwiska zakończone na: -ski, -cki, -dzki wpisuje się z zachowaniem rodzaju żeńskiego lub męskiego w zależności od tego, czy nazwisko dotyczy kobiety, czy mężczyzny.

3. Nazwisko w postaci przymiotnika wpisuje się do aktu stanu cywilnego z zachowaniem rodzaju żeńskiego lub męskiego w zależności od tego, czy nazwisko dotyczy kobiety, czy mężczyzny, z tym że osoby w oświadczeniu o nazwisku (nazwiskach) składanym przy zawarciu małżeństwa mogą wskazać brzmienie nazwiska bez uwzględnienia formy właściwej dla rodzaju żeńskiego lub męskiego.

4. Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio przy wyborze nazwiska dla dzieci.

5. Datę urodzenia, zawarcia małżeństwa lub zgonu osoby wpisuje się do aktu stanu cywilnego słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie.

6. Datę sporządzenia aktu stanu cywilnego i datę sporządzenia odpisu aktu wpisuje się cyframi arabskimi zgodnie z polską normą. Inne daty i liczby wpisuje się do aktu stanu cywilnego wyłącznie cyframi arabskimi, z tym że nazwy miesięcy wpisuje się słownie.

§  5.

1. Akt stanu cywilnego podpisują osoby obowiązane do zgłoszenia urodzenia lub zgonu, osoby zawierające małżeństwo, świadkowie, a także biegły lub tłumacz, jeżeli akt został sporządzony z ich udziałem.

2. Kierownik urzędu stanu cywilnego podpisuje akt stanu cywilnego niezwłocznie po jego sporządzeniu i pod podpisem odciska pieczątkę ze swoim imieniem i nazwiskiem.

3. W razie gdy funkcję kierownika urzędu stanu cywilnego pełni prezydent miasta albo naczelnik miasta lub gminy - akt stanu cywilnego, niezwłocznie po jego sporządzeniu podpisuje prezydent miasta albo naczelnik miasta lub gminy i pod podpisem odciska pieczątkę z imieniem i nazwiskiem oraz pełnioną funkcją.

§ 6. Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak również w rubryce "uwagi" zakreśla się po sporządzeniu aktu stanu cywilnego w sposób uniemożliwiający dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpisów.

§  7.

1. W wypadkach, o których mowa w art. 41 ust. 2 i art. 54 ust. 2 ustawy, sporządza się notatkę urzędową informującą o treści aktu stanu cywilnego, stanowiącego podstawę dokonania czynności w zakresie rejestracji stanu cywilnego lub sporządzenia innego aktu stanu cywilnego.

2. Jeżeli dana osoba jest obowiązana przedstawić kierownikowi urzędu stanu cywilnego odpis aktu stanu cywilnego, który nie znajduje się w księgach stanu cywilnego urzędu dokonującego czynności w zakresie rejestracji stanu cywilnego, sporządza się notatkę urzędową informującą o treści aktu zawartej w odpisie, numerze aktu i nazwie urzędu stanu cywilnego, w którym akt ten został sporządzony.

§  8.

1. Akty stanu cywilnego sporządza się w księgach stanu cywilnego.

2. Akty stanu cywilnego mogą być także sporządzane na luźnych drukach, które łączy się w księgę stanu cywilnego; objętość księgi nie może przekraczać 500 aktów.

§  9.

1. W księgach stanu cywilnego strony zapisuje się kolejno, nie pozostawiając stron nie zapisanych.

2. Nie zapisane kolejno w księgach stanu cywilnego strony z powodu wad technicznych przekreśla się, wpisując adnotację o przyczynie przekreślenia strony.

§  10.

1. Księgę stanu cywilnego zamyka się przez wpisanie o tym stosownej adnotacji na następnej stronie księgi po ostatnim sporządzonym akcie stanu cywilnego w danym roku kalendarzowym.

2. Urząd stanu cywilnego, który w danym roku kalendarzowym nie wykorzystał wszystkich stron zawartych w księdze stanu cywilnego, może księgę tę wykorzystywać w latach następnych, nie dłużej jednak niż przez okres 5 lat.

3. W wypadku określonym w ust. 2 wpisuje się na następnej stronie, po ostatnim akcie stanu cywilnego sporządzonym w danym roku kalendarzowym, adnotację o zamknięciu księgi oraz adnotację o otwarciu księgi na rok następny.

§  11.

1. Odpisy zupełne aktu urodzenia, aktu małżeństwa i aktu zgonu sporządza się na drukach, według wzorów określonych odpowiednio w załącznikach nr 4, 5 i 6 do rozporządzenia, a odpisy skrócone aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu - według wzorów stanowiących odpowiednio załączniki nr 7, 8 i 9 do rozporządzenia.

2. Odpisy aktów stanu cywilnego, o których mowa w ust. 1, podpisuje kierownik urzędu stanu cywilnego i opatruje pieczęcią urzędową z wizerunkiem orła oraz nazwą urzędu stanu cywilnego umieszczoną w otoku pieczęci. Wzór i wymiary pieczęci określają odrębne przepisy.

3. Kierownik urzędu stanu cywilnego może uwierzytelnić fotokopię lub kserokopię odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie przedstawionego odpisu aktu stanu cywilnego.

§ 12. Nazwę miejscowości, w której nastąpiło zdarzenie mające wpływ na stan cywilny osoby i wymagające zarejestrowania, wpisuje się do odpisu aktu stanu cywilnego w brzmieniu aktualnie obowiązującym; w razie zmiany nazwy miejscowości, adnotację o tej zmianie wpisuje się w akcie stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej.

§  13.

1. Dla aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu prowadzi się akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, według kolejności ich sporządzania. Akta zbiorowe oznacza się numerem nadanym aktowi stanu cywilnego.

2. Akt zbiorowych nie zamyka się po upływie roku kalendarzowego. Dokumenty mające wpływ na treść lub na ważność aktu stanu cywilnego, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów w księgach stanu cywilnego, włącza się do akt zbiorowych dotyczących danego aktu stanu cywilnego. Akt zbiorowych nie zszywa się ani nie oprawia w sposób trwały.

3. Z akt zbiorowych nie wydaje się zaświadczeń, a dokumenty złożone do tych akt nie podlegają zwrotowi; odpisy dokumentów znajdujących się w aktach wydaje się jedynie na żądanie sądu lub prokuratora.

§  14.

1. Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzi się oddzielne skorowidze alfabetyczne; do skorowidzów wpisuje się nazwisko i imię osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, oraz numer aktu.

2. Skorowidze alfabetyczne prowadzi się dla aktów stanu cywilnego sporządzonych w danym roku kalendarzowym.

§  15.

1. Księgi stanu cywilnego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego stanowiącym pomieszczenie zapewniające należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich.

2. Pomieszczenie, w którym są przechowywane księgi stanu cywilnego, powinno być wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.

3. Księgi stanu cywilnego poddaje się, w razie potrzeby, konserwacji.

§ 16. Za należyte przechowywanie, zabezpieczenie i konserwację ksiąg stanu cywilnego jest odpowiedzialny kierownik urzędu stanu cywilnego.

§ 17. Do sprawowania kontroli prawidłowości sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, należytego ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich są uprawnione terenowe organy administracji państwowej o właściwości szczególnej do spraw społeczno-administracyjnych stopnia wojewódzkiego.

§ 18. Przepisy dotyczące sposobu przechowywania, zabezpieczenia i kontroli ksiąg stanu cywilnego stosuje się odpowiednio do akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego i skorowidzów alfabetycznych.

§  19.

1. Odpisy ksiąg stanu cywilnego (wtóropisy), sporządzone przed dniem wejścia w życie ustawy, przechowuje się w dotychczasowym miejscu.

2. Do odpisów ksiąg stanu cywilnego, o których mowa w ust. 1, stosuje się przepisy § 15 ust. 2 i 3, § 16 i § 21 ust. 1 i 2.

§  20.

1. Księgi stanu cywilnego z obszaru, który na mocy umowy z dnia 16 sierpnia 1945 r. o polsko-radzieckiej granicy państwowej pozostał w granicach ZSSR, przechowuje urząd stanu cywilnego właściwy dla dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy.

2. Akta stanu cywilnego odtworzone w postępowaniu sądowym w okresie od dnia 28 października 1947 r. do dnia 30 kwietnia 1952 r. przechowuje urząd stanu cywilnego właściwy dla dzielnicy Łódź-Śródmieście.

§  21.

1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje właściwym archiwom państwowym księgi stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi stanu cywilnego.

2. Zasady przekazywania ksiąg stanu cywilnego do archiwów państwowych określają odrębne przepisy.

3. Księgi stanu cywilnego, o których mowa w § 20 ust.1, przekazuje się do Archiwum Głównego Akt Dawnych.

4. Archiwa państwowe, wydając odpisy z ksiąg stanu cywilnego, stosują druki określone w § 11 ust. 1.

§ 22. Traci moc zarządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 27 lutego 1976 r. w sprawie przechowywania i kontroli ksiąg stanu cywilnego oraz określenia organów uprawnionych do przechowywania odpisów akt stanu cywilnego (Monitor Polski Nr 10, poz. 50).

§ 23. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 1987 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

AKT URODZENIA

(pominięty)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

AKT MAŁŻEŃSTWA

(pominięty)

ZAŁĄCZNIK Nr  3

AKT ZGONU

(pominięty)

ZAŁĄCZNIK Nr  4

ODPIS ZUPEŁNY AKTU URODZENIA

(pominięty)

ZAŁĄCZNIK Nr  5

ODPIS ZUPEŁNY AKTU MAŁŻEŃSTWA

(pominięty)

ZAŁĄCZNIK Nr  6

ODPIS ZUPEŁNY AKTU ZGONU

(pominięty)

ZAŁĄCZNIK Nr  7

ODPIS SKRÓCONY AKTU URODZENIA

(pominięty)

ZAŁĄCZNIK Nr  8

ODPIS SKRÓCONY AKTU MAŁŻEŃSTWA

(pominięty)

ZAŁĄCZNIK Nr  8

ODPIS SKRÓCONY AKTU ZGONU

(pominięty)

• Identyfikator: Dz.U.1987.7.43
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Zasady sporządzania aktów stanu cywilnego, prowadzenia i kontroli ksiąg stanu cywilnego, ich przechowywania oraz zabezpieczenia.
• Data aktu: 14/02/1987
• Data ogłoszenia: 28/02/1987
• Data wejścia w życie: 01/03/1987